3er SEMINARIO INTERNACIONAL De la transparencia a los archivos: el derecho de acceso a la información. Aplicaciones tecnológicas para el acceso y uso de la información en los archivos. Eliana González G., Coordinadora Unidad de Gestión de Proyectos Tecnológicos Archivo Nacional de Chile eliana.gonzalez@dibam.cl Diciembre 1,2 y 3 de diciembre del 2010

Antecedentes Los recursos de información disponibles. La misión del Archivo Nacional. Los recursos de información disponibles. Los servicios ofrecidos a sus usuarios. Los avances institucionales en cuanto a la creación de los instrumentos de acceso a la información, basados en el uso de tecnologías de la información y comunicaciones.

MISIÓN Reunir, organizar y preservar el Patrimonio Documental producto de la gestión del Estado y de la acción privada. Facilitar a la comunidad nacional el acceso a la información política, administrativa, jurídica e histórica que dichos registros contienen. Contribuir con su gestión a resguardar los derechos y responsabilidades adquiridos por el Estado y la Ciudadanía , aportando a la construcción de un estado democrático y al desarrollo del país.

Estructura administrativa / Recursos de información Archivo Regional de Tarapacá 1.500 metros lineales / 15.000 volúmenes Gobierno regional, servicios públicos Archivo Nacional de la Administración 17.861 metros lineales / 279.055 volúmenes 70.000.000 documentos Organismos de Gobierno Notarios y Conservadores Archivo Nacional Histórico 7.000 metros lineales / 99.000 volúmenes 314 fondos coloniales, republicanos, colecciones particulares, mapas y planos (desde 1541 hasta fines siglo xix) Archivo Regional de la Araucanía 1.700 metros lineales / 17.000 volúmenes Gobierno Regional, servicios públicos

SERVICIOS Atención de usuarios presenciales o a través de Internet que consultan la documentación disponible. Atención de consultas formuladas por Organismos de la Administración del Estado, especialmente Poder Judicial. Atención de solicitudes de Reproducciones de documentos en fotocopia, microfichas y soporte digital. Entrega de copias legalizadas y certificados de documentos en soporte tradicional y en soporte digital con la firma electrónica avanzada : Dominio vigente, Hipotecas y gravámenes, Prohibiciones e interdicciones, Certificados de notas marginales, Vigencias de sociedad comerciales y de minas. Ejecución de anotaciones marginales (alzamientos de hipotecas, prohibiciones y otras).

Avances institucionales 1984 - bases de datos con la descripción de las guías de fondos y volúmenes de la documentación disponible en el Archivo Nacional Histórico y Archivo Nacional de la Administración, Formato (MARC/AMC). 1995- Se continua con la descripción de Guía de fondos y volúmenes del Archivo Nacional Histórico y Archivo Nacional de la Administración. Se adopta la norma de descripción archivística ISAD(G), desarrollo de redes de área local al interior del archivo. Uso del software Winisis. 2001 - Bases de datos integrales, descripción de expedientes judiciales e inscripciones de propiedades de bienes Raíces enlazados a la imagen digital del documento. Continuidad del uso de la norma ISAD(G). Uso de software de gestión documental , sistemas de digitalización de documentos, tecnología web como medio de acceso a la base de datos y uso de la firma electrónica avanzada para prestación de servicios. Desarrollo sitio Web institucional http://www.archivonacional.cl http://documentos.archivonacional.cl

Antecedentes que dieron inicio al Proyecto de digitalización de documentos: Programa sexenal de desarrollo del Archivo Nacional (2000-2006) : Modernización de la gestión del Archivo. Mejoramiento de procesos y servicios. Mejorar el acceso al patrimonio documental. Proyecto Modernización del Estado : Programa Gobierno Electrónico ( instructivo presidencial del 11 de mayo del 2001: Uso de tecnologías de información y comunicaciones en los siguientes ámbitos : Atención al ciudadano : nuevas formas de relación Estado ciudadano. Buen gobierno : Optimización de procesos de gestión. Desarrollo de la democracia : Aumento de la trasparencia y fomento de la participación ciudadana.

Proyecto de Digitalización de documentos : Objetivos Modernizar los servicios de información a través de la formación de bases de datos con la descripción e imagen digital de los fondos documentales del Archivo Nacional (Expedientes Judiciales, Inscripciones de Propiedades de Bienes Raíces ) Agilizar el acceso y recuperación de los documentos. Aumentar la cobertura de acceso a través de Internet. Preservar originales vulnerables al deterioro por su manipulación (uso de sistemas de digitalización de documentos)

Indexación multipaginas Selección documentos Preparación material Flujo de trabajo proyecto automatización de catálogos de inscripciones de propiedades ( Bienes Raíces, Comercio y Minas ) Primera etapa de proyecto ( 2001-2005) Procedimientos Criterios calidad normas digitalización Criterios selección Casos de excepción Control de calidad Imágenes digitales Indexación multipaginas Selección documentos Preparación material Digitalización documentos Definición de formatos de descripción Diseño de interfaces de acceso Carga en bases de datos e implementación software documental Servicios de información Descripción de documentos Mantención información Bases de datos imágenes Registros ISAD(G) Preservación info. digital

Flujo de trabajo Segunda etapa del Proyecto( 2006- ) Identifica usuario certificado Emisión boleta de pago Consulta inscripciones Solicitud certificados Términos de uso catálogo Base de datos usuario Administrativa Acceso al sistema Documental Staff Nacional Consulta pendientes firma Consulta solicitudes pendientes Envío informe solicitudes pagadas Certificados Inscripciones digitales Firma electrónica Registro pago Edición certificados (PDF) Solicitudes para firma electrónica Certificados Inscripciones digitales Datos solicitud Cierre proceso envío a usuario Plantillas predefinidas por tipo certificados

Proceso de selección de volúmenes desde el depósito de Notarios y Conservadores De acuerdo a políticas institucionales, basadas en las demandas del usuario, se seleccionan los volúmenes que se digitalizarán durante el año.

Proceso preparación del material a digitalizar Previo al proceso de digitalización se revisan las inscripciones de propiedades y se prepara la hoja de ruta con las características del volumen, la que servirá de guía para el proceso de digitalización y descripción

Proceso digitaliza captura y convierte a digital Para el proceso de digitalización se utiliza un scanner robótico de alta productividad especializado para digitalizar volúmenes empastados. Los documentos se digitalizan a 300 dpi, en blanco y negro y tonos de grises en algunos casos.

Proceso digitaliza- control de calidad Toda la cadena de digitalización es sometida a procesos de control de calidad.

Proceso digitaliza- crea multipágina Las fojas digitales son compaginadas consistentemente con la inscripción, dando origen a un documento digital multipágina.

Proceso digitaliza- indexa Define los puntos de acceso iniciales para la recuperación de información. Basado en la organización y clasificación documental. Vincula con la imagen digital

Proceso devolución de material a depósitos Mantención y control de las existencias de documentación en los depósitos y del material digitalizado

Proceso describe documentos digitales Agrega valor a la indexación inicial a partir del análisis y descripción de los contenidos de los documentos Equipo de trabajo conformado por profesionales especializados en documentos jurídicos – abogados, licenciados en historia

Formato de ingreso de datos normalizado de acuerdo a la norma ISAD(G) Normalización de los nombre de productores corporativos y personales ; nombres geográficos y materias

http://documentos. archivonacional http://documentos.archivonacional.cl búsqueda y solicitudes del usuario externo

http://documentos. archivonacional http://documentos.archivonacional.cl Procesamiento de solicitud pendientes, staff del Archivo

http://documentos. archivonacional http://documentos.archivonacional.cl Firma electrónica de documentos por el conservador del Archivo

Osvaldo Villaseca R

Próximas tareas y desafíos Avanzar en la creación de repositorios documentales y extender la aplicación de tecnologías en los Archivos Regionales. Potenciar el uso de los sitios Web para publicar la documentación disponible en los archivos, su formato y restricciones de acceso. Revisar el diseño del sistema tecnológico para una mejor implementación de la ley de acceso. Desarrollar y aplicar metodologías para conocer las necesidades de nuestros usuarios y evaluar el uso de los recursos digitales a su disposición. Trabajar de manera cooperativa para abordar temas como el tratamiento del documento electrónico, la preservación de la información digital, el uso de metadatos y esquemas para la descripción documental, estándares para la interoperabilidad de sistemas, criterios para la selección de tecnologías , etc.