CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Es efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos transformables en dinero. Esta transformación va ha estar dada con la inmediatez y liquidez de estos. Estamos hablando de un activo circulante, o sea el activo más líquido con que cuenta una empresa , por tanto esta debe habilitar para su custodia y manejo una serie de procedimientos y principios de control interno. Un buen control interno del efectivo implica tener separado totalmente el registro de los ingresos y egresos de dinero . Dividiendo las funciones del registro entre varias personas de tal forma que el trabajo de una quede verificado con las anotaciones de otra, por cuanto la subdivisión o segregación de funciones desalienta la comisión de fraudes o delitos .

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Medidas de control interno para desembolso de efectivo. Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los ingresos de caja sean depositados a la brevedad. Todo desembolso se debe efectuar con cheque. Todo cheque dañado o inutilizado debe marcarse como anulado y archivarse a lo menos el número de serie. Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las facturas para su pago ni tampoco formular asientos en los registros. Los cheques presentados a la firma de las personas encargadas deben estar respaldados con toda la documentación de la operación, por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de pago, etc. Se debe autorizar el pago de los cheques con la firma de dos personas diferentes con distinto nivel jerárquico. Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una anotación que fue pagada, anotando en el número de cheque, fecha, etc. Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente cruzados a nombre de las empresas o personas naturales.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Medidas de control interno para ingresos de efectivo. Toda operación de ingreso de dinero debe contar con el correspondiente comprobante de ingreso. El depósito que se realice de los fondos ingresados debe quedar registrado en una planilla de control que será validado al confeccionar la conciliación bancaria. La persona encargada de la recepción de los fondos debe confeccionar al término del día un resumen con todos los ingresos recibidos detallando la fuente de estos y confeccionar el comprobante de depósito. Una persona de distinto nivel jerárquico debe autorizar o dar VºBº para el depósito propiamente tal validando el monto del depósito con todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de ingresos. Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso de anularse alguno de ellos.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Medidas de control interno para saldos de efectivos En el caso de cajas o fondos fijos el arqueo, es decir, el recuento de todo el dinero, moneda, papel y comprobantes de gastos realizados. En el caso de cuentas corrientes bancarias la conciliación bancaria.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) CONTROL INTERNO PARA INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO Es importante hacer notar que al interior de nuestro sistema de información contable, todo el control y fiscalización de los movimientos de fondos, se llevar cabo con la utilización de los COMPROBANTES DE INGRESOS O ENTRADAS y con COMPROBANTES DE EGRESOS O SALIDAS. Las operaciones que dan origen a movimientos de fondos son muy diversas y los formularios que acompañan a dichos formularios a su vez son muy variados. Formulario en caja  Otras secciones  Facturas de venta Facturas de Compra Boletas Comprobante Entrega de Dinero Comprobante Recibo de Dinero Sobre la base de lo anterior, es que se hace imprescindible un control efectivo sobre los comprobantes de ingreso y egreso, los cuales deberán contener a lo menos: La fecha Nombre del cliente o proveedor Nº de la factura que se cancela La forma de pago Numero de cheque, nombre del banco El monto recibido o entregado Firma y timbre del funcionario responsable o de la persona designada por el proveedor

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) FONDO FIJO Como medida de mejor administración de las necesidades inmediatas de dinero que pueden presentarse en las empresas, se crean los fondos fijos. Estos fondos corresponden a montos que se dejan en efectivo en la empresa bajo la custodia y responsabilidad de un funcionario pertinente, previamente designado por la administración. La cual también fijará el monto y los conceptos por los cuales se pueden realizar egresos por parte del funcionario respectivo. Normalmente estos fondos son designados para cubrir gastos menores al interior de la organización y están dados por la premura con la cual se necesitan ejecutar.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) USO DE LAS CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS La cuenta corriente es un contrato en virtud del cual una institución financiera (Bancos) se obliga a cumplir las ordenes de pago dada por la persona, mandante o librador, hasta la concurrencia de las cantidades de dinero que este tuviese en dicha cuenta corriente o del crédito que se hubiese estipulado. El Cliente, se obliga con el banco a cumplir las normas especificadas en dicho contrato en cuanto al manejo de la cuenta corriente y de los recursos en ella depositadas, como también la normativa legal que de ella emane.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) EL CHEQUE Es una orden escrita girada por el librador (dueño del cheque o cuenta corriente) contra el banco librado (aquel en que éste tiene su cuenta corriente bancaria) para que éste pague a su presentación el todo o parte de los fondos que aquél posea. El cheque es siempre pagadero a la vista; cualquier mención en contrario se debe tener por no escrita. El cheque puede ser “a la orden”; “al portador”; o nominativo.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Cheque a la orden: En que se ha borrado las palabras “o al portador”, pero sin tachar la frase “la orden de”. Debe llevar el nombre de la persona que lo presente en cobro, por lo que el banco exigirá, previo al pago, la presentación de la cédula de identidad. Por medio de endoso, mediante una firma, puede ser transferido a otra persona.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Cheque al Portador: En que no se ha borrado las expresiones “o al portador” ni “la orden de”. Es transferible sin necesidad de endoso, pudiendo ser cobrado o depositado en la cuenta corriente bancaria de cualquier persona.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Cheque Nominativo: En que se ha borrado, mediante rayas las palabras “o al portador” y “la orden de”. Puede ser cobrado sólo por la persona en cuyo favor se ha girado. Puede ser endosado exclusivamente a un banco, en comisión de cobranza, colocando las palabras “valor en cobro” o “para ser depositado en mi cuenta corriente”.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Cheque Cruzado: En cuyo anverso se han trazado dos líneas transversales. Puede ser cobrado sólo a través de su depósito en un banco. Tanto los cheques a la orden, nominativos, como los cheques al portador pueden ser cruzados.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) ENDOSO DE DOCUMENTOS El endoso se encuentra definido en el artículo 655 del Código de Comercio, “ El endoso es el escrito puesto al dorso de la letra de cambio y demás documentos a la orden, por el cual el tenedor transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye en prenda “ De lo anterior se desprende que el endoso puede ser de distintas clases: Endoso translaticio de dominio: Sirve para transferir la propiedad o dominio del crédito representado por el documento Endoso en comisión de cobranza Endoso en Garantía: Este endoso faculta a un Acreedor del endosante para cobrar el documento a su vencimiento y, además, para aplicar el producto del pago a su deuda, con cargo de restituir el saldo si lo hubiere.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) CONCILIACION BANCARIA El objetivo principal de la conciliación bancaria es el de identificar los valores que representan diferencias entre el Saldo que muestra el banco, y lo que aparece anotado o registrado en la contabilidad de la empresa, en la cuenta de mayor del banco o en el Libro Auxiliar de banco a una fecha determinada. Las diferencias más comunes que vamos a encontrar en las cartolas del banco y el registro contable son: Cheques girados y no cobrados, es decir, a la fecha de la conciliación no han sido presentados para su pago . Depósitos realizados por la empresa que no aparecen registrados en el banco, por diversas causas entre la más común, fechas de corte. Gastos cargados en la cuenta corriente que la empresa desconoce.

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) En términos sencillos, la conciliación consiste en cuadrar, a una fecha determinada, la información que entrega el banco con los saldos según la contabilidad. Por tanto, la conciliación podemos llevar a cabo por dos métodos : Esquemática: Es aquella modalidad en la cual se parte de uno de los dos saldos, a objeto de cuadrar con el otro saldo en base a las diferencias que se presenten. SALDO SEGÚN CARTOLA O BANCO $ ___________ Mas : - Ingresos registrados por empresa, no contabilizados por banco - Disminuciones registrados por banco, no contabilizados por empresa Menos : - Disminuciones registrados por Empresa y no contabilizados por banco - Ingresos registrados por Banco y no contabilizados por Empresa SALDO SEGUN CONTABILIDAD $ ___________

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Columnas : Se toman todos los antecedentes que implican un movimiento normal de operaciones tanto para el banco, como para la empresa.   EMPRESA BANCO DETALLE DEBE HABER SUMA DIFERENCIA

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Cálculo de la Conciliación Bancaria a partir del Saldo de la Cartola Bancaria .

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE) Cálculo de la Conciliación Bancaria a partir del Saldo del Libro Mayor de Banco .