PROCEDIMIENTO BASICO PARA LA INVESTIGACION EN AUDITORIA ADMINISTRATIVA PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACION RECOPILACION DE DATOS ANALISIS DE DATOS FORMULACION DE INFORME IMPLEMENTACION E IMPLANTACION EVALUACION LIC. JULIO VASQUEZ DOCENTE DE LA FACULTDAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACION Determinación de la naturaleza del problema Definición y fijación del objetivo de la investigación Investigación preliminar Autorización para realizar el estudio Plan de acción

Determinación de la naturaleza del problema Se debe buscar fuentes de captación de información para formular objetivamente la caracterización de la problemática y por ende se señalara la naturaleza del problema

Definición y fijación del objetivo de la investigación Detectado el problema y analizados sus elementos debe definirse y fijarse el objetivo por alcanzar, teniendo presente la disponibilidad de recursos

Investigación preliminar Definido el objetivo del estudio, es conveniente realizar una investigación preliminar que podría motivar una reformulación de los objetivos planteados como consecuencia de la magnitud d el tarea por realizar, así como indicar algunos problemas complementarios que podrían surgir durante el estudio y la necesidad de su reorientación

Autorización para realizar el estudio El producto de la investigación preliminar debe ser sometido a consideración de la autoridad competente para la autorización respectiva

Plan de acción Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio, practicada la investigación preliminar y autorizado el estudio, debe formularse e implementarse el plan de acción, que comprende los objetivos, metas, medios o recursos necesarios (básicamente el presupuestal), la organización de estos recursos y el tiempo probable de duración (programación de actividades)

RECOPILACION DE DATOS Debemos verificar que sean completos, correctos y pertinentes Es recomendable que los datos recopilados se registren por escrito en el mismo momento de la observación de los hechos con el fin de evitar su distorsión. Entre las técnicas mas recomendadas para la recopilación de datos se consideran a la investigación documentaría, la entrevista, el cuestionario y la observación directa Debe recopilarse antecedentes como datos actualizados Antecedentes: Aspecto jurídico, problemas similares anteriores, y las soluciones que hayan recomendado; etc. Recopilación de datos actualizados : Incidir en aquellos que tienen plena vigencia para dilucidar el problema personal encargado recopilación de datos debe ser : imparcial y actuar con prudencia, cautela y sin prejuicio

ANALISIS DE DATOS definición Técnicas e instrumentos de análisis Es el examen crítico de los datos recopilados, con el propósito de conocer sus causas, naturaleza, características, nivel de interdependencia e interacción de sus elementos y proyectar así la solución al problema planteado definición Procedimiento de análisis: Método inductivo, El de la investigación dirigida de las partes hacia el todo. Es el procedimiento mas usado p’ poner en juego este método es el de la sucesión de preguntas ¿Qué? ¿Para qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuánto? ¿Por qué? Las respuestas obtenidas constituirán el resultados del análisis Técnicas e instrumentos de análisis Organigrama Cuadros de distribución del trabajo (D.Gantt) Diagramas de flujo Diagrama de distribución de despacio Cuadros estadísticos Árbol de decisiones PERT-CPM

FORMULACION DEL INFORME Las conclusiones y recomendaciones deben formularse en base al contenido analítico de cada una de las interrogantes planteadas en la fase del análisis, deben ser sintéticas y estar directamente relacionadas con los objetivos, políticas, planes de operación, capacidad de personal, disponibilidad de recursos, etc., como condiciones vitales para lograr la mejor toma de decisiones, a fin de solucionar el problema planteado en la acción de control

Recomendaciones (Formulación Informe) La recomendaciones deben ir acompañadas de la estimación de cuadros de costos, requerimientos de potencial humano ,material financiero, así como de sus ventajas y limitaciones Las recomendaciones serán de varios tipos: eliminación, adición, combinación, modificación y simplificación

Redacción del Informe elaborarse un informe redactado Una vez terminada auditoria con sus respectivas conclusiones y recomendaciones, debe: elaborarse un informe redactado en forma concreta y objetiva empleando un lenguaje sencillo, claro y conciso

Decisión A.D. Informe La autoridad competente tomara las decisiones mas adecuadas, en base a las alternativas de solución propuestas por los especialistas , a través de las recomendaciones previstas en el informe La alternativa seleccionadas por la autoridad competente servirá de base para el diseño del nuevo sistema y debe considerar la cantidad calidad suficiente de recursos materiales y potencial humano para alcanzar los objetivos predeterminados

IMPLEMENTACION E IMPLANTACION (a cargo del área ejecutiva) La implementación consiste en formular el programa de acciones, considerando la integración de los recursos en cantidad y calidad necesarios La implantación es la ejecución del programa a cargo de los responsables

Métodos de implantación Método instantáneo (si el sistema es relativamente sencillo). Proyecto piloto (se usa p’ experimentar o ensayar un nuevo sistema, en una parte del conjunto organizacional). Implantación en paralelo, consiste en la operación simultanea por un periodo determinado, tanto del sistema tradicional como del que se va a implantar, permite realizar modificaciones y ajustes sin crear grave problemas. Método parcial o por aproximaciones sucesivas utilizado para implantar sistemas de gran magnitud, consiste en establecer el nuevo sistema en pequeños estratos del conjunto e ir implantándolos progresivamente en la medida que se logren consolidar las fases anteriores

La Integración de recursos Consiste en obtener los recursos materiales, financieros y seleccionar el potencial humano necesario para la operación del nuevo sistema, dentro de esta modalidad se puede considerar la elaboración de manuales de procedimientos de trabajo, los arreglos físicos del local o condicionamiento distribución de espacio, etc. Cumplida esta acción se esta en condiciones de implantar el nuevo sistema

EVALUACION resultados consiste Serán informados oportunamente a los niveles correspondientes con el criterio no solo de hacer conocerlos los logros, sino con el fin de que se adopten las medidas correctivas mas convenientes. Es un proceso destinado a comprobar la eficacia y eficiencia de las mejoras introducidas, el grado cumplimiento de los objetivos del plan, así como sugerir las medidas correctivas pertinentes