EL EXAMEN DE CUENTAS Y SU APOYO A LA LABOR DE AUDITORÍA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AGOSTO 2008

ÍNDICE INTRODUCCIÓN. CONCEPTO, OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS. NORMATIVA LEGAL APLICABLE. JURISPRUDENCIA. CASOS PRÁCTICOS.

CONCEPTO DE EXAMEN DE CUENTAS Es el examen sistemático de la documentación que respalda las operaciones relacionadas con los recursos materiales, humanos, financieros y económicos de una entidad.

OBJETIVOS DEL EXAMEN DE CUENTAS DE LA CGR Fiscalizar la percepción de las rentas del Fisco y de las demás entidades sometidas a su fiscalización y la inversión de los fondos, comprobando si se ha dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias que rigen su ingreso y su aplicación o gasto.

OBJETIVOS DEL EXAMEN DE CUENTAS DE LA CGR (continuación) Comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad.

EXAMEN DE CUENTAS INTENCIONADO El Examen de Cuentas se caracteriza por ser intencionado y contempla fundamentalmente tres aspectos: 1.- Jurídico 2.- Contable 3.- Pruebas de Validación

EL EXAMEN DE CUENTAS INTENCIONADO JURÍDICO VERIFICA Que se ajuste a la normativa vigente. Que cumpla con los objetivos institucionales. Que se ajuste a las clasificaciones presupuestarias. Que se cuente con autorizaciones de funcionarios competentes. Que se acredite con documentación original del período examinado.

EL EXAMEN DE CUENTAS INTENCIONADO CONTABLE VERIFICA La exactitud cuantitativa de las operaciones. El correspondiente registro.

EL EXAMEN DE CUENTAS INTENCIONADO INCLUYE PRUEBAS DE VALIDACIÓN Que verifican la efectividad y veracidad de las operaciones.

NATURALEZA JURÍDICA DEL EXAMEN DE CUENTAS QUE EJERCE LA CGR Vela que la administración encuadre su conducta dentro del principio de legalidad. Asegura el respeto a todo el ordenamiento jurídico vigente.

EXAMEN DE CUENTAS FISCALIZACION QUE PRACTICA LA CGR, POR MANDATO CONSTITUCIONAL. PARA VERIFICAR, FUNDAMENTALMENTE, LA LEGALIDAD, VERACIDAD Y EXACTITUD, DE LOS ACTOS Y OPERACIONES RESPECTIVAS. Y LA EXISTENCIA Y AUTENTICIDAD DE LA DOCUMENTACION. CON LA FINALIDAD DE HACER EFECTIVAS LAS RESPONSABILIDADES PERTINENTES, CUANDO PROCEDA.

FUENTES LEGALES 1 - 95 - 98 y 99. Constitución Política. Artículo 98 Ley N° 10.336 Orgánica Constitucional de la CGR. Artículos: 1 - 95 - 98 y 99. 25 (85 Inciso Tercero) Cumplimiento Finalidad. 21 Examen-inspección-revisión de Cuentas. 21 A Auditorías. 21 B Cuestiones de Mérito o Conveniencia.

FUENTES LEGALES (Continuación) Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado ( DL N° 1.263/1975 ). Artículos 1 - 2 - 51 - 52 - 53 - 54 - 55 Ley N° 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. (DFL 1-19.653, de 2000) Artículos 3 - 5 - 53 - 62 3 - 13 - 52 - 53 - 62

CONSTITUCIÓN POLÍTICA Artículo 98 Entre otras funciones de CGR: Fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del fisco, de las municipalidades y de los demás organismos o servicios que determinen las leyes. Examinar y juzgar las cuentas de los mismos.

LEY N° 10.336 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE LA CGR Art. 1 Entre otras funciones de CGR. Fiscalizar el ingreso e inversión de los fondos del fisco, de las municipalidades y de los demás organismos o servicios que determinen las leyes. Examinar y juzgar las cuentas de los mismos. Art. 95 Objeto del examen de cuentas. Fiscalizar la percepción e inversión de los fondos del fisco y sus entidades, comprobando si se ha dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación, la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad.

LEY N° 10.336 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE LA CGR Art 98° Comprobaciones expedientes de gastos. Documentación auténtica. Operaciones aritméticas y de contabilidad exactas. Cumplimiento de leyes tributarias. Correcta imputación presupuestaria de los fondos. Gastos cumplan con objeto para el cual se destinaron los fondos en el presupuesto. Gastos autorizados por funcionarios competentes.

LEY N° 10.336 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE LA CGR Art. 99° Comprobaciones expedientes de ingresos. Cumplimiento de plazos en que se deben producir los ingresos. Cobros de intereses, multas u otras sanciones por mora o incumplimientos de compromisos tributarios. Corrección en la imputación de los ingresos. Liquidaciones de impuestos y derechos se ajusten a leyes y normativa vigente.

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DL N° 1 Art. 1 Sistema de Administración Financiera. Conjunto de procesos administrativos que permiten obtención de recursos y su aplicación. Comprende procesos presupuestario, de contabilidad, de administración de fondos, de crédito público y de control financiero. Art. 2 Define la cobertura. Comprende los servicios e instituciones del sector público.

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DL N°1 Art 51 Sistema de control financiero. Acciones orientadas a cautelar y fiscalizar la correcta administración de los recursos del Estado. Verifica: Cumplimiento de fines. Obtención de las metas programadas. Acatamiento a las disposiciones legales y reglamentarias. Art. 52 CGR solo fiscalizará acatamiento a las disposiciones legales y reglamentarias y efectúa auditorías de ingresos y gastos.

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DL N°1 (continuación) Art. 53 CGR puede solicitar a los servicios informes para comprobar ingresos y gastos. Art. 54 CGR le corresponde examen y juzgamiento de las cuentas , según normas de su Ley Orgánica y de la Ley de Administración Financiera del Estado DL N°1.263/1975.

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DL 1.263/1975 (continuación) Art. 55 Respaldo Documental Obligatorio de Ingresos y Gastos. Documentación original ( excepcionalmente copias o fotocopias - Ley N° 10.336 artículo 95 inciso segundo ). Documentación que justifique operaciones. Documentación que acredite cumplimiento leyes tributarias. Documentación que acredite cumplimiento leyes de ejecución presupuestaria. Documentación que acredite cumplimiento de cualquier otro requisito que exijan reglamentos o leyes especiales.

Eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos LEY 18.575 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE BASES GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO Eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos Art. 3 La administración del Estado deberá observar los principios de eficiencia y eficacia. Art. 5 Propender al eficiente e idóneo uso de los medios por autoridades y funcionarios. Art. 53 Concretar, dentro del orden jurídico, una función eficiente y eficaz. Art. 62 No contravenir deberes de eficiencia, eficacia y legalidad en el desempeño de los cargos públicos.

LEY 18.575 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE BASES GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO Transparencia en los actos que dispone el uso de los recursos (probidad administrativa) Art. 3 La administración del Estado deberá observar los principios de transparencia y probidad. Art. 13 Obligación de funcionarios de observar el principio de probidad. Art. 52 Define principio de probidad. Conducta funcionaria intachable, desempeño honesto y leal de la función o cargo con preeminencia del interés general sobre el particular.

Art. 62 Contravenciones al principio de probidad. LEY 18.575 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE BASES GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO Art. 53 Integridad ética y profesional de la administración de los recursos públicos que se gestionan. Art. 62 Contravenciones al principio de probidad. Emplear recursos en provecho propio, de terceros o en fines ajenos a los institucionales.

IMPARCIALIDAD DEL EXAMINADOR DE CUENTAS Ley N° 10.336 Artículo 104 Ecuanimidad del examinador. Garantía interés público y de cuentadante. Causales de implicancia. Tener interés directo en el resultado del examen. Tener interés con personas vinculadas al examinador por consaguinidad o afinidad hasta el cuarto o segundo grado. Tener amistad intima o enemistad manifiesta con el cuentadante. También aplicable al jefe respectivo. Importancia radica en resultados del examen reparos u otros.

Principales Fuentes Legales ATRIBUTOS EXAMINADOS Principales Fuentes Legales Ley N°10.336 Org.Const. de la Cont.Gen. de la Rep. Resolución N° 759/2003 Cont. Gen. de la Rep. DL N° 1.263/1975 Org. de Adm. Finan. del Estado. Clasificador Presupuestario. Decreto ( H ) N° 854, de 2004. Ley N° 18.695 Org. Const. de Municipalidades.

ATRIBUTOS EXAMINADOS Principales Fuentes Legales (continuación) Principales Fuentes Legales Ley N°19.862 Registro de personas jurídicas receptoras de fondos públicos. Ley N°19.886 Contratación y compras públicas. Ley N°19.799 Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma. DL N° 799/1974 Sobre uso y circulación de vehículos estatales. Ley N° 19.653 Probidad Administrativa. Ley N°18.575 Org. Const. de Bases Gen. del Estado.

ATRIBUTOS EXAMINADOS Principales Fuentes Legales (continuación) Principales Fuentes Legales Ley N° 18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Ley N° 18.834 Estatuto Administrativo. Jurisprudencia administrativa especifica. Disposiciones legales y reglamentación específica según la materia. Disposiciones legales y reglamentación específica según el servicio y/o programa. Disposiciones internas.

ATRIBUTOS OBLIGATORIOS Legalidad Que la operación realizada (ingreso o gasto) se encuentre enmarcada dentro de las fuentes de ingreso y los fines autorizados por el clasificador presupuestario y de la jurisprudencia de la CGR. Imputación presupuestaria Que la operación realizada (ingreso o gasto) corresponda al subtítulo, ítem y asignación a la que se esta imputando.

ATRIBUTOS OBLIGATORIOS (continuación) Autorización de firmas Que los ingresos y egresos de las operaciones realizadas se encuentren firmados por las instancias y directivos autorizados. En caso de delegación, se debe disponer del documento formal de designación. Documentación original Los documentos que sustentan las operaciones deben ser originales.

ATRIBUTOS OBLIGATORIOS (continuación) Integridad Que los ingresos y egresos correspondan a los que realmente deben ser, conforme la magnitud de los mismos y de la determinación según la normativa aplicable en cada materia Acreditación (ejemplos) Validación física. Existencia bienes, mejoras, reparaciones, etc. Verificación prestación de servicios. Facturas o boletas con proveedores. Facturas o boletas con el SII. Cumplimiento de objetivos y uso de recursos por beneficiarios.

IMPORTANCIA DE LOS ATRIBUTOS En general, pueden dar origen a reparos: Ingresos no percibidos o parcialmente. Gastos ilegales. Gastos no acreditados. Desembolsos no acreditados. Documentación original (previa observación).

PRUEBAS DE VALIDACIÓN QUÉ CÓMO CUANDO

PRUEBAS DE VALIDACIÓN Integridad ( ingresos - gastos ). Examen de conciliaciones bancarias. Examen documental. Examen de imputación presupuestaria y contable. Análisis de saldos. Examen de registros auxiliares. Confirmación de saldos. Examen de disponibilidades presupuestarias. Arqueos de fondos, documentos, valores, especies. Realización y revisión de inventarios. Examen de bienes, herramientas, maquinarias, etc. Examen trabajos de mantenimiento y reparaciones. Examen de informes de trabajos o servicios.

PRUEBAS DE VALIDACIÓN (continuación) Informes de inspectores técnicos de trabajos o de servicios. Examen de contratos. Examen antecedentes de licitaciones. Examen antecedentes de ofertas. Examen antecedentes de adjudicaciones. Inspecciones o verificaciones oculares. Antecedentes e informes de recepción por terceros. Verificaciones de recepción por terceros. Examen y aprobación de rendiciones de cuentas de terceros, por servicio fiscalizado. Revisión de rendiciones de fondos de terceros. Verificación de existencia de terceros beneficiarios. Verificación de asistencia beneficiarios. Verificación cumplimiento objetivos.

RESULTADOS - CONCLUSIONES 1.- Aprobación La CGR no formula objeciones. Se ha dado cumplimiento a las obligaciones estipuladas en los artículos 98. (desembolsos) o 99 (ingresos). Permite otorgar el finiquito correspondiente ( Art .106 ). No implica extinción de posible responsabilidad civil y/o penal (Art. 96).

RESULTADOS - CONCLUSIONES (continuación) 2.- Observaciones Enmiendas a introducir que por su naturaleza no se considera reparos (Art. 101, inciso segundo ). Fallas subsanables en un plazo dado, tales como omisión de documentos y errores de imputación. Salvadas las observaciones, se puede finiquitar la cuenta.

RESULTADOS - CONCLUSIONES (continuación) 3.- Requerimientos y reintegros 4.- Reparos Carencia de requisitos ( Art. 98 y 99 ). Falta de cumplimiento de cualquier disposición legal o reglamentaria. Transferencias sin Rendición de Cuentas. Gastos Improcedentes. Desembolsos no Acreditados. 5.- Remisión antecedentes al Consejo de Defensa del Estado

RESULTADOS - CONCLUSIONES (continuación) 6.- Sumarios e investigaciones sumarias Determinación de irregularidades que pudiesen presumir que sean constitutivas de responsabilidad administrativa. Ordenar al servicio su instrucción. Ley N° 18.834 Estatuto Administrativo. Instruidos por CGR. Ley N°10.336 Org. Const. de la CGR. Resolución N° 236, de 1998. Reglamento de Sumarios Administrativos instruidos por CGR. Investigaciones sumarias por infracciones al DL N° 799, de 1974, sobre Uso y Circulación de Vehículos Estatales.

RESULTADOS - CONCLUSIONES (continuación) 7.- Hechos Delictuosos Determinación de irregularidades que pudiesen presumir que sean constitutivas de delitos. Art. 102 y 139 Ley Org. Const. de la CGR. Art. 55 letra k) Ley N° 18.834 Estatuto Administrativo. Art. 175 letra b) Código Procesal Penal.

RESULTADOS - CONCLUSIONES Hechos delictuosos DICTAMEN 18.712 ( 20 – 04 – 2005 ) OBLIGACION DE CGR DE PROPORCIONAR INFORMACION A MINISTERIO PUBLICO ( FISCALIAS LOCALES RESPECTIVAS). INCISO TERCERO ART. 6° LEY 10.336 NO LIMITA REMISION DE INFORMACION NI PARTICIPACION COMO TESTIGOS. ANTE QUIEN SE DENUNCIAN LOS ILICITOS. VALOR PROBATORIO DE ANTECEDENTES RECABADOS (EN SUMARIO ADMINISTRATIVO).

PLAZOS DE CADUCIDAD Art. 96 Ley Org. Const. de la CGR Art. 58 Ley Org. Const de Admin. Finan. Del Estado. Toda cuenta será examinada, finiquitada o reparada en un plazo que no exceda de un año, contado desde la fecha de su recepción por la CGR. Se contará desde fecha en que oficialmente hayan sido recibidas por funcionarios de la CGR. Importancia formalidad o certificación (reparos). Caso contrario, cesa responsabilidad de cuentadante.

EJEMPLOS DE MATERIAS FISCALIZADAS ADQUISICIONES DE BIENES. PRESTACION DE SERVICIOS. TRANSFERENCIAS. PROGRAMAS SOCIALES Y OTROS.

DICTÁMENES N°24.289/08 Superintendencia de Electricidad y Combustible. El Superintendente de Electricidad no tiene derecho a percibir la asignación de gastos de representación sin rendición de cuentas. Art. 18 Ley N° 18.091. Esa Superintendencia no ha sido incluida dentro de las entidades fiscalizadoras que regula el citado Art. 18. N° 15.389/08 Corporación de Fomento de la Producción. Cursa resolución que aprueba bases administrativas de licitación pública para contratar un servicio de arriendo y continuidad operativa del equipamiento computacional, no obstante se debe especificar los criterios definidos en las bases.

DICTÁMENES N°53.458/07 Servicio de Salud. (continuación) N°53.458/07 Servicio de Salud. No se ajustó a derecho que Servicio de Salud haya aceptado el cambio de marca de equipo hospitalario durante la ejecución del contrato, pues dicho reemplazo no fue aprobado en las bases del concurso. N°19.408/07 Dirección General de Aeronáutica Civil. No se ajustó a derecho resolución de la DGAC, que aprueba contrato de adquisición de equipamiento. Ello porque el gasto de la contratación se imputa a un ítem del proyecto de iniciativas de inversión para el año, sin aludir a presupuestos futuros, según el Art. 12 y 19, del DL N° 1.263/75.

DICTÁMENES N°59471/06 Instituto Nacional de Deportes. (continuación) N°59471/06 Instituto Nacional de Deportes. Solo corresponde a juzgado de Cuentas o a los Tribunales de justicia hacer efectiva la responsabilidad civil. El cual se inicia en virtud de un reparo formulado por la respectiva unidad de la Contraloría. N° 7210/07 Instituto Forestal. Examen de cuentas a entidad de derecho privado regida por Codigo Civil. Inciso 2°, Art. 16. Ley N° 10.336. N° 016245/07 Municipalidades. Denuncia ante Ministerio Público de presuntas irregularidades que pueden revestir características de delito, se puede realizar previa respuesta del Preinforme de Observaciones. Art. 139. Ley N° 10.336.

DICTÁMENES N°36224/95 Parque Metropolitano. (continuación) N°36224/95 Parque Metropolitano. Compra de uniformes personal a honorarios. N° 17774/94 Caja Previsión de la Defensa Nacional. Pago bonificación debe ser con documentos auténticos como respaldo, salvo excepciones. Situación cuando original es requerido por ente público y privado. N° 5961/96 SENCE. Objetivo del examen de cuentas. Veracidad y fidelidad. N° 1896/01 Juicio de cuentas persigue responsabilidad pecuniaria derivada del examen de cuentas.

DICTÁMENES (continuación) N° 15483/04 Consejo de Defensa del Estado. No procede juicio de cuentas contra funcionario sancionado con medida disciplinaria. N°37.857/2000 Instituto de Normalización Previsional. Concepto de gastos de representación.