Mejoras en la gestión de calendarios en Exchange Server 2007 Rubén Loma-Osorio Ingeniero de Soporte rubenlo@microsoft.com David Cervigón IT Pro Evangelist David.Cervigon@microsoft.com http://blogs.technet.com/davidcervigon 1

Agenda Asistente reuniones (Scheduling Assistant) Operador de calendario (Calendar Attendant) Buzones de recursos Operador de Reserva de Recursos (Resource Booking Attendant)

Situación actual Planificar una reunión es una tarea que puede llevarnos mucho tiempo La información puede estar obsoleta Difícil compartir la información necesaria Herramientas actuales no son las óptimas 3

Gestión de calendarios y reuniones Seguimiento de respuestas Enviar invitaciones Encontrar el momento y el lugar Organizador 3/24/2017 3:57 PM Gestión de calendarios y reuniones ___ ____ ___ _____ ___ _______ ________ ____ _________ Comprobación de conflictos ____ _________ ___ ________ Enviar respuesta _______ Asistente Aceptar o Rechazar _____ __ _______ 4 4 © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Información de disponibilidad mejorada Datos en tiempo real Los datos de disponibilidad son tomados directamente del calendario Seguro El usuario controla quien tiene acceso y a qué Sin acceso, acceso clásico, algunos detalles, acceso total Horario de trabajo, incluyendo la zona horaria 5

Asistente para reuniones Ayuda al organizador a encontrar el mejor momento Lista de tiempos posibles para cada día Da un Ranking del mejor momento basándose en conflictos y horario de trabajo Ofrece sugerencias sobre alternativas Códigos de colores para elegir el mejor día Ayuda al organizador a elegir el mejor lugar Cada sugerencia incluye salas disponibles El usuario puede elegir lugar y hora en un solo clic Disponible tanto en OWA como en Outlook 6

Servicio web de disponibilidad Usado por el asistente para reuniones Desplegado con el rol de Acceso de Cliente Outlook 2007 utiliza “AutoDiscover” para obtener la URL del Servicio de Disponibilidad Outlook 2003 utiliza carpetas públicas para acceder a la información de disponibilidad

Servicio web de disponibilidad (Outlook 2007 y Exchange 2007) 1 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” Exchange RPC Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com AD Site 1 Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 Exchange RPC Servicio de disponibilidad AD Site 2 Servidor de Acceso Cliente Buzón de davidce en Exchange 2007

Servicio web de disponibilidad (Outlook 2007 y Exchange 2007) 1 2 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” El Servicio de Disponibilidad determina que buzones son locales y cuales residen en sedes remotas Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com AD Site 1 Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 Servicio de disponibilidad AD Site 2 Servidor de Acceso Cliente Buzón de davidce en Exchange 2007

Servicio web de disponibilidad (Outlook 2007 y Exchange 2007) 1 2 3 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” El Servicio de Disponibilidad determina que buzones son locales y cuales residen en sedes remotas La información de disponibilidad se obtiene directamente del servidor local usando MAPI RPC Exchange RPC Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com AD Site 1 Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 Servicio de disponibilidad AD Site 2 Servidor de Acceso Cliente Buzón de davidce en Exchange 2007

Servicio web de disponibilidad (Outlook 2007 y Exchange 2007) 1 2 3 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” El Servicio de Disponibilidad determina que buzones son locales y cuales residen en sedes remotas La información de disponibilidad se obtiene directamente del servidor local usando MAPI RPC Exchange RPC Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com AD Site 1 Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 Petición SOAP Exchange RPC Servicio de disponibilidad AD Site 2 Servidor de Acceso Cliente Buzón de davidce en Exchange 2007 4 La petición SOAP es reenviada a un servidor de Acceso Cliente remoto

Servicio web de disponibilidad (Outlook 2007 y Exchange 2007) 1 2 3 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” El Servicio de Disponibilidad determina que buzones son locales y cuales residen en sedes remotas La información de disponibilidad se obtiene directamente del servidor local usando MAPI RPC Exchange RPC Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com AD Site 1 Información de disponibilidad Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 5 El Servicio de Disponibilidad combina ambos resultados y los devuelve al cliente Petición SOAP Información de disponibilidad Exchange RPC Servicio de disponibilidad AD Site 2 Servidor de Acceso Cliente Buzón de davidce en Exchange 2007 4 La petición SOAP es reenviada a un servidor de Acceso Cliente remoto

Servicio web de disponibilidad (Entorno mixto) 1 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com Información de disponibilidad Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 Single AD Site / Single Forest Buzón de davidce en Exchange 2003 Publica disponibilidad en carpeta pública Outlook 2003 sigue leyendo y publicando la información de disponibilidad en carpetas públicas Publica y lee disponibilidad de carpeta pública Servidor de Carpetas Públicas

Servicio web de disponibilidad (Entorno mixto) 1 2 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” El Servicio de Disponibilidad determina que buzones residen en Exchange 2007 y cuales en Exchange 2003 Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com Información de disponibilidad Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 Single AD Site / Single Forest Buzón de davidce en Exchange 2003 Publica disponibilidad en carpeta pública Outlook 2003 sigue leyendo y publicando la información de disponibilidad en carpetas públicas Publica y lee disponibilidad de carpeta pública Servidor de Carpetas Públicas

Servicio web de disponibilidad (Entorno mixto) 1 2 3 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” El Servicio de Disponibilidad determina que buzones residen en Exchange 2007 y cuales en Exchange 2003 La información de disponibilidad se obtiene directamente del servidor local usando MAPI RPC Exchange RPC Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com Información de disponibilidad Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 Single AD Site / Single Forest Buzón de davidce en Exchange 2003 Publica disponibilidad en carpeta pública Outlook 2003 sigue leyendo y publicando la información de disponibilidad en carpetas públicas Publica y lee disponibilidad de carpeta pública Servidor de Carpetas Públicas

Servicio web de disponibilidad (Entorno mixto) 1 2 3 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” El Servicio de Disponibilidad determina que buzones residen en Exchange 2007 y cuales en Exchange 2003 La información de disponibilidad se obtiene directamente del servidor local usando MAPI RPC Exchange RPC Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com Información de disponibilidad Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 Single AD Site / Single Forest Petición a la carpeta pública por OWA Buzón de davidce en Exchange 2003 Publica disponibilidad en carpeta pública Outlook 2003 sigue leyendo y publicando la información de disponibilidad en carpetas públicas Publica y lee disponibilidad de carpeta pública Servidor de Carpetas Públicas 4 Disponibilidad de usuarios Exchange 2003 se obtiene de carpetas públicas

Servicio web de disponibilidad (Entorno mixto) 1 2 3 El asistente para reuniones crea una petición web usando la URL obtenida por “AutoDiscover” El Servicio de Disponibilidad determina que buzones residen en Exchange 2007 y cuales en Exchange 2003 La información de disponibilidad se obtiene directamente del servidor local usando MAPI RPC Exchange RPC Petición SOAP Servicio de disponibilidad Outlook 2007 pide la información de disponibilidad de rubenlo@microsoft.com davidce@microsoft.com Información de disponibilidad Servidor de Acceso Cliente Buzón de rubenlo en Exchange 2007 5 El Servicio de Disponibilidad combina ambos resultados y los devuelve al cliente Single AD Site / Single Forest Petición a la carpeta pública por OWA Buzón de davidce en Exchange 2003 Publica disponibilidad en carpeta pública Outlook 2003 sigue leyendo y publicando la información de disponibilidad en carpetas públicas Publica y lee disponibilidad de carpeta pública Servidor de Carpetas Públicas 4 Disponibilidad de usuarios Exchange 2003 se obtiene de carpetas públicas

Asistente para fuera de oficina Puede ser programado No hace falta dejarlo para última hora El usuario puede crear mensajes internos y externos distintos El mensaje externo puede restringirse solamente a los contactos del usuario Administrador puede restringir los mensajes externos Los mensajes soportan HTML

Demo Demo Asistente para reuniones Asistente para fuera de oficina Configurar jornada laboral Permisos sobre disponibilidad Planificando reuniones

Agenda Asistente para reuniones (Scheduling Assistant) Operador de calendario (Calendar Attendant) Buzones de recursos Operador de Reserva de Recursos (Resource Booking Attendant)

Operador de calendario (Calendar Attendant) Asegura que el calendario siempre esté actualizado Reduce las intervenciones por parte del usuario Resalta los cambios importantes 21

Actualizaciones automáticas Procesa mensajes durante el reparto Coloca las nuevas reuniones en el calendario como tentativas Aplica actualizaciones y cancelaciones a los elementos existentes Actualiza el estado del seguimiento según las respuestas recibidas Mensajes externos son procesados tras la entrega Procesa las notificaciones de reenvío de convocatorias Envía una notificación cuando la convocatoria es reenviada Agrega a los asistente cuando se recibe la notificación 22

Reduce las notificaciones Elimina los mensajes que ya no son necesarios Borra las actualizaciones y respuestas obsoletas Borra las cancelaciones para reuniones que ya no existen Oculta el reenvío de notificaciones Resalta los cambios que se produzcan Marca las actualizaciones con la categoría “informativa” Actualizaciones que no afectan a la hora de la reunión Actualizaciones que no requieren acción por parte del usuario 23

Como funciona 1 Buzón Servidor de Transporte de Concentrador Servidor de buzones Servidor de Transporte de Concentrador AD Site 1 Una petición o una respuesta llega Buzón

Como funciona 2 1 Buzón Servidor de Transporte de Concentrador Servidor de buzones 2 Comprueba si el Operador de Calendario está activo Servidor de Transporte de Concentrador AD Site 1 Una petición o una respuesta llega Buzón

Como funciona 2 1 3 Buzón Servidor de Transporte de Concentrador Servidor de buzones 2 Comprueba si el Operador de Calendario está activo Servidor de Transporte de Concentrador AD Site 1 Llega una invitación o una respuesta 3 Si está activo, el calendario es actualizado (antes que las reglas). Se resaltan los cambios en las respuestas Buzón

Como funciona 2 1 4 3 Buzón Servidor de Transporte de Concentrador Servidor de buzones 2 Comprueba si el Operador de Calendario está activo. Servidor de Transporte de Concentrador AD Site 1 Una petición o una respuesta llega 4 Se entrega en el buzón. Tras la entrega, el Operador actualiza el calendario y borra la información innecesaria u obsoleta. 3 Si está activo, el calendario es actualizado (antes que las reglas). Se resaltan los cambios en las respuestas Buzón

Demo Demo Operador de Calendario Calendario siempre actualizado Cambios importantes resaltados

Agenda Asistente para reuniones (Scheduling Assistant) Operador de calendario (Calendar Attendant) Buzones de recursos Operador de Reserva de Recursos (Resource Booking Attendant)

Buzones de Recursos Dos tipos de buzones de recursos Buzón de Sala Buzón de Equipo Requieren una cuenta deshabilitada Se amplia el esquema para soportar los buzones de recursos

Buzones de Recursos Tienen propiedades personalizables Por ejemplo, “televisión”, o “proyector” o “portátil” Nueva lista de direcciones “Todas las Salas” Selector de salas en Outlook y en OWA Se lanza desde el asistente para reuniones Búsqueda por localización, nombre o propiedades personalizadas Las Salas se resuelven automáticamente

Demo Demo Buzones de Recursos Creación de buzones de recursos

Agenda Asistente para reuniones (Scheduling Assistant) Operador de calendario (Calendar Attendant) Buzones de recursos Operador de Reserva de Recursos (Resource Booking Attendant)

Operador de Reserva de Recursos Reserva automática de salas de reuniones No es necesaria intervención alguna Control sobre quien puede reservar y cuando Protección del contenido confidencial Respuestas personalizadas con información de utilidad 34

Gestión de Reservas de Recursos: Administrador de Exchange Control de toda la configuración por línea de comandos Facilidad para realizar cambios masivos en las propiedades de las salas Podemos delegar la gestión a un administrador de recursos 35

Gestión de Reservas de Recursos: Administrador de Recursos Gestiona la agenda de la sala Necesita control total sobre el buzón de recurso Puede gestionar toda la configuración de la sala desde OWA 36

Gestión de Reservas de Recursos: Tiempo y Conflictos El Operador de Reserva de Recursos (Resource Booking Attendant) de Exchange Server 2007 amplía las funcionalidades del Auto Accept Agent de Exchange 2003 Duración máxima de la reunión Permitir reservar solo en horas de oficina Permitir conflictos 37

Gestión de Reservas de Recursos: Permisos para reservar Distintos permisos para reservar recursos No se asignan permisos directamente sobre el calendario Las peticiones se pueden reenviar automáticamente al administrador para aprobación El usuario puede recibir una respuesta automática indicando que su petición está pendiente de aprobación 38

Gestión de Reservas de Recursos: Seguridad y Respuestas Protección del contenido Asunto recortado Agregar el nombre del organizador al Asunto Personalización de respuestas Respuesta personalizada en HTML para cada buzón Incluir el nombre del organizador con información sobre conflictos 39

Demo Demo Operador de Reserva de Recursos Administración desde OWA

Para más información: Exchange Server 2007 Beta 2 Technical Library: http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/2007/library/default.mspx Nuestra serie de Webcasts sobre Exchange Server 2007 Subscríbete a nuestro RSS de próximas Webcasts que encontraras en: http://www.microsoft.com/spain/technet/jornadas/default.mspx Nuestros Eventos de lanzamiento de Vista, Exchange 2007 y Office System 2007: Subscríbete a nuestro RSS para ver las fechas y ciudades que visitaremos: http://www.microsoft.com/spain/technet/jornadas/default.mspx Suscríbete a la Newsletter de Technet para estar al tanto de nuestras actividades: http://www.microsoft.com/spain/technet/boletines/default.mspx Mi blog: http://blogs.technet.com/davidcervigon

Disponibilidad de las Betas Públicas de Exchange 2007 http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/beta/default.mspx http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/2007/downloads/es/beta.mspx Y por supuesto.... Todos los productos y Betas disponibles a través de la suscripción a TechNet Plus: http://www.microsoft.com/spain/technet/recursos/cd/default.mspx

Rubén Loma-Osorio David Cervigón 3/24/2017 3:57 PM Ingeniero de Soporte rubenlo@microsoft.com David Cervigón IT Pro Evangelist David.Cervigon@microsoft.com http://blogs.technet.com/davidcervigon © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.