Propuesta de requisitos funcionales para la preservación digital a largo plazo de la información científico-técnica de la Universidad de las Ciencias Informáticas Autor: Ing. Edisnel Carrazana Castro Tutora: Dra. Mayra Marta Mena Mugica MAESTRÍA EN BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN

Introducción El desarrollo y uso masivo de las tecnologías digitales han aumentado la eficacia de los procesos de creación, cambio y difusión de la información. Con el paso del tiempo aumenta la dependencia de la información en formato digital en las más diversas instituciones Dependencia de la información en formato digital.

Introducción Amenazas al patrimonio digital. El ciclo cada vez más rápido de obsolescencia de los equipos de informática, el software y los formatos, implica que cualquier información en ambiente digital puede perderse o quedar inaccesible

Introducción Información científico-técnica generada en la UCI. En la Universidad de las Ciencias Informáticas(UCI) se genera gran volumen de información científico-técnica en formato digital, teniéndose entre otros: trabajos de diploma, tesis de maestría y doctorado, artículos científicos publicados en revistas, así como trabajos presentados en eventos

Introducción Situación problemática.  La Dirección de Investigaciones y el Centro de Información Científico-Técnica utilizan cinco productos de software para la gestión de la información científico-técnica que constituye patrimonio intelectual de la universidad.  Los productos de software desarrollados no tratan las amenazas y vulnerabilidades que ponen en peligro la información en el entorno digital.

Introducción Situación problemática.  Carecen de las funcionalidades necesarias para garantizar la confiabilidad y autenticidad de la información digital  La información en algún momento puede quedar inaccesible o carecer de la veracidad requerida.

Introducción Justificación de la investigación. La información científico-técnica que se genera en la UCI en formato digital tiene valor:  Académico y científico  Aporte al desarrollo de software en el país La presente investigación está encaminada a reducir la pérdida a la que puede estar sometido el patrimonio digital de la UCI, debido a que los productos de software con que cuenta no implementan los requisitos funcionales necesarios para su preservación a largo plazo.

Introducción Planteamiento del problema Pregunta de investigación ¿Qué requisitos funcionales deben cumplir los productos de software utilizados en la gestión de la información científico- técnica de la UCI para la preservación digital a largo plazo?

Introducción Objetivos de la investigación Objetivo general Proponer requisitos funcionales para la preservación digital a largo plazo en los productos de software utilizados para la gestión de la información científico-técnica de la UCI.

Introducción Objetivos de la investigación Objetivos específicos 1.Describir la naturaleza de la información en formato digital y los aspectos teórico-conceptuales necesarios para su preservación a largo plazo. 2.Analizar los principales modelos, estándares y aplicaciones informáticas para la preservación a largo plazo de información en ambiente digital. 3.Caracterizar los productos de software utilizados para la gestión de la información científico-técnica de la UCI, en cuanto a sus funcionalidades para la preservación a largo plazo de la información digital.

Introducción Objetivos de la investigación Objetivos específicos 4.Definir los elementos que permiten la elaboración de los requisitos funcionales, para que los productos de software utilizados en la gestión de la información científico-técnica de la UCI faciliten la preservación a largo plazo de la documentación digital.

Marco teórico Preservación digital Según el glosario de Interpares 2 preservación digital es: “el proceso específico de mantenimiento de los materiales digitales durante y a través de diferentes generaciones de la tecnología a través del tiempo, con independencia de dónde residan” (InterPARES 2 Project, 2008)

Marco teórico Aspectos conceptuales sobre la información digital Documento “unidad indivisible de información constituida por un mensaje fijado a un medio (registrado) en una forma sintáctica estable” (InterPARES 2 Project, 2008). Documento digital “un componente digital, o grupo de componentes digitales, que es guardado, tratado y gestionado como un documento” (InterPARES 2 Project, 2008).

Marco teórico Aspectos conceptuales sobre la información digital Cualidades de los documentos digitales La preservación digital debe lograr a largo plazo la continuidad de las siguientes cualidades de la información:  Autenticidad (el documento es lo que pretende ser)  Disponibilidad (acceso a los contenidos del documento digital)  Persistencia (continuidad de la existencia de las secuencias de bits)  Interpretación (combinación apropiada de hardware y software)  Comprensibilidad (contenido entendido adecuadamente )

Marco teórico Amenazas y vulnerabilidades de la preservación digital. Estrategias R (requerido para la recuperación), r (reduce el riesgo de la amenaza/vulnerabilidad), - (no aplica)

Marco teórico Requisitos funcionales Los requisitos funcionales para la preservación digital deben ser descritos en una forma que en lo posible se aleje de soluciones tecnológicas específicas, que los pueda dejar obsoletos o inaplicables si ocurre algún cambio importante

Marco teórico Modelos y normas OAIS (Open Archival Information System). Norma ISO 14721:2003 Aplicable a cualquier institución que tenga entre sus responsabilidades la preservación a largo plazo de la información digital La generalidad y flexibilidad de este modelo facilitan estructurar y describir los requisitos funcionales del presente trabajo

Caracterización de los productos de software para la gestión de la información científico-técnica de la UCI. Selección de la muestra objeto de estudio Principales características de los productos de software utilizados en la gestión de la información científico-técnica de la UCI:  SC-UCI  RCCi  VIGITEC ( productos y servicios de vigilancia tecnológica )  Sistema integrado de gestión bibliotecaria (SIGB)  Repositorio institucional Estos productos fueron diagnosticados en cuanto al estado actual de sus funcionalidades para la preservación digital a largo plazo.

Caracterización de los productos de software para la gestión de la información científico-técnica de la UCI. Instrumento para el diagnóstico de la preservación digital - Encuesta La encuesta utilizada para el diagnóstico tomó como base el Catálogo de criterios para Repositorios Digitales Confiables y se conformó con tres cuestionarios:  Marco organizacional  Gestión de objetos digitales  Infraestructura y seguridad Fueron analizados 39 aspectos como parte del diagnóstico.

Caracterización de los productos de software para la gestión de la información científico-técnica de la UCI. Aplicación del diagnóstico y valoración de los resultados obtenidos Marco organizacional:  La preservación a largo de los documentos digitales en las organizaciones analizadas, no constituye una prioridad.  Se presta poca atención a la preservación para el acceso futuro.

Caracterización de los productos de software para la gestión de la información científico-técnica de la UCI. Aplicación del diagnóstico y valoración de los resultados obtenidos Infraestructura y seguridad:  La infraestructura tecnológica brinda un ambiente favorable para la preservación de los documentos digitales  La seguridad, está asociada mayormente a proteger los documentos digitales de accesos y/o modificaciones no autorizadas  No trata la obsolescencia tecnológica y demás amenazas y vulnerabilidades. Depende mayormente de que los productos de software desplegados implementen las funcionalidades adecuadas

Caracterización de los productos de software para la gestión de la información científico-técnica de la UCI. Aplicación del diagnóstico y valoración de los resultados obtenidos Gestión de objetos. Indicadores más importantes para la preservación digital asociados a cada uno de los productos de software diagnosticados

Caracterización de los productos de software para la gestión de la información científico-técnica de la UCI. Aplicación del diagnóstico y valoración de los resultados obtenidos Conclusiones del diagnóstico:  Los productos de software analizados no cuentan con las funcionalidades indispensables para preservar la información digital a largo plazo.  Las cualidades básicas de los documentos digitales no son aseguradas para el largo plazo.  Ausencia de funcionalidades para el manejo de los formatos, metadatos y la implementación de las estrategias de preservación digital

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Modelo OAIS. Norma ISO 14721:2003 Entidades funcionales del modelo OAIS. Imagen adaptada de (CCSDS, 2012). El modelo no es una guía desde el punto de vista técnico del desarrollo de software, sino un marco conceptual que permite identificar las funcionalidades básicas que deben tener los sistemas para lograr la preservación digital

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Propuesta de requisitos funcionales Los requisitos funcionales fueron estructurados de acuerdo a las seis entidades funcionales que componen al modelo OAIS :  Ingreso: ……………………………………………13  Almacenamiento de archivo: ………………..11  Gestión de datos: ………………………………..9  Administración: ………………………………….15  Planificación de la preservación: …………….7  Acceso: ………………………………………… Cada funcionalidad está dirigida a mitigar o eliminar las vulnerabilidades y amenazas a la preservación digital.

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Propuesta de requisitos funcionales Ingreso  R1.5 La aplicación debe realizar chequeos a los objetos digitales ingresados para detectar presencia de virus. En caso de presencia de virus, la recepción debe ser cancelada.  R1.6 La aplicación debe realizar chequeos de integridad a los documentos digitales para garantizar que no han sido alterados durante el ingreso.  R1.7 La aplicación debe verificar que los documentos digitales ingresados poseen una firma electrónica válida.  R1.9 La aplicación debe validar que el formato digital de los documentos ingresados se corresponde con los establecidos en la administración del sistema (Relacionado a R5.4).  R1.12 La aplicación debe permitir la extracción automática de metadatos para la preservación del documento digital ingresado.

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Propuesta de requisitos funcionales Almacenamiento de Archivo  R2.3 La aplicación debe realizar periódicamente chequeos de integridad a los documentos digitales almacenados, para detectar si han sido modificados de manera no autorizada. (Relacionado a R4.3)  R2.8 La aplicación debe ser capaz de restaurar los documentos digitales dañados, ya sea por modificaciones no autorizadas, accidentes o desastres, a través de las copias en buen estado almacenadas en las réplicas.  R2.9 La aplicación debe ser capaz de migrar los documentos digitales almacenados a otros formatos, o a otras versiones de un mismo formato, con el objetivo evitar la obsolescencia y lograr que puedan ser leídos en el futuro.  R2.10 La aplicación debe documentar en un registro de auditorías todas las operaciones de transformación realizadas sobre los documentos digitales almacenados, incluyendo qué modificación fue realizada, quién la realizó y la fecha.

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Propuesta de requisitos funcionales Gestión de datos  R3.4 La aplicación debe permitir para el caso de los documentos migrados a otros formatos, la recolección de los siguientes metadatos: herramienta o procedimiento técnico utilizado, formatos de origen y destino, tiempo que demoró la migración, factores implicados (personal y técnicos auxiliares) y el resultado de la acción.  R3.5 La aplicación debe permitir el registro de metadatos adecuados para la descripción técnica de los documentos digitales.  R3.6 La aplicación debe permitir el registro de metadatos adecuados para registrar los derechos y condiciones de uso de los documentos digitales.  R3.8 La aplicación debe permitir la asociación a través de metadatos, de los documentos digitales ingresados con documentos no digitales existentes en la organización.

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Propuesta de requisitos funcionales Administración  R4.2 La aplicación debe permitir la selección del algoritmo de encriptación a utilizar para generar la suma de chequeo correspondiente a cada documento digital almacenado. (Relacionado a R2.2)  R4.3 La aplicación debe permitir la configuración de la periodicidad con que se realizan los chequeos de integridad a los documentos digitales  R4.6 La aplicación debe permitir la configuración de la velocidad a la que son borrados grandes volúmenes de información dentro del sistema de preservación digital.  R4.8 La aplicación debe permitir el establecimiento de un umbral de capacidad de almacenamiento para el correcto funcionamiento del sistema de preservación digital  R4.10 La aplicación debe permitir recalcular la suma de chequeo de todos los documentos almacenados.

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Propuesta de requisitos funcionales Planificación de la preservación  R5.1 La aplicación debe ser capaz de generar reportes de análisis de riesgos sobre los documentos digitales que estén en peligro de convertirse en obsoletos debido al formato de fichero que utilizan, recomendando la migración de los mismos a otros formatos.  R5.2 La aplicación debe chequear periódicamente que el umbral de capacidad de almacenamiento no sea sobrepasado. En caso de ser sobrepasado debe emitir alertas por correo electrónico a los administradores del sistema. (Relacionado a R4.8)  R5.7 La aplicación debe mantener un registro con las posibles rutas de migración entre formatos, cada una de las cuales debe contener el formato origen y el formato destino.

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Propuesta de requisitos funcionales Acceso  R6.1 La aplicación debe transformar los paquetes de información recibidos desde la entidad funcional almacenamiento de archivo en paquetes de información de diseminación para dar respuesta a las peticiones de los consumidores.  R6.3 La aplicación debe proveer al consumidor con metadatos que documenten todos los cambios realizados sobre los documentos digitales en los procesos de preservación, para permitirle la evaluación de la autenticidad de los mismos.  R6.5 La aplicación debe permitir la recuperación integrada de aquellos documentos digitales constituidos por más de un componente y mostrarlos como una unidad.  R6.6 La aplicación debe permitir la visualización directa del contenido de los documentos a través de una interfaz gráfica de usuario o permitir la descarga de los mismos.

Propuesta de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo de la información científico-técnica de la UCI Completitud de la propuesta de requisitos funcionales La propuesta presentada da respuesta a las deficiencias analizadas en los 39 aspectos del diagnóstico. Para una mejor comprensión de la relación de los requisitos y los aspectos analizados en el diagnóstico, consultar el Anexo 3 de la presente investigación.

Conclusiones 1.El problema de la preservación digital no solo tiene profundas raíces en cuestiones tecnológicas, sino también en factores humanos y organizacionales. 2.El logro de la preservación a largo plazo en instituciones que gestionan información digital, está determinado en primer lugar por el establecimiento de objetivos estratégicos para tal fin.

Conclusiones 3.Se han identificado y descrito los requisitos indispensables que deben tener los productos diagnosticados, para que faciliten la preservación digital a largo plazo de la información científico- técnica de la UCI, concentrándose en las cualidades a preservar y las estrategias para lograrlo. 4.La propuesta de requisitos funcionales no condiciona la forma en que deben ser implementados, ni las tecnologías a utilizar, lo cual garantiza suficiente flexibilidad a los desarrolladores de software que se encarguen de su implementación.

Conclusiones 5.Los requisitos funcionales se derivan de la aplicación del modelo OAIS, uno de los estándares internacionales más importantes en cuanto a preservación digital, por lo que la implementación de los mismos en otros contextos queda facilitada, dado el uso de una terminología común y ampliamente aceptada.

Recomendaciones 1.Dar continuidad a la presente investigación para identificar en qué módulo de los productos de software diagnosticados ubicar cada requisito funcional propuesto. 2.Formular requisitos funcionales para la implementación de la emulación como estrategia, teniendo en cuenta que en el futuro, los productos de software pudieran gestionar recursos digitales interactivos, para los cuales un proceso de migración sería más complejo.

Recomendaciones 3.Entregar la propuesta de requisitos formulada a la Dirección de Investigaciones y al Centro de Información Científico-Técnica de la universidad, como información de entrada para el desarrollo de nuevas funcionalidades en los productos de software que utilizan.

Preguntas ?

Preguntas La perspectiva archivística estudió los problemas de la preservación en el ambiente digital y aportó un conjunto de conceptos tales como: la veracidad, confiabilidad, autenticidad e integridad. ¿Por qué considera usted que se vuelven universales a la hora de enfrentar riesgos de preservación en ambiente digital?

Marco teórico Aspectos conceptuales sobre la información digital VeracidadConfiabilidadAutenticidadIdentidadIntegridad La veracidad está asociada al grado de verdad que poseen los documentos desde el momento en que son creados y durante toda su custodia. Cualidades indispensables en los documentos para tomar decisiones y rendir cuentas de forma transparente y responsable en las organizaciones

Preguntas La perspectiva archivística estudió los problemas de la preservación en el ambiente digital y aportó un conjunto de conceptos tales como: la veracidad, confiabilidad, autenticidad e integridad. ¿Por qué considera usted que se vuelven universales a la hora de enfrentar riesgos de preservación en ambiente digital? Estos conceptos son tan universales como el mismo concepto de verdad Cualquiera sea la institución, no se podrán tomar decisiones correctas ni rendir cuentas de una manera transparente y responsable, a no ser que la información que se preserva posea un alto grado de veracidad La información digital se preserva para accederla en el futuro, puede dejar de ser útil si carece de veracidad, pierde valor para el usuario final. Ejemplos. Biblioteca UCI.

Pregunta Modelo de información en capas. Adaptada de (Lupovici & Masanès, 2000) En el ambiente tradicional en papel la preservación se enfoca en los problemas para conservar objetos físicos. ¿Por qué en el ambiente digital debe superarse este enfoque y centrarse en el contenido de los objetos digitales? En el ambiente tradicional en papel, el contenido no se puede aislar del medio, si se preserva el medio se preserva el contenido. En el ambiente digital no basta preservar el medio, pues puede quedar obsoleto, al igual que los demás componentes del entorno digital. Los documentos digitales no solo tienen una naturaleza física, sino también lógica y conceptual Se trata de mantener la capacidad de reproducir el documento en las plataformas informáticas actuales y futuras. Migrar el contenido

Preguntas Cuáles elementos de la propuesta de requisitos funcionales usted considera que son útiles para servir de base al software que produce la UCI en cuanto a la preservación a largo plazo? La propuesta es altamente aplicable a cualquier producto de software que desarrolle la UCI, debido a que los requisitos fueron estructurados y descritos utilizando el modelo OAIS. Particularmente las entidades Ingreso, Almacenamiento y Acceso La propuesta de requisitos se basa en las deficiencias detectadas a través de una encuesta cuyas preguntas pueden adaptarse a cualquier sistema informático, sin importar los procesos que automaticen El diagnóstico pudiera servir de punto de partida para identificar qué requisitos implementar.