Valija
Guía para el uso del servicio de valija Dirigido a: Usuarios de las entidades y dependencias del campus UNAM Juriquilla
Integra el documento original y sus anexos con una grapa, evitando el uso de clips pues en el traslado o su entrega éstos pueden separarse o traslaparse.
Agrega los acuses de recibo por fuera del sobre con una sola grapa que al mismo tiempo sirva para cerrar el sobre. Utilizar más de una grapa, el adhesivo del sobre o cinta Diurex ralentiza los tiempos de entrega y con excepción de los documentos confidenciales, no contribuye a una mayor seguridad o protección de los documentos. Se aprecia no agregar anexos al acuse de recibo, solo suman peso y espacio innecesariamente.
El sobre cumple una función de protección y agrupamiento de los documentos enviados, por lo que no es necesario un sobre por cada oficio o formato. Un sobre puede contener todos los envíos del día, siempre que todos los acuses vayan por fuera, esto elimina el etiquetado y ensobretado individual, ahorrando papel, tiempo, dinero y esfuerzo. Solo en casos de confidencialidad o por así determinarlo el remitente, se utilizará un sobre por cada tema. Cuidemos el medio ambiente y los recursos!
También se promueve el reuso de sobres, con la indicación de cancelar adecuadamente información anterior que pueda confundir los datos actuales tanto de remitente como destinatario. Utiliza un sobre que no sea muy holgado ni muy justo al volumen de los documentos enviados. Evita elevar costos por dimensiones innecesarias. Los datos básicos son nombre, cargo y dependencia. Deben ser claros en quién es el destinatario. Tratándose de sobres también apoyan mucho la dirección, el teléfono y correo electrónico. Finalmente, enlistar los documentos nos da certeza de la trazabilidad del documento.