Repositorios Institucionales Biblioteca del Departamento de Física Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo Repositorios Institucionales Biblioteca del Departamento de Física Facultad de Ciencias Exactas Universidad Nacional de La Plata (RI-BDF-UNLP) 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo Se propone la siguiente secuencia de pasos para realizar el auto-archivo de documentos en los Repositorios Institucionales del Departamento de Física. Por extensión, puede utilizarse el mismo esquema para realizar el auto-archivo de documentos a los otros RI creados en el espacio de la Plataforma Dspace. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo Manual de procedimiento para el auto-archivo de documentos en repositorios digitales. Introducción. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades, Colecciones y Sub-colecciones digitales. Registro de usuario y activación de la cuenta en Mi Dspace. Ingreso a Mi Dspace para comenzar a depositar los documentos. Pasos para realizar el Auto-archivo. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo Manual de procedimiento para el auto-archivo de documentos en repositorios digitales. Descripción de los pasos al subir el documento. Subida del documento a Mi Dspace. Verificación de los campos asociados al documento archivado. Control de Metadatos. Autorización para la publicación. Licencias. Finalización el envío del documento al RI. Fuentes bibliográficas consultadas. 09/12/2017

1. Introducción. Guía de Auto-archivo Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 1. Introducción. Los RI creados para el Departamento de Física en Mi DSpace, forman parte del conjunto de servicios ofrecidos por la Biblioteca del Departamento de Física, para la comunidad de usuarios de diferentes claustros, con el objetivo de gestionar, difundir y facilitar el acceso a su producción académica, científica y administrativa. Este manual constituye una guía que facilita comprender la forma en que deberá realizarse la subida de cualquier tipo de documentos –en formato PDF- a cualquiera de los RI creados dentro de cada comunidad digital. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 2. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades, Colecciones y Sub-colecciones digitales. Universidad Nacional de La Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Biblioteca del Departamento de Física Colección de OBJETOS DIGITALES ADMINISTRATIVOS. Colección de OBJETOS DIGITALES de APRENDIZAJE. Secretaría del Departamento de Física Colección de OBJETOS DIGITALES ADMINISTRATIVOS. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 2. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades, Colecciones y Sub-colecciones digitales. Para realizar el auto-archivo en formato PDF de diferentes tipos de documentos (.doc, .xls, .htm, .ppt. etc.) a la: Colección de objetos digitales administrativos, del repositorio de Biblioteca debe tener en cuenta: ¿Dónde subirá esos documentos? ¿Qué documentos se incluyen? Proyectos, Resoluciones, Tutoriales, Memos, Guías, Instructivos, etc. ¿Quiénes lo compilan? Personal autorizado de la Biblioteca de Física. Colección de OBJETOS DIGITALES ADMINISTRATIVOS. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 2. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades, Colecciones y Sub-colecciones digitales. Para realizar el auto-archivo en formato PDF de diferentes tipos de documentos, a la: Colección de objetos digitales de aprendizaje, del repositorio de Biblioteca debe tener en cuenta: ¿Dónde subirá esos documentos? ¿Qué documentos se incluyen? Presentaciones, documentos web, modelos de simulación, trabajos prácticos, guías de instrucciones, tutoriales, entre otros, provistos por los docentes, auxiliares docentes y alumnos. ¿Quiénes lo depositan? Los autores-usuarios, y lo compila Personal autorizado de la Biblioteca de Física. Colección de OBJETOS DIGITALES de APRENDIZAJE. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 2. Esquema de Comunidades, Sub-comunidades, Colecciones y Sub-colecciones digitales. Para realizar el auto-archivo en formato PDF de diferentes tipos de documentos, a la: Colección de objetos digitales administrativos, de la Secretaría debe tener en cuenta: ¿Dónde subirá esos documentos? ¿Qué documentos se incluyen? Resoluciones, Ordenanzas, Memos, Notas, Presupuestos, Ordenes de trabajo en los talleres, Legajos, etc. ¿Quiénes lo compilan? Personal autorizado de la Biblioteca y de la Secretaría de Física. Colección de OBJETOS DIGITALES ADMINISTRATIVOS. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 3. Registro de usuario y activación de cuenta en Mi Dspace. En el caso de ser, un usuario-autor de la Institución para acceder al RI de Mi DSpace, deberá registrarse -si es que no tiene una cuenta- y si ya tiene una cuenta -la misma que le ha brindado la coordinación de la plataforma, deberá ingresar al espacio desde Mi Dspace). Si Usted, es un usuario externo –que pertenece a otros departamentos o institutos, debe registrarse y solicitar la autorización al administrador del sistema para integrar el grupo de usuarios-autores. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 3. Activación de cuenta de usuario en Mi Dspace. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 3. Activación de cuenta de usuario en Mi Dspace. En la Figura 1 se puede ver: Sección de servicios - Inicio de sesión: Para iniciar el proceso de carga de artículos en los repositorios, primero inicie la sesión en la sección de Servicios (debajo de Alerta) dentro del mismo, ubicada en la barra lateral o Frame izquierdo de Mi DSpace, complete el nombre de Usuario y la Clave correspondiente. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 3. Activación de usuario en Mi Dspace. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 3. Activación de usuario en Mi Dspace. Se completa el nombre de Usuario o de correo electrónico y la Clave correspondiente. En la Figura 2 se puede ver: Entrar a DSpace - Inicio de sesión: 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 4. Ingreso a Mi Dspace para el depósito de documentos. En la Figura 3 se puede ver: Activación de la cuenta. Mi DSpace : Adriana Beatriz Rocca Varela Una vez ahí, como autores-usuarios se da un clic sobre el enlace de, Universidad Nacional de La Plata. Una vez activada la cuenta de usuario, haga clic en “Comenzar un nuevo envío”. Una vez activada la cuenta de usuario, si desea conocer los enviso aceptados haga clic en “Ver envíos aceptados”. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 4. Ingreso a Mi Dspace para el depósito de documentos. Se selecciona la colección digital listada, en la cual se desea archivar un documento; y para la cual el administrador del sistema, nos ha dado permiso o autorización para hacerlo. Para que aparezcan las colecciones digitales listadas, previamente debe haber sido autorizado como depositante por el administrador de la Plataforma. En la Figura 4 se puede ver: Elegir la colección. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 5. Pasos para el auto-archivo. … … Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 5. Pasos para el auto-archivo. Describir Describir Describir Subir … … Verificar Licencia Completo En la Figura 5 se puede ver: Cadena de flujo de trabajo. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 6. Descripción de los pasos para subir el documento. Paso 1: Describir. Según las características del documento a depositar, se deberá seleccionar una de las opciones que aparece en el listado. Si el documento no reúne ninguna de las características del listado, no se seleccionará ninguna. Cualquiera sea el caso deberá hacer clic en “Siguiente” para continuar. En la Figura 6 se puede ver: Paso 1: Describir. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 6. Descripción de los pasos para subir el documento. Paso 1: Describir. En este caso se seleccionó la opción: El ítem ha sido publicado con anterioridad, ya que corresponde el archivo seleccionado para subir, a un instructivo bajado del sitio web del Portal de la Biblioteca de Ciencia y Tecnología de la Argentina. Véase la diapositivas posteriores. En la Figura 7 se puede ver: Paso 1: Describir. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 6. Descripción de los pasos para subir el documento. Paso 2: Describir. En este Paso 2 de Describir el ítem, se deberán ingresar los datos correspondientes a: autor (o varios autores –por la función añadir-, título, fecha de publicación (día-mes-año, resumen, palabras claves. Una vez cargados los datos solicitados, deberá hacer clic en “Siguiente” para continuar. En la Figura 8 se puede ver: Paso 2: Describir. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 6. Descripción de los pasos para subir el documento. Paso 2: Describir. En este Paso 2 de Describir el ítem, se deberán ingresar los datos correspondientes a: autor (o varios autores –por la función añadir) título, fecha de publicación (día-mes-año, editor, resumen, palabras claves. Una vez cargados los datos solicitados, deberá hacer clic en “Siguiente” para continuar. En la Figura 9 se puede ver: Paso 2: Describir. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 6. Descripción de los pasos para subir el documento. Paso 2: Describir. En la Figura 10 se puede ver: Paso 2: Describir. Se ingresa sólo la primera letra del Título propiamente dicho en mayúsculas. Se ingresa la cita normalizada correspondiente al ítem que se archiva. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 6. Descripción de los pasos para subir el documento. En la Figura 11 se puede ver: Paso 2: Describir. Paso 2: Describir. Se ingresa Serie y su número asignado a este ítem. Se ingresan los datos del editor de la publicación previa de este ítem. Se ingresan los datos del número normalizado de la publicación. Se selecciona el idioma principal del ítem. 09/12/2017

Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 6. Descripción de los pasos para subir el documento. Paso 3: Describir. En la Figura 11 se puede ver: Paso 3: Describir. Se ingresan las palabras o frases claves. Se ingresa el resumen o abstract. Se ingresan los patrocinantes o sponsors. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 7. Subida del documento a Mi DSpace. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 7. Subida del documento a Mi DSpace. Paso 4: Subir. En la Figura 12 se puede ver: Paso 4: Subir. El archivo se ingresa de la siguiente forma: 1) haciendo clic en Examinar, 2) al seleccionar el ítem o documento que subirá al RI, desde una carpeta local que está en la PC. Se hace clic en “Siguiente” para continuar. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 7. Subida del documento a Mi DSpace. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 7. Subida del documento a Mi DSpace. Paso 4: Subir. Si el archivo se ha subido correctamente aparecerá esta leyenda: Su fichero ha sido subido correctamente. Luego deberá comprobar si el nombre del archivo y el Formato del archivo son correctos, antes de continuar. Si el archivo no es correcto muestra la última opción, para descartarlo. En la Figura 13 se puede ver: Paso 4: Subir. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 7. Subida del documento a Mi DSpace. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 7. Subida del documento a Mi DSpace. Paso 4: Subir. En la Figura 14 se puede ver: Paso 4: Subir. Los documentos se bajaron del sitio web de la Biblioteca de Ciencia y Tecnología, dependiente del Ministerio de Ciencia, Técnica e Innovación Productiva, dependiente de Presidencia de la Nación. URL: http://www.biblioteca.mincyt.gov.ar 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 7. Subida del documento a Mi DSpace. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 7. Subida del documento a Mi DSpace. Paso 4: Subir. Para subir un documento a una colección digital se utiliza la opción, “Enviar un ítem a esta colección”. Por ejemplo, el archivo subido con la denominación: Listado de publicaciones para descargar de la Biblioteca Electronica de Ciencia y Tecnica Corresponde en el repositorio al número de handle: 123456789/22 http://repositorio.oui-iohe.org:8080/grupo8/handle/123456789/22 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 8. Verificación de los datos del ítem. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 8. Verificación de los datos del ítem. En la Figura 15 se puede ver: Paso 5: Verificar. Paso 5: Verificar. En este paso, se verifica si la descripción de ítem es la correcta. Y si todos los datos correspondientes a cada metadato, también han sido correctamente ingresados. En este caso, se hace clic en el botón de “Siguiente” para continuar. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 8. Verificación de los datos del ítem. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 8. Verificación de los datos del ítem. Paso 5: Verificar. En este caso, el archivo entrado fue de Prueba -el que correspondió a la Prueba Piloto. En la carga real, se ingresaron 5 registros. En caso contrario, debe hacer clic en “Siguiente” para continuar. En la Figura 16 se puede ver: Paso 5: Verificar. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 9. Autorización para la publicación. Licencias. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 9. Autorización para la publicación. Licencias. Paso 6: Licencia. En la Figura 17 se puede ver: Paso 6: Licencia. Este paso, consiste en Aceptar o No Aceptar la Licencia, para hacer disponible y usable. Si luego de leer el texto de la Licencia, decide aceptarla, deberá indicado su conformidad, y seleccionar: Acepto la licencia. Si decide no acepta la licencia, el envío no se borrará, sino que permanecerá en su página de Mi DSpace, hasta un próximo acceso. En otro de sus accesos, podrá borrarlo o aceptar la licencia para Finalizar el envío. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 10. Autorización para la publicación. Licencias. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 10. Autorización para la publicación. Licencias. Paso 7: Completo. Una vez, que haya finalizado el proceso del auto-archivo, tenga en cuenta que antes de ser visualizado en el RI, el documento debe ser revisado y aprobado por parte de la comunidad encargada de hacerlo: Biblioteca/Secretaría. En caso de no cumplir con los requerimientos, o de haber algún problema en el envío, recibirá una notificación con la solicitud de cambios correspondientes que sean necesarios de hacer. Si, en cambio, el auto-archivo está completo y sin errores, será publicado en la colección digital a la que perteneciera. Usted será notificado por correo electrónico, dentro del Servicio de Alertas. En la Figura 18 se puede ver: Paso 7: Completo. 09/12/2017

Guía de Auto-archivo 11. Fuentes bibliográficas consultadas. Universidad Nacional de la Plata Facultad de Ciencias Exactas Departamento de Física Guía de Auto-archivo 11. Fuentes bibliográficas consultadas. DSpace: un manual específico para gestores de la información y la documentación, Animación: “Pasos para publicar un archivo. DCMI Metadata Terms. Dublin Core. Guía “Cómo….” de Dspace.” OSI. A Guide to Institutional Repository Software v 3.0. Repositorios OAI: plataformas para la creación de repositorios OAI, directorios de repositorios, políticas institucionales, iniciativas. Rocca, Adriana Beatriz, Resoluciones de actividades del Curso de creación de RI, OUI, individuales y grupales (Grupo 3). Tramullas, Jesús and Garrido Picazo, Piedad (2006) Software libre para repositorios institucionales: propuestas para un modelo de evaluación de prestaciones. El Profesional de la Información 15(3): pp. 171-181. UNESCO (2007). Towards an Open Source Repository and Preservation System. Zurita Sánchez, Juan Manuel. Cervantes Cruz, Alicia. Miranda Quevedo, Pablo. “Propuesta de normalización bibliográfica para la creación de meta datos en Dublin Core en los Repositorios Universitarios del proyecto 3R.” 09/12/2017

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