Comité Ejecutivo del GNUD Enfoque armonizado de transferencias de efectivo a los asociados en la ejecución Octubre de 2005

Panorama de la sesión Panorama general del enfoque armonizado de transferencias de efectivo Análisis de los elementos y herramientas básicos del enfoque Tarea en grupo: Aplicación del enfoque: cuestiones de interés, soluciones, funciones Puesta en marcha y pasos para facilitar la aplicación

¿Por qué el enfoque armonizado de transferencias de efectivo? Llamamiento de los Estados Miembros (Examen trienal amplio de la política): Armonizar y simplificar los procedimientos y así reducir los costos de transacción Aumentar el sentido de propiedad nacional

¿Por qué el enfoque armonizado de transferencias de efectivo? (cont.) Nuevo consenso sobre la asistencia (Roma y París): Planes nacionales – marco para la cooperación con los donantes Apoyo presupuestario, una opción Sentido de propiedad nacional, basado en el fortalecimiento de la capacidad Utilización de los sistemas nacionales Centrarse en el desempeño y los resultados, y no en los insumos

¿Por qué el enfoque armonizado de transferencias de efectivo? (cont.) Respuesta de las Naciones Unidas a los desafíos: Poner los planes nacionales de desarrollo como eje de la programación de las Naciones Unidas en los países Aumentar la utilización de sistemas nacionales Actividades más centradas en el fortalecimiento de la capacidad nacional

Enfoque armonizado: principales disposiciones Gestión del riesgo vs. sistema de controles Un conjunto armonizado y simplificado de procedimientos para administrar las transferencias de efectivo: Solicitud/desembolso/informes (FACE) Auditorías ¡¡¡Centrarse en las necesidades de los programas y no en los procesos administrativos!!!

Gestión del riesgo vs. Sistema de controles Evaluación previa del riesgo (2 niveles) Disminución del riesgo detectado mediante: Selección de una modalidad y procedimientos adecuados de transferencia de efectivo Alcance y frecuencia de las actividades de garantía

Modalidades de transferencia de efectivo Transferencia directa de efectivo Reembolso Pago directo Ejecución directa por el organismo

Proceso común de programación del país ECP Planes de trabajo anuales MANUD Matriz de resultados Reuniones de estrategia conjunta Documento sobre el programa común Plan de acción del programa del país Examen anual

Elementos básicos y herramientas del enfoque Macroevaluaciones y microevaluaciones Actividades de garantía Autorización de financiación y certificado de gastos (FACE)

Macroevaluación Un examen de las evaluaciones existentes del sistema nacional de gestión de las finanzas públicas Se realiza una vez por ciclo de programación, en lo posible al preparar la ECP Directrices para su preparación: Anexo II y Nota técnica 2 Destacar: Si no se ha realizado una evaluación, promover su realización por el gobierno y el Banco Mundial Banco Mundial: Evaluación de la capacidad de gestión financiera del país; Estudio del gasto público; Análisis institucional y de gobernanza; Banco Mundial y FMI: Evaluación de la capacidad de gestión de las finanzas públicas de los países pobres muy endeudados (PPME); Examen de la transparencia fiscal Organismos bilaterales y otros bancos: DFID, CIDA, BAsD Si ya se realizó una ECP: incluir la macroevaluación en el examen anual del MANUD En todos los casos comenzar a utilizar el enfoque armonizado al inicio de un nuevo plan de trabajo anual

Objetivos básicos: Objetivo de gestión financiera: Brinda antecedentes para la selección de las modalidades de transferencia de efectivo y las actividades de garantía adecuadas; Permite determinar si la entidad fiscalizadora superior está en condiciones de auditar a los asociados en la ejecución Una lista de verificación para determinar los riesgos relacionados con el sistema de gestión de las finanzas públicas de un país – 11 indicadores Elaboración y ejecución del presupuesto nacional Cumplimiento de las normas de contabilidad del sector público y los mecanismos de control interno Control del efectivo Auditoría y supervisión Fortaleza de los sistemas financieros y el personal

Objetivos básicos (cont.): Objetivo de desarrollo: Garantizar el conocimiento del sistema de gestión de las finanzas públicas, incluidos sus puntos fuertes y débiles Determinar las oportunidades de fortalecimiento de la capacidad Destacar: Objetivo de fortalecimiento de la capacidad: fomentar el apoyo al fortalecimiento de la capacidad del sistema de gestión de las finanzas públicas; recabar financiación para dicho apoyo; en lo posible, incluir el apoyo de las Naciones Unidas en el MANUD.

Macroevaluación: principios No impone condiciones No otorga una calificación oficial del riesgo El gobierno debe formar parte del proceso

Principios (cont.) Deben utilizarse evaluaciones existentes Si no hay una macroevaluación, las Naciones Unidas alientan al gobierno a emprenderla El Equipo de las Naciones Unidas en el país interpreta la información disponible con ayuda de expertos

Informe de la macroevaluación Debe ser elaborado por un consultor calificado o por personal del organismo La preparación debería llevar unas 4 semanas Debe ser breve e incluir: Un resumen de las conclusiones respecto de las esferas decisivas Un resumen de los riesgos relativos a las modalidades de transferencia de efectivo Una evaluación de la entidad fiscalizadora superior Brechas de capacidad y oportunidades de fortalecimiento de la capacidad Lista de verificación cumplimentada El informe debería tener unas 4 hojas, excluidos los anexos. En el Anexo II del documento del marco figura la lista de verificación. El informe debería analizarse con el gobierno y entregarse copias a las instituciones que compartieron sus informes y a los asociados en la ejecución. Esferas: presupuestos, controles internos, control de caja, sistemas de auditoría y supervisión, sistemas y personal.

(Directrices: Anexo III, Notas técnicas 1,3 y 5) Microevaluación Una evaluación de la idoneidad de los sistemas de gestión financiera y los controles internos de un asociado en la ejecución Se realiza una vez por ciclo de programación Consultor o empresa de consultores Límite: 100.000 dólares por año de todos los organismos de las Naciones Unidas (Directrices: Anexo III, Notas técnicas 1,3 y 5)

Objetivos básicos Objetivo de desarrollo: Determinar los puntos fuertes y débiles de las prácticas de gestión financiera de un asociado en la ejecución Detectar esferas posibles de fortalecimiento de la capacidad

Objetivos básicos (cont.) Objetivo de gestión: Asistir en la elección de las modalidades de transferencia de efectivo más adecuadas Orientar la decisión sobre la frecuencia y el alcance de las actividades de garantía Brinda una calificación del riesgo, pero no “aprueba” ni “reprueba” a los asociados en la ejecución

Listas de verificación de una microevaluación Lista de verificación A (evaluación simple) Trabajó con el asociado durante más de dos años Buenos controles internos Presentación de informes financieros en los plazos acordados Se mantiene la administración No hubo “incidentes” importantes El mismo tipo de programa Se prevén volúmenes semejantes En el Anexo V del cuaderno de ejercicios de los participantes figuran ejemplos de listas de verificación.

Listas de verificación de una microevaluación Lista de verificación B (evaluación pormenorizada) Condición jurídica del asociado Corriente de fondos Personal Políticas y procedimientos contables Auditorías interna y externa Presentación de informes y supervisión Sistemas de información

Informe de la microevaluación Calificación general del riesgo (alto o bajo) Resumen de la metodología utilizada Descripción de la capacidad en cada esfera Descripción de los riesgos Recomendaciones para mitigar el riesgo Lista de verificación cumplimentada El informe debe tener 3 o 4 hojas, excluidos los anexos. Véase el Anexo V del cuaderno de ejercicios de los participantes.

Garantía Conocer de los controles internos y las prácticas de gestión financiera del asociado Determinar si los fondos se utilizaron para los fines previstos Verificar la exactitud de la información presentada por el asociado sobre la utilización de fondos a fin de garantizar que los gastos sean veraces y fiables

Principios básicos La frecuencia y el alcance de las actividades de garantía dependen del nivel de riesgo detectado y el total a transferir Invertir más en las actividades de garantía de los asociados más “débiles”

Actividades de garantía Auditorías programadas Exámenes in situ Verificaciones al azar Auditorías especiales para abordar puntos débiles concretos Garantía programática Supervisión sobre el terreno Exámenes anuales

Auditorías programadas Frecuencia: Una vez por ciclo ¿A quién debe auditarse? Al asociado que firma el plan de trabajo anual, es decir, el mismo que firma el formulario de autorización de financiación y certificado de gastos (FACE) A todo asociado en la ejecución sujeto a una microevaluación

Auditorías programadas (cont.) Límite: 500.000 dólares de todos los organismos de las Naciones Unidas por ciclo ¿Quién debe realizar la auditoría? La entidad fiscalizadora superior Una empresa de contabilidad pública El organismo de las Naciones Unidas puede encargar una auditoría (disposiciones del plan de acción del programa del país)

Formulario FACE: ¿para qué sirve? Para reducir la complejidad de los procedimientos de gestión de las transferencias de efectivo a los asociados en la ejecución Para reducir los costos de transacción de los asociados en la ejecución y el personal de los organismos de las Naciones Unidas De este modo, se dispone de más tiempo para centrarse en cuestiones programáticas Segunda respuesta: Un único sistema para todos permite reducir la carga administrativa de los asociados en la ejecución.

¿Qué función cumple el FACE? Certifica gastos y constituye la base para el desembolso de fondos para el período siguiente Funciona como solicitud de gastos, verificación de gastos realizados y factura Permite desembolsos trimestrales, en lugar de desembolsos por transacción Apoya los adelantos, los pagos directos y los reembolsos

Ventajas del FACE No requiere documentación de respaldo (como facturas) Todos los organismos del Comité Ejecutivo del GNUD y los asociados utilizan el mismo formato El efectivo desembolsado y no utilizado se reprograma

Directrices El FACE debe alinearse con el plan de trabajo anual y centrarse en el registro de las solicitudes y los gastos en el nivel de las actividades que figuran en el plan de trabajo anual El plan de trabajo anual debe incluir el signatario (o los signatarios) del formulario FACE Las partes acuerdan la delegación de la firma del FACE En general, la entidad que firma el plan de trabajo anual es la misma que debe firmar el formulario FACE

Directrices (cont.): La solicitud de financiación mediante el formulario FACE debe estar acompañada de la estimación pormenorizada de los gastos basada en las directrices de los organismos correspondientes La lista pormenorizada que se debe adjuntar al formulario FACE debe acordarse en el plano nacional y depende de la naturaleza de la actividad El ciclo normal de desembolsos del FACE es trimestral

Secuencia Macroevaluación ECP Actividades destinadas a zanjar las brechas de capacidad MANUD Acuerdo sobre principios y actividades Plan de acción del programa del país Microevaluaciones y acuerdo sobre las actividades de garantía para cada asociado en la ejecución antes de los planes de trabajo anuales FACE una vez que se haya firmado el plan de trabajo anual

Preocupaciones comunes respecto del enfoque armonizado de transferencias de efectivo: La no aceptación de las evaluaciones y sus resultados por los asociados en la ejecución; La falta de acuerdo sobre los riesgos entre los distintos organismos de las Naciones Unidas Resistencia de los asociados en la ejecución a las actividades de garantía Financiación de las evaluaciones y las auditorías

Más información… www.undg.org