Gestionar y organizar los elementos del correo electrónico Jorge Garcés Jorge García

Buscar mensajes En Correo, haga clic en la carpeta en la que desee buscar. En el cuadro Búsqueda instantánea, escriba su texto de búsqueda. Los mensajes que contienen el texto que escribió aparecen en el panel Resultados de búsqueda instantánea con el texto de búsqueda resaltado. Otra posibilidad es, en el panel de exploración, presionando las teclas CTRL+ALT+A.

Pasos para una búsqueda Clic en la carpeta en la que desea buscar. Escriba el texto de búsqueda en el cuadro Búsqueda instantánea. Los mensajes aparecerán resaltados. Clic de nuevo en el cuadro para realizar otra búsqueda. Haga clic en Correo para ampliar su búsqueda a todas las carpetas

Configurar la impresión Se pueden imprimir elementos individuales, como mensajes de correo electrónico, contactos, elementos de calendario o vistas más grandes, como calendarios, libretas de direcciones o listas de contenido de carpetas de correo.

Pasos para imprimir Haga clic en un elemento o carpeta de Outlook que desee imprimir. Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Imprimir. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación: Seleccione los estilos y las opciones que desea. Si desea especificar páginas individuales o conjuntos de páginas para imprimir, en Impresora, haga clic en Opciones de impresión y, a continuación, en el cuadro de diálogo Imprimir, en Intervalo de impresión, haga

Adjuntar documentos En el menú Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Mensaje de correo. En la ficha Mensaje, en el grupo Incluir, haga clic en Adjuntar archivo. En el cuadro Insertar archivo, examine y seleccione el archivo que desee adjuntar y, a continuación, haga clic en Insertar.

Firmar mensajes En la ventana principal de Microsoft Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Formato de correo. En la lista Componer en este formato de mensaje, haga clic en el formato de mensaje con el que desee utilizar la firma. En Firma, haga clic en Firmas y, a continuación, en Nueva. En el cuadro Especifique un nombre para la nueva firma, escriba un nombre. En Elija la forma de crear la firma, seleccione la opción que desee. Haga clic en Siguiente. En el cuadro Texto de la firma, escriba el texto que desee incluir en la firma. También puede pegar texto en este cuadro de otro documento.) Para cambiar el formato del párrafo o de la fuente, seleccione el texto, haga clic en Fuente o en Párrafo y, a continuación, seleccione las opciones que desee. Estas opciones no están disponibles si utiliza texto sin formato como formato del mensaje. Haga clic en Finalizar cuando haya terminado de modificar la nueva firma.

Formato de los mensajes Formato HTML (predeterminado) Cuando crea un mensaje en Outlook, el formato predeterminado es HTML. Este formato admite formato de texto, numeración, viñetas, alineación, líneas horizontales, imágenes (incluidos fondos), estilos HTML, diseños de fondo, firmas y vínculos a páginas Web..

Formato de los mensajes Texto sin formato Todos los programas de correo electrónico son capaces de interpretar el texto sin formato. Puede configurar Outlook para que sólo abra mensajes de texto sin formato. Sin embargo, el texto sin formato no admite fuentes en negrita, cursiva, fuentes con color ni otros formatos de texto. Tampoco admite imágenes mostradas directamente en el cuerpo del mensaje (aunque puede incluirlas como datos adjuntos). Formato de texto enriquecido El formato de texto enriquecido de Outlook (RTF) en un formato de Microsoft que sólo pueden interpretar los siguientes programas de correo electrónico: Cliente de Microsoft Exchange versiones 5.0 y 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook 2000, Outlook 98 y Outlook 97. RTF admite formato de texto, como viñetas, alineación y objetos vinculados. Outlook convierte automáticamente mensajes RTF en HTML cuando se envían a un destinatario en Internet para que el formato se mantenga y los datos adjuntos se reciban correctamente..

Pasos para Plantillas de mensajes En el grupo Nuevo de la ficha Inicio, haga clic en Nuevo correo electrónico. En el cuerpo del mensaje, escriba el contenido que desee. En la ventana de mensaje, haga clic en la Archivo ficha Opciones Haga clic en Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Outlook. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla y, a continuación, haga clic en Guardar.

Integración de correo y otros elementos Microsoft Outlook® le ofrece esa posibilidad al permitirle combinar varias cuentas de correo electrónico en una vista. Si lo prefiere, puede tener Bandejas de entrada independientes para cada cuenta. Puede haber ocasiones en las que desee leer o enviar mensajes con su cuenta de correo electrónico personal cuando se encuentre en el trabajo.

Creación de carpetas Haga clic con el botón secundario del mouse en Bandeja de entrada. Haga clic en Nueva carpeta.

Ordenar mensajes Para organizar los mensajes de distintas formas, haga clic en Ordenar por y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: Fecha De: ordena todos los mensajes por remitente. Para: ordena todos los mensajes por destinatario. Tamaño Asunto Tipo: ordena los mensajes por tipo de mensaje de correo electrónico, convocatoria de reunión, mensaje de correo de voz o mensaje de fax. Datos adjuntos Importancia: ordena los mensajes en función de la importancia. Marcado Conversación: agrupa y muestra los mensajes ordenados por el tema de conversación. Para ver todos los mensajes de una conversación determinada, expanda el grupo de mensajes haciendo clic en la flecha junto al grupo

Guardar mensajes en otros formatos Office Outlook admite Unicode, un estándar de codificación de caracteres que permite representar la mayoría de los idiomas del mundo con un único juego de caracteres. Si trabaja en una organización multinacional o comparte mensajes y elementos con usuarios de Outlook con equipos que operan en otros idiomas, puede aprovechar las ventajas de la compatibilidad con Unicode en Outlook.

Pasos para cambiar el formato Haga clic en Opciones > Configuración > Correo. En Formato del mensaje, seleccione las opciones que desea. Haga clic en Guardar para guardar la configuración.

Usar vistas Cada carpeta de Microsoft Outlook, como Bandeja de entrada y Calendario, muestra sus elementos con un diseño predeterminado, denominado vista. Existen varias vistas estándar disponibles para una carpeta que se pueden elegir o se pueden crear vistas personalizadas. Una vista compuesta de un tipo de vista, de campos, de colores, de fuentes y de otras muchas características, proporciona distintas formas de examinar los elementos de una carpeta.

Organizar mensajes Después de la instalación de Outlook Express se crean automáticamente cinco carpetas: Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos enviados, Elementos eliminados y Borrador. Esta estructura de carpetas puede ser válida si recibimos pocos mensajes cada día. Pero si estamos suscritos a varias listas de correo y recibimos mensajes tanto de amigos como de los distintos departamentos de nuestra empresa, esta estructura de carpetas pronto resultará insuficiente.

Gracias…