Subsecretaría de Administración y Finanzas Oficina de Servicios de Compras 23 de enero de 2007 INFORME DE VIAJES CORRESPONDIENTE A 2006 TRANSFORMANDO EL SERVICIO DE VIAJES 2/17/2019

Índice Viajes: Una Parte Integral de Nuestras Funciones El Mandato Transformando el Servicio de Viajes de la Secretaría Objetivos principales Mirando hacia el futuro Nuevo proveedor de servicios Beneficios para la OEA Cumplimiento del mandato relativo a la política de viajes Datos sobre viajes Factores que influyen en los gastos de viajes Fondo Regular Fondos Específicos Viajes por Áreas 2/17/2019

Viajes Una parte integral de nuestras funciones Una inversión para alcanzar los objetivos de la Organización. Permite a la OEA ejecutar sus mandatos mediante la celebración de reuniones, tanto en la sede como en toda la región, para fortalecer la cooperación y avanzar en los intereses comunes. Como principal foro político de la región y un socio principal en el desarrollo de América Latina y el Caribe , la OEA utiliza su singular poder de convocatoria. Los viajes facilitan la participación en las Cumbres, Reuniones Ministeriales, reuniones de alto nivel y foros regionales para establecer contactos. La OEA tiene legitimidad, credibilidad y el mandato para prevenir conflictos, garantizar la paz y proteger los valores democráticos; los viajes son un elemento clave para desempeñar estas funciones. Solamente en 2006, se llevaron a cabo 18 misiones de observación electoral y 4 misiones exploratorias, así como varias misiones de paz al más alto nivel. El diseño y ejecución de las actividades de cooperación para el desarrollo se realizan en función de los países donde se van a ejecutar los programas, lo cual requiere la realización de muchos viajes. Los viajes son un instrumento integral para que la OEA pueda cumplir con sus mandatos. 2/17/2019

Mandato de esta presentación La resolución AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), Sección III Disposiciones Generales, párrafo A.12, solicita a la Secretaría General que: a. prepare e implemente medidas para racionalizar mejor los recursos destinados a gastos de viajes de todas las personas cuyos gastos de viaje son financiados por el Fondo Regular, el FEMCIDI, fondos específicos y fondos fiduciarios administrados por la Secretaría General. b. Implemente mecanismos más efectivos para asegurar el cumplimiento de la regla vigente establecida por el Consejo Permanente que requiere que todos los pasajes financiados con el Fondo Regular, el FEMICIDI, fondos específicos y fondos fiduciarios administrados por la Secretaría General, sean comprados en clase económica, salvo los casos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y el Presidente del Consejo Permanente; e informe trimestralmente al Consejo Permanente sobre los casos en que no se cumpla con esta disposición. c. Instruya a cualquier oficina o unidad que viaje con Fondos Específicos que presente trimestralmente un registro a los donantes. 2/17/2019

Esquema de la presentación En esta presentación, la Secretaría General informa sobre: Sus esfuerzos para transformar la manera en que la OEA lleva a cabo sus actividades de viajes; y Cumplimiento del mandato sobre viajes. Además, la Secretaría proporciona: C. Datos sobre viajes correspondientes a 2006, estableciendo una base para los futuros informes de viajes. 2/17/2019

TRANSFORMANDO EL SERVICIO DE VIAJES 2/17/2019

- Objetivos principales - Diseñar e implementar medidas para una administración más efectiva de los recursos de la OEA destinados a gastos de viajes. Equipar a la OEA con el mejor servicio de viajes disponible; expandir los servicios. Centralizar la provisión de servicios de viajes para lograr una mayor responsabilidad, supervisión y capacidad para la presentación de informes. Asegurar que las actividades de viajes reflejan los objetivos de los programas y proyectos de la Organización. Lograr un alto nivel de satisfacción en los servicios suministrados a los usuarios. Realizar los cambios en forma oportuna y sin contratiempos. 2/17/2019

- Mirando hacia el futuro - En 2007, la Secretaría seguirá abordando las inquietudes que planteen en materia de viajes los órganos rectores y las personas que viajan. Plena implementación de un nuevo proveedor de viajes “ex situ” (fuera de las premisas) para el 28 de febrero de 2007. Centralizar la facturación como parte del programa de administración de costos. Expandir los servicios de viajes a efectos de incluir programas de alojamiento y de alquiler de vehículos. Consolidar y controlar todas las compras por concepto de viajes de la OEA y presentar informes confiables que ayuden a identificar y medir adecuadamente todos los gastos de viajes, así como el cumplimiento de la política de viajes. Alcanzar la meta de la Secretaría de mejores prácticas y una mayor transparencia en las transacciones comerciales. 2/17/2019

Nuevo proveedor de servicios de viajes Antecedentes: Verano 2006 – La Secretaría inicia una búsqueda en el mercado y celebra reuniones de consulta con las personas que viajan y otras organizaciones internacionales. Octubre de 2006 – Publica un llamado a presentación de ofertas para la provisión de servicios de viajes “ex situ”, con fecha de cierre el 2 de noviembre de 2006. Noviembre de 2006 – Realiza una amplia evaluación de las cuatro propuestas recibidas y presenta recomendaciones al Comité de Adjudicación de Contratos (CAC). Diciembre de 2006 - El Secretario General aprueba la recomendación del CAC de adjudicar un contrato a Omega World Travel (Omega) como proveedor de servicios de viajes “ex situ”. Enero de 2007 – Firma del contrato con Omega. Febrero de 2007 – Implementación de los servicios “ex situ” y del sistema personalizado de reserva de pasajes en línea. 2/17/2019

Beneficios para la OEA que ofrece el nuevo proveedor de servicios de viajes Anticipa una mayor calidad de servicios y el cumplimiento Precios y tarifas con las aerolíneas negociados por Omega. Disponibilidad para emergencias 24/7. Bono de inscripción de US$15.000 con aerolíneas selectas (descuentos por anticipado). Servicios VIP 24/7 y líneas de teléfono dedicadas. Acceso a ascensos de clase disponibles sin costo alguno para los viajeros que reúnen las condiciones necesarias para ello. Ofrece estadísticas de viajes mejores y más precisas para fines de presentación de informes. Sistema de reservas en línea personalizado para la OEA. Facilitación de reuniones y conferencias. Oficinas afiliadas en los Estados Miembros. Beneficios y apoyo para los programas, como creación de sitios Web personalizados y celebración de seminarios sobre viajes. 2/17/2019

Cumplimiento del mandato relativo a la política de viajes La Regla de Personal 108.9 (a) y la resolución AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), Párrafo III.A.12.b requieren que todos los pasajes financiados por todos los fondos “sean comprados en clase económica, salvo los casos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y el Presidente del Consejo Permanente”… “salvo las excepciones que se hagan por disposición expresa del Secretario General.” La Oficina del SG ha aplicado con rigor la política que rige las excepciones. La Oficina de Viajes exigió excepciones por escrito antes de emitir pasajes que no fueran de clase económica. En 2006, hubo un costo aproximado de US$209.000 por concepto de pasajes de clase no económica para 10 personas en apoyo a misiones de observación electoral, de paz y otras misiones especiales, de los cuales un 86% se financiaron con Fondos Específicos. Los pasajeros VIP a los que se otorgaron excepciones incluyen dos ex presidentes y varios ex ministros de relaciones exteriores que dirigieron misiones de observación electoral y misiones especiales y desempeñaron sus funciones de modo gratuito, generando ahorros considerables para la Organización. En muchos casos, el costo del pasaje regular en clase económica no difería mucho del costo del pasaje en clase de negocios. La descentralización en el pasado había limitado la capacidad de la Secretaría para controlar a cabalidad el cumplimiento del mandato a nivel de proyectos. Esto se está abordando con nuevos arreglos en los servicios de viajes. En estos momentos, estamos en cumplimiento con las reglas en más del 95%. 2/17/2019

DATOS SOBRE VIAJES 2/17/2019

Datos sobre viajes Factores que influyen en los gastos de viajes: Realidades internas: Una organización más proactiva, con una presencia cada vez mayor en el Hemisferio. Aumento de los viajes debido a misiones de observación electoral y misiones especiales en 2006. Mayor supervisión desde la sede de las operaciones en el campo. Mejor administración de los registros de viajes, pero los datos aún son “incompletos”. Presiones externas: Los mayores gastos de energía y los recargos por el precio de la gasolina se reflejan en el incremento de los costos de los pasajes (un aumento de un 20-25% en 2006 en toda la industria). Incremento de las multas de las aerolíneas por realizar cambios en las reservas de los pasajes de clase económica. 2/17/2019

Datos sobre viajes - Fondo Regular, FEMCIDI y fondos específicos - Total ejecución presupuestaria 2006 Fondo Regular $ 78,0 M FEMCIDI & fondos específicos 58,7 M Total $ 136.7 M Gastos de viajes Tipo de gasto Pasajes $ 4,9 M Viáticos 3,8 M Gastos terminales 0,5 M Viajes por concepto de becas 0,6 M Otros gastos de viajes* 3,3 M Total gastos de viajes $ 13,1 M % de la ejecución presupuestaria 9,6% * Otros gastos de viajes incluyen: costos de repatriación, viajes por educación, prima por millaje, alquiler de vehículo, gastos de teléfono y otros gastos de telecomunicaciones, gastos de instalación, exceso de equipaje, pérdida de efectos personales , viajes en el campo, visas, renovación de pasaportes y gastos misceláneos. 2/17/2019

Datos sobre viajes según el fondo utilizado Gastos de viajes Tipo de gasto Fondo Regular FEMCIDI & Fondos Específicos Pasajes $ 0,7 M $ 4,2 M Viáticos 0,5 M 3,3 M Gastos terminales 0,1 M 0,4 M Viajes por concepto de becas Otros gastos de viajes 2,8 M Total $ 2,3 M $ 10,8 M % de la ejecución presupuestaria 2,9% 18,5% 2/17/2019

Viajes por áreas (en miles de US $) 2006 Desglose % FEMCIDI y Fondos Esp. % Fondo Regular Oficina del Secretario General 527 4,0% 286 54% 241 46% Oficina del Secretario General Adjunto 415 3,1% 345 83% 70 17% Oficina de Conferencias y Reuniones 314 2,4% 292 93% 22 7% Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros 60 0,5% 25 42% 35 59% Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios 160 1,1% 144 90% 16 10% Oficina de Coordinación de Unidades Especializadas 358 2,7% 305 85% 53 15% Órganos, Organismos, Entidades y Dependencias Autónomos y Descentralizados 1,088 8,3% 363 33% 725 67% Subsecretaría de Asuntos Políticos 3,983 30,3% 3,747 94% 236 6% Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral 3,375 25,7% 3,226 96% 149 4% Departamento de Asuntos Jurídicos Internacionales 208 1,6% 45 22% 163 78% Secretaría Ejecutiva de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas 1,479 11,3% 1,358 92% 121 8% Secretaría del Comité Interamericano contra el Terrorismo 414 3,2% 100% 0% Departamento para la Prevención de Prevención de Amenazas contra la Seguridad Pública 265 2,0% 262 99% 3 1% Subsecretaría de Administración y Finanzas 495 3,8% 30 465 Total 13,141 100,0% 10,842 2,299 2/17/2019