ACTIVIDADES DE CIERRE E INICIO DEL NUEVO AÑO

ACTIVIDADES DE CIERRE DE AÑO Antes de ejecutar proceso de liquidación de consolidados, es necesario que todos los tipos de liquidación correspondientes al mes de Diciembre y demás periodos del año que finaliza tengan sus respectivos cierres e interfaces de : - Liquidación de Nómina Liquidación de Prima Liquidación de Contrato Liquidación de Anticipo de Cesantías

Proceso realizado con periodicidad mensual, semestral o anual. CONSOLIDADOS Compara el valor de la provisión (liquidación de nómina) versus el valor de la prestación real (Pago de prima, causación de cesantías, pago de intereses de cesantías y/o Liquidación de contrato). Provisión - Prestación Ajuste + / - Proceso realizado con periodicidad mensual, semestral o anual.

PROVISIONES 002955 Provisión Prima Servicios 002960 Provisión Cesantías 002965 Provisión Intereses Cesantías 002970 Provisión Vacaciones VARIABLES GENERALES 41 Porcentaje Prov. Prima Serv. 8.33 42 Porcentaje Prov. Cesantía 8.33 43 Porc. Prov. Int. Cesantía 1 44 Porcentaje Prov. Vacaciones 4.16

Prima de servicios El empleador debe pagar a sus empleados como prima de servicios, un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior a un año, el pago será proporcional al tiempo que el trabajador lleve vinculado, cualquiera que este sea.

Cesantías El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado. La liquidación de las cesantías se hará el último día de cada año o al finalizar el contrato. El auxilio de cesantías debe ser consignado por el empleador antes del 15 de febrero del siguiente año en una cuenta individual de cada trabajador en el fondo que el empleado elija. Sin embargo, es posible hacer liquidaciones parciales de las cesantías siempre y cuando estas sean utilizadas para la construcción o mejoramiento de vivienda o pagos de educación.

Intereses sobre la Cesantía El empleador debe pagar a sus empleados intereses sobre las cesantías que tenga acumuladas a 31 de diciembre de cada año, a una tasa del 12% anual, y en proporción con el tiempo que se lleve laborando si este es menor a un año. Los intereses se deben pagar a más tardar al 31 de enero, y se pagan directamente al empleado, pues no se deben consignar al fondo de cesantías.

Vacaciones Las vacaciones consisten en el descanso remunerado que debe el empleador al trabajador equivalente a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicio. La mitad de las vacaciones puede ser compensada en dinero durante la vigencia del contrato. Si el contrato termina sin que el empleado haya disfrutado de su período de vacaciones, es obligatorio compensar en dinero y de manera proporcional al tiempo trabajado. Si el trabajador no lleva un año trabajando, las vacaciones se le reconocerán en proporción al tiempo laborado, sin importar cuánto sea este. Las vacaciones se remuneran con base al salario que el trabajador esté devengando al momento de salir a vacaciones. Esto para sueldos fijos. Cuando el sueldo es variable, se tomará el promedio del último año, y si el trabajador no lleva un año, se tomará el promedio del tiempo que lleve vinculado con la empresa. Esto se da cuando el trabajador se retira sin haber disfrutado de sus vacaciones por no haber cumplido el año de servicios requerido.

VARIABLES GENERALES 139 Generar ConsVacaciones teniendo en cuenta concepto 000050 - Días hábiles en Vacaciones? (1.Si,0.No) : Se utiliza para generar el consolidado de vacaciones solo sobre días hábiles tomados en vacaciones . si es 1. - Ajuste al consolidado es sobre días hábiles concepto 000050, Si es 0.- El Ajuste al consolidado es sobre el concepto 001130, e incluye el valor pagado del total de días disfrutados (días hábiles + no hábiles) 140 Generar Consolidado de Vacaciones Negativo? (1.Si,0.No): Si el consolidado de vacaciones es negativo y lo quiere ver negativo o de lo contrario lo deja en cero.

Liquidación 14 Consolidados

CONCEPTOS LIQUIDACIÓN 14: CONSOLIDADOS 008400 Consolidado Vacaciones     008405 Consolidado Prima de Servicios     008410 Consolidado Cesantías     008413 Consolidado Intereses Cesantía     008402 Ajuste Provisión Vacaciones     008407 Ajuste Provisión Prima Servicios    008412 Ajuste Provisión Cesantías     008415 Ajuste Provisión Intereses Ces  

Recomendaciones: Asociar también el tipo de liquidación 04: Liquidación de contrato.

Parametrizar contablemente únicamente los conceptos de AJUSTE.

RECOMENDACIONES PARA VALIDACION Generar reportes de consolidados: NOM1011: PRIMAS NOM1012: CESANTIAS NOM1013: VACACIONES Generar reporte de provisiones NOM302: PROVISIONES Validar parametrización de tipo de contrato

Auxilio de transporte: Este indicador se utiliza para saber como aplica el subsidio de transporte en la base de cesantías sí con promedio del semestre y/o año (o del tiempo laborado en caso de no haber trabajado el semestre y/o año completo) o con el valor mensual. Sueldo: Este indicador se creó para determinar que política utiliza el sistema para el calculo de la bases de salario en el pago de cesantías y prima. Verificar últimos tres meses para promedio: El sistema verificara si el empleado tiene aumento de sueldo en los últimos tres meses, de ser así promediara el salario y todo los conceptos que tengan marcado el indicador de cesantías y/o prima durante el tiempo que se va a validar. Ultimo Sueldo: El sistema tomara el ultimo sueldo (salario básico), mas el promedio de los conceptos que tengan marcado el indicador de cesantías y/o prima durante el tiempo que se va a validar. Promedio: El sistema promediara siempre el salario mas lo variable (conceptos que tengan marcado el indicador de cesantías y/o prima), sin importar si tiene aumento de salario en los últimos tres meses. Utilizar Promedio Sueldo Mensual?: Este indicador funciona solo si, en la parametrización del sueldo se encuentra seleccionada la opción de promedio, y lo que hace es que toma el concepto de salario y hace un promedio y este es el valor que se obtiene de base. - Tener en cuenta para Calculo Provisión?: Este indicador se activa, si se desea que el calculo de la provisión tenga en cuenta la configuración del sueldo, de lo contrario el calculo se hará en base a los conceptos con indicador de cesantías y/o prima.

Para validar qué conceptos hacen base para una prestación : NOM1505: BASES DE LIQUIDACIÓN

Esta tabla permite asignar un nombre a cada una de las bases Esta tabla permite asignar un nombre a cada una de las bases. Se permiten hasta 20 códigos de Base, la Base01 y Base02 no se deben modificar, tienen un manejo especial dentro del cálculo de las prestaciones, asociadas a la parametrización del contrato.

APERTURA DE AÑO

ACTUALIZAR VARIABLES GENERALES

ACTUALIZACION TABLA DE FESTIVOS Para que al momento de realizar el registro de Vacaciones, el sistema calcule de manera automática los días No Hábiles, es necesario realizar la actualización de esta tabla, con todos los días festivos correspondientes al nuevo año:

FESTIVOS COLOMBIA 2018 Festivos 2018 en Colombia 1 Enero Año Nuevo 8 Enero Día de los Reyes Magos 19 Marzo Día de San José 29 Marzo Jueves Santo (Semana Santa) 30 Marzo Viernes Santo (Semana Santa) 1 Mayo Día del Trabajo 14 Mayo Día de la Ascensión 4 Junio Corpus Christi 11 Junio Sagrado Corazón 2 Julio San Pedro y San Pablo 20 Julio Día de la Independencia 7 Agosto Batalla de Boyacá 20 Agosto La asunción de la Virgen 15 Octubre Día de la raza 5 Noviembre Día de Todos los Santos 12 Noviembre Independencia de Cartagena 8 Diciembre Día de la Inmaculada Concepción 25 Diciembre Navidad

Adicionalmente se deben ejecutar los procesos de: Liquidación 07 Intereses de Cesantías (Fecha de Corte a 31/12/2017 y Fecha de Liquidación a la que corresponda el pago, Ejemplo 15/01/2018) Liquidación 08 Consignación Fondos (Fecha de Corte 31/12/2017 y Fecha Liquidación 31/12/2017) 09 Cálculo Porcentaje Retención cuando se manejen empleados con Método de Retención 2.