© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España PROYECTO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL ¿QUE? DIGITALIZAR LOS PROCESOS DE GESTIÓN Y LA RELACIÓN CON TERCEROS, CON EL OBJETIVO DE SER MAS EFICIENTES Y DE PRESTAR SERVICIOS ELECTRÓNICOS A CIUDADANOS Y EMPRESAS¿QUIÉN? TODOS  CORPORACIÓN: COMPROMISO, ESTRATEGIA, RECURSOS Y RECONVERSIÓN A POLITICO DIGITAL  DIRECCIÓN/JEFATURA: APOYO, MONITORIZACIÓN, RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS Y RECONVERSIÓN A JEFE DIGITAL  RESTO DE EMPLEADOS: PARTICIPACIÓN PROACTIVA, INTERÉS, CONFIANZA Y RECONVERSIÓN A EMPLEADO DIGITAL ¿POR QUÉ? OBTENER EL MEJOR APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS (EFICACIA ADMINISTRATIVA) PRESTAR SERVICIOS DE CALIDAD REDUCIENDO AL MÍNIMO LAS CARGAS ADMINISTRATIVAS A FALTA DE AUTOMOTIVACIÓN: CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES 11/2007, 39/2015 y 40/2015 ENTRE OTRAS¿DONDE? EN TODA LA ORGANIZACIÓN, ESPECIALMENTE EN LAS ÁREAS DE GESTIÓN.¿CUANDO? ¡HACE OCHO AÑOS! ¡HOY MEJOR QUE MAÑANA!. SE EMPIEZA Y NO SE ACABA NUNCA. LA MEJORA ES CONTINUA Y REQUIERE ASIGNACIÓN DE PRESUPUESTO ANUAL.¿COMO? CON ILUSIÓN, COMPROMISO, VOLUNTAD, COLABORACIÓN, ESFUERZO, CONSTANCIA Y CONFIANZA. ¿SOLO CON ESTOS INTANGIBLES? SE NECESITA ADEMÁS TECNOLOGÍA, MODELO, BUENAS PRÁCTICAS, METODOLOGÍA, SERVICIOS DE IMPLANTACIÓN Y UNA ADECUADA GESTIÓN DEL CAMBIO ESTO ES LO QUE VEREMOS EN LOS SIGUIENTES PUNTOS PROYECTOCONINVERSIÓN

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España DIMENSIONES DE UN PROYECTO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA 1.-TECNOLOGIA 2.-MODELO DE GESTIÓN 3.-SERVICIOS DE IMPLANTACIÓN 5.-GESTIÓN DEL CAMBIO 4.-METODOLOGÍA Y PLANIFICACIÓN

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España TECNOLOGÍA ¿Datacenter propio o infraestructuras como servicio? ¿Cumple con el ENS? ¿Plataforma de software on premise o software como servicio / software en la nube? ¿Java o.NET? ¿Servidor de Aplicaciones JBOSS-TOMCAT o MICROSOFT IIS? ¿Windows o Linux? ¿PC o Thin Client? ¿Arquitectura Web o Cliente Servidor con o sin Virtualización de Escritorio? ¿RDBMS ORACLE o SQL Server o MySQL u otros? ¿Microsoft Word u Open Office o Libre Office? ¿Firma XAdES / PAdES? ¿Gestor de Contenidos? ¿Gestor Documental? ¿Gestor de Expedientes? ¿Tramitador? ¿Gestor de Procesos? ¿Firma Digital / Portafirmas? ¿Registro Electrónico? ¿Archivo Electrónico? ¿Digitalización? ¿Gestor de Informes? ¿Herramienta de BI? ¿Sede Electrónica? ¿Notificaciones Electrónicas? ¿Carpeta Ciudadana? ¿Perfil del Contratante? ¿Tablón Electrónico? ¿Licitación Electrónica? ¿Pagos Electrónicos? ¿Portal del Empleado? ¿Portal del Proveedor? ¿Interoperabilidad? ¿Framework Desarrollo?... ¿O tal vez una plataforma integrada de eAdmin que incorpore todos los módulos anteriores? 01

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España 01  ¿REINVENTAMOS LA RUEDA? LA RUEDA? ¿Y SI NOS SALE ESTO? ¿NOS PODEMOS PERMITIR HACER EXPERIMENTOS?  SI LO QUE QUEREMOS CONSEGUIR ES ESTO … ¿POR QUÉ NO PARTIR DE ESTO? ADAPTÁNDOLO A NUESTRAS NECESIDADES 2.-MODELO ¿DESARROLLAMOS UNA PLATAFORMA PROPIA?

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España MODELO ¿CREAMOS UNA SOLUCIÓN COMBINANDO DIVERSOS COMPONENTES ? PLATAFORMA DEL DR. FRANKENSTEIN GESTOR DE CONTENIDOS X + GESTOR DOCUMENTAL Y + GESTOR DE EXPEDIENTES Z + GESTOR DE PROCESOS W + PORTAFIRMAS P + REGISTRO ELECTRÓNICO R + ARCHIVO ELECTRÓNICO H + GESTOR DE INFORMES K + SEDE ELECTRÓNICA S + CARPETA CIUDADANA K + PERFIL DEL CONTRATANTE T + LICITACIÓN ELECTRÓNICA L + PORTAL DEL EMPLEADO E + PORTAL DEL PROVEEDOR V 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España PLATAFORMA INTEGRADA DEL MERCADO BASADA EN ESTÁNDARES, BUENAS PRÁCTICAS Y CON UN MODELO MADURO Y CONTRASTADO PERSONAS, DIRECCIONES Y MEDIOS DE CONTACTO REGISTRO PRESENCIAL GESTIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS. CATÁLOGOS DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA Y COMPULSA DIGITAL CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE EXPEDIENTES TRAMITACIÓN Y WORKFLOW (BPM) FIRMA ELECTRÓNICA Y PORTAFIRMAS NOTIFICACIONES FEHACIENTES Y DE CORTESÍA PROPUESTAS, DECRETOS, ACUERDOS Y RESOLUCIONES GESTIÓN DE ORGANOS DE GOBIERNO O COLEGIADOS ARCHIVO ISAD(G) INVENTARIO DE BIENES Y PATRIMONIO MOTOR DE CONSULTAS, ALARMAS Y AGENDA MINERÍA DE DATOS Y CUADRO DE MANDO INTEGRAL ADMINISTRACIÓN CONFIGURACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN CATÁLOGO DE SERVICIOS TABLÓN DE ANUNCIOS PERFIL DEL CONTRATANTE DOCUMENTOS Y EXPEDIETNES PÚBLICOS VERIFICACIÓN DE CAMERFIRMA, AOC, CATCERT, SARA, Pasarelas de Pagos contrataciondelestado.es MIS DATOS MIS SOLICITUDES MIS DOCUMENTOS MIS EXPEDIENTES MIS NOTIFICACIONES MIS PAGOS REGISTRO TELEMÁTICO PAGOS TELEMÁTICOS CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA SERVICIOS DE ACCESO RESTRINGIDO J2EEHIBERNATEOPENOFFICELUCENE / LIUSDWR/AJAXJASPER REPORTSQUARTZJBOSS EXPLOTACIÓN DESDE OTROS APLICATIVOSINTEROPERABILIDAD TERCEROSGESTIÓN ECONÓMICAPERSONALGISOTROS APLICATIVOS Ley 30/1992 R. J. AA. PP. y PAC Ley 15/1999 Protección de Datos Ley 59/2003 Firma Electrónica Ley 11/2007 (LAECSP) Reglamento Desarrollo ENS + ENI + NTI Ley 30/2007 y ley 34/2010 de Contratos del S.P. ESTÁNDARES NACIONALES E INTERNACIONALES: INDALO, SICRES, ISAD(G), MOREQ, PDF/A (ISO / ISO 32000), ODT, XML, XAdES / PAdES, BPM, etc. ALMACÉN DE DATOS ALMACÉN DE DOCUMENTOS 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España 2.-MODELO Y BUENAS PRÁCTICAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA BASADA EN PROCESOS cocinar cada guiso en una olla diferente ¿se imagina tener que cocinar cada guiso en una olla diferente? ¡SERÍA INSOSTENIBLE ECONÓMICA Y LOGÍSTICAMENTE! LENTEJAS FEIJOADA COCIDO SANCOCHO FRIJOLES AJIACO CAUCAU SOPA CALLOS TAMALES CHICHARRON POZOLE RAPADURA ACARAJÉ CHARQUICAN CALAPURCA CAZUELA TEQUEÑOS EMPANADAS MONDONGO PUCHERO LOCRO HUMITA RAVIOLES MAZAMORRA POTE CHAIRO PAPAS FRICASE ARRACACHE COXINHA GUATITA FANESCA MOQUECA QUINDIM PUCHERO RANCHO PATACON BIENMESABE ROPA VIEJA BORÍ-BORÍ PAMONHA VATAPÁ 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España GESTIÓN ADMINISTRATIVA BASADA EN PROCESOS ¿EXISTE ALGUNA HERRAMIENTA QUE SIRVA PARA TODO? un único artilugio cualquier guisocualquier combinación de ingredientescualquier receta cocinar todos los platos simultáneamente Lo deseable sería poder disponer de un único artilugio que permitiera cocinar cualquier guiso, con cualquier combinación de ingredientes, siguiendo cualquier receta y que fuera capaz de cocinar todos los platos simultáneamente ¿EXISTE REALMENTE ESTE ROBOT DE COCINA? Para “cocinar” simultáneamente todos sus procedimientos administrativos siguiendo cualquier receta, puede utilizar un GESTOR DE PROCESOS BASADO EN FLUJOS DE TRABAJO 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España GESTIÓN ADMINISTRATIVA BASADA EN PROCESOS UNA SOLA HERRAMIENTA PARA TODOS SUS PROCESOS INCIDENCIAS CONTRATACIÓN QUEJAS Y SUGERENCIAS Gestor de PROCESOS 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España GESTIÓN ADMINISTRATIVA BASADA EN PROCESOS VENTAJAS DE UN GESTOR DE PROCESOS NORMALIZACIÓNlos asuntos iguales se gestionen siempre de la misma forma NORMALIZACIÓN. Permite normalizar cada procedimiento que se implante, para conseguir que los asuntos iguales se gestionen siempre de la misma forma, con la posibilidad de poder salirse de la acción programada en circunstancias excepcionales si resultara necesario. ORGANIZACIÓN quién tiene que hacer qué, cuándo y cómo ORGANIZACIÓN. Permite organizar mejor la gestión interna, disponiendo cómo tiene que participar cada actor en cada proceso que resulte de su competencia, estableciendo quién tiene que hacer qué, cuándo y cómo. EFICIENCIAautomatización de todas las tareas repetitivas tareas de valorgestión más eficaz EFICIENCIA. Permite la automatización de todas las tareas repetitivas dejando más tiempo para que los gestores desempeñen tareas de valor, consiguiendo una gestión más eficaz. ECONOMÍAUna misma herramienta puede gestionar todos los procesos corporativos ECONOMÍA. Una misma herramienta puede gestionar todos los procesos corporativos sin tener que desarrollar un software específico a la medida para cada uno de ellos. TRABAJO EN EQUIPO procesos más robustos y eficaces TRABAJO EN EQUIPO. En cada proceso participan diferentes personas y departamentos, cada uno realizando las tareas que le han sido encomendadas. El trabajo en equipo y la mejora de la comunicación interna permitirá desarrollar procesos más robustos y eficaces. CONTROLmejor control de la jefatura sobre el estado de cada uno de los asuntos indicadores de gestión para la toma de decisiones CONTROL. Permite ejercer un mejor control de la jefatura sobre el estado de cada uno de los asuntos gestionados, obteniendo información detallada de cada uno de ellos así como indicadores de gestión para la toma de decisiones. CONTINUIDAD DE NEGOCIO mas robusta e inmune a las contingencias de sus recursos humanos CONTINUIDAD DE NEGOCIO. El hecho de que el conocimiento de cada proceso se encuentre en el propio sistema de información, permite que la organización sea mas robusta e inmune a las contingencias de sus recursos humanos (rotación de personal, bajas laborales, etc.) INDEPENDENCIALos procesos pueden ser modelados internamente, INDEPENDENCIA. Los procesos pueden ser modelados internamente, sin necesidad de tener que contratarlos al fabricante de la herramienta de gestión de procesos seleccionada, siempre que el motor de workflow haya sido bien diseñado. MEJORA CONTINUAidentificar e implementar las medidas necesarias para la mejora de la calidadevaluar los resultados obtenidos MEJORA CONTINUA. La gestión basada en procesos permite identificar e implementar las medidas necesarias para la mejora de la calidad de la gestión y de los servicios prestados, así como evaluar los resultados obtenidos para la adopción de nuevas medidas correctoras en un proceso de mejora continua. 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España GESTIÓN ADMINISTRATIVA BASADA EN PROCESOS EDITOR INTEGRADO DE MODELADO DE FLUJOS DE TRABAJO BPMN 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES BASADA EN FLUJOS DE TRABAJO Una vez analizado, simplificado, normalizado y depurado cada procedimiento que regula la gestión del expediente, se implementa el flujo de trabajo en el motor de tramitación seleccionado, que se encarga de promover QUIÉNQUÉCUÁNDOCÓMO QUIÉN tiene que hacer QUÉ, CUÁNDO y CÓMO RIESGO BAJO DE DISCONTINUIDAD DE NEGOCIO El conocimiento del proceso está en el propio sistema de información lo que facilita la movilidad y rotación de puestos 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España MODELO Y BUENAS PRÁCTICAS CULTURA DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO INTERDEPARTAMENTAL UN MISMO GESTOR ES EXPEDIENTES TRANSVERSAL PARA TODA LA ORGANIZACIÓN PERMITE EL TRABAJO COLABORATIVO INTER-DEPARTAMENTAL Y LA ORGANIZACIÓN APROPIADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS POR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS REQUERIDOS AL APLICAR A CADA ASUNTO EL PROCEDIMIENTO APROPIADO TODOS LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN PUEDEN Y DEBEN SER ORGANIZADOS COMO EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España MODELO Y BUENAS PRÁCTICAS POLÍTICAS DE CERO PAPEL El procedimiento administrativo común promovido por la ley 39/2015 es DIGITAL y orientado a la eliminación del Tsunami de papel generado como soporte de los actos administrativos LA SOLUCIÓN ES FÁCIL NO GENERAR PAPEL Firma Digital de Documentos Electrónicos  NO ACEPAR Y MANIPULAR PAPEL Digitalización Certificada de Documentos en Papel  ANTES O A LA VEZ QUE  ANTES O A LA VEZ QUE  02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España IDENTIDAD DIGITAL. FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA. BUENAS PRACTICAS EN MATERIA DE FIRMA DIGITAL DOCUMENTO ELECTRÓNICO PDF/A CON FIRMA PADES COPIA IMPRESA MISMA APARIENCIA FACILITA LA TRANSICIÓN DESDE LA ADMINISTRACIÓN BASADA EN EL PAPEL HACIA LA ADMINISTRACIÓN DIGITAL FIRMA DIGITAL DE LA AUTORIDAD COMPETENTE FIRMA DIGITAL DE SELLO DE ÓRGANO (SELLO DE REGISTRO DE ENTRADA O SALIDA) CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España IDENTIDAD DIGITAL. FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA. BUENAS PRACTICAS EN MATERIA DE FIRMA DIGITAL 02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España POLÍTICAS DE CERO PAPEL DIGITALIZACIÓN CERTIFICADADOCUMENTO EN PAPEL ESCÁNER DE DOCUMENTOS CERTIFICADO DIGITAL FIRMA ELECTRÓNICA PROCESO INFORMÁTICO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DOCUMENTOELECTRÓNICO COPIA AUTÉNTICA  02

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España LA IMPORTANCIA DEL MODELO DE GESTIÓN 02 CUALQUIER PERSONA CON ALGO DE TALENTO Y POCOS MEDIOS PUEDE CREAR UN SOFTWARE DE CALIDAD EN CUALQUIER LUGAR DEL MUNDO UN MODELO MADURO Y DE ÉXITO REQUIERE AÑOS DE EVOLUCIÓN DANDO SATISFACCIÓN A LOS REQUISITOS DE LOS USUARIOS MÁS EXIGENTES, CON DISTINTAS NECESIDADES Y DIFERENTES MÉTODOS DE TRABAJO UN MODELO DE ÉXITO NO SE IMPROVISA SINO QUE SE COCINA A FUEGO LENTO

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España SERVICIOS DE IMPLANTACIÓN 03 Diagnóstico Inicial Análisis de riesgos e identificación de acciones de mitigación Análisis detallado de requisitos Personalización mediante el diseño y desarrollo de adaptaciones necesarias Planificación, gestión y control del proyecto de implantación Consultoría general de implantación Consultoría, modelado e implementación de procedimientos y servicios electrónicos Instalación de los entornos de pruebas, formación, producción y desarrollo Plan de pruebas y de carga Plan de Integración con otros sistemas de información o servicios de interoperabilidad Plan de migración de datos de sistemas de información existentes en los municipios Plan de formación y transferencia del conocimiento tecnológico y metodológico Asistencia técnica presencial y remota (telefónica y telemática) Documentación y Entregables Plan de mantenimiento

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España METODOLOGÍA Y PLANIFICACIÓN Los cambios importantes llevan su tiempo. No planificar proyectos en tiempos imposibles de cumplir. Un cambio de modelo de la administración basada en el papel a la administración electrónica requiere un tiempo razonable de adaptación y consolidación. Las metodologías pueden ayudar a gestionar los proyectos, pero no se debe abusar de la generación de informes de estado ni de la excesiva documentación de gestión. Para la gestión del proyecto se puede utilizar PMBOK Para el desarrollo e implantación de sistemas de información es preferible adoptar metodologías ágiles como SCRUM a metodologías mas pesadas como METRICA3 El análisis de riesgos se puede basar en MAGERIT y en la herramienta informática PILAR. 04

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España GESTIÓN DEL CAMBIO 05 ESTADIOSACCIONES PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO  COMUNICACIÓN CHOQUE/INDIFERENCIA Cuando el cambio es difundido, las personas pueden permanecer indiferentes intentando mantenerse al margen o sufrir un shock ante el temor a las consecuencias desconocidas que cambio traerá a sus vidas.   LIDERAZGO RECHAZO Ente la presión ejercida por las autoridades responsables de liderar el cambio, la primera arma de defensa es el rechazo, negando su bondad y argumentando su inviabilidad con todo tipo de razonamientos.   FORMACIÓNLIDERAZGO ACEPTACIÓN A través de un plan adecuado de formación y concienciación, acompañado del adecuado liderazgo se consigue que se llegue a aceptar el cambio, aunque sin convencimiento de ser capaz de asumirlo.   PARTICIPACIÓN FRUSTRACIÓN Cuando el cambio se produce y comienza a variar el entorno, causa frustración entre algunos actores, convencidos de que es necesario, pero sintiéndose incapaces de adaptarse al nuevo escenario.   MOTIVACIÓNLIDERAZGOCOMUNICACIÓN EXPECTATIVA A base de motivación, liderazgo y más difusión se consigue generar confianza y crear expectativas de saber cómo cada persona puede aprovecharse de los nuevos instrumentos, herramientas y procesos para mejorar su relación con el medio y fortalecer su posición.   FORMACIÓNMOTIVACIÓNLIDERAZGO CONVENCIMIENTO Con más formación, motivación y liderazgo se llega a al convencimiento de la capacidad para la asunción del cambio, sus bondades y las mejoras individuales y colectivas que aporta.   FORMACIÓN Y ASISTENCIA CONTÍNUA SATISFACCIÓN Acciones de formación continua en el puesto de trabajo permitirán que el usuario vaya ganando cada vez más confianza y destreza en el manejo de las nuevas herramientas, produciendo satisfacción al poder dominar el entorno y aprovecharse de él para mejorar su función.   MOTIVACIÓNLIDERAZGO PROMOCIÓN Con motivación apoyada y liderazgo se puede conseguir que detractores iniciales del cambio se conviertan en máximos promotores, haciendo de catalizadores del cambio con efecto de reacción en cadena.

© Isidro Castro Alvarez, GADD-Grupo Meana, S.A., SIERO, Principado de Asturias, España GESTIÓN DEL CAMBIO LA EVOLUCIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO DE ANALÓGICO A DIGITAL EL DESARROLLO DE LAS TIC VA MUCHO MÁS RÁPIDO QUE LA CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN DE LOS COLECTIVOS DE USUARIOS POTENCIALES LA RESISTENCIA AL CAMBIO ES EL MAYOR OBSTÁCULO PARA LA EVOLUCIÓN AL MODELO DIGITAL EL HOMBRE HA NECESITADO MILES DE AÑOS PARA EVOLUCIONAR HASTA LO QUE ES HOY NO PRETENDAMOS QUE SE CONVIERTA EN UN SER 100% DIGITAL EN UNOS POCOS AÑOS NO OBSTANTE NO BUSQUEMOS MAS EXCUSAS PARA NO INICIAR EL PROCESO DE CAMBIO YA SEA POR DEVOCIÓN Y CONVENCIMIENTO O POR OBLIGACIÓN LEGAL ¿Eres digital? ¡Estoy en ello! 05