Controlar la Información de la Empresa Lic. Fabricio Moreno Baca Multiversidad 2014

La Naturaleza de Controlar Una Administración moderna necesita métodos y herramientas que permitan una gestión inspirada en los principios de economía y eficacia, recogidos en todos los textos legales que regulan el procedimiento administrativo. En este sentido, una de las funciones primordiales de un programa de gestión de documentos, que toda organización debe tener, será el diseño de los documentos necesarios, diseño normalizado y adecuado a los fines para los cuales se crea cada uno. Vamos a ver algunos criterios y orientaciones prácticas, que deben tenerse en cuenta. Pueden ser objeto de control tres tipos de documentos: aquellos que recogen datos previsibles y estructurables en un formulario impreso, los que combinan datos previsibles y otros variables por su naturaleza así como por su extensión (los que poseen una estructura diplomática conocida pero una tipología y un volumen de información imprevisibles, como puede ser un informe) , y por último aquellos en los que ni siquiera se puede prever su estructura (por ejemplo una carta) .

Es necesario elaborar y mantener al día un catálogo de documentos, que contemple los tipos documentales que necesita la organización. Con ello se evitará la creación de documentos innecesarios, la duplicidad, y será posible la el control de versiones. Se debe establecer un sistema de control documental, para asegurar que todos los documentos se elaboran por las personas adecuadas, y conforme a los criterios establecidos por la organización. Los criterios de diseño, tanto en el aspecto formal como de la apariencia física de los documentos, deben estar recogidos en un manual de normalización de documentos. Este manual debe establecer también las fases y procesos a seguir en la elaboración de los documentos. El diseño de documentos se viene encomendando a los departamentos de organización y métodos (o similares) y a los informáticos, cuando lo lógico sería que la elaboración y control de documentos estuviera a cargo de un equipo multidisciplinar en el que intervinieran aparte de los anteriores, los archiveros y los gestores responsables del correspondiente procedimiento.

¿Porqué Controlar? El propósito de Controlar es asegurar que los resultados de las operaciones se ajusten lo más posible a las metas implantadas. Siempre están presentes 3 elementos o fases en el procedimiento para controlar: Estándares que representan el rendimiento Comparación de los resultados Corrección de defectos y manejo de mejoras

Independientemente de lo que se controle, siempre intervienen estos elementos. El control de los gastos, desde el uno de la luz eléctrica hasta el costo total de los productos; el control de calidad, desde el aspecto de las cartas escritas a máquina hasta la seguridad que ofrezca un motor de aeroplano; el control de las inversiones, desde el número de piezas de repuesto en la caja de herramientas del obrero que hace reparaciones, hasta la inversión en activos fijos de una flota de barcos tanque. Lo mismo aplica para controlar la documentación administrativa generada de nuestras unidades de negocio.

Bien Mal Bien Mal Mal Bien Menciona los 3 tipos de documentos que son objeto de control: PELIGRO: Si no es correcto, nuestra empresa se volverá loca con su documentación administrativa e incendiará sus oficinas ¡¡¡. ¿CUAL ES SU RESPUESTA, SR. DIRECTOR?¡¡¡: ¿Cuáles son las 3 fases del Control de Documentos? PELIGRO: Si no es correcto, el dueño de la empresa se volverá loco por no controlar la documentación y empezará a disparar contra los clientes¡¡¡. ¿CUAL ES SU RESPUESTA, SR. DIRECTOR?¡¡¡: Responde la pregunta del pizarrón: PELIGRO: Si no es correcto, los empleados de nuestra empresa se encomendarán a la Santísima Trinidad para que no sean despedidos por tener un pésimo control en la documentación de la empresa¡¡¡. ¿CUAL ES SU RESPUESTA, SR. DIRECTOR?¡¡¡: Bien Mal Mal Bien Bien Mal