Juanola Sordo Barreiro COMO HACER UNA SU Juanola Sordo Barreiro

COMO HACER UNA SU AEGEE-Europa Subvenciones Alojamiento Actividades Comida Organizadores Finalización

COMO HACER UNA SU AEGEE-Europa Subvenciones Alojamiento Actividades Comida Organizadores Finalización

AEGEE-EUROPA Primeras decisiones Hacer página Comunicación con el SUCT Motivation letters

PRIMERAS DECISIONES I Fechas Título Promoción Organizadores Intentar no pillar principio y final de SU con ciertas fechas (primeros o mediados de mes) Título Promoción Video, página web, email, campaña… Organizadores Organizador principal, outgoing, incoming y treasurer Modo de pago Pago a llegada (%) o billetes por anticipado

PRIMERAS DECISIONES II Temática Human Rights WG International Politics WG Culture WGGreen SU (Environmental WG) Where Does Europe End? Higher Education days Otros Competiciones Mejor Green SU (EWG) Mejor Web 2.0 SU (PRWG) Mejor European Culture Night (CWG) …

HACER PAGINA Dejar claro que tipo de SU es Si no es la típica de sol y fiesta, si se hace deporte, si tiene temática de baile… Intentar tener listos página web, email y video Para poder promocionar la SU desde la misma web de AEGEE-Europa No indicar muchas personas Siempre se podrán añadir más tarde dependiendo del dinero Tener más o menos claro el programa

COMUNICACION CON EL SUCT Listas de correos SU-COORDINATORS-L SU-OUTGOING-L AEGEE-SU-L AEGEE-L (principales mensajes) Pagina web http://www.projects.aegee.org/suct/su2011/boards/ Atentos a los emails Puede haber problemas con participantes, datos de la SU, etc… Activity y Finantial report A entregar hacia Octubre/Noviembre, avisan por email

COMUNICACION CON EL SUCT

MOTIVATION LETTERS Se reciben por email Gente que presiona por el email Outgoings que nos intentan convencer Gente no escogida por AEGEE-Europa Gente que recalca que desea venir fuera de la Motivation letter Modo de votación Amigos y recomendados Escoger 50% chicos y chicas, nacionalidades diversas, etc… Saber escoger muy bien respecto al programa que tenemos

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SUBVENCIONES Principales subvenciones Condiciones Facturación Justificaciones

PRINCIPALES SUBVENCIONES Informarse cuanto antes Una de las primeras cosas a hacer, controlar cuando salen Institutos de la juventud Ayuntamientos Universidad Ayudas de obra social de bancos Por pedir que no quede…

CONDICIONES Memorias de solicitud Pedir dinero justo A veces largas y un poco complicadas (IAJ) Pedir dinero justo En ocasiones se pide justificar todo el dinero que has pedido incluso si no te lo conceden todo Presentar facturas Leerse detenidamente las condiciones Pueden pedir detalles como que en las facturas se indique si se ha pagado al contado o por tarjeta Resúmenes claros pero concisos Cuidado al indicar qué se pide (caso manutención en Castrillón)

PRUEBA DE AGUDEZA VISUAL Qué tal veis la imagen?

FACTURACION Llevar la facturación al día y separada Todos los organizadores con los datos de la antena (su CIF, dirección, etc) Presentar todas las facturas juntas al final del día Realizar la facturación lo antes posible al acabar la SU Es más fácil recordar de que es cada factura y recuperar las facturas perdidas Separar las facturas del alcohol!!!!

JUSTIFICACIONES Enterarse de los plazos para cada subvención Se indica en las condiciones y en la carta en la que se dice que cantidad nos conceden Intentar hacerlas cuanto antes, al acabar la SU Seguir de forma clara los pasos que nos piden (como con la memoria) No saltarse ningún punto Si hace falta indicar más datos se añaden en un anexo En muchas piden datos parecidos

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ALOJAMIENTO Como pedirlo

COMO PEDIRLO Hacer un dossier informativo Carta de AEGEE-Europa Con todos los datos de qué es AEGEE, qué es una SU, etc… Carta de AEGEE-Europa Pedirlo cuanto antes Cosas a destacar Somos una ONG de estudiantes, se dejará como se encontró, estudiantes extranjeros que conocerán nuestra cultura… Pedir el mayor rango de fechas y llaves Es mejor tener las llaves para entrar y salir cuando se quiera Si es posible pedir unos días antes y después de cuando se va a ir Especificar que se va a hacer allí Ofrecer publicidad y limpieza posterior

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ACTIVIDADES REALIZADAS Información a los participantes Actividades Workshops Fiestas Consejos

INFORMACION A LOS PARTICIPANTES Hacerlo todos los días por la mañana y el día antes por la noche Dejar claro el tiempo que tienen para prepararse Indicar si necesitarán algo (bañador, chubasquero, etc…) Decirles media hora antes de la hora real Si después de unos días siempre son puntuales se puede decir la hora real Avisarles si al día siguiente nos moveremos a otro sitio para que hagan la maleta con tiempo

ACTIVIDADES Explicarla bien antes de realizarla Para que a ningún participante le pille desprevenido Indicar bien el tiempo aproximado que dura Por si alguien quiere ir al baño o a comer algo antes Decidles si tienen que realizar la actividad entera o pueden parar a la mitad “Obligarles” a realizarla No se puede perder una actividad porque un participante tiene sueño por salir la noche antes Dejad claro cómo harán la actividad los organizadores Por ejemplo, si es una caminata, unos delante del grupo y otros detrás para no perderlos

WORKSHOPS Siempre son aconsejables algunos WS Se pueden hacer de temas muy interesantes Historia del lugar, cultura, gastronomía, etc Tratar de hacerlos entretenidos No sólo un tío hablando por horas como yo… Se puede hablar con gente de WG y proyectos que se conozcan para que los den Se puede pedir que nos den WS en museos o Universidades

FIESTAS Intentar hacerlas temáticas Cuanto más de cultura del país/región sean mejor Aunque vengan de fiesta están deseosos de conocer el país y su cultura, y les puede sorprender que España sea algo más que toros y sangría Decirles antes de que empiece a que hora comienza el programa el día antes Cuidado con las fiestas de disfraces A veces los participantes no están de humor para disfrazarse. Los organizadores deben de dar ejemplo disfrazandose antes European Night diferente Que no sea sólo beber alcoholes de distintos países. Cuanto más se haga relacionado con la cultura del país mejor: trajes, canciones, juegos, etc…

CONSEJOS Intentar evitar dos días seguidos de actividades duras siempre que se pueda Llegar a acuerdos con bares (vamos a meter 40 personas en un bar un lunes… copas mas baratas) Llevar la bandera y la mascota para hacerse fotos todos juntos con los símbolos de la antena Pero cuidadín que nos los roban a la mínima Comprobar el tiempo que va a hacer Antes de la SU y antes de cada día www.accuweather.com (da el tiempo para los siguientes 15 días) Tener un plan B

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COMIDA Comida a ofrecer Desayunos Picnics Comidas/cenas Alcohol

COMIDA A OFRECER Acordarse siempre de los vegetarianos, los alérgicos y los musulmanes Al menos desayuno y una de las comidas fuertes del día (comida o cena) Se puede dejar más para el final (dependiendo del dinero que nos den) Si se tienen platos, vasos y cubiertos de plástico reutilizables mejor Cada uno usa el suyo y se preocupa del suyo Recordarles que tienen que llevarlo durante toda la SU y limpiarse cada uno el suyo o sino no comen Y es muy green! 

DESAYUNOS Pensar si se tiene lo necesario el día antes Y si es finde, pensar si se tiene suficiente hasta el lunes!!! Cuanto más cosas distintas se les ofrezca mejor Pero los extranjeros suelen preferir los desayunos salados (jamón, queso, etc…) Y de beber, mejor los zumos y el café con leche Levantarse 30 min antes que los participantes para ponerlo Intentar evitar que se hagan bocatas Se les ofrece el desayuno, no un bufet para todo el día

PICNICS Acordarse de los vegetarianos / alérgicos / turcos… Los días que haga falta organizar a todos los organizadores para preparar los picnics Ofrecer siempre una pieza de fruta y agua Si se puede, un par de bocatas y algo dulce como barritas de cereales o galletas Dejárselo preparado a los participantes y que ellos cojan una cosa de cada y se lo metan en la mochila Intentar evitar el repetir bocatas Se pueden hacer de jamón con queso, atún con tomate, calamares en su tinta, etc…

COMIDAS-CENAS Buscar un restaurante y hacer precio con el menú Siempre se pueden hacer barbacoas o cocinar por vosotros mismos Hay que darles al menos una de las comidas calientes del día (comida o cena)

ALCOHOL Si se compra, separarlo en las facturas No se puede justificar en ninguna subvención La sangría es muy fácil de hacer y muy barata Se puede mezclar en cualquier cubo de plástico (limpio) Por supuesto habrá que ofrecerles algo de alcohol típico (Asturias = sidra, Cantabria= orujo…) Mucho cuidado con la zona donde se ofrece el alcohol, puede quedar muy sucia Evitar hacerlo dentro de los colegios, polideportivos, etc

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ORGANIZADORES División de tareas Organizador principal Outgoing Incoming Tesorero Fundraising Comportamiento

DIVISION DE TAREAS Es mejor dar a cada persona un puesto para que sepa que hacer en cada momento P.ej. Encargado de desayunos, de entradas, etc… Pero todos han de ayudar siempre que les sea posible El organizador principal llevará mucha carga de trabajo (ya que siempre será el que mejor sepa el programa) pero debe delegar siempre que pueda

ORGANIZADOR PRINCIPAL I La cara visible de la SU Es aconsejable que siempre esté cuando se vaya a pedir algo (alojamiento, comida, etc) Redactará la mayoría de los documentos necesarios (subvenciones, dossier, booklet, reports, etc…) Debe ser el primero en dar ejemplo en todas las ocasiones La mayoría de las veces será el que hable con los participantes

ORGANIZADOR PRINCIPAL II Llevará la mayor parte del trabajo post-SU Debe supervisar siempre el trabajo de los demás Nunca dar por hecho que se ha hecho algo, siempre comprobarlo Tendrá el móvil de AEGEE en todo momento, y las listas de móviles de todos los participantes Intentar pensar en TODOS los detalles

OUTGOING Encargado de llevar a cabo la campaña de SU Ayudará a las personas a corregir las cartas que envían para ir de SU Hablar con otras antenas para que cojan a nuestros socios Hacer listas de socios que hayan pedido SU, listas de socios aceptados, preguntar a las antenas si se han comportado correctamente, etc…

INCOMING Debe ser el que mantiene informados a los participantes desde que son escogidos Principalmente por email, grupos de gmail, facebook, pagina web, etc… Informarles de que material deben traer, información que nos han de enviar, etc… También se encarga de ayudar a los que necesiten visado a conseguirlo Hacer lista de llegadas y recolectar billetes de avión Es importante que esté al principio de la SU, ya que será la “cara conocida” para los participantes

INCOMING (LLEGADAS) Tener una visión general sobre las horas de llegada Recogerles de la estación o fijar un sitio de encuentro Al registrarse: Recolectar las cuotas Darles un pack de bienvenida que contenga al menos información del evento (programa, booklet, contacto organizadores, teléfonos emergencia …) Presentarles a la gente de la organización: Dejar claro quienes son los organizadores Llevar los nombres en tarjetas identificativas

TESORERO I Debe ser el que saque el dinero con la tarjeta de crédito y lo reparta a los que se lo pidan Imponer una hora para recoger facturas P.ej. de 21:00 a 21:30 antes de la cena Cada organizador que coja una factura la guardará hasta que el tesorero la coja Llevar las facturas separadas por día Tener un papel por día en el que se anote el número de factura, nombre de la empresa, cantidad, si es de alcohol y si ha sido hinchada

TESORERO II Realizar un Excel con todos los datos Intentar recopilar todas las facturas nada más terminar la SU Tener dos hojas en el Excel, una en la que se tienen las cuentas oficiales de la SU, y otra con las cuentas internas Las oficiales tendrán el precio de las facturas hinchadas y sin alcohol Las de cuentas internas tendrán lo pagado sin hinchar y el alcohol

FUNDRAISING Encargado de conseguir dinero/cosas para la SU Debería ser también el encargado de las subvenciones Debe trabajar un poco con el tesorero (para aclarar el tema de facturación) Buscar ideas para conseguir cosas Por ejemplo llegar a acuerdos con empresas para que le den cosas a cambio de publicidad en los booklets o artículos en los periódicos

COMPORTAMIENTO I Hacer reuniones TODOS los días Siempre hay 5min para reunirse antes de la cena Levantarse TODOS a la misma hora Siempre hay trabajo y es una falta de respeto hacia el resto de organizadores quedarse durmiendo Dejar claro antes de empezar la SU cuando se estará disponible Si se quiere ir uno de SU, intentar pedir una en la que no coincidan las fechas No apuntarse y desapuntarse cuando a uno le de la gana Es desesperante no saber con quien contar y las bajas de última hora

COMPORTAMIENTO II NUNCA discutir enfrente de los participantes Pensar que los organizadores a veces se han de sacrificar por los participantes Ellos han pagado, tú no Pero no ser sus sirvientes recogiéndoles todo Si te mandan hacer algo y no pudiste hacerlo, dilo Si se cuenta con algo hecho y no lo está, puede suponer un problema

COMPORTAMIENTO III El organizador principal es el que toma las decisiones, pero los demás organizadores también las pueden tomar No os quedéis de brazos cruzados esperando que se os diga que hacer, si sabéis que hay que hacer algo (p.ej. Comprar el desayuno) decirle al organizador que lo vais a hacer y hacerlo En las excursiones estar siempre atentos que no se pierda nadie Siempre alguien adelante y atrás de todos los participantes Acostumbrar a los participantes a recoger su basura y limpiar los sitios donde estén Firmar una hoja de reglas al principio de la SU

COMPORTAMIENTO IV Respetar siempre las horas marcadas!!! Si un día llegáis tarde, ellos lo cogerán por costumbre el llegar tarde Si hay problemas y la gente se da cuenta, informadlos, sino se dan cuenta, perfecto, no digáis nada No esperéis por la gente, al día siguiente tardarán más y es una falta de respeto para los puntuales Estableced puntos de encuentro.

COMPORTAMIENTO V Guiadlos a los lugares donde tiene lugar el evento. Mantenedlos informados sobre cambios en el programa Si se va a algún sitio y ellos tienen que volver solos, informadles de cómo hacerlo Darles un papel con la dirección donde estamos Despertar a los participantes sin putearles Poner música suave e ir subiéndola, si eso no funciona ir a despertar a los últimos haraganes uno por uno!!! Pero a los organizadores despertarlos como más gracia os haga :D

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FINALIZACION Últimas cosas de la SU Evaluaciones Post-SU Consejos finales

ULTIMAS COSAS DE LA SU Darles algún pequeño detalle Se queda muy bien regalándoles cualquier cosita como un llavero Realizar el concurso de mejor participante, mejores ojos, chic@ más guap@, etc… Recopilar todas las fotos y grabárselas en un CD, y añadir canciones míticas de la SU Si es posible, imprimir una foto de todos juntos y dársela Ayudarles a imprimir los billetes de vuelta y conseguirles los billetes de autobús Unas pocas palabras de agradecimiento a los participantes y organizadores siempre son bien recibidas Recuperar la bandera y/o la mascota

EVALUACIONES Hacer evaluaciones de los participantes el último día Siempre son más completas que las que realiza AEGEE-Europa y sirven para mejorar de un año a otro Hacer alguna evaluación ‘light’ intermedia para ver si las cosas van correctamente Realizar evaluaciones internas del trabajo de los organizadores y del programa Insistirles a los participantes para que voten en la página de AEGEE-Europa Y decirles que si les gusto nos voten con la máxima puntuación posible :P

POST-SU Reunirse cuanto antes el organizador principal con el tesorero para hacer el resumen económico Realizar el Activity report y el Finantial report y enviárselos a AEGEE-Europa Responder a las preguntas de los concursos a los que nos presentamos o la de el WG o Proyecto que nos ayudó Revisar fechas de entrega de justificaciones de las subvenciones pedidas Realizar dichas justificaciones cuanto antes mejor Cartas de agradecimiento a quien nos ayudase

CONSEJOS FINALES El trabajo bien hecho hoy, es menos trabajo para el siguiente equipo Mientras se realiza la SU y durante la misma pueden surgir conflictos… intentad ser lo más pacientes posibles y buenos compañeros ayudando y respetando a los demás Habrá momentos estresantes, pero por lo general organizar una SU es una experiencia única, disfrutadla