Flujos de trabajo en la gestión de un repositorio institucional Antonio Juan Prieto Jiménez Jordi Serrano-Muñoz Universitat Politècnica de Catalunya

¿Quiénes somos?

Sumario La UPC en cifras Repositorios en la UPC Razón de ser ¿Biblioteca? Agentes ¿Empezamos? Check-list Como organizarlo Interoperabilidad e integración Sostenibilidad Soporte Infraestructura TIC Mas tareas La UPC en cifras Repositorios en la UPC

Repositorios: Razón de ser (I) Ofrecer a nuestra comunidad una herramienta o aplicación para publicar sus trabajos académicos, en acceso abierto y en texto completo en Internet Garantizar el acceso perpetuo a los trabajos archivados mediante su almacenamiento en servidores seguros mantenidos y gestionados por la ¿Biblioteca? Mejorar la visibilidad de la organización y sus autores en la red.

Repositorios: Razón de ser (II) ¿De verdad necesitamos crear, gestionar y mantener un repositorio? Analicemos las implicaciones: ¿Está la organización madura? Dimensiones Capacidades Recursos: personas, infraestructura, económicos, ….

Repositorios: Razón de ser (y III) No lo necesitamos: Esperamos la oportunidad Creamos las condiciones Preparamos el terreno No hacemos nada Si lo necesitamos ¿Podemos hacerlo? Lo tenemos claro Alianzas / Colaboraciones

Repositorios: ¿Biblioteca? (I) La implementación, gestión, organización no es solo una responsabilidad de la biblioteca Es de toda la institución Requiere un compromiso institucional Si no hay compromiso…. ¿Para que queremos un repositorio?

Repositorios: ¿Biblioteca? (y II) La institución debe comprometerse con el control y la protección de su producción intelectual en soporte digital Alicia López Medina (UNED)

Repositorios: Agentes (I) Implicación a diferentes niveles: Órganos de gobierno Gestores / administradores Docentes / investigadores, … Oficina de apoyo a la investigación y transferencia de tecnología Sistemas de información ….. Y también biblioteca

Repositorios: Agentes (y II) Necesitamos la complicidad y el compromiso de nuestro entorno No debemos “lanzarnos a la piscina” solos, en ese caso lo mas probable es que fracasemos Cada uno de los agentes tiene su responsabilidad, su tarea y evidentemente diferentes niveles de implicación

Repositorios: ¿Empezamos? Habrá que hacer pasillos y “cafés” Crear complicidades Explicar cuales son los beneficios para el investigador / docente y para la organización  también para la sociedad Implicará un cambio cultural Pensemos en la lista de tareas e implicaciones Y naturalmente en asignarle un presupuesto Atención: ¡esto no es un proyecto!

Repositorios: Check-list (I) / Visión, misión, objetivo del repositorio ¿Qué representa el repositorio para la organización? ¿Qué contenidos? ¿Hemos identificado a los agentes? ¿La organización tiene una política sobre la propiedad intelectual? ¿Se han analizado los riesgos?

Repositorios: Check-list (II) ¿No habrá ya por ahí algún repositorio? ¿Tenemos el soporte institucional? ¿Está la institución “madura”? La organización y los agentes, ¿Están preparados? ¿Están capacitados? ¿Tenemos algún “champion” como cómplice? ¿Hemos definido roles, responsabilidades, etc.. para el desarrollo del repositorio?

Repositorios: Check-list (y III) ¿Hay financiación? ¿Qué estadísticas, datos e informes facilitaremos del repositorio? ¿Y el ROI? Fuente: JISC: Planning Checklist - Before You Start Repositories Support Project

Repositorios: Como organizarlo (I) Identificar comunidades, usuarios, contenidos,… Quien deposita o almacena Procedimientos: Flujos y roles: aceptación, moderador/validador, revisor Mandato Licencias

Repositorios: Como organizarlo (II) Metadatos, normalización, … Políticas de preservación  migración de formatos Dominio, hosting, backup/copias de seguridad, actualizaciones, migraciones … No estamos solos en esto

Repositorios: Como organizarlo (III) Diferentes implicaciones = diferentes niveles: “Políticos” Tecnológicos Gestión Se trata de una carrera de fondo: ¿Empezamos por un “piloto”? …. pero …. ….. ¿De verdad que necesitamos el repositorio?

Repositorios: Como organizarlo (IV) Modelo centralizado  único repositorio para todos los contenidos Modelo diversificado: Ajustar los modelos de metadatos. Adaptarse a la naturaleza de los contenidos. Trabajar las particularidades de los documentos. Facilitar su integración con otros sistemas de información. Adaptarlos a la organización de la biblioteca Desarrollo tecnológico mas flexible

Repositorios: Como organizarlo (y V) Modelo centralizado: Fácil de gestionar Incidencias con las "excepciones" Modelo diversificado: Incremento en los costes de mantenimiento. Dispersión de contenidos y posible confusión en la comunidad de usuarios Conocer la organización  la decisión es de todas las partes

Interoperabilidad e integración (I) Con otros sistemas de información: De la organización Externos Podemos compartir / reusar información Se pueden generar nuevas aplicaciones / utilidades Mejoramos tareas / flujos de trabajo Todos ponen / Todos ganan Disponemos de estándares No inventemos la rueda

Interoperabilidad e integración (y II) OAI-PMH Dublin Core SWORD SOA IMS SCORM ….incluso el MARC

Calculemos a medio / largo plazo Sostenibilidad Estamos preparados respecto a: Crecimiento de repositorio Infraestructura TIC Presupuesto asignado Personal y su gestión Updates / Migraciones Preservación Calculemos a medio / largo plazo

Soporte Legal, TIC, Gestión ….. Modelo(s) de metadatos Plataforma(s) Políticas de colecciones y de acceso Gestión usuarios → roles, flujos … Interacción con los agentes Capacidad de respuesta (compromiso)

Infraestructura TIC Evaluar costes……. In house / externalizado Cloud Compartido Atención a los SLA (la letra pequeña) Backup Evaluar costes…….

¿de verdad que necesitamos un repositorio?  Más tareas Mandato  ¿Work in progress? Autores  ¿Están dispuestos a colaborar? Algún tipo de incentivo Difusión interna / externa Alta directorios / Google Scholar ...... ¿de verdad que necesitamos un repositorio? 

La UPC en cifras 2010-2011 (I) 13 bibliotecas +/-100 personas Comunidad 44.221 estudiantes 2.780 personal docente e investigador 1.694 personal de administración y servicios Distribuida en 11 campus y centros territoriales 23 escuelas y facultades 13 bibliotecas +/-100 personas Titulaciones 69 titulaciones de grado 19 dobles titulaciones 85 convenios internacionales de doble titulación 61 programas de máster 46 programas de doctorado 363 programas de formación continua (másteres UPC y cursos de posgrado)

La UPC en cifras 2010-2011 (II) Investigación Departamentos, institutos y centros de investigación 42 departamentos 6 institutos de investigación 183 grupos de investigación 17 centros específicos de investigación 19 Centros de investigación en la red TECNIO 19 Centros de investigación vinculados Investigación 64.164.414 € Ingresos por proyectos I+D+i y transferencia tecnológica 101 Distinciones científico-técnicas recibidas 843 nuevos convenios y proyectos de investigación 2.070 artículos publicados en revistas científicas 78 patentes Universidad y Empresa 2.680 empresas y entidades con convenio de colaboración 14 empresas creadas y participadas (Programa Innova y Innova 31) 21 cátedras y aulas de empresa

La UPC en cifras 2010-2011 (y III) 13 bibliotecas +/-120 personas Modelo diversificado 2 TB. Contenidos +/-64.000 documentos Desde CRIS 9.700 documentos revisados / año 47% personal implicado en estas tareas En algunos casos representa el 25% de su tarea

Repositorios en la UPC Modelo diversificado: 2001: TDX 2002: Archivo Gráfico de la ETSAB 2003: Videoteca Digital de la UPC 2004: Trabajos académicos 2005: Revistas y congresos 2006: E-prints 2007: OCW Materiales docentes 2010: Fondo histórico bibliotecas UPC 2011: Nuevo OCW 2012: Depósito de exámenes

Integración Recuperar la información donde se genera o introduce por primera vez Evitar duplicar tareas Actualizaciones => Estándares (SWORD, OAI, RSS, etc.) Importancia en el crecimiento repositorio

Estándares: extraer información OAI-PMH Nuevos formatos de metadatos añadidos Módulo OAIExtended: sets específicos (driver, OpenAIRE, etc.) RSS Ampliado para casos específicos (ItunesU, Universia, etc.)

Estándares: Carga de datos Simple Web-services Offering Repository Deposit Un protocolo para depositar en repositorios entre aplicaciones Proyecto financiado por JISC iniciado en 2007 Implementado para diversas plataformas (DSpace, Eprints, Fedora, IntraLibrary) Creado por encima del protocolo Atom Publishing Protocol (APP o ATOMPUB) Dos operaciones básicas Servicedocument Deposit

SWORD: formato METS (I) Llamada HTTP en la que se envía un archivo ZIP comprimido en formato estándar METS que contiene: Archivo xml con las datos del recurso (archivo mets.xml) Documentos propios del recurso … Memoria.pdf Annex.pdf … Mets.xml (datos del recurso: Autor Tutor Titulo Fechas Palabras clave… )

SWORD: formato METS (II) Cabecera Metadatos descriptivos en formato MODS/SWAP/etc. Licencia Creative Commons Lista archivos Mapa estructural -- --

SWORD – Llamada deposit HTTP POST Cliente Servidor SWORD UPCommons POST /deposit/123456789/18 HTTP/1.1 Host:eprints.upc.es/pfc-sword Content-Type: application/zip Authorization: Basic ZGFmZnk6c2VjZJldA== Content-length: nnn Content-MD5: md5-digest Content-Disposition: filename=mydeposit.zip X-Format-Namespace: METS RESP HTTP 201 CREATED <?xmlversion="1.0" encoding="UTF-8"?> <atom:entryxmlns:atom="http://www.w3.org/2005/Atom"xmlns:sword="http://purl.org/net/sword/"> <atom:id>info:something:1</atom:id> … </atom:entry>

Puesta en marcha Pasos iníciales Preparar un entorno de desarrollo Ver las necesidades de datos a enviar Explicación del protocolo y formato Preparar un entorno de desarrollo Creación de un wiki con información sobre: Datos necesarios para el envío del recurso Como se mapean estas datos dentro del formato METS Como se envían (SWORD) Enlaces a librerías en diferentes formatos de programación

Otras No siempre existen los estándares adecuados Debemos hacer cambios específicos para casos concretos (solo “si no hay más remedio”) Exportación de bases de datos, cargas manuales, etc. Cambios bien documentados

Portal producción científica Visión General DRAC Portal producción científica BD EXPORT Doctorat Catálogo Atenea OAI-PMH TDX UPC E-prints UPC GD Escuelas Trabajos académicos UPC OCW UPC GD Escuelas SWORD PRISMA BD EXPORT Videoteca UPC Exámenes UPC RSS ITunesU Revistas y congresos UPC Fondo Antiguo UPC SWORD SWORD GD Escuelas MediaTIC OAI-PMH SWORD OJS MDC

E-prints UPC Integración con DRAC (CRIS de la UPC) Portal producción científica UPC Driver / OpenAIRE

Integración DRAC DRAC, el Descriptor de la Recerca i l’Activitat Acadèmica de la UPC: http://drac.upc.edu/info Sistema que registra la actividad académica de la UPC Generación CVN Intervención del SBD en la definición del proyecto y posterior participación en los workflows de revisión de datos Integrado con UPCommons “Política institucional de acceso abierto: acceso, visibilidad, impacto y preservación de la producción académica de la UPC en Internet”

Modelo de integración Integración en dos fases: 1. Envío: • Introducción metadatos básicos en DRAC • Obligatoriedad de introducir enlace o archivo • Si se introduce archivo, se conecta a UPCommons 2. Revisión: • Revisión de metadatos básicos en DRAC • Revisión de metadatos propios de UPCommons, validación de las condiciones de acceso y publicación final Autenticación simultánea en ambas aplicaciones mediante CAS

Integración DRAC: Pasos

Integración DRAC: Pasos PASO 1: Carga archivo PASO 2: Aceptación licencia

Integración DRAC: Pasos

Integración DRAC: Pasos

Integración DRAC: Pasos

Portal Producción científica Portal de la Producción científica de la UPC http://bibliotecnica.upc.edu/producciocientifica

Portal Producción científica

Evolución E-prints UPC Antes de DRAC 2262 reg. (4 años) Con DRAC 4214 reg. en abierto (2 años) 2804 reg. acceso restringido (2 años)

Trabajos académicos UPC Envío de los PFC/TFC desde las aplicaciones de gestión de las escuelas Proceso de carga de registros al catálogo

Envío de PFC/TFC Diferentes escuelas disponen de aplicaciones para la gestión de las lectura de PFC/TFC Recogen los archivos del proyecto y metadatos necesarios Nos envían a través de SWORD De momento 4 escuelas => en proyecto hacerlo con todas a través de la E-administración

Envío de registro al catálogo Evitar catalogar los trabajos dos veces Carga semanal de registros del repositorio al catálogo Exportación de registro MARCXML mediante OAI ¡Más en el Pecha Kucha de mañana!

Revistas y Congresos UPC Envío de números de revistas desde OJS Exportación/importación con RACO (Revistes Catalanes amb Acces Obert)

OJS (I) Proyecto de IDP: Servició de publicaciones de la UPC Soporte al sistema de revisión de revistas editadas en la UPC Gestión y asignación de DOI

OJS (II) OJS SWORD UPCommons Revistas y Congresos OAI-PMH DOI SWAP REGISTRO PAM MESSAGE Resolución DOI DOI

Videoteca UPC Mediatic ItunesU

Mediatic Proyecto de colaboración entre Servicio informáticos del Campus de Terrassa y la Biblioteca del Campus de Terrassa Envío a través de SWORD

ItunesU UPC Videoteca UPC posible fuente de contenido Adaptación del RSS para hacerlo compatible con ItunesU (soportado en las últimas versiones de DSpace)

OCW y Exámenes UPC Desarrollados con Drupal IDP: Servicio de publicaciones de la UPC Integraciones Integración con Sistema de Gestión Académica (PRISMA): extracciones de tablas de la base de datos RSS Universia, MDX y OCW Consortium Campus Virtual

PRISMA Información sobre asignaturas, plan docente …. mediante importación de base de datos Vía SOA, PRISMA captura datos bibliográficos del catálogo de documentos recomendados en la guía docente Re-uso de esos datos bibliográficos en el OCW

Futuro Trabajar en el envío de Tesis Exportación de registros de fondo Antiguo a Memoria Digital de Catalunya Aplicar el modelo de carga de PFC SWORD a más escuelas (proyecto de e-administración) Exportación al catálogo con otros repositorios …¿Datos?

¡Muchas gracias por la atención! Seguimos en el Pecha Kucha ;-)