Informes o Manuscritos Dra. Mariel Nieves Hernández Instituto de Administración de Oficinas Recinto Universitario de Mayagüez Tomado de: Quiñones, J y Acosta, M. (2006). Guía de Consulta para el Personal de Oficina. Publicaciones Puertorriqueñas.

Partes del informe Páginas introductorias Portada o página titular Carta de trámite o presentación Tabla de contenido o índice general Lista de tablas, gráficas e ilustraciones Prefacio o prólogo Resumen o sinopsis

Partes del informe Páginas de texto Páginas suplementarias Introducción Cuerpo del informe Conclusiones y recomendaciones Páginas suplementarias Apéndices Bibliografía Índice de materias

Orden de las partes del informe Portada Disposición artística (modelos pgs. 412-414) Información incluida Título - Se escribe en mayúsculas y centrado. Si toma más de dos líneas es a espacio sencillo entre ellas. Subtítulo – las palabras iniciales escriben con letra inicial mayúscula y las demás en minúsculas.

Orden de las partes del informe –Portada Cont. Información para quién es presentado Nombre del departamento, división, etc., nombre del director y nombre de la entidad. A espacio sencillo. Puede preceder Informe para o Presentado a: Las palabras principales se escriben con inicial mayúscula o en mayúsculas sólidas. Centrado en el papel.

Orden de las partes del informe –Portada Cont. Información sobre quién lo presenta Centrado al inferior de la página. Nombre del autor-puede ir precedido de la palabra Por o de la frase Preparado por (con o sin los dos puntos). Título del autor. Lugar y fecha Ciudad y país es opcional Fecha – se escribe la de entrega o presentación.

Orden de las partes del informe Carta de trámite o presentación Debe incluir un mínimo de tres párrafos. El primero introductorio, el segundo el resumen y el tercero expresión de agradecimiento.

Orden de las partes del informe Tabla de contenido Ubicación – puede preceder o seguir a la introducción, prefacio o prólogo. Título principal – en mayúsculas y centrado. Columnas – incluyen título y número de la página. La columna de páginas se identifica con la palabra Página. Contenido – sigue el orden de los temas del informe.

Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.) Contenido – sigue el orden de los temas, unidades, secciones y capítulos del informe. Títulos de unidades o capítulos – se identifican con números romanos. Luego de escribir el número romano se escribe un punto y se dejan dos espacios horizontales para escribir el título. Las palabras principales se escriben con letra inicial mayúscula. (Ejemplo pág. 417)

Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.) Títulos de secciones y temas – Sólo la primera palabra se escribe con letra inicial mayúscula. (Ejemplo páginas 418-419) Subtítulos de secciones y temas – se conocen como títulos de primer, segundo y tercer orden. Pueden enumerarse o identificarse con letras. Sólo la primera palabra se escribe con letra inicial mayúscula.

Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.) Puntos consecutivos – es aconsejable unir las columnas con puntos consecutivos. Números de páginas – se escriben en arábigo. Si el título ocupa más de dos líneas se escribe el número en la última línea.

Orden de las partes del informe Lista de tablas, gráficas e ilustraciones Se utiliza cuando hay bastantes gráficas, tablas o ilustraciones. Se organizan según aparecen en el informe. Se coloca luego del Índice General o Tabla de Contenido.

Orden de las partes del informe Prefacio o prólogo Se escribe en mayúsculas, centrado o al margen izquierdo o derecho. Se explica el propósito del trabajo, métodos utilizados, enfoque usado, utilidad del informe, recomendación sobre el uso del informe. Se da reconocimiento a los que han cooperado en el trabajo.

Orden de las partes del informe Resumen o sinopsis Compendio de la materia incluida en el informe y de los resultados del mismo.

Orden de las partes del informe Páginas del texto Introducción Cuerpo del informe – cada unidad empieza en una página distinta Conclusiones y recomendaciones

Orden de las partes del informe Páginas Suplementarias Apéndices – luego de la última página del texto. Bibliografía – se prepara en orden alfabético, por nombre del autor. Cada ficha se escribe a espacio sencillo con doble espacio vertical entre renglones.

Paginación del informe Encuadernado al borde izquierdo (leftbound) Sin encuadernar (unbound) Encuadernado en el borde superior (topbound).

Paginación del informe No se enumeran pero se consideran para la numeración: Portada, Carta de trámite Llevan numeración consecutiva en números romanos y en minúsculas centrados en el borde inferior del papel: Tabla de contenido, Listas de tablas, Prefacio, resumen.

Paginación del informe Las páginas del texto se enumeran en arábigo y el lugar depende del estilo. Ver ejemplo páginas 430-439

Márgenes Leftbound Primer página Páginas subsiguientes Margen superior 1.5” o 2” (9 ó 12 líneas) Margen inferior 1” (6 líneas) Márgenes Izquierdo y Derecho de 1.5” y 1” Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales Páginas subsiguientes Margen superior e inferior 1” (6 líneas)

Márgenes Unbound Primera página Páginas subsiguientes Margen superior 1.5” o 2” (9 ó 12 líneas) Margen inferior 1” (6 líneas) Márgenes Izquierdo y Derecho de 1” Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales Páginas subsiguientes Margen superior e inferior 1” (6 líneas)

Márgenes Topbound Primer página Páginas subsiguientes Margen superior 2.5” o 2” (15 ó 12 líneas) Margen inferior 1” (6 líneas) Márgenes Izquierdo y Derecho de 1” Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales Páginas subsiguientes Margen superior e inferior 1.5” (9 líneas)

Reglas generales Espacios Cuerpo del informe Tablas de números Preferible a dos espacios Sangradura a cinco espacios Texto justificado horizontalmente División de palabras Tablas de números Espacio sencillo Antes y después de la tabla dejar dos a tres líneas verticales

Reglas generales Títulos y subtítulos Título secundario o subtítulo Centrado y en mayúsculas Título secundario o subtítulo Centrado con letra inicial mayúscula Separar del título por dos líneas Después se dejan tres o cuatro líneas Título de capítulos, etc. A 2” del borde superior, centrado y a tres o cuatro líneas después del título.

Reglas generales Título al margen Antes y después se dejan dos líneas. Se escribe al margen izquierdo en negrillas. No lleva punto final. Palabras principales en mayúscula.

Reglas generales Título de párrafos Antes y después se dejan dos líneas Se sangra a cinco espacios Negrillas. Las palabras principales en mayúscula. Al final del título se escribe un punto El texto del párrafo se escribe en la misma línea del título y separado por dos espacios.

Reglas generales Citas De menos de cuatro líneas van entre comillas dentro del texto del párrafo. Cuatro o más líneas van a espacio sencillo si comillas y sangradas a cinco espacio del margen izquierdo (Según APA 5). Cita de un párrafo el comienzo se sangra a diez espacios y los demás a cinco.

Reglas generales Citas De varios párrafos consecutivos- no se sangran de los lados y cada párrafo se coloca entre comillas. Cita dentro de otra – se colocan encerrada entre comillas simples. Palabras señaladas en letras itálicas dentro de una cita no se subrayan.