TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL REPÚBLICA DE COLOMBIA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL erasmohl@gmail.com 1 1

LEGISLACIÓN TRD Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Art. 24. Obligatoriedad de las TRD. Acuerdo 09/1995: Reglamenta la presentación de las TRD, de los organismos nacionales al AGN. Acuerdo 09/1997: Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las TRD. Acuerdo 39 de 31/10/2002: Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD, en desarrollo del Art. 24 de la Ley General de Archivos. Acuerdo 15/2003: Integración del Comité de Archivo. erasmohl@gmail.com 2

LEGISLACION TRD Circular 001 de 1998: Creación y desarrollo del archivo general. Del Municipio. Circular 001 de 2002: Sugerencias acciones plan operativo de los Consejos Departamentales de Archivos. Circular Externa 001/2001: Dirigida a los Municipios, estableció la necesidad a las administraciones locales de emprender acciones para elaborar y presentar las TRD Circular 001/2006: Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos. erasmohl@gmail.com 3

LEGISLACION TRD Circular Nro. 070 Septiembre 24/09: Cumplimiento Ley 594 de 2000. Circular Nro. 035 12/06/09: Procuraduría General de la Nación. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y organización e implementación de archivos de Gestión y fondos acumulados. Oficio Procuraduría Provincial de Pasto 15/01/2010: Cumplimiento Ley 594. Normatividad del Archivo General de la Nación. erasmohl@gmail.com

IMPORTANCIA DE LAS TRD Para la administración: Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Facilitan el manejo de la información y contribuyen a la racionalización de la producción documental. erasmohl@gmail.com 5

IMPORTANCIA DE LAS TRD Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados. Permiten el manejo integral de los documentos. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Permiten identificar los documentos de apoyo a la gestión administrativa, y pueden eliminarse en los archivos de gestión. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. erasmohl@gmail.com 6

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA PRINCIPIOS RECTORES PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental que procede, teniendo en cuenta que debe mantener la independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos. Este principio es valido para los archivos de gestión, central e histórico. Se debe tener en cuenta este principio en los procesos de organización, clasificación, ordenación y descripción de los mismos. erasmohl@gmail.com 7

PROCEDENCIA GENERAL DEL ARCHIVO MUNICIPIO DOCUMENTOS ALCALDIA DOCUMENTOS JUZGADO MUNICIPAL GENERAL DEL ARCHIVO MUNICIPIO DOCUMENTOS CONCEJO MUNICIPAL DOCUMENTOS PERSONERÍA MUNICIPAL erasmohl@gmail.com 8

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Hace relación al orden que llevan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden que se dieron los documentos. Se debe respetar el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa – efecto. erasmohl@gmail.com 9

ORDEN ORIGINAL HISTORIA LABORAL erasmohl@gmail.com 10 AGOSTO 31 DE 2009 JULIO 22 DE 2009 MAYO 7 DE 2009 HISTORIA LABORAL RESOLUCIONES MARZO 15 DE 2009 LIQUIDACIONES MARZO 1 DE 2009 CONTRATOS AFILIACIONES HOJA DE VIDA erasmohl@gmail.com 10

PROCESOS Y DEFINICIONES TÉCNICAS IDENTIFICACIÓN Permite conocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis. ORGANIGRAMAS: Son la representación gráfica de la organización interna de una entidad, basado en la estructura jerárquica, las dependencia u oficinas que la conforman y según las funciones. Es la base fundamental para la organización de los archivos, instrumento principal de las TRD. erasmohl@gmail.com 11

AGRUPACIONES DOCUMENTALES Conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, los cuales según su jerarquía se detallan en el organigrama, originando los: FONDOS: Corresponden a la totalidad de la documentación producida, recibida, conservada por una entidad, también se considera la totalidad de las series documentales de una misma procedencia, de una Institución o persona. erasmohl@gmail.com 12

En una institución se encuentran los siguientes fondos: CLASES DE FONDOS En una institución se encuentran los siguientes fondos: Fondos abiertos: Se consideran los vigentes. Fondos cerrados: Suprimidas o reestructuradas. Fondos acumulados: Sin organización, ni conservación. SECCIONES: Son las subdivisiones del fondo, identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. En raras ocasiones existen la subsecciones. erasmohl@gmail.com

UNIDAD ADMINISTRATIVA Unidad técnico-operativa de una institución: como ejemplo tendríamos las oficinas de Talento Humano, Tesorería, etc. erasmohl@gmail.com 14

SERIE DOCUMENTAL Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Eje.: Acuerdos, Decretos, Resoluciones. Las series documentales pueden ser simples o compuestas, de allí que existan sub series documentales. erasmohl@gmail.com 15 15

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: Son independientes de otras unidades documentales: Acuerdos, Resoluciones, Decretos. SERIE SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS: Conocidas como expedientes, compuestas por varios tipos documentales diferentes: Historia laboral, procesos jurídicos, investigaciones disciplinarias, contratos, erasmohl@gmail.com erasmohl@gmail.com 16

SUBSERIES DOCUMENTALES Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo al trámite de cada asunto. Ejemplos: Actas: Comité financiero, Comité Capacitación, Actas de Junta. Contratos: Arrendamiento, construcciones, prestación de servicios, de asesoramiento, interventoría. erasmohl@gmail.com 17

TIPO DOCUMENTAL Es una unidad documental simple Unidad que reúne todas las características necesarias para ser consideradas documento. Eje.: Dentro de la Serie Historia Laborales encontramos los siguientes tipos documentales: Hoja de vida con sus anexos, certificados Procuraduría, Contraloría, Das, Resolución de nombramiento, Acta de posesión …. erasmohl@gmail.com 18

CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO FONDO UNIDAD DOCUMENTAL SERIES SUBSERIES SECCION SUBSECCION erasmohl@gmail.com

ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL CON BASE EN EL ORGANIGRAMA CONCEJO MUNICIPAL 100 DESPACHO ALCALDÍA 200 PERSONERIA MUNICIPAL 300 SECRETARÍA HACIENDA 220 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 210 UMATA 230 SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240 OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 250 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 TESORERÍA 221 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 TALENTO HUMANO 244 SERIES TIPOS DOCUMENTALES HISTORIAS LABORALES Hoja de Vida Acta de Posesión PROGRAMAS Programación Eventos BIENESTAR SOCIAL Listado de Participantes Informes INFORMES Informe Cuadros estadísticos Informes de Gestión (Subsidie) CASA DE LA CULTURA 242 COMISARÍA DE FAMILIA 212 UNIDAD DE SALUD 243 BIBLIOTECA 213 CULTURA 214 TALENTO HUMANO 244 SECCIONES DOCUMENTALES SUBSECCIONES DOCUMENTALES erasmohl@gmail.com 20

CUADROS DE CLASIFICACIÓN El primer paso es abordar la identificación de las agrupaciones documentales: fondos, Sección, Sub Sección, a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación, reestructuraciones, supresiones, disposiciones que han modificado la estructura de la entidad o del organismo productor y de los organigramas. Se debe tener en cuenta organismos que han precedido a la entidad, organismos que heredan competencias. Podemos encontrar: fondos abiertos, cerrados y acumulados. Cada fondo documental debe clasificarse independientemente. Se distinguen dos niveles: Fondo, Sección y sub - secciones Series, Sub - Series, Tipos documentales: Es decir los testimonios de las actividades desarrolladas por cada oficina. erasmohl@gmail.com 21

VALORACIÓN DOCUMENTAL El objetivo de la valoración es proteger el PATRIMONIO DOCUMENTAL, ya que permite el establecimiento de valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases del archivo. Consiste en determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable, y el valor histórico, cultural o científico de los documentos. erasmohl@gmail.com 22

QUIEN REALIZA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL Los archivistas se deben apoyar por expertos en las áreas administrativas, legal y contable. En la valoración secundaria es necesaria la participación de historiadores, productores, archivistas. En un Sistema integrado de Archivos, la valoración se realiza desde dos perspectivas: La del organismo productor, que se lleva a cabo desde el archivo central correspondiente. La de la administración general coordinada por el AGN, con la participación de los archiveros de las Entidades Nacionales, apoyados en comisiones especializadas. erasmohl@gmail.com 23

VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO GENERAL ARCHIVO HISTÓRICO VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS ADMINISTRATIVO JURIDICO CONTABLE FISCAL TECNICO HISTÓRICO CULTURAL CIENTIFICO Helena Acosta Portillo-heacopo97@hotmail.com erasmohl@gmail.com 24

VALORES PRIMARIOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Valor Administrativo: Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución, para responder a una necesidad administrativa, mientras dure su trámite y son importantes para la toma de decisiones y la planeación. Valor Jurídico: Es aquel que deriva derechos legales, regulados por el derecho común. Valor Legal: Documentos que sirven de testimonio ante la Ley. Valor fiscal: Es la utilidad de la información para el tesoro o hacienda pública. Valor contable: Soportan la información de movimientos económicos de una entidad: cuentas, registros de ingresos, egresos. erasmohl@gmail.com 25

VALORES SECUNDARIOS DEL ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; son fuente primaria para la historia, y como testimonio de la memoria colectiva. SON EL PATRIMONIO DE LA COMUNIDAD QUE LOS CREO Y LOS UTILIZA. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones citadas, otros alcanzan estos valores como resultado de la valoración. erasmohl@gmail.com 26

LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Establecer los TIEMPOS DE RETENCIÓN teniendo en cuenta las disposiciones legales en cuanto al ciclo vital de los documentos. Ejemplo: Un contrato se conserva hasta 5 años en gestión, 15 años en el archivo central. Las disposiciones finales corresponden a la Conservación total, Microfilmación y/o digitalización, selección, y eliminación. erasmohl@gmail.com 27

CONSERVACION TOTAL Cuando marcamos esta casilla, se debe interpretar que la serie o sub serie documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histórico. MICROFILMACIÓN: Documentos con imágenes fotográficas reducidas, siendo necesario para su consulta la utilización de aparatos lectores, bien sea en rollos de microfilm o microficha. erasmohl@gmail.com 28

SELECCIÓN DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. La selección permite: Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la Entidad o por el usuario externo. Ofrece acervos documentales integrales que reflejan la estructura de la entidad productora. Reduce costos en espacio, tiempo y materiales. Garantiza la conservación documental. La selección es un proceso que debe institucionalizarse, estableciendo pautas generales que sean observadas y aplicadas en todos los ámbitos. erasmohl@gmail.com 29

SELECCIÓN DOCUMENTAL Este trabajo requiere de conocimiento amplio de la Institución productora de los documentos. No existe una norma general de selección, sin embargo señalaremos algunos elementos indispensables: Se aplica a documentos que han perdido su vigencia. Se aplica a series documentales voluminosas y su contenido se repite o s encuentra en otras series. Su valor informativo no amerita conservación total. Cuando no requiere conservarse totalmente se puede aplicar un muestreo. erasmohl@gmail.com 30

ELIMINACIÓN Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, que carecen de relevancia para la historia y la tecnología. Debemos tener en cuenta: La eliminación si no está establecida por Ley o Reglamento es responsabilidad del Comité de Archivo. Los documentos señalados como eliminables, deben destruirse cuando se cumpla el plazo fijado por las TRD. Ninguna serie se puede destruir si no está registrada en la TRD. Se debe levantar un acta acompañada del inventario. erasmohl@gmail.com 31

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TRD erasmohl@gmail.com 32

PASOS METODÓLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD Compilación de información institucional 2o. Entrevista con los productores de los documentos 3o. Análisis e interpretación de la información Normas sobre creación y cambios estructurales. Manuales de procedimientos. Funciones de las dependencias Organigrama actualizado Aplicación de Encuesta Estudio Unidad Documental (ver anexo). Identificación y conformación de series Valoración documental erasmohl@gmail.com 33

COMPILAR LA INFORMACION SOBRE LA INSTITUCION Consiste en recopilar la información referente a la entidad, si es pública del orden Municipal como Alcaldía, Personería, Concejo, Institutos Descentralizados … Se recopila: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones y demás actos administrativos que informen sobre la creación y funciones de las dependencias que conforman cada una de las entidades. Manuales de funciones, procedimientos, Organigramas, Resoluciones de conformación de Comités en cada una de las entidades. erasmohl@gmail.com 34

ENTREVISTA Y ENCUESTA Se aplica a cada uno de los Jefes de dependencia con el apoyo de su equipo de colaboradores, el formato de encuesta de estudio de unidad documental que consta de dos partes: La primera identifica aspectos de la oficina y se diligencia una hoja por cada dependencia. La segunda parte se diligencia por cada unidad documental principal producida. En este caso se debe establecer las diferentes unidades documentales objeto de estudio de acuerdo a la segunda parte de la encuesta como por ejemplo para: Contratos, Resoluciones, Ordenes de Pago, Informes, Historias Laborales, Decretos, Resoluciones. erasmohl@gmail.com 35

ANALISIS DE LA INFORMACION Es la etapa más delicada, se identifican las series, sub series, tipos documentales; se debe mirar detenidamente el tiempo de retención de cada serie y el lugar de permanencia según su ciclo vital. Esta parte le concierne a un grupo interdisciplinario denominado Comité de Archivo. En esta etapa es importante tener claro la valoración de los documentos. Se debe establecer la codificación de la estructura orgánica, teniendo en cuenta los niveles de dependencia jerárquica y solo asignando un código a aquellas oficinas o grupos de trabajo que estén debidamente creados por un acto administrativo. erasmohl@gmail.com 36

EJEMPLO DE CODIFICACIÓN ALCALDÍA MUNICIPAL erasmohl@gmail.com 37

COMPILACION DE INFORMACION D. 1355 de 1970, D. L. 522 de 1971, L. 23/91 Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policía NORMAS FUNCIÓN INSPECCIÓN DE POLICÍA OFICINA PRODUCTORA erasmohl@gmail.com 38

CONTRAVENCIÓN ORDINARIA Denuncio Citación Declaraciones Resolución Oficio de traslado UNIDAD DOCUMENTAL Presentación de denuncia Orden de citación Recibo declaraciones y compilación de pruebas Conminación y/o multa Traslado TRÁMITE Manuales de procedimientos erasmohl@gmail.com Helena Acosta Portillo-heacopo97@hotmail.com 39

CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL PERSONERIA MUNICIPAL 300 CONCEJO MUNICIPAL 100 DESPACHO ALCALDÍA 200 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 210 SECRETARÍA HACIENDA 220 SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240 OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 250 UMATA 230 TESORERÍA 221 INSPECCIÓN DE POLICÍA 211 UNIDAD DE EDUCACIÓN 241 CASA DE LA CULTURA 242 COMISARÍA DE FAMILIA 212 UNIDAD DE SALUD 243 erasmohl@gmail.com 40

CUADRO CLASIFICACION MUNICIPIO FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 200 - 210 - 211 - Alcaldía Municipal Secretaría General y de Gobierno Inspección de Policía Normalmente en los cuadros de Clasificación encontramos Sub Sección 1 y Sub Sección 2. Se acostumbra a colocar una columna para el código. erasmohl@gmail.com 41

CUADRO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SERIE SUBSERIE Unidad DOCUMENTAL 211- 01 211 - 01.01 CONTRAVENCIONES Contravenciones Ordinarias Expediente Contravenciones Especiales Expediente 211 - 01.02 erasmohl@gmail.com 42

APLICACIÓN DE LAS TRD erasmohl@gmail.com 43

CAPACITACIÓN DIFUSIÓN INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN ACTO ADMINISTRATIVO CAPACITACIÓN INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES erasmohl@gmail.com 44

MODELO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL erasmohl@gmail.com 45

Funciones GERENTE Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de intereses, en torno a la misión y objetivos de la misma de acuerdo a las políticas del Plan Institucional de Gestión y Resultados. Ser nominador y ordenador del gasto de acuerdo con las facultades concedidas por la Ley y los Reglamentos. Representar a la Empresa Judicial y extrajudicialmente. Velar por el cumplimiento de las Leyes y Reglamentos que rigen a las Empresas Sociales del Estado. erasmohl@gmail.com 46

FUNCIONES GERENTE Desarrollar planes y proyectos de salud conforme a la realidad socio económica y cultural de la región. Velar por la utilización eficiente del recurso humano, técnico y financiero de la Entidad y por el cumplimiento de las metas y programas aprobados por la Junta Directiva. Nombrar y remover funcionarios bajo su dependencia de acuerdo a las normas de administración de personal. Ejercer control administrativo para la operatividad el sistema contable y de costos de los servicios, ejecución de presupuesto, recaudación de fondos y propender por la eficiente utilización del recurso financiero. erasmohl@gmail.com 47

FUNCIONES GERENTE Presentar a la Junta Directiva Informes, proyectos de planta de personal y reformas para su adecuado funcionamiento y someterlo a la aprobación de la autoridad competente. Diseñar modelos y metodología para estimular y garantizar la participación ciudadana, propender por la eficiencia de las actividades en las acciones tendientes a lograr metas de salud y el mejoramiento de la calidad de vida de la población. Garantizar el establecimiento del sistema de acreditación hospitalaria, de auditoria en salud y control interno que propicie la garantía de la calidad en la prestación de los servicios de salud. erasmohl@gmail.com 48

Formato de Tabla de Retención Entidad Productora: Hospital El Samaritano Oficina productora: Gerencia 100.01 CIRCULARES 3 20 X Por cada una de las series se establece unos procesos. 100.02 3 20 INFORMES 100.02.1 Informes de Gestión X PLANES GEREN. 1 5 100.04 X 100.05 RESOLUCIONES 2 1 X SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES AÑOS DE RETENCIÓN CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:...................................... M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:.......................................................... erasmohl@gmail.com 49

ASPECTOS PARA SU PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN: Se menciona la metodología, sustentación de la eliminación, sustentación de la TRD para la organización de los Archivos de gestión, las transferencias primarias y secundarias, procedimiento para su revisión y actualización, bibliografía y glosario. erasmohl@gmail.com 50

Sustentación de las TRD, ante el Comité de Archivo. TRD: De cada una de las dependencias, organizadas de acuerdo con su estructura orgánica. ANEXOS: Disposiciones legales de creación y actual estructura orgánica – funcional (acuerdos, decretos, resoluciones), normatividad, tramites y conservación, acta de comité de archivo dando el aval. Sustentación de las TRD, ante el Comité de Archivo. Remisión de las TRD, al Consejo Departamental de Archivos, dependiendo de la institución. erasmohl@gmail.com 51

PASOS PARA APLICAR LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL erasmohl@gmail.com 52

APLICACIÓN Una vez aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos o el Departamental se procede: Se adopta las tablas a través de un acto administrativo. Capacitar a los funcionarios responsables en el proceso de aplicación de las TRD. erasmohl@gmail.com 53

PRIMER PASO Elabore separadores para cada uno de las series y subseries, que faciliten su ubicación, localización física de la documentación. En cada separador se registra el código y nombre de la serie y subserie, ejemplo: 110-01 INFORMES erasmohl@gmail.com 54

SEGUNDO PASO Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental. erasmohl@gmail.com 55

TERCER PASO Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas), los documentos, teniendo en cuenta su fecha de producción o trámite. Así se aplica el principio de orden original. 110-10.2 ACTAS COM. CON INT. DIS/ 02 - Acta 1 de enero 20 de 2002. erasmohl@gmail.com 56

CUARTO PASO Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente información: código de la oficina, código serie y subserie y a continuación el nombre del expediente. Dentro de cada carpeta se debe archivar máximo 200 folios, si requiere otra carpeta identifíquela con la información señalada. erasmohl@gmail.com 57

QUINTO PASO Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental, utilizando el sistema de ordenación que facilite la localización y recuperación de la información ya sea: alfabético, numérico, cronológico, geográfico entre otros. erasmohl@gmail.com 58

SEXTO PASO Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, su foliación es en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda HB, B, legible, sin enmendaduras, empezando por el más antiguo. erasmohl@gmail.com 59

SÉPTIMO PASO Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la TRD de la dependencia. erasmohl@gmail.com 60

NOVENO PASO OCTAVO PASO Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes. NOVENO PASO Levante el inventario documental, diligenciando para tal fin el formato único anexo. erasmohl@gmail.com 61

DECIMO PASO Una vez organizado el archivo de la dependencia de acuerdo a las TRD, aparecen unos documentos que no es posible ubicar dentro de la serie son los llamados DOCUMENTOS DE APOYO: son de carácter general y sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia pero no constituyen documento de archivo. erasmohl@gmail.com 62

DOCUMENTOS DE APOYO Copias de normas externas (leyes, decretos, circulares, resoluciones). Estudios de documentos técnicos que sirven como información. Copias o fotocopias de documentos que son generados por la Alcaldía, pero por función solo se conservan en un dependencia. En las otras oficinas solo cumplen la función de informar, por lo cual pierden todos sus valores. erasmohl@gmail.com 63

Artículos de prensa, publicaciones u otra clase de documentos o impresos que no constituyen documentos de archivo, cuyo destino es una biblioteca o centro de documentación. Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y propaganda sobre productos comerciales, de posible interés para la administración. erasmohl@gmail.com 64

UN DECIMO PASO Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que están dados para el archivo de gestión de la dependencia según la TRD, este tiempo se cuenta desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina. erasmohl@gmail.com 65

PREGUNTAS ? erasmohl@gmail.com 66

GRACIAS Y MUCHOS ÉXITOS La información es tomada del Archivo General de la Nación GRACIAS Y MUCHOS ÉXITOS erasmohl@gmail.com 67