SOCIALIZACIÓN PROCESOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Gilma Sampayo Franco Coordinadora Grupo Participación Ciudadana y Comunicaciones Bogotá D.C., Diciembre 9 de 2005

CONTROL DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN QUEJAS Y RECLAMOS

CONTROL DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN QUEJAS Y RECLAMOS 1. OBJETIVO Facilitar al ciudadano el acceso a los mecanismos de participación ciudadana mediante la implementación de las herramientas de forma ágil, eficaz y oportuna 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos del Ministerio de Minas y Energía.

CONTROL DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN QUEJAS Y RECLAMOS 3. DEFINICIONES[1] Derecho de Petición: Es un derecho fundamental que tiene toda persona de formular en forma verbal o escrita, ya sea de interés general o particular peticiones respetuosas a las entidades públicas sobre las materias de su competencia. Así como también podrá elevar consultas, solicitar información y obtener copias de los documentos públicos, siempre y cuando éstos no tengan el carácter reservado conforme a la constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. Quejas y Reclamos: Es un mecanismo que permite al ciudadano presentar quejas o reclamos ante las entidades públicas o particulares que presten servicios públicos. 4. NORMATIVIDAD Constitución Política de 1991, Artículo 23 Ley 190 de 1995, Artículo 55 [1]Las definiciones fueron establecidas de acuerdo a los parámetros de la resolución 181169 de 19 de septiembre de 2001

Funcionarios Grupo de Gestión Documental PROTAGONISTAS Funcionario Grupo de Participación Ciudadana Ciudadano Funcionarios Grupo de Gestión Documental

Inicio

Recibir, direccionar e incluir en Base de Datos SICOR 5. DESARROLLO Recibir, direccionar e incluir en Base de Datos SICOR Ciudadano Cuando se recibe un derecho de petición escrito,

Recibir, direccionar e incluir en Base de Datos SICOR Funcionario Grupo de Gestión Documental el auxiliar administrativo de gestión documental, revisa que el documento contenga los siguiente datos:

Recibir, direccionar e incluir en Base de Datos SICOR Nombre, asunto, dirección, anexos, y firma del peticionario

Recibir, direccionar e incluir en Base de Datos SICOR Funcionario Grupo de Gestión Documental los cuales se ingresan a la base de datos SICOR

Funcionario Grupo de Participación Ciudadano Si la petición es verbal, ésta se recibe por la Secretaria del Grupo de Participación Ciudadana, quien transcribe la petición con las especificaciones mencionadas, para su radicación y trámite.

Traslado del Derecho de Petición o Reclamo al Grupo de Participación Ciudadana Funcionario Grupo de Gestión Documental Una vez radicado el documento, se direcciona al Grupo de Participación Ciudadana para su trámite

Recibir el Derecho de Petición, Queja y Reclamo debidamente radicado e incluido en Base SICOR El Grupo de Participación Ciudadana recibe el documento por parte del CADA y se firma la planilla de entrega de documentos

¿Corresponde a un derecho de petición, queja y/o reclamo? Se revisa la información del documento si es derecho de petición, queja, reclamo o copia de respuesta, se prepara para su direccionamiento a la oficina de competencia.

Direccionamiento al competente Se analiza y decide que área es la competente para dar respuesta a la solicitud del interesado.

Direccionamiento al competente Se ingresa en el sistema de correspondencia SICOR la fecha de vencimiento y datos de clasificación.

Direccionamiento al competente Luego se imprime el Formato de Derecho de Petición, para ser entregado con el documento a la dependencia correspondiente para su respectiva respuesta.

Direccionamiento al competente Paralelamente se ingresa en la base de datos de excel del Grupo de Participación Ciudadana, la fecha de ingreso y de respuesta, asunto, remitente, oficina de destino y observaciones.

Entrega Derecho de Petición de Queja y Reclamo Se lleva el documento al área correspondiente y el Grupo de Participación Ciudadana archiva una copia del Formato de Derecho de Petición, firmada por quien recibe para su posterior seguimiento.

Seguimiento Diariamente se revisa la base de datos para verificar la fecha límite de respuesta. Un día antes, si no han contestado en la fecha de vencimiento se da mensaje de alerta para prevenir incumplimiento a los términos de Ley.

Elaboración respuesta y envió copia al grupo de Participación Ciudadana El responsable da respuesta al derecho de petición, queja y/o reclamo, dentro de los términos de Ley, procede a contestar al peticionario, y/o en dar traslado si es el caso, a la entidad pertinente. En cualquiera de los dos casos debe enviar copia de la respuesta al Grupo de Participación Ciudadana, para su control.

Actualización Base de Datos Se actualiza la base de datos con la respuesta recibida, se procede a archivar la copia del formato de derecho de petición junto con la copia de la respuesta.

Solicitudes de información Se recibe y atiende las inquietudes y consultas de los ciudadanos, ya sean personales, telefónicas o correo electrónico.

Solicitudes de información CADA Correo electrónico: cuando es por éste medio y el Grupo de Participación Ciudadana no puede dar respuesta directamente, lo envía al CADA para que se radique y se envié a la dependencia que debe dar respuesta al solicitante. Así mismo se envía copia de la respuesta al Grupo de Participación Ciudadana para ser archivada para el informe mensual y trimestral que se remite a Secretaría General y Ministro respectivamente.

Solicitudes de información Llamadas Telefónicas: Cuando las solicitudes se realizan por este medio a través de la línea directa 2222002 o la línea gratuita 018000910180.

se registra en el Formato de Solicitudes de Información Telefónica CC-MP-P-01-F01, donde se indica, el nombre, fecha, asunto y trámite dado. Este se archiva para que el grupo de Participación Ciudadana elabore el informe mensual y trimestral que se remite a Secretaría General y Ministro respectivamente

FIN

PRESTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS

PRESTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS 1. OBJETIVO Facilitar a usuarios internos y externos el acceso a la información bibliográfica que poseen diversas entidades de la ciudad. 2. ALCANCE Aplica a todos los funcionarios del Ministerio de Minas y Energía, interesados en solicitar en préstamo el material bibliográfico que poseen diversas entidades de la ciudad.

PRESTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS 3. DEFINICIONES Convenio Interbibliotecario: Es el acuerdo al que llega el Ministerio de Minas y Energía y una entidad externa manifestando mediante oficio escrito, el interés de facilitar el acceso bibliográfico en sus instalaciones o de suministrar en calidad de préstamo su material, para beneficio mutuo de los usuarios de cada una de las entidades. Préstamo interbibliotecario: Es el servicio directo que se presta a los usuarios de cada entidad interesada en acceder al material bibliográfico, luego de establecer el convenio entre entidades, y en el que se suministra al usuario beneficiario la consulta o préstamo del material de su interés bajo responsabilidad de la institución solicitante. 4. NORMATIVIDAD Parámetros internos de biblioteca y publicados en Intraminas y página Web, donde se determina tiempo de préstamo, formatos a utilizar, bases de datos para control de préstamo y sanciones.

PROTAGONISTAS Funcionario Grupo de Participación Ciudadano Usuario

Inicio

Elaborar, oficio de interés para establecer convenio 5. DESARROLLO Elaborar, oficio de interés para establecer convenio El Ministerio de Minas y Energía o una entidad externa manifiesta mediante un oficio, su interés de establecer convenio interbibliotecario anexando formatos de la entidad interesada e indicando firmas autorizadas.

Elaborar oficio de respuesta al interés de establecer convenio El Ministerio de Minas y Energía o la entidad receptora contesta el oficio, manifestando el interés de establecer convenio interbibliotecario, anexando formatos de la entidad e indicando firmas autorizadas.

Divulgar Se divulga por Intraminas, las entidades con las cuales se tiene convenio interbibliotecario y el reglamento o las recomendaciones de cada una de ellas.

Efectuar solicitud de préstamo Usuario El usuario solicita en la biblioteca de su entidad el préstamo de material bibliográfico de otra entidad.

Verificar el convenio interbibliotecario Funcionario Grupo de Participación Ciudadano Se verifica si hay convenio con la entidad de donde se requiere el material.

¿Hay convenio?? ? ? Se revisa y verifica que se haya establecido el convenio con la entidad interesada, si lo hay, se continua con el procedimiento; de lo contrario se inicia el procedimiento elaborando el oficio manifestando el interés de establecer el convenio.

Diligenciamiento de formatos autorizados Se diligencia Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario CC-MP-P-02-F02, indicando fechas de vencimiento y autorizando al usuario recoger el material requerido en la entidad correspondiente.

Ingresar a la base de datos de control de préstamos, la información del servicio Se ingresa en la Base de Datos Control de Prestamos la información especificando: los datos bibliográficos, los responsables de devolver el material y la fecha de vencimiento.

Devolver el material bibliográfico El usuario devuelve el material a la entidad prestamista

Si ¿Se devolvió a tiempo? Se recibe material y se ubica en la estantería, se descarga de la base de datos y se devuelve copia de formato de préstamo al usuario para ser llevado a la entidad solicitante como copia de devolución.

Se recibe material vencido y se ejecuta sanción No ¿Se devolvió a tiempo? Se recibe material vencido y se ejecuta sanción Se recibe material y se ubica en la estantería, se descarga de la base de datos y se devuelve copia de formato de préstamo al usuario para ser llevado a la entidad solicitante como copia de devolución, indicando la sanción correspondiente por incumplimiento a fecha de vencimiento

Fin

¡Muchas Gracias!