Herramientas para la Evaluación y Control de Proyectos Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” Escuela de Industrial Herramientas para la Evaluación y Control de Proyectos Jonathan García Ing.Industrial

Mundo Cambiante Ahora Visión Entorno Barrera Estrategia Es el sueño de la organización Implementación de planes de acción

Términos Básicos PROYECTO: Según Baca Urbina (2010) Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema, la cual tiende a resolver una necesidad humana. Según Sapag Chain (2007) Cualquiera que sea la idea que se pretende implementar, la inversión, la metodología o tecnología por aplicar, ella conlleva necesariamente la búsqueda de proposiciones coherentes destinadas a resolver las necesidades de la persona humana. Según American Management Institute Es una combinación de recursos (humanos y no humanos) reunidos en una organización temporal para alcanzar un objetivo especifico.

Términos Básicos PROYECTO Es un conjunto de actividades que requieren para su ejecución de un conjunto de recursos, y que se desarrollan siguiendo una secuencia lógica en un ambiente que puede ser favorable o adverso, con el fin de lograr un objetivo. PROYECTO INDUSTRIAL Según Baca Urbina (2001), se puede describir como un plan que, si se le asigna determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, podrá producir un bien o servicio, útil al ser humano o a la sociedad en general.

ELEMENTOS DE UN PROYECTO ACTIVIDADES (LAS COSAS QUE HACEMOS) RECURSOS (LAS COSAS QUE USAMOS) PROYECTO OBJETIVO RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES CAPITAL TIEMPO AMBIENTE FÍSICO ECONÓMICO SOCIAL JURÍDICO POLÍTICO TECNOLÓGICO Fuente: Pedro Briceño, 1995

COMO GENERAR UNA IDEA DE PROYECTO

FASES, ETAPAS Y OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS Planificación o iniciación Identificación de la idea del proyecto (Análisis preliminar) Estudio de prefactibilidad (Ingeniería Conceptual) Estudio de factibilidad (Ingeniería Básica) Identificar y analizar las metas del proyecto. Establecer los objetivos. Identificar y clasificar las posibles soluciones técnicas convenientes. Elaborar la ingeniería conceptual del proyecto. Analizar y evaluar la viabilidad técnica y económica de las soluciones previas. Elaborar la ingeniería básica del proyecto (diseño preliminar) Fuente: Nedy Bracho, 1995

FASES, ETAPAS Y OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS Evaluación Decisión Decidir acerca de la adopción de la solución más prometedora y obtención del financiamiento. Ejecución Ingeniería de detalle Procura de materiales y contratos Construcción de las instalaciones y puesta en marcha Elaborar y aprobar los planos de detalle, especificaciones, listas de materiales, programa de ejecución, estimaciones de costos y demás documentos pertinentes. Adquirir todos los materiales y equipos necesarios para la construcción y puesta en marcha. Otorgar la buena pro del contrato de construcción. Entregar el producto, instalación o sistema terminado, ensayado, rectificado y aceptado (rendimiento, tiempo y costo óptimo)

VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO Categoría Empresa en marcha Proyecto OBJETIVOS Prioritización Vigencia Maximización de las utilidades Calidad producto-servicio Permanentes Calidad de las instalaciones Costo/relación de valor Plazos mínimos Transitorios ORGANIZACIÓN Tipo Duración Relaciones Información Funcional Estable Indefinida A través de líneas de mando Mayormente por sistemas formales Matricial, coordinación, mixta, dinámica, cambiante Definida A través de líneas verticales, horizontales y diagonales Compartida, formales e informales Fuente: Pedro Briceño, 1995

VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO Categoría Empresa en marcha Proyecto SITUACIONES DE EXCEPCIÓN Frecuencia Reacción Tiempo de respuesta Escasas A través de procedimientos y mecanismos preestablecidos Permite análisis y búsqueda de una solución óptima Muy frecuentes A través de coordinación-acción Búsqueda de una buena solución en el plazo mínimo RECURSOS HUMANOS Dotación Cultura organizacional Estable y con permanencia Homogénea y en base a la experiencia de la empresa Dinámica y mayoritariamente transitoria Heterogénea y en base a experiencias externas al proyecto Fuente: Pedro Briceño, 1995

VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO Categoría Empresa en marcha Proyecto RECURSOS HUMANOS Motivaciones laborales Relación contractual Sistema de administración beneficios Objetivos de la empresa, estabilidad, condiciones económicas, desarrollo de la empresa Contratos indefinidos, funciones definidas, jornadas estables directas Más bien rígidos y generales Contratos a plazo fijo/obra, jornadas variables, directa o a través de terceros Contratos a plazo fijo/obra, jornadas variables, directa o indirecta Flexibles Fuente: Pedro Briceño, 1995

CICLO DE EJECUCIÓN DE UN PROYECTO Esfuerzo Operar Implantar Definir Conceptualizar Visualizar Planificación del negocio Definición y desarrollo Ejecución del proyecto Operación de la instalación Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS Uno de los principales problemas que se observan al evaluar un proyecto es la gran diversidad de tipos que se pueden encontrar , dependiendo tanto del objetivo del estudio, como de la finalidad de la inversión .

TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS Según Clasificación Observaciones Plazo de ejecución Corto plazo Mediano plazo Largo plazo Tiempo de ejecución < 1 año Tiempo de ejecución entre 1 y 2 años Tiempo de ejecución más de 2 años Existencia de instalaciones previas Revamp Grass Root Comprende la remodelación y/o ampliación de instalaciones existentes Comprende la ejecución de un proyecto desde cero, es decir, desde el acondicionamiento del terreno

TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS Según Clasificación Observaciones Área de inversión Producción de bienes Producción de servicios Investigación Estos a su vez se subclasifican en producción de bienes primarios o secundarios Estos a su vez pueden ser proyectos en el área de servicios de infraestructura, en el área de servicios básicos (salud, educación, entre otros) u otros servicios Estos a su vez pueden ser en ciencias exactas o en ciencias aplicadas Beneficio que persigue Proyectos de inversión de capital Proyectos sociales Son aquellos que se realizan con fines de lucro, es decir, buscan la rentabilidad de la inversión Son aquellos que buscan satisfacer una necesidad social más no la rentabilidad de la inversión

TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS Según Clasificación Observaciones Alcance de los servicios al cliente Proyectos I Proyectos IP Proyectos IPG Proyectos IPGC Aquellos que solo involucran el desarrollo de la ingeniería del Proyecto, en cualquiera de sus fases: conceptual, básica o detalle. Aquellos que involucran, además de la ingeniería del proyecto, la procura Aquellos que además de la ingeniería y la procura de materiales, incluye en su alcance la gerencia de construcción. Son llamados proyectos “llave en mano” ya que incluye en el alcance la ejecución de todas sus fases

OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS El objetivo de la administración o gerencia de proyectos es alcanzar el uso más efectivo y eficiente de los recursos asignados al proyecto, de manera que el objetivo pueda ser alcanzado: En la fecha planificada. Dentro de los costos presupuestados En concordancia con las especificaciones técnicas exigidas por el cliente Manteniendo buenas relaciones entre el personal involucrado y en completa armonía con los factores ambientales cambiantes Administrar un proyecto es lograr alcanzar los parámetros de tiempo, costo y calidad exigidos por el cliente, manteniendo un ambiente armonioso y favorable.

Las etapas de planificación son: ¿QUÉ ES PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS? Planificar un proyecto es darle respuesta al qué, cuándo, dónde y por qué de cada uno de los elementos que conforman el proyecto. Las etapas de planificación son: Diagnostico Programación Discusión y decisión Ejecución y control

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO Organizar el trabajo a ejecutar Decidir, quién, qué, cuándo, dónde y por qué se realizará cada trabajo Determinar los recursos requeridos Asignar estos recursos en el tiempo Asignar y definir responsabilidades Integrar los trabajos de todas las organizaciones Establecer sistemas eficientes de comunicación Coordinar las actividades y el personal Estimar tiempos de iniciación y terminación Manejar sucesos y cambios inesperados Proporcionar las bases para el control presupuestario y financiero

ANALÍTICA DE UN PROYECTO? ¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA ANALÍTICA DE UN PROYECTO? La estructura analítica (EAP) es la división natural del proyecto en niveles de trabajo u objetivos más específicos, que permitan cuantificar y medir las variables de control, que son: tiempo, horas-hombre, costos, calidad y progreso físico. El objetivo de la EAP es: Nombre del proyecto Sub-proyecto 1 2 División 2.1 2.2 Paquete 2.2.1 Actividad 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.2 3 Nivel 3 Nivel 0 Nivel 1 Identificar y definir el trabajo a ejecutar Identificar los centros de responsabilidades de estos trabajos Formalizar la estructura desde los objetivos estratégicos hasta la base divisional de los mismos, a través de la planificación, organización, integración, dirección y control del trabajo a ser realizado Nivel 2 Nivel 4

EJEMPLO DE EAP GRÁFICA Nivel 0 Nivel 2

EJEMPLO DE EAP TABULAR Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Proyecto Fase Paquete Actividad Ampliación y reacondicionamiento de la Planta INLACA Ingeniería del proyecto Obras civiles Distribución de planta Electricidad Mantenimiento Máquinas Edificio exterior Construcción Interrupción y arranque Transformadores alumbrado Montaje de maquinaria Acondicionamiento de maquinaria Gerencia del proyecto Planificación y control Servicios administrativos Servicios generales Contabilidad Contratos Control de calidad

¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS PARA ELABORAR LA EAP? La EAP debe comprender todo el trabajo a ejecutar Debe permitir la asignación del trabajo a cada paquete La selección de la unidad mínima de desagregación, debe permitir la contabilización de las variables de control Debe ser orientada hacia el objetivo del proyecto y no hacia la función Debe estar asociada a la estructura organizativa del proyecto

GERENTE DEL PROYECTO CON ESTRUCTURA MATRICIAL Personal Asignado al Proyecto Personal del proyecto

¿QUÉ ES EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE UN PROYECTO? Éxito del Proyecto Conjunto de actividades Toma de decisiones rápidas y oportunas Sistema de Información Acciones correctivas Información veraz y oportuna

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Necesidades de información Toma de decisiones Objetivo Determinación de Decisiones gerenciales Obtención de la información Elaboración de la información Comparación Real vs. Plan Detección de las desviaciones

niveles de desagregación SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN Proyecto Subproyecto niveles de desagregación código básico Divisiones Paquetes Actividades

Ejemplo: Producto SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN Código básico 03 VII VIII IX Elemento a controlar Tipo de producto Disciplina responsable N° consecutivo

SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN ¿CUÁL ES EL ALCANCE DEL SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN El sistema de identificación permite determinar: El proyecto y el tipo de proyecto. Cualquier nivel de desagregación del proyecto Archivos del proyecto Documentos del proyecto: cálculos, planos, etc. Correspondencia Especificaciones, requisiciones y ordenes de compra Equipos y materiales Contratos Mano de obra Documentos del cliente y terceros (suplidores, contratistas) El sistema de identificación del proyecto, define cada componente de la EAP a fin de facilitar: la captura u obtención de la información para su análisis. La recolección progresiva de la información a través de los diferentes niveles de la EAP.

ALCANCE DE UN PROYECTO Según Clements (1999), es todo trabajo que se tiene que hacer para lograr el objetivo del proyecto a satisfacción del cliente. En este alcance se conforma el objetivo general y los específicos para alcanzar el éxito y metas del proyecto.

FORMULACION Y EVALUACION

FORMULACION Y EVALUACION INTRODUCCION: Breve reseña histórica del desarrollo y uso de los productos, además de precisar los factores relevantes que influyen directamente en su consumo. MARCO DE DESARROLLO: Sitúa el estudio en las condiciones económicas y sociales, y aclara por que se pensó en emprenderlo. OBJETIVO DEL ESTUDIO: Verificar que existee un mercado potencial insatisfecho y que es viable, desde el punto de vista operativo, demostrar que existe tecnologia para producirlo y demostrar la rentabilidad.

FORMULACION Y EVALUACION ESTUDIO DE MERCADO: Es la determinación y cuantificación de la demanda y oferta, análisis de los precios y el estudio de comercialización. ESTUDIO TECNICO: Presenta la determinación del tamaño y localización optima de la planta, la ingeniería del proyecto, el análisis organizativo, administrativo y legal. ESTUDIO ECONOMICO: Ordena y sistematiza la información de carácter monetario que proporcionan las etapas anteriores y elabora los cuadros analíticos que sirven de base para la evaluación económica.

FORMULACION Y EVALUACION EVALUACION ECONOMICA: Con métodos de evaluación que toman en cuenta el valor del dinero a través del tiempo, anota sus limitaciones de aplicación y los compara con métodos contables de evaluación que no toman el valor del dinero a través del tiempo, y muestra la aplicación practica de ambos. ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO: Enfoque analítico administrativo porque no solo cuantifica al riesgo, sino que, mediante su administración, previene la quiebra de la inversión al anticipar la situación para evitarla.

TECNICAS DE EVALUACION DIAGRAMAS PERT.(TECNICAS DE REVISION Y EVALUACION DE PROYECTOS). DIAGRAMAS CPM.(METODO DEL CAMIMO CRITICO). CURVAS DEL PROYECTO S Y BELL. PROGRAMA PROJECT. PROGRAMA PRIMAVERA.

GRACIAS POR SU ATENCION