SISTEMAS DE INFORMACIÓN I Contexto Organizacional del Análisis

Objetivo de aprendizaje El estudiante identificará el ámbito y las condiciones donde se desarrollará el proyecto y aplicará técnicas para la formulación de los estudios de factibilidad.

Contexto Organizacional de Análisis Observación del comportamiento y del ambiente Actividades de toma de decisiones Muestreo de tiempos y eventos Diagrama del contexto Identificación de problemas y oportunidades Identificación de objetivos Identificación Clasificación Redacción Formulación de los estudios de factibilidad técnica, económica y operativa del proyecto

Actividades de la Unidad Visitar y realizar investigaciones a empresas para conocer su dinámica organizacional e identificar problemas u oportunidades para proyectos informáticos. Exponer los resultados de la investigación organizados en equipos. Investigar en bibliografía los conceptos de administración de proyectos. Utilizar una herramienta de software para administrar proyectos. Plantear un proyecto que será desarrollado a lo largo del curso sobre el análisis de un sistema.

Contexto Organizacional del Análisis El análisis de sistemas implica la observación constante de las actividades que se realizan en la organización. Gran parte del éxito del desarrollo de proyectos de sistemas depende de ésta parte del ciclo de vida del software. Para conocer el contexto organizacional es necesario revisar las actividades de toma de decisión, el muestreo de tiempos y eventos y el diagrama de contexto de la empresa u organización en cuestión.

Actividades de Toma de Decisiones En toda empresa u organización existen distintas actividades de toma de decisión que nos darán la pauta para encontrar ciertos requerimientos de nuestro posible proyecto a desarrollar. Tomar una decisión involucra seleccionar entre varias alternativas, aquella que pueda ayudarnos a obtener un mejor resultado en el proceso que se esté desarrollando.

Actividades de toma de decisiones Tipos de información buscada cuando se observa el comportamiento y ambiente de oficina de un tomador de decisiones.

Muestreo de tiempos y eventos (definiciones) El muestreo de tiempos permite que el analista ponga intervalos específicos en los cuales observar las actividades de los gerentes (tomadores de decisiones). Por ejemplo, el muestreo de tiempos puede especificar la observación de un tomador de decisiones durante cinco intervalos de 10 minutos, escogidos al azar a lo largo de siete días ocho horas. También permite una vista representativa de actividades que suceden con bastante frecuencia.

Muestreo de tiempos y eventos (definiciones) El muestreo de eventos proporciona observaciones sobre un comportamiento íntegro en su contexto natural. Muestrea intencionalmente eventos completos, tales como “reuniones de consejo” o “una sesión de entrenamiento de usuarios” en vez de muestrear los períodos de tiempo al azar.

Muestreo de tiempos y eventos (ventajas y desventajas) Muestreo de eventos Ventajas Elimina la tendenciosidad con la aleatoriedad de observaciones. Permite una visita representativa de actividades frecuentes. Permite la observación de comportamientos conforme suceden. Permite la observación de un evento considerado importante. Desventajas Recolecta datos en forma fragmentada que no da tiempo para que se desarrolle una decisión. Se pierden decisiones importantes que son poco frecuentes. Se lleva gran cantidad de tiempo del analista Se pierde una muestra representativa de decisiones frecuentes.

Diagrama de contexto Se pueden usar diagramas de flujos de datos para representar el sistema a cualquier nivel de abstracción. El diagrama de flujo de datos de nivel 0 se llama diagrama de contexto y en él el sistema esta representado por un solo proceso, que identifica cual es la función principal del sistema, mostrando además, los flujos de información que lo relacionan con otros sistemas: las entidades externas.

Diagrama de contexto El diagrama de contexto tiene una gran importancia puesto que resume el requisito principal del sistema de recibir ciertas entradas, procesarlas de acuerdo con determinada función y generar ciertas salidas. A partir del diagrama de contexto se puede ir construyendo nuevos diagramas que vayan definiendo con mayor nivel de detalle lo flujos de datos y procesos de transformación que ocurren en el sistema, de forma que al final obtenemos una jerarquía de diagramas.

Identificación de problemas y oportunidades Es la primera etapa del ciclo de desarrollo de sistemas, el analista se involucra en la identificación de los problemas, de las oportunidades y de los objetivos. Esta fase es crucial para el proyecto, pues nadie estará dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicándolo al problema equivocado. La primera etapa requiere que el analista observe de forma objetiva lo que ocurre en una empresa. Luego, en conjunto con los otros miembros de la organización, hará notar los problemas. Muchas veces esto ya fue realizado previamente; y por ello es que se llega a invitar al analista.

Identificación de problemas y oportunidades Las oportunidades son aquellas situaciones que el analista considera que pueden perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información computarizados. Al aprovechar las oportunidades, la empresa puede lograr una ventaja competitiva o llegar a establecer un estándar industrial.

Identificación de objetivos La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase. En primera instancia, el analista deberá descubrir lo que empresa intenta realizar, y luego, estará en posibilidad de determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la empresa para alcanzar sus metas, al encaminarla a problemas u oportunidades específicas.

Clasificación de objetivos En toda organización hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los que siguen: Proporcionar varios productos y servicios. Estar delante de la competencia. Crecer. Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los costos. Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados. Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria. Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable. Desarrollar el comercio internacional.

Redacción de objetivos Es necesario plasmar por escrito los objetivos que se tienen en una empresa y en base a ellos trabajar para encontrar una solución óptima a los problemas y encontrar esas oportunidades que le permitirán a la organización lograr el crecimiento en todos los aspectos.

Formulación de los estudios de factibilidad del proyecto. Factibilidad técnica Factibilidad económica Factibilidad operativa

Factibilidad Técnica Evaluación preliminar: A efectos de diseñar la configuración del equipo será necesario, en forma previa, dimensionar la instalación, es decir, establecer la cantidad de dispositivos, su capacidad y velocidades para cada tipo de proceso, según los requerimientos de las aplicaciones a procesar, así como también, definir el tipo de dispositivos periféricos a configurar.

Factibilidad Económica Cuantificación de la inversión: Para efectuar el estudio de factibilidad económico-financiera resulta imprescindible conocer la totalidad de los gastos en que incurrirá la empresa para incorporar el nuevo sistema, así como también el incremento de los costos por cargas de estructura que demandará su funcionamiento a posteriori de la puesta en marcha. Dado que los costos de hardware y software se incluyen en el estudio técnico, será necesario conocer los siguientes costos complementarios:

Factibilidad Económica Dotación Mobiliario Instalación eléctrica Suministros Layout Sistema de seguridad Cursos de capacitación Seguro Fletes

Factibilidad Económica Finalmente se deberá: Efectuar una revisión de la evaluación de costos Analizar la inversión frente a la posición financiera de la Empresa Establecer los beneficios totales (Incluyendo los intangibles) Analizar el retorno de la inversión (VAN – Valor actualizado Neto, TIR – Tasa Interna de Retorno) Medir en términos de producto la inversión total

Factibilidad Económica Se deberá confeccionar un informe que resuma el estudio de factibilidad económico-financiero. Por último, se confeccionará el informe final para la alta dirección, con el resumen del Estudio de Factibilidad, mismo que deberá contener: Introducción Antecedentes y necesidades Estrategia Resultados del estudio técnico Resultados del estudio operativo Resultados del estudio económico-financiero Sugerencia del equipo de proyecto Anexo con las propuestas recibidas y los cuadros comparativos

Factibilidad Operativa Evaluación del impacto del proyecto sobre la organización: Dependiendo de las características del proyecto y de la modalidad con que la empresa encaró el mismo, los aspectos organizacionales pueden haber sido evaluados al definirse la estrategia de sistemas, en cuyo caso, no se requerirá la ejecución de esta fase. En caso contrario, se deberá efectuar el estudio correspondiente que tiene por objeto evaluar el impacto del proyecto sobre la organización.