Martha Nelly Restrepo Moreno SISTEMA DE ORDENACIÓN Martha Nelly Restrepo Moreno

La ordenación hace referencia a la operación de enlazar los elementos o unidades de un conjunto relacionando unos con otros, teniendo presente la unidad- orden que se establezca con anticipación. Es importante tener presente que la ordenación, se hace a las series documentales teniendo presente las características que le son propias a cada una.

Sistema de ordenación alfabético Este sistema se basa fundamentalmente en el alfabeto, y su fundamento es dar un orden alfabético de todas las letras ya sea del nombre o del asunto. Este sistema es directo y ello se debe a que los documentos pueden ser consultados con solo leer el nombre de la unidad de conservación, es decir, en la carpeta bolsa o el legajador.

Onomástico (nombres propios) Con este sistema se ordenan nombres ya sean de personas naturales o nombres de razones sociales. Debe tenerse presente que para la ordenación de nombres se deben aplicar algunas reglas.

REGLA 1 Los nombres de las personas constan de dos unidades, según se presenta a continuación: Primera unidad Segunda unidad Apellidos Nombres

Cada unidad está compuesta por: PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD Primer elemento (Primer apellido) Segundo elemento (Segundo apellido) (Primer nombre) (Segundo nombre) Botero Saavedra Martín Ramiro Feldmann   Beatríz Angélica Bastos Romina Soledad González Duque Miguel Ángel Montoya Simón Jaramillo Hincapié Ángela María Loaiza Lozada Lina Lorena

Debe tenerse presente que el primer apellido, es el primer elemento de la primera unidad y por ende es la palabra de orden. Si alguna persona tiene únicamente un apellido, solamente se tendrá un solo elemento y la misma situación sucederá con los nombres.

Es fundamental tener presente que para la ordenación, se hace necesario hacer una comparación de cada letra siguiendo un orden correcto del alfabeto, como se ilustra en el siguiente ejemplo: L O A I Z   N D Ñ G S P E R

Los apellidos deben ir en mayúscula y ser separados con una coma (,) de los nombres de pila, según se presenta a continuación: PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD Primer elemento (Primer apellido) Segundo elemento (Segundo apellido) (Primer nombre) (Segundo nombre) LOAIZA CONGOTE, Carlos Alberto LONDOÑO CUEVAS, Miguel Antonio LONGAS FUENTES, Sandra   LOPERA, Luis LOPERENA MADRIGAL, Michael LÓPEZ MARÍN, Juan Camilo LORA CARAMANTA, María José

REGLA 2 Se debe tener en cuenta que si los nombres tienen la primera unidad igual, se debe considerar la segunda para el ordenamiento, como se presenta a continuación: Lía Rúa Gil RUA GIL, Ana María Andrés Rúa Gil RUA GIL, Andrés Sara Rúa Gil RUA GIL, León Mario Roberto Rúa Gil RUA GIL, Lía Ana María Rúa Gil RUA GIL, Luz Mary María Rúa Gil RUA GIL, María Luz Mary Rúa Gil RUA GIL, Sara León Mario Rúa Gil RUA GIL, Roberto

REGLA 3 Se debe tener presente que si los nombres de los individuos son totalmente iguales, se debe considerar el documento de identidad para diferenciarlos. Es importante tener presente que este nuevo dato no representa una unidad, sino que es un elemento adicional para poder realizar el ordenamiento, según se presenta a continuación: Ana Catalina Maya Tamayo 42.254.878 43.214.258 43.287.390 43.587.587

REGLA 4 Se debe tener presente que los apellidos con prefijos y apellidos compuestos, tanto las preposiciones, las contracciones, los artículos y otras voces que hacen parte de algún apellido, no deben separarse, pues ellos hacen parte integral de cada elemento, según se presenta a continuación: Carlota Cuesta-Duque CUESTA-DUQUE, Carlota Angélica D`Angelo Ángel D`ANGELO ÁNGEL, Angélica Leonela D`León Bravo D`LEÓN BRAVO, Leonela Belinda De Bedout Bedoya DE BEDOUT BEDOYA, Belinda Alonso De la Barrera Cano DE LA BARRERA CANO, Alonso Leonardo De la Ossa Pardo DE LA OSSA PARDO, Leonardo Abel De la Pava Colorado DE LA PAVA COLORADO, Abel Reina De los Reyes Rey DE LOS REYES REY, Reina Abelino Del Corral Rojo DEL CORRAL ROJO, Abelino Carlos Díaz-Granados Pérez DÍAZ-GRANADOS PÉREZ, Carlos

REGLA 5 Si hay títulos académicos, religiosos, militares o nobiliarios, éstos se deben escribir al final pero entre paréntesis. Debe tenerse presente que se considera como elemento de ordenación si existiera homónimos, según se presenta a continuación: Mayor Carlos González GONZÁLEZ, Carlos (Mayor) Monseñor Camilo Trujillo TRUJILLO, Camilo (Monseñor) Arquitecto Frank Mejía MEJÍA, Frank (Arquitecto) Coronel Juan Zuleta ZULETA, Juan (Coronel) Ingeniera Elizabeth Casas CASAS, Elizabeth (Ingeniera) General Miguel Suarez SUAREZ, Miguel (General) Doctor Luis Piedrahita PIEDRAHITA, Luis (Doctor) Sor Juana López LOPEZ, Juana (Sor)

REGLA 6 Para los nombres de mujeres casadas, se tienen dos criterios: El primero es que en los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece para efectos legales o comerciales. Según esta norma, se debe tomar como primer elemento de ordenación el apellido paterno: Alba Rojas de Calvo ROJAS de CALVO, Alba Sara Luz Luna de Mora LUNA de MORA, Sara Luz Nora Uriel de Restrepo URIEL de RESTREPO, Nora Grette Pérez de Pérez PEREZ de PEREZ, Grette Teresa Melo de Melo MELO de MELO, Teresa Martha De Castro de López De CASTRO de LÓPEZ, Martha Lola Luján de Lugo LUJÁN de LUGO, Lola Rosa Rojo de Rojas ROJO de ROJAS, Rosa

En el caso americano, se toma como primer elemento de ordenamiento el apellido del esposo según el siguiente ejemplo: Alba Rojas de Calvo CALVO, Alba Rojas de Sara Luz Luna de Mora MORA, Sara Luz Luna de Nora Uriel de Restrepo RESTREPO, Nora Uriel de Gretta Pérez de Pérez PÉREZ, Gretta Pérez de Teresa Melo de Melo MELO, Teresa Melo de Martha De Castro de López LÓPEZ, Martha De Castro de Lola Luján de Lugo LUGO, Lola Luján de Rosa Rojo de Rojas ROJAS, Roja Rojo de