Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 GESTIÓN DE ADQUSICIONES EN LA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA Mª Dolores Munuera Nieto María Espinosa Ruipérez

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Introducción Estructura del Servicio de Biblioteca: Modelo semicentralizado y coordinado Servicios Centrales Salas de Campus: Una sala en cada campus. Alfonso XIII Muralla del Mar Una de ellas alberga los Servicios Centrales.

Servicios centrales: Adquisiciones Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Servicios centrales: Adquisiciones Centraliza todo el material documental adquirido en la Universidad con independencia de de los conceptos presupuestarios con cargo a los cuales hayan sido adquiridos. Se excluyen las publicaciones periódicas y bases de datos. Dispone de presupuesto propio y específico.

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Planificación Evaluación inicial y estudio de las necesidades: Gestionar todos los procesos involucrados en la adquisición de recursos desde la solicitud de los usuarios, envío de pedidos a los diferentes proveedores, recepción de materiales, comunicación a los usuarios y control presupuestario. Configuración del módulo de adquisiciones y WebCat. Desarrollo. Mantenimiento y evaluación.

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Parametrización (I) Versión 99 deUnicorn Configuración general: Sistema multibiblioteca: Sala 1: Alfonso XIII Sala 2: Muralla del Mar Biblioteca Digital Fijar la biblioteca dónde se van a centralizar las adquisiciones. Crear la localización para los registros de adquisiciones

Parametrización (III) Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Parametrización (III) Configuración de WebCat. Establecer los tipos de solicitudes que los distintos grupos de usuarios de la biblioteca pueden enviar a la sección de adquisiciones. Sólo las solicitudes de adquisiciones de PDI y alumnos se gestionan a través del módulo de solicitudes de unicorn.

Parametrización (III) Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Parametrización (III) Configuración del módulo de adquisiciones: Establecer los niveles para las agrupaciones de fondos. Determinar los grupos de proveedores. Establecer la moneda local y las equivalencias con el resto de monedas que vamos a utilizar. Determinar las razones de reclamación Determinar las repuestas de reclamación Establecer tipo de pedido: firme Establecer los código de existencias. Establecer los campos de información adicional tanto en el pedido como en la línea de pedido.

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Gestión de fondos (I) Creación Crear los fondos de acuerdo al reparto presupuestario. Id de fondo conciso y utilizado en el ámbito universitario. Nombre expresivo respecto al contenido del fondo pero no muy largo. En información adicional se utilizará el campo de nota para poner el nombre completo del fondo.

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Gestión de fondos (II) Agrupaciones por niveles. De lo específico a lo general. Centros Departamentos Áreas Programas de doctorado Master...

Gestión de fondos (III) Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Gestión de fondos (III) Establecer el presupuesto de cada fondo y los bloqueos en aquellos campos que nos interesen. Mantenimiento Revisión y ajuste del reparto presupuestario Refinanciación Eliminación de fondos que no se utilizarán en un nuevo ciclo.

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Gestión de fondos (IV) Información del estado de fondo mediante los informes generados por Unicorn Estado presupuestario Estado de pedidos Mensual A Directores y Auxiliares administrativos de Centros, Departamentos , Institutos de investigación, Masters y Servicios universitarios.

Gestión de proveedores Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Gestión de proveedores Crear los ficheros base de proveedores: Id corto y representativo. Grupos. Información sobre reclamaciones, cancelaciones y descuentos. Mantenimiento permanente de los datos del proveedor. Muy importante E-mail actualizado. Comunicación con los proveedores: Pedidos. Reclamaciones.

Gestión de solicitudes Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Gestión de solicitudes Visualización diaria de las solicitudes enviadas por el WebCat. Solicitud de PDI Solicitud de Alumnos Edición de la solicitud: Cambio de estado: nueva-contestada Fecha de visualización y respuesta Texto de respuesta al usuario.

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Gestión de pedidos (I) Crear pedidos Asignación manual del Id de pedido. Utilización del campo “NOTA”de información adicional. Segmentos Obras en varios volúmenes Varios peticionarios De la misma o distinta sala Con el mismo o distinto fondo Distinto fondo y distinta sala Varios ejemplares Para distintos usuarios Para distintos fondos Para distintas salas (códigos de existencias)

Gestión de pedidos (II) Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Gestión de pedidos (II) Enviar los pedidos a los proveedores. Notificar al usuario que su solicitud de compra ha sido procesada. Repuesta del proveedor a la notificación de pedido. Respuesta del proveedor sobre el estado del pedido: agotado, fuera de imprenta... Recepción de los documentos del pedido y de la factura.

Edición de pedido para las notas de agotados, no publicados, etc. Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Edición de pedido para las notas de agotados, no publicados, etc.

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Facturación (I) Crear factura: Especial atención en: Fecha de facturación Campo comentario y nota de información adicional. Enlazar las líneas de factura a la línea de pedido correspondiente. Enlazar cada factura con el fondo correspondiente. Pagar factura.

Facturación (II). Factura con distintos fondos Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Facturación (II). Factura con distintos fondos

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Informes (I) DIARIOS Notificación de compra a las librerías Notificación de compra al usuario Notificación del estado del pedido: AGOTADO AGPI AGFO NOT YET PUB ANULADO Reclamaciones a las librerías

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Informes (II) MENSUALES Información del estado económico de un fondo Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo Control de facturación ANUALES Refinanciación de fondos y proveedores

Notificación de compra a las librerías y a los peticionarios Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Notificación de compra a las librerías y a los peticionarios

Notificación del estado del pedido: Agotados Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Notificación del estado del pedido: Agotados

Notificación del estado del pedido: Anulado, NYP Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Notificación del estado del pedido: Anulado, NYP

Reclamaciones a las librerías Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Reclamaciones a las librerías

Información sobre el estado económico de un fondo. Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Información sobre el estado económico de un fondo.

Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo. Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo.

Control de facturación: Unicorn-Sorolla Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Control de facturación: Unicorn-Sorolla Problemas En Unicorn facturamos todo, en Sorolla sólo facturamos lo que se compra con cargo al presupuesto de la biblioteca. En Unicorn hay varios fondos en Sorolla sólo existe un fondo Soluciones Utilizar la fecha de “facturado el” para diferenciar las facturas que se pagan en Unicorn y Sorolla de las que sólo se pagan en Unicorn.

Control de facturación: Unicorn-Sorolla Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Control de facturación: Unicorn-Sorolla

Refinanciación de fondos y proveedores Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Refinanciación de fondos y proveedores

Borrar las líneas de pedido que contengan: AGOTADO, NYP, ANULADO Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004 Borrar las líneas de pedido que contengan: AGOTADO, NYP, ANULADO