El Segundo desastre

El caos es una parte integral de los desastres La inadecuada administración de la ayuda humanitaria conlleva a un ‘ Segundo desastre’

Escenario común en un desastre …… Rápida movilización de la comunidad de donantes Arribo masivo de asistencia internacional Arribo de ayuda inapropiada o no solicitada Falta de un sistema de manejo logístico -> Recepción –>almacenamiento –>clasificación -> ->transporte->distribución

Un escenario recurrente en el segundo desastre: Saturación rápida de los puntos de acceso (aeropuertos, puertos fronterizos, puertos) con ayuda humanitaria Falta de coordinación

Un escenario recurrente en el segundo desastre: Falta de información confiable y actualizada Falta de información sobre promesas o suministros que llegan Duplicación de solicitudes

Cuando la ayuda humanitaria se convierte en un problema Ayuda que no ha sido pedido (no solicitada) Suministros que nos son apropiados para el país Ej..: ropa de invierno en países tropicales Suministros que no se necesitan en la situación presente

Cuando la ayuda humanitaria se convierte en un problema Paquetes que contienen: Diferentes categorías de suministros en el mismo paquete (alimentos, material del hospital, medicinas, vestuario) Productos vencidos (medicamentos, alimentos)

Cuando la ayuda humanitaria se convierte en un problema No existe un sistema de manejo de la ayuda humanitaria en el lugar, que permita la coordinación de diferentes instituciones.

Metodología estandarizada de OPS/OMS y herramienta para manejo de ayuda

SUMA (El sistema para Manejo de Suministros de OPS/OMS) se diseñó, por y para las autoridades locales e instituciones

Funciones principales de SUMA 1. Registrar: La donación recibida 2. Clasificar: ¿Qué tipo es? 3. Ordenar: Asigna una prioridad. 4. Inventariar: ¿ Cuántos son? 5. Manejo de Bodegas: Control de inventario

SUMA Creado por los países de las Américas y la OPS/OMS Promovido e implementado por la OPS/OMS Identifica, ordena y clasifica ayuda humanitaria Da prioridad da los suministros en base a las necesidades de la población afectada Gran cantidad de personal capacitado en América Fuera de la región (Gambia, Manila, Angola, Pakistán, Indonesia, etc.) Opera con los recursos de TI disponibles en los países Puede registrar cualquier tipo de suministro Una herramienta orientada a la transparencia Endosada por OCHA, forma parte del entrenamiento de OCHA/UNDAC

Emergencias con SUMA Paraguay, 2004 (Icua Bolanos) Huracán Mitch (Honduras/Salvador/Nicaragua) 1998, Costa Rica, Inundaciones, 2004, 2005 Venezuela Inundaciones, 1999 Salvador Terremoto 2000 Jamaica, Huracán Luis Nicaragua 1992 (Tsunami), México, Volcán Colima, 2003 Republica Dominicana Huracán George 1997 Timor Oriental, 1999 Republica Dominicana, Inundaciones in Jimani 2004 Haití, Crisis Humanitaria, 2004 Argentina, Inundaciones 2004 Colombia, Terremoto Costa Rica, Terremoto, 1993 México, Huracán Pauline Peru, Terremoto Nasca, 1996 Angola MINSA, 2003 México, Inundaciones in Chiapas 1998 Panamá, Inundaciones, 2005 Bolivia, Terremoto, 1998

La experiencia del UNJLC recolectando inventarios e información de suministros en tránsito

UNJLC – Centro Logístico Conjunto de Naciones Unidas Promovido e implementado por el PMA Reporta a OCHA Provee un panorama general del movimiento de ayuda humanitaria específica (menos de 30 ítems) Compila información de diferentes agencias La publica en Internet Personal de OMS y FUNDESUMA han colaborado con el UNJLC

¿Qué recolecta? Estado de los inventarios –En los países circundantes a Irak Por país (y localización, si la información es disponible) Por agencia –Inventario dentro de Irak Por agencia Por ciudad/localización Utilizado para dar seguimiento –Suministros en tránsito ej. 1-3 meses en la región

Falta de coordinación a nivel nacional e internacional entre todos los involucrados en el manejo de la ayuda humanitaria

¿Porqué y cómo el LSS fue creado?

La inadecuada administración de la ayuda humanitaria lleva a un segundo desastre (resumen Arribo masivo de ayuda humanitaria Arribo de suministros no solicitados o inapropiados Rápida saturación de los puntos de entrada (aeropuertos, fronteras, puertos) Falta de coordinación Falta de información confiable y actualizada Falta de información sobre promesas o suministros en transito Duplicación de solicitudes Falta de coordinación a nivel nacional e internacional

Talleres para el Logistics Support System Talleres promovidos por WFP/OMS/OCHA/OPS (2001/2002) UNICEF / UNHCR (Parte del proyecto LSS) ¿Qué debe hacer un sistema para apoyo logístico? Más de 50 expertos en Logística –ONGs –Agencias de ONU –Países Experiencia de SUMA (Supply Management System WHO/PAHO) Administradores de los sistemas de emergencias de los países Experiencia del UNJLC en la recolección de inventarios y suministros en transito Agencias de ONU con (CTS) Commodity Tracking System ONG´s con (CTS) Commodity Tracking System Donaciones no solicitadas (Principalmente en desastres naturales)

Acuerdo entre agencias de la ONU Desarrollar un sistema integrado de manejo logístico que mejore la coordinación Adicionalmente, FUNDESUMA y el UNJLC contribuyeron en el diseño y desarrollo del software y la documentación técnica.

Principales objetivos del LSS Consolidar y compartir información de un número clave de suministros entre todos los actores, para facilitar la coordinación interinstitucional. Complementar los sistemas CTS de las agencias. Controlar los suministros que llegan a un país afectado, (incluyendo los no solicitados). Proveer una herramienta para las Organizaciones de Atención de Emergencias (cualquier tipo de desastre), ONG´s, Agencias de NU, etc. Que pueda se utilizado en: Grandes emergencias (OCHA) Uso cotidiano Minimizar la duplicación y mejorar la respuesta a las necesidades actuales de la población afectada. Fortalecer la capacidad nacional en manejo de logística. El sistema no busca reemplazar ningún sistema ya existente en las agencias, ONGs u otro actor

Intercambio de información

No reemplaza ningún sistema CTS de las Agencias u Organizaciones Humanitarias SUMA (Supply Management System OMS/PAHO) Se analiza el problema de compilar información entre diferentes actores.

Intercambio de información LSS

Acuerdos para el desarrollo del LSS OPS coordinó los aspectos administrativos del desarrollo del software, siguiendo los lineamientos de ONU. Comité asesor con un representante de cada una de las agencias contribuyentes (OMS, OPS, PMA, OCHA, UNICEF y ACNUR), encargado de supervisar el diseño y desarrollo.

Cronología del proyecto LSS Seis agencias de la ONU y ONG llegan a un acuerdo sobre los elementos principales del Sistema de manejo de ayuda Humanitaria. Med. 2002Aprobación del los Términos de Referencia. Ene. 2003Se firma acuerdo con el contratista siguiendo las reglas de la ONU. Julio 2003Se aprueba el documento de diseño. Sept. 2004Finalización de la Versión Beta, se presenta un demo de esta al grupo de trabajo de ONU. Finales 2004Prueba de la versión Beta (Noviembre-Diciembre 2004) Med. 2005Recepción de la Versión 1.0 (Windows y Web) Med. 2005Cursos de prueba con usuarios de Comités de Emergencia.

¿Dónde estamos ahora? Software (versiones Windows y Web) –Finalizadas y probadas Inglés / Español Material de entrenamiento –Prácticas/Document ación técnica (Inglés/Español) Sitio WEB –Dominio -> –Español/Inglés Distribución final del software y material de apoyo

Capacitaciones

Sesiones de capacitación Maldives (Diciembre 2005) OMS, UNICEF, IFRC, Gobierno (Ministerio de Salud, Aduanas, Tesoro, Hospitales y centros de salud de los atolones) Jamaica (Febrero 2006) Entrenamiento de entrenadores 13 países de habla inglesa. Panama (Marzo 2006) Entrenamiento de entrenadores 8 países de habla hispana de Centro América. El Salvador/Costa Rica/St Kitts (Marzo/Abril 2006) Autoridades/Visión Mundial/Cruz Roja Colombia, Perú, Argentina, México, Bahamas.Turks y Caicos (May-Jun 2006)

Logros en la capacitación Maldivas: El gobierno está interesado en utilizarlo en los centros de salud y hospitales de los atolones. Maldivas: SEARO y Sri Lanka están interesados en su futura utilización. Maldivas: UNICEF interesado en implementarlo para sus socios a nivel de gobierno. Instituciones en Guatemala, Panamá, El Salvador lo han implementado para situaciones de No-Emergencia Otros: Visión Mundial (El Salvador – Costa Rica) implementaron el sistema para cada PDA (Proyecto de Desarrollo de Area)

La herramienta electrónica de LSS

Actual y escalable Interfaz moderna e intuitiva Soporta configuración individual en una PC, RED y ambiente corporativo. Basado en la tecnología de base de datos SQL, escalable Dos componentes: Windows y Web Soporte Multiusuario en la aplicación Windows y Web

Funciones del módulo Windows Entradas Entregas Tránsito Solicitudes Grupos de suministros Intercambio de información entre sitios LSS Importación de información de CTS (ONU, ONG)

LSS Modulo para Web La misma funcionalidad que el modulo Windows en interfase WEB Los usuarios finales no necesitan hacer ninguna instalación Permite acceso global e intercambio de datos Rápida instalación y entrega de servicios e información a nivel mundial

Arquitectura de punta Separación de la lógica de la aplicación y los recursos de datos. Puede se instalado usando MSDE o Microsoft SQL Server 2000 Desarrollado con Microsoft Visual Basic.Net Desarrollado con programación orientada a objetos.

No es necesario tener una licencias de SQL Server para distribuir la aplicación MSDE : Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, es royalty-free, versión reducida de SQL Server. –Aplicación Windows modo mono usuario –Aplicación Windows red básica

Configurable La funcionalidad de configuración de LSS, permite a los usuarios configurar un ambiente básico de entrada de datos o un sistema completo de inventario.

Reportes definidos por el usuario Permite la creación rápida de consultas que son usadas para elaborar reportes

Reportes definidos por el usuario Permite la creación rápida de consultas que son usadas para elaborar reportes

Flexible Reporting LSS includes a flexible report tool, both for the creation and distribution of reports –PDF (Adobe acrobat reader) –CVS/XLS (Excel) –HTML (Internet posting) –XML (extensible markup language)

Creación avanzada de gráficos Creación sencilla de gráficos

Soporte para múltiples idiomas Diseñado para varios idiomas (Actualmente en Inglés y Español) Los usuarios pueden personalizar los menús y rótulos de la aplicación de LSS en su propio idioma, utilizando una herramienta incluida en el sistema. Soporte para alfabetos no Románicos

Soporte para innumerables idiomas Se pueden agregar tantos idiomas como se quiera

Intercambio de información entre sitios LSS Le permite a los usuarios intercambiar información entre sitios LSS Incorporación de información desde sistemas de suministros no LSS Permite importar información de sitios no LSS, usando un archivo simplificado en formato CSV. Permite la definición flexible de ítems para la integración de información interagencial con fines de reporte.

¿Cómo es implementado el LSS?

Cada sitio puede ejecutar la aplicación para Windows en modo monousuario o en RED La información de cada punto es consolidada en un sitio actuando como Central Sitio LSS en punto de entrada # 1 LSS en el COE Consolidación de información de otros sitios LSS Sitio LSS en punto de entrada # 2 Sito LSS en punto de entrada # 3 El COE puede ejecutar la aplicación monousuario o en RED

Bodega UNICEF No. 2 Bodega UNICEF No. 1 Bodega Sector # 1 Material de Construcción Bodega # 1 LSS Central COE Sitios LSS compartiendo y no compartiendo información Sitios LSS intercambiando información Educación Bodega # 1 Bodega Sector # 2

Flujo de la información Suministros Puntos de Entrada (LSS) DONANTES Suministros Distribución en el punto de entrada Donaciones locales, compras, etc. COE Central (LSS) Bodegas (LSS) Información de envíos Información de bodegas Información de las bodegas Información de envíos, solicitudes y promesas Reportes Información de envíos, solicitudes y promesas Reportes

¿Qué es necesario para operar con el sistema durante una emergencia?

Requerimientos: Incorporar el manejo de suministros dentro de la política de manejo nacional de emergencias. El Comité Nacional de Emergencias, debe instalar y apoyar los equipos en los puntos de entrada y bodegas para recolectar la información de los donativos que llegan, además de las solicitudes y promesas. Personal capacitado Materiales de apoyo Computadoras Software de LSS para manejar la información de los suministros entrantes. Equipos Sub-Regionales pueden se movilizados para asistir en la implementación del sistema (Actualmente movilizado por OMS/OPS)

El sistema le permite a las autoridades y organizaciones de asistencia humanitaria: Manejar grandes cantidades de ayuda humanitaria. Registrar el flujo de suministros (no es un sistema de seguimiento de suministros). Incrementar la coordinación e intercambio de información entre todos los socios. Transparencia y rendición de cuentas.

¿A quién pertenece la información recolectada? Al país receptor

Contribución técnica. Las autoridades demuestran transparencia y capacidad de rendición de cuentas. Disponible sin costo. Fácil y flexible de usar. Requerimientos básicos de tecnología. Adoptado por los países por varias razones:

En situaciones de no emergencia El sistema no es solo para manejo de suministros, también para manejo rutinario de bodegas:   Bodegas  Hospitales  Distritos de Salud  ONGs  Puntos de distribución

Experiencias recientes con SUMA y el sistema LSS

2005 LSS usado por primera vez en una situación de emergencia

Huracán Stan software de LSS El Salvador: –Aeropuerto de (Punto de Entrada) –COEN (Comité Nacional de Emergencia) Bodegas –MINSA Prueba de campo durante una emergencia

Huracán Stan software de LSS Guatemala: –CONRED (Comité Nacional de Emergencia) Recibió toda la ayuda internacional Distribución aérea –SOSEP (Ministerio de trabajo Social) Distribución terrestre –MINSA Prueba de campo durante una emergencia

Interfaz a sistema GIS - Guatemala Mapas (Se requiere la incorporación de un código geográfico)

Hurricane STAN LSS Software Prueba de Campo durante una emergencia CONRED (GUT LEMA) –Entradas por FechaEntradas por Fecha –Ítems por DestinoÍtems por Destino –Formulario de Entrada – JICAFormulario de Entrada – JICA –Hoja de Distribución – JICAHoja de Distribución – JICA –Ejemplo Distribución (Exportación a Excel)Ejemplo Distribución (Exportación a Excel) Ministerio de Salud (GUT) –Entradas por Donante (Ej: Colombia)Entradas por Donante (Ej: Colombia) –Inventario (I.e.: Medicinas)Inventario (I.e.: Medicinas) –Resumen de Ítems RecibidosResumen de Ítems Recibidos Nota: Datos Ejemplo al 19/Octubre/2005

Terremoto en Pakistán Islamabad –Se trabajo en conjunto con OMS y el MINSA en el COE Norte de Pakistán –Muzaffarabat OMS & MINSA –Masehra OMS & MINSA –Balakot OMS

Terremoto en Pakistán OMS / PAK –Entradas por FechaEntradas por Fecha –Ítems Entregados por DestinoÍtems Entregados por Destino –Grafico por SubcategoríaGrafico por Subcategoría UNJLC / PAK –En transitoEn transito –Transito-Inventario-Necesidades # 1Transito-Inventario-Necesidades # 1 –Transito-Inventario-Necesidades # 2Transito-Inventario-Necesidades # 2 –Distribución por Destino (Excel)Distribución por Destino (Excel) –Distribución por Destino (Excel)Distribución por Destino (Excel) Nota: OMS Datos Ejemplo al 19/Octubre/2005. UNJLC Datos Ejemplo al Frebrero/2006

Dificultades

Muchos actores y falta de compromiso Personal variante cada día (Solo voluntarios) Falta de equipos o soporte nacional de IT para la operación Personal que atiende el proceso de distribución con demasiadas funciones. Sensibilidad política sobre el manejo de los suministros Muchos lugares afectados / amplia extensión geográfica Suministros dispersos por todo el país Muchas fuentes de información Falta de una política clara para el manejo de suministros en el punto de entrada.

Próximos pasos

Sistema de Apoyo Logístico Definición de las políticas de manejo de suministros en el punto de entrada, en un desastre a nivel nacional Promover el sistema como una herramienta de uso diario para pequeñas agencias e instituciones nacionales. Mejorar la coordinación con otros socios del sistema de NU. Promover el sistema como una herramienta, que complemente los CTS de las agencias a nivel local.

El Logistics Support System / Sistema de Apoyo Logistico (LSS) ha sido posible gracias a la activa participación de las siguientes agencies: OMS, OPS, UNICEF, PMA, OCHA y ACNUR. El reconocimiento se extiende a los países que han contribuido con su experiencia logística en manejo de desastres y a las siguientes organizaciones que participaron con su tiempo y personal en los talleres realizados sobre manejo logístico de suministros humanitarios: CARE, World Economic Forum, MSF, OXFAM UK, FICR, HAP, AHA, USAID/OFDA, DFID, Fritz Institute, All Rusian Disaster Medicine Centre, Banco Mundial, VOICE, Interaction, CICR, BIOFORCE, Defence Logistic Agency (USA), Zacshta Center. Han contribuido además de manera muy especial en el diseño, desarrollo del software y material técnico FUNDESUMA y el UNJLC. El apoyo financiero fue provisto por la Agencia Sueca de Desarrollo Internacional ASDI, el Departamento para el Desarrollo Internacional del Reino Unido (DFID), la Oficina de Asistencia al Exterior en Casos de Desastre de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (OFDA/AID), la División de Ayuda Humanitaria, Paz y Seguridad de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (CIDA), la Dirección General de Ayuda Humanitaria de la Unión Europea (ECHO) y el Ministerio de Relaciones Exteriores del Gobierno Holandés. Reconocimientos