Ventanas Versión estándar Cif - KM GESTIÓN DOCUMENTAL Ventanas Versión estándar CIF S.L. Paseo. de la Castellana,176 28046 – Madrid Tlf. 91 3500 800 - 981 369 110 www.cif.es; Email: cifkm@cif.es 1

PRESENTACIÓN En esta presentación encontrará imágenes de ventanas con ejemplos de una Gestión Documental implantada en una empresa comercial. Todas las ventanas son diseñadas en contenido y aspecto para cada empresa, teniendo en cuenta su forma de trabajo y sector. Este documento le ayudará a entender la composición y funcionalidades que componen la plataforma Cif-KM. No incluyendo operativas automatizadas. CIF S.L. Paseo. de la Castellana,176 28046 – Madrid Tlf. 91 3500 800 - 981 369 110 www.cif.es; Email: cifkm@cif.es 2

Escritorio · Icono de funciones Escritorio con accesos directos a las funciones más utilizadas: Accesos directos a plantillas predeterminadas y búsquedas predeterminadas para el trabajo del usuario. El escritorio y el icono con las funciones de Cif-KM son configurables por departamentos o usuarios.

Guardar archivos en Cif-KM Ejemplo como arrastrar-soltar varios archivos sobre la ventana de creación de documentos en Cif-KM. 4

Fichas de asuntos Fichas de asuntos con archivos guardados. Ejemplos de composición de distintas fichas de documento. Todos los campos y contenidos son configurables y diseñados por departamento o usuario. 5

Fichas de asuntos Ficha de asunto: Destacando características como: Historial del documento. Registro de actuaciones sobre el documento. Permisos: departamentos /usuarios con permisos sobre el documento. Atributos. Clasificación del documento. 6

Funciones útiles Avisos asociados a asuntos: Genera aviso en el calendario, y permite el envío de avisos a usuarios y personas externas a través de email. Combinación de datos en Word y Exportación de resultados. Integración con el correo electrónico: 7

Búsquedas personalizadas Búsqueda personalizada: Selección por clasificación según tipo de contrato. Búsqueda personalizada: Búsqueda por texto. 8

Calendario · Avisos · Notificaciones Calendario: Incluye avisos relacionados con asuntos. Gestión de Avisos y Notificaciones: Las notificaciones son avisos automatizados sobre la documentación. Ejemplo: notificación de cambios realizados en un documento a usuarios de un grupo. 9

Sistema de Organización y Privacidad. Grupos, roles, menús y escritorio : Permiten definir la estructura de permisos de accesos a la documentación y de trabajo. 10

Atributos Atributos: permiten definir cualquier campo de clasificación o datos. Ejemplo de campo para clasificar. 11

Acceso Web Acceso Web: Posibilita el acceso a documentación y a búsquedas personalizadas a través de web. 12