Los archivos regionales y el SNA Nelly Chunga Directora Archivo Regional Piura

Antecedentes Archivos Departamentales Archivos Regionales Dependencia directa del AGN Regionalización: dependen de los Gobiernos Regionales. Creación del Archivo Regional Piura Archivos Regionales N° de AARR Art. 22 del DS. 008-92-JUS Reglamento de la Ley 25323, señala la funciones de los AARR

Coordinaciones con el AGN, organismo rector de SNA Situación dentro del Gobierno Regional Relación del ARP con el Gobierno Regional Ámbito geográfico de competencia del ARP Principales coordinaciones con el AGN Absolución de consultas Aplicación de directivas e instructivos Expedición copias de escrituras públicas

Principales funciones de los AARR DS 008-92-JUS Reglamento de la Ley 25323 del SNA. Art. 22 establece: Los AARR son organismos decentralizados del Gobierno Regional. Autonomía administrativa y económica. Dependen normativamente del AGN

Art. 23 del Reglamento Los AARR tiene por finalidad la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación existente en la Región. Conducen las actividades archivísticas del SNA en su jurisdicción.

Art. 24 del Reglamento, objetivos y funciones: Organizar y promover el funcionamiento de los AARR El ARP apoyó y gestionó la creación del ARTumbes. Se requiere una respuesta decidida por porte de la autoridad Regional para su puesta en funcionamiento.

Impulsar la capacitación e investigación archivística. Continúa… Impulsar la capacitación e investigación archivística. Se programan cursos de capacitación se acuerdo con las necesidades de los archiveros de los archivos públicos de la Región. Amplia convocatoria en la capital, provincias y distritos

Adecuar y aplicar las normas y políticas emitidas por el AGN Continúa… Adecuar y aplicar las normas y políticas emitidas por el AGN Las condiciones de los archivos de la Región exigen atenciones especiales por su ubicación geográfica. Es necesario adecuar la normas a su propia realidad: altas temperaturas, zona de abundantes lluvias, etc. Difícil acceso a determinadas zonas de la sierra

Continúa… Planificar, dirigir, conducir y evaluar las actividades archivística de la Región Se cumple a través de las supervisiones programadas anualmente. Sistematizar y uniformar la producción y administración de documentos públicos. Orientaciones técnicas y/o instructivos por parte del organismo rector de los archivos.

Brindar un eficiente servicio Continúa… Brindar un eficiente servicio Es el fin que persigue todo archivo. En promedio el ARP tiene un número aproximado de….usuarios Proponer la creación de archivos subregionales Norma que se aplicó hace varios años y escasos lugares del país

Aprobar el Plan Regional de Archivos Continúa… Aprobar el Plan Regional de Archivos Cada año el ARP proyecta sus actividades internas y externas dirigidas a los archivos del Sistema Regional de Archivos Asesorar y supervisar los archivos de la Región Es una de las tareas fundamentales. Se realiza sobre la base de un cronograma de trabajo.

Supervisión Continúa… Consiste en la responsabilidad de vigilar el funcionamiento de los archivos de la Región. La tarea de supervisión y asesoramiento tiene la finalidad de guiar y orientar archivísticamente a cada uno de los archivos integrantes del Sistema para lograr su consolidación y funcionamiento eficiente y eficaz. Archivos Municipales (Sector que el ARP atiende con especial dedicación) Cursos de capacitación anuales. A la fecha: N°… de cursos

Continúa… Autorizar el traslado total o parcial de documentos de los AARR, con opinión de la Comisión Técnica Nacional de Archivos Se gestiona la autorización a efectos de realizar exposiciones documentales. Las exposiciones pueden realizarse dentro de la Región o fuera de ella. Se sujeta al procedimiento especial para autorización de traslado.

Autorizar la eliminación de documentos innecesarios. Continúa… Autorizar la eliminación de documentos innecesarios. De acuerdo con el procedimiento legalmente establecido: DL 19414, art. 10; DS 022-75-ED, art. 24; Directiva N° 006-86-AGN/DGAI Comisión Regional Técnica de Archivos, autoriza la eliminación. Ejecución por parte del ARP

¿Cómo se destruyen los documentos autorizados para su eliminación? La destrucción de los documentos dependerá de las características de los documentos y de su soporte. Cuando se trate de información relevante la eliminación garantizará la destrucción de la misma y de sus soportes reciclando los materiales. Por ningún motivo se incinerarán los documentos

Continúa… Efectuar los servicios de restauración y reprografía de los documentos que custodia. El ARP carece de los equipos, herramientas e insumos para restauración. Este tipo de tareas se realiza con la asistencia del AGN Digitalización de documentos notariales lleva u avance de: Apoyo de ADAI

Proyección del ARP Supervisiones Capacitación Por ser un actividad de suma importancia se proyecta como prioritaria. Capacitación Esta actividad es fundamental para lograr el desarrollo progresivo de los archivos de la Región.

Incorporación de tecnología informática Continúa… Incorporación de tecnología informática La aplicación de la informática en los archivos exige: Preparación específica para su incorporación en la gestión documental. Infraestructura tecnológica adecuada a nivel del ARP y de las entidades pública de la Región. Creación de sistemas de gestión que permitan la modernización de los archivos y correspondiente fluidez de la información para la toma de decisiones

Tecnología informática en el Sistema Regional de Archivos Decisión política de incorporarse al desarrollo tecnológico a la par de otras organizaciones dentro del e–gobierno. Preparación de los funcionarios públicos en el uso de la informática para manejar programas de gestión con cierta soltura. La gestión de documentos electrónicos de archivo involucra a todos los miembros de la organización.

Debe estar interconectado con el AGN y todos los AARR del país. Continúa… El nivel tecnológico que alcance el ARP elevará su presencia técnica como conductor del Sistema Regional de Archivos. Debe estar interconectado con el AGN y todos los AARR del país.

Demanda decisiones políticas de nivel Regional con el apoyo del AGN. Continúa… Será necesario atender la informatización de los archivos de la Región, para situarlos en el nivel tecnológico que se requiere para la conducción del Sistema Regional de Archivos. Demanda decisiones políticas de nivel Regional con el apoyo del AGN.

Ventajas de la informática El ARP debe contar con una página Web propia para la publicación de sus actividades y compromisos institucionales. Asimismo para interactuar con los archiveros de la Región y atender sus necesidades técnico-archivísticas. Una interconexión efectiva a nivel Regional favorecería a aquellos archivos que se encuentran en zonas alejadas de la Capital.

Continúa… En la sede web del ARP se podría ofrecer: Instrumentos de descripción o consulta que recojan el patrimonio conservado en la institución. Ofrece ventajas porque es una herramienta que se encuentra accesible las 24 horas del día los 365 días del año. Se trata de un servicio que pone en un nivel de calidad a los archivos en favor de sus usuarios