ARCHIVOS Y TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL OFICINA DE GESTIÓN documental trd ARCHIVOS Y TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CONSTITUCIÓN NACIONAL: LOS ARCHIVOS Fundamentos legales CONSTITUCIÓN NACIONAL: Articulo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Articulo 15. Todas las personas tienen derecho … a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. Articulo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial… Articulo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. Articulo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. Articulo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

LOS ARCHIVOS CONSTITUCIÓN NACIONAL: Arts. 67, 68 Fundamentos legales CONSTITUCIÓN NACIONAL: Arts. 67, 68 DE LOS DERECHOS SOCIALES, ECONOMICOS Y CULTURALES (Titulo II Capitulo 2) La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social. Los particulares podrán fundar establecimientos educativos. La ley establecerá las condiciones para su creación y gestión. Arts. 365 y 366 DE LA FINALIDAD SOCIAL DEL ESTADO Y DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS (Titulo XII Capitulo 5) ……Será objetivo fundamental de su actividad la solución de las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental y agua potable.

LOS ARCHIVOS OTRAS DISPOSICIONES: Fundamentos legales OTRAS DISPOSICIONES: Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Acuerdo 060 de 2001, Ventanilla Única o Unidades de Correspondencia Acuerdo 038 de 2002, Responsabilidad de los funcionarios ante los documentos de archivo Acuerdo 039 de 2002, Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) Acuerdo 042 de 2002, Organización de los archivos de gestión

LOS ARCHIVOS Ley 594 del 14 de Julio de 2000 Artículo 2 Artículo 11 Ámbito de aplicación …Las entidades privadas que cumplen funciones públicas… Artículo 11 Obligatoriedad de crear, organizar, preservar, y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística. Artículo 13 Garantizar los espacios y las instalaciones necesarios para el funcionamiento de sus archivos, con especificaciones técnicas. Artículo 24 Elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental Artículo 26 Elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que asegure el control Artículo 39 La junta Directiva del AGN, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para tal efecto, podrá declarar de interés público los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

¿Que documentos y por cuanto tiempo se conservarán? LOS ARCHIVOS TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Producida por la universidad Aportada por los usuarios Resoluciones, actas, informes, circulares, comprobantes, cartas, solicitudes, etc. Facturas, derechos de petición, solicitudes, etc. ¿Que documentos y por cuanto tiempo se conservarán? Criterio: Valor administrativo, legal y fiscal Valor contable Valor cultural, científico e histórico Muchos documentos son transitorios o de apoyo y por lo tanto se eliminan una vez hayan cumplido su tramite.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital. IMPORTANCIA: Identifican y reflejan las funciones institucionales. Facilitan el manejo de la información. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Facilitan el control y acceso a los documentos. Facilitan la organización de los documentos. Controla la producción y el trámite documental. PASOS PARA SU ELABORACIÓN: Estructura orgánica Funciones Se conforman: Series Subseries y Tipos documentales Procesos técnicos: Clasificación Valoración Selección Eliminación

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CODIFICADAS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CODIFICADAS CODIGO SERIE SUBSERIE DEFINICION 1 RESOLUCIONES 1.1 Resoluciones de rectoría Documento que resuelve o decide disposiciones institucionales. 1.2 Resoluciones de grado   INFORMES 2.1 Informes de gestión Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre alguna actividad, que tiene relación a un asunto concreto. 2.2 Informes estadísticos 2.3 Informes de control interno 2 2.4 Informes de estados financieros 2.5 Informes de cartera 2.6 Informes presupuestales 2.7 Informes a entes de control 3 COMUNICADOS 3.1 Comunicados institucionales Comunicación escrita de interés común, dirigida a nivel personal o a un grupo de personas. 3.2 Comunicados de medios masivos 4 ACTAS 4.1 Actas de consejo Documento escrito que contiene lo sucedido o tratado en una reunión y/o evento. 4.2 Actas de comité 4.3 Actas de reunión 4.4 Actas de grado 5 CIRCULARES 5.1 Circulares Informativas Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido, dirigida a un grupo de personas de manera interna o externa. 5.2 Circulares Normativas 6 PROCESOS 6.1 Procesos Autoevaluación Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación, que tiene un fin determinado. 6.2 Procesos Elecciones 6.3 Procesos Jurídicos 6.4 Procesos de Certificación 7 EVENTOS Cualquier actividad de tipo académico y/o administrativo que desarrolle directamente la unidad administrativa. PLANES 8.1 Plan Estratégico de Desarrollo Institucional Modelo sistemático de una actuación , que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. 8 8.2 Plan de acción 8.3 Plan de mejoramiento 9 PROGRAMAS 9.1 Programa de Gestión Documental Conjunto de acciones que se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos y políticas institucionales. 9.2 Programas Académicos 9.3 Programas de Investigación 9.4 Programas de Proyección Social 9.5 Programas de Bienestar Institucional 9.6 Programa de Salud Ocupacional 9.7 Programa de Egresados

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE: Secretaría de seccional CÓDIGO SERIE, SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES Retención Disposición final PROCEDIMIENTO AG AC CT S M/D E S.1 RESOLUCIONES   Se procede a microfilmar y conservar totalmente ya que en este documento están registradas decisiones importantes, formando parte de la historia de la Universidad. S.1.1 Resoluciones de Rectoría 2 10 X S.1.2 Resoluciones de grado de Rectoría Este documento certifica la credibilidad del grado como un acto público. S.4 ACTAS S.4.1 Actas de consejo S.4.3 Actas de grado Se procede a microfilmar y conservar totalmente. Este documento acredita la verificación de los grados otorgados. S.5 CIRCULARES Cumpliendo con su proceso de análisis y evaluación, pueden eliminarse. S.5.1 Circulares informativas 3 S.16 INSTRUMENTOS DE CONTROL 5 Se procede a eliminar, ya que dichos registros ya han cumplido su propósito. * Registro de entrega de actas de grado * Registro de entrega de duplicados * Registro de entrega de aprobación del programa * Registros notariales AG= Archivo de gestión AC= Archivo central CT= Conservación Total S= Selección M/D= Microfilmación y/o Digitalización E= Eliminación SERIE: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, producidos por una oficina en cumplimiento de sus funciones. Ej. Resoluciones SUBSERIE: Es una división de la serie. Ej. Programa de Gestión Documental. TIPO DOCUMENTAL: Son los documentos en sí. Ej. un acta, un informe, un registro, una solicitud, etc.