GERENCIA DE RIESGO Material Complementario

Dependencias del proyecto Gerencia de Costos - Enfoque PMI Ejemplo de una RBS (Risk Breakdown Structure) Proyecto Técnico Requisitos Tecnología Interfaces Calidad Performance Externo Proveedores Regulatorio Mercado Cliente Organización Dependencias del proyecto Recursos Financiación Priorizacion Dirección Proyecto Estimación Planificación Control Comunicación Sandra Magaly Medoza, PMP

Condiciones definidas para escalas de impacto de un riesgo ººº Gerencia de Costos - Enfoque PMI Ejemplo Matriz de definición de Impacto Condiciones definidas para escalas de impacto de un riesgo ººº Objetivo Muy bajo /0,05 Bajo /0,10 Moderado /0,20 Alto /0,40 Muy alto /0,80 Costo Aumento de costo insignificante Aumento costo <10% Aumento costo del 10%-20% Aumento costo del 20%-40% Aumento costo > 40% Tiempo Aumento de tiempo insignificante Aumento tiempo < 5% Amento tiempo del 5%-10% Amento tiempo del 10%-20% Amento tiempo >20% Alcance Disminución alcance apenas perceptible Áreas de alcance secundarias afectadas Áreas de alcance principales afectadas Reducción del alcance inaceptable por el patrocinador El elemento terminado del proyecto es inservible Calidad Degradación de la calidad apenas perceptible Solo las aplicaciones exigentes se ven afectadas La reducción de calidad requeriré aprobación del patrocinador Reducción de calidad inaceptable para el patrocinador Sandra Magaly Medoza, PMP

Ejemplo de Matriz de Impacto x probabilidad AMENAZAS OPORTUNIDADES 0.90 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72 0.70 0.04 0.07 0.28 0.56 0.14 0.50 0.03 0.10 0.20 0.40 0.30 0.02 0.06 0.12 0.24 0.01 0.08 0.80

Ejemplo de Aplicación árbol de decisión y Valor esperado En la fase inicial de un proyecto de 10 meses se detecta un riesgo relacionado con incumplimiento e de algunas condiciones técnicas que pueden afectar esta y otras etapas del proyecto y que puede poner en riesgo el cronograma, presupuesto, calidad y aumentar el alcance del proyecto. Si se hace un estudio previo se pueden tomar correctivos para evitar mayores perdidas futuras Alternativa a: Asumir en las condiciones inicialmente planeadas y esperar las consecuencias Alternativa b : Contratar por nómina un ingeniero especializado para trabajar en el estudio previo que permita tomar acciones. Este estudio se asume internamente en el proyecto Alternativa c: Contratar Firma especializada que ofrece garantías para realizar el estudio y lo hace en 2 semanas ofreciendo además beneficios y sumiendo una multa Alternativa d. Comprar el resultado similar de un proyecto en condiciones similares en la misma área Alternativa e. No asumir esa parte del proyecto y asumir una penalización contractual

Costos El valor planeado para el paquete es de $40.000.000 Valor del proyecto $400.000.000 Probabilidad de que el evento se de es : alto (0,7) Análisis de Impacto (si las condiciones persisten y el evento se materializa, se avanza a la siguiente etapa generando el siguiente impacto económico) Costos por retrabajo estimados en 10.000.000 Costos por perdida de materiales 5.000.000 Perdida por multas en incumplimiento 5.000.000 Otros costos 5.000.000 Total Impacto económico 25.000.000 Valor esperado del riesgo en costo 25.000.000 x 0.7 = 17.5000.000 Es el resultado de multiplicar la probabilidad por el impacto En cuanto a costos este riesgo esta ranqueado como Muy Alto > 10.000.000 En cuanto a tiempo el cronograma se vera impactado en 40 días al final

ANALISIS DE ALTERNATIVAS Alternativa A. No hacer nada. Posibles impacto futuro 25.000.000 probabilidad de que el riesgo se materialice 70% Alternativa B. Contratar un ingeniero especializado Costo adicional del ingeniero 6.000.000 Probabilidad de que el riesgo se materialice es 50% y el impacto a futuro en sobrecostos es de $15.000.000 y retrasos por 30 días Tiempo de retraso en contratación 10 días ALTERNATIVA C Contratar una firma (incluye una póliza) La firma cobra 12.000.000 e impacta en 8 días el cronograma. Se ahorran 3.000.000 en personal La nueva probabilidad de que se materialice el riesgo es del 15% y Si los resultados de la firma no son acertados el impacto futuro en las siguientes etapas es de 13.000.000 y 18 días. En ese caso se recupera por una póliza de resultado 2.000.000. Si el resultado es positivo de prevén ahorros por 6.000.000 y 10 dias y se ofrece una bonificación a la firma contratada por 2.000.000 por exito ALTERNATIVA D Comprar un estudio similar El estudio vale 5.000.000 y acorta la etapa en 5 días y ahorros por 2.000.000 en personal La probabilidad de que el riesgo se de genera ahora 30% de probabilidad y el impacto económico futuro en caso fallas del estudio es 18.000.000 y 20 días de retraso. Si el estudio es acertado se ahorrarían 4.000.000 y 6 días ALTERNATIVA E. No asumir la parte del contrato del estudio previo Se penaliza el contrato por 8.000.000 y se deja de gastar en personal 4.500.000 por esa parte del contrato. El proyecto se puede impactar en 5 días por temas contractuales Las perdidas en las siguientes etapas pueden ser de 10.000.000 por el riesgo latente y la probabilidad de que el riesgo se de esa hora del 20%, los retrasos futuros son ahora de 15 dias

Que decisicion Tomar ?? A B C D E Condiciones Inciales No se materializa riesgo 30% Condiciones Inciales A Se materializa el riesgo 70% sobrecostos futuros 25.000.000 Costos Adicionales 0 Contratar personal especializado No Se materializa el riesgo 50% B Se materializa el riesgo 50% Sobrecostos futuros 15.000.000 Costos Adicionales personal 6.000.000 No se materializa riesgo Ahorros por 6.000.000 Paga Bonificación 2.000.000 85% ContratarFirma C Se materializa el riesgo 15% Impacto futuro 13.000.000 Recupera POLIZA 2.000.000 Costos Adicionales Firma 12.000.000 Ahorro por recursos internos 3.000.000 No se materializa riesgo 30% Se ahorra 4.000.000 D Comprar estudio No se materializa riesgo 70% Impacto futuro 18.000.000 Costos Adicionales Firma 5.000.000 Ahorros personal 2.000.000 No asumir parte del proyecto No se materiliza el riesgo 80% E Se materiliza el riesgo 20% Impacto futuro 10.000.000 Costo contractual multa 8.000.000 Ahorro persopnal 4.500.000

Ejemplo Peparacón del terreno La Alcaldía plantea prestar un Buldozer 2 días para la preparación del terreno pero se debe asumir el pago del operario y el combustible. Existe el riesgo que el buldozer no esté disponible para la fecha esperada dado que el Alcalde tiene poca credibilidad. El costo del operario y suministros es 100.000 diarios Alternativa A. Esperar que el alcalde cumpla su palabra Probabilidad del 50%, en caso de no cumplirla habría que incurrir en un sobrecosto de 500 mil para sortear el problema y un retrazo de 10 días buscando plan alterno Alternativa B. Firmar desde ahora un contrato alterno con un buldozer de una vereda cercana. Costo de alquiler con operario y suministros 200.000 /diarios Probabilidad de cumplimiento en tiempo(80%), En caso de incumplimiento se tendría un sobrecosto de 500 mil y un retrazo de 10 días. Se cobra poliza por 100 mil pesos Alternativa C. Hacer la preparación con personas cuesta 600 mil, probabilidad del 90% de conseguir los recursos. Se corre el riesgo de sobrecostos por 100.000 y retrazo de 20 días Alternativa D. Pagarle al municipio una bonificación y comprometer al alcalde cuesta 100 adicionales y a probabilidad de conseguirlo es del 70%

Calculo de Incertidumbre en terminación Se trata de Encontrar el nivel de incertidumbre asociado a un objetivo de terminación del proyecto Preguntas típicas a resolver: ¿ Con el nivel de riesgo encontrado Que probabilidad de terminar el proyecto en xx dias ? ¿Si quiero un yy% de certeza en terminación y teniendo en cuenta el nivel de riesgo manejado en cuantos días lo lograremos?

Ejemplo D 15 A 20 J 8 E 10 B 20 End Start F 14 G 4 C 10 H 11 I 18

Formulas a usar TE = (a+ 4xc + b) / 6 a Tiempo optimista Var = (b-a)/6 DesvSt = Raíz de Var Z = (D - µ)/ √Õ2 √Õ2= Varianza de la ruta critica. Ver hoja Ejercicio Estadístico” a Tiempo optimista b Tiempo pesimista c Tiemo mas probable TE tiempo esperado ` D tiempo impuesto de terminacion U tiempo Ruta critica

FIN Gerencia de Riesgos Enfoque PMI