Administración y buen manejo de la Cartera

Administración de la Cartera Concepto de Cartera: Designación genérica que comprende los valores o efectos comerciales y documentos a cargo de clientes que forman parte del activo circulante de una empresa comercial, de un banco o de una sociedad en general.

Administración de la Cartera 1.Retorno del dinero oportunamente 2.Historial crediticio sano del cliente 3.Saldo corriente 4.Aplicación de pagos a los documentos correctos 5.Liberación oportuna de pedidos 6.Registro créditos y gastos de operación dentro del mes corriente 7.Comisiones Ventajas Principales:

Administración de la Cartera 1.En Minsa contamos con un reporteador que genera la Antigüedad de Saldos por zona de venta y la envía por correo en un archivo de Excel. 2.Este reporte se genera todos los domingos y es programado por Verónica Velázquez ext Conociendo el reporte de Antigüedad de Saldos

3.Es necesario dar formato a este reporte para poder trabajar con él de forma clara y cómoda para todos. 4.Haremos una breve descripción de las columnas de este reporte y posteriormente veremos cómo debe enviarse cada semana: a)Vendedor: Número de empleado del vendedor en Axapta b)Nombre Vendedor: Nombre del vendedor empezando por el apellido paterno c)Socio: Número del cliente o sucursal d)Nombre Socio: Nombre del cliente o Sucursal e)Tipo Socio: Mayorista u otro dependiendo el mercado Conociendo el reporte de Antigüedad de Saldos

f)Red: Número del padre de la red a la que pertenece el cliente g)Nombre de Red: Nombre del padre o red a la que pertenece el cliente h)Tipo Documento: Describe si el documento es una factura, nota de crédito o recibo de efectivo i)Clasificación: Describe el estatus del documento de acuerdo a su probabilidad de recuperación j)Categoría de orden: Describe la naturaleza del documento, por ejemplo: vta, nota cred, promo, deg, cargo, camb fis k)Documento: Número de factura de venta, nota de crédito, nota de cargo o pago l)Toneladas: número de TN facturadas o devueltas Conociendo el reporte de Antigüedad de Saldos

m)Precio Neto: Precio neto de venta de acuerdo a las condiciones del cliente n)Fecha Docto: Fecha de factura o)Fecha Venc: Fecha de vencimiento de acuerdo a los términos de pago del cliente p)Límite de crédito: Monto máximo con la que cuenta el cliente para comprar a crédito q)Monto Original: Resulta de multiplicar las TN por el precio neto r)Monto Abierto: No siempre es igual que el Monto Original, pueden afectarlo los pagos parciales, devoluciones o notas de crédito s)Saldo corriente: Indica la cantidad en dinero que el cliente tiene como no vencido, de acuerdo a sus términos de pago Conociendo el reporte de Antigüedad de Saldos

t)Saldo vencido: Indica la cantidad en dinero que el cliente tiene como vencido, de acuerdo a sus términos de pago u)1 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días, 91 a 120 días, 121 a 150 días, 151 a 9999 días: Columnas que indican los días que tiene vencido un documento v)Ultima Compra: Fecha en que se le facturó al cliente por última vez w)Status cliente: Indica si un cliente está activo o inactivo x)Ultimo Pago: Fecha en la que el cliente realizó pago por última vez

Clasificaciones de documentos 1.Agencia de Cobranza: Aquellos que se han enviado a cobro mediante un externo. 2.Corriente Documentado: Aquellos que tienen soportes suficientes para cobro mediante el vendedor. 3.Fianzas y Seguros: Aquellos que no pueden cobrarse al cliente por que el producto sufrió un siniestro. 4.Incobrable: Aquellos que no pudieron ser cobrados por cualquier causa. 5.Legal 1: Aquellos que pasan a cobro mediante un abogado de Minsa. 6.Quebranto: Aquellos en los que el vendedor se involucra en perjuicio de los valores de la compañía.

Clasificaciones de documentos 7.Sin soporte: Aquellos que no cuentan con el soporte legal, expediente, firmas, etc. Para proceder a cobro. Diferencia entre una nota de crédito y una nota de cargo ¿Cómo afectan nuestro precio ponderado las notas de crédito o devoluciones fuera del mes corriente? Una nota de cargo se utiliza para realizar un incremento al importe de venta posterior a la facturación y la nota de crédito se utiliza para realizar descuentos, bonificaciones o devoluciones de mercancía

Columnas que necesitamos para el reporte de Antigüedad de Saldos 1.Socio 2.Nombre Socio 3.Documento 4.Toneladas 5.Precio Neto 6.Fecha Docto 7.Monto Original 8.Monto Abierto 9.Notas de crédito (Agregar) 10.Comentarios (Agregar) Todas las demás columnas se eliminan

Revisión de cartera Actividad  Todos los domingos se recibe la Antigüedad de Saldos por medio del reporteador automático en archivo de Excel.  Revisa cada uno de los documentos abiertos de cada uno de sus clientes verificando: TN, precio, importe original, importe abierto, saldo vencido, etc., considerando únicamente los CORRIENTE DOCUMENTADO  Le da formato al reporte para mostrar únicamente las columnas solicitadas por la Gerencia Nacional, anotando sus comentarios para cada documento, sin excepción, especificando el día que será cobrado.

Revisión de cartera Actividad  Si el documento necesita nota de crédito, deberá especificar el importe con número en la columna “Notas de Crédito” y en el comentario detallar la razón del descuento (s) y el desglose del mismo.  De igual forma, cuando el cliente nos de una factura o nota de cargo por gastos de operación se señalará detalladamente el importe y número de factura, así como el desglose  Debe solicitar la aplicación de pagos, sobre todo cuando el cliente hace un pago para varias facturas, indicando los importes que corresponden a cada una.

Revisión de cartera Actividad  Para las facturas de los clientes por gastos de operación, se podrá enviar copia vía mail para anticipar el registro y aplicación oportuna, pero los originales deben enviarse a oficinas de inmediato  Las notas de crédito por Provisión de ANAM deben separarse y no tomarse en cuenta para aplicar a saldos abiertos por otros conceptos. Estas notas de crédito se aplicarán a las promociones en producto o precio que se otorgan cada año.

Revisión de cartera Pasos para dar formato al reporte: 1.Guardar el archivo de Excel con otro nombre 2.Copiar toda la hoja1, pasar a la hoja 2 y pegar con la función Pegar Valores. Se puede eliminar la hoja 1. 3.Eliminar los primeros 4 renglones, dar formato a las columnas de fecha como tal, dar formato a las columnas de números como tal con espaciador de miles y números negativos en rojo, eliminar todos los documentos que NO sean Corriente Documentado, eliminar todas las columnas que no sean requeridas 4.En la columna de Documento los datos están centrados, para alinearlos todos a la izquierda, seguir los pasos siguientes: a)Elegir los documentos, del renglón 2 al final b)Ir a la función Datos / Texto en Columnas

c)Elegir Tipo de Archivo “De ancho fijo” y “Siguiente >” d)Dar clic en la línea y arrastrarla hacia la izquierda completamente y “Siguiente >” e) Elegir la opción “No importar columna (saltar)” y “Finalizar” f)Aparece una alerta de que la operación puede tardar unos minutos, oprimir “Aceptar” g)Agregar las columnas para Notas de crédito y Comentarios h)Guardar para salvar los cambios y comenzar la revisión Revisión de cartera Pasos para dar formato al reporte:

Reserva Concepto de Crédito: Cambio de una prestación presente por una contraprestación futura; es decir, se trata de un cambio en el que una de las partes entrega de inmediato un bien o servicio y el pago correspondiente mas los intereses (en su caso), los recibe más tarde.

Reserva La mayor parte de las ventas se realizan a crédito, respaldadas por facturas registradas dentro de las “Cuentas por Cobrar”. Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la imposibilidad de cobro constituye una pérdida para el negocio.

Reserva Generalmente, a la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida por imposibilidad de cobro hay que hacer una estimación sobre las posibles pérdidas, lo más apegado a la realidad, y crear una Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas. Esto es a lo que llamamos: RESERVA

Reserva Con lo anterior, podemos manejar el siguiente Concepto de Reserva: Cantidad de dinero que se provisiona, dependiendo el valor del documento en cartera al 25% pasados 91 días de vencido y al 100% pasados 181 días de vencido. Esto se hace con el fin de provisionar una cuenta que pudiera ser incobrable y que pudiera afectar el activo de la empresa, es decir, que pudiera traducirse en pérdida.