CIERRE DE C.I. (PPs y CONTRATOS) Y PROYECTOS

Índice Cierres de Presupuestos-Programa Cierres de Contratos Cierres de Compromisos Globales (Proyectos)

1. Cierres de Presupuestos-Programa

Reglas Generales para validar un cierre de un PP: Todo Presupuesto Programa (PP) tiene plazos de vigencia, en los cuales se deben realizar todas las actividades enmarcadas dentro de los mismos. Las actividades realizadas antes de la firma de los Entes Tutelares o posterior a la fecha de ejecución del PP pudieran considerarse no elegibles.

CIERRES de PP Una buena gestión financiera de un Proyecto implica un buen inicio, ejecución y final satisfactorio, lo cual está estrechamente ligado con los cierres de los Compromisos Individuales (C.I.) y finalmente de los Compromisos Globales.

CIERRES de PP La Guía Práctica de PP, establece que la solicitud de cierre debe someterse a mas tardar 3 meses después de la fecha de finalización del Presupuesto Programa, teniendo la DIGECOOM y la Delegación UE los 3 meses subsiguientes para cerrar dicho compromiso (6 meses entre ambos). Guías Práctica de PP, 4.1.5 – Cierre de un Presupuesto-Programa

CIERRES de PP Los gastos realizados deben auditados por una firma de auditores externos reconocida, la cual será contratada por la Delegación UE, quien aprueba el informe final emitido por dichos auditores. Si existen gastos inelegibles estos deberán ser reembolsado a la cuenta FED o GOB. El ON debe asegurar el reembolso efectivo del crédito constatado (no puede cerrarse un PP sin dicho reembolso).

CIERRES de PP La cuenta abierta para operar los fondos FED en el marco de un presupuesto programa, deberá ser utilizada exclusivamente para tales fines, por lo cual recursos de otras fuentes deberán ser manejados a través de otra cuenta bancaria. Todos los recursos deberán programarse en las actividades propias del proyecto y someterse a los procedimientos del FED.

¿Qué debe contener la Memoria de Gastos para procesar un cierre de un PP? (Anexos 10 y 11 de la Guía Práctica de PP)

CIERRES de PP Prácticamente las mismas informaciones utilizadas para el reaprovisionamiento de fondos: Conciliaciones bancarias. Libro de banco (con los montos acreditados/debitados dentro de la cuenta, con su beneficiario, concepto y línea presupuestal bajo la cual se realizaron los gastos).

CIERRES de PP Reconciliación de los prefinanciamientos y/o reaprovisionamientos recibidos. Una ejecución presupuestaria, la cual debe reflejar las modificaciones presupuestarias (si las hubiesen). Los balances de estos informes deberán estar debidamente conciliados entre sí.

CIERRES de PP Cierres de las cajas chicas (si las hubiesen). Listado de activos fijos (con el costo, No. del cheque bajo el cual se ejecutó la compra, así como su localización). Certificación de descargo de cualquier tipo de compromiso pendiente en el marco del PP en cierre y de no existencia de conflictos legales con contratos adjudicados. Se debe verificar la Memoria de Gastos final con el Informe de la auditoria realizada al PP.

CIERRES de PP Una vez validadas las informaciones del Cierre por el ON, éste deberá someterlas a la Delegación UE junto con las Ordenes de Cierre, las cuales indicarán el valor final de gastos justificados y los saldos de los remanentes de fondos (si los hubiesen) que deberán ser reintegrados a la cuenta del siguiente PP o de la UE. El cierre del C.I. podría implicar el descompromiso de recursos que serán liberados hacia el Compromiso Global correspondiente, lo que aumentaría los fondos disponibles para proseguir la ejecución Proyecto. La Delegación no puede firmar un nuevo PP si aún no se ha cerrado el PP N-2 .

CIERRES de PP Finalmente, todos los justificantes originales de los gastos (documentos financieros y contractuales) del PP finalizado, deberán transferirse mediante inventario a la Delegación de la UE, a través de la DIGECOOM. La Delegación UE deberá conservar los documentos durante un plazo de 7 años después del cierre del Compromiso Global. Guías Práctica de PP, 4.1.8 – Conservación de los justificantes

2. Cierres de Contratos

CIERRES de CONTRATOS Se podrá proceder al cierre de un contrato cuando, entre otras cosas: El contrato se ha ejecutado técnicamente en su totalidad Cuando se ha elaborado, recibido y aprobado el informe final de los servicios o de la ejecución de la acción. La liquidación definitiva, la liquidación final o la solicitud de clausura ha sido elaborada, se ha recibido y aprobado. No existen conflictos con el contratista.

CIERRES de CONTRATOS Se han emitido, recibido y pagado todas las facturas y solicitudes de pago de los bienes o servicios entregados (incluyendo intereses de retraso). La recepción definitiva de las obras, suministros o servicios se ha realizado correctamente. Se han liquidado las prefinanciamientos. Se han pagado las retenciones. Se han reembolsado los gastos no aceptados o compensado los créditos devengados. Se han contabilizado los pagos y cobros

CIERRES de CONTRATOS Cuando un contrato no ha dado lugar a ningún pago durante los 3 años siguientes a su firma puede ser rescindido automáticamente. Guías de Proced. Financieros del 10º FED, 6.2 – Clausura de compromisos financieros individuales

3. Cierres de Compromisos Globales (CG)

CIERRES de CG Se podrá cerrar un proyecto y liberar el saldo de los fondos comprometidos cuando: Se terminen lo compromisos jurídicos asumidos por el Estado ACP o por la Unión Europea (cuando actúa en nombre de aquel), y los pagos y cobros hayan sido contabilizados. Cuando concluye el periodo de ejecución del CF. Haya incumplimiento por parte del Estado ACP o una causa de fuerza mayor.

CIERRES de CG No se haya firmado ningún C.I. o no se haya realizado ningún pago durante 3 años luego de la firma del CF. El CF no se haya firmado al 31 de diciembre del próximo año en el que se adoptó el compromiso global. El ON debe dar su acuerdo para el cierre del CG si el mismo es realizado antes de finalizar el período de ejecución previsto en el CF, en los otros casos no es requerido.

CIERRES de CG Al finalizar el CG es necesario realizar la transferencia del material y de los bienes del Proyecto en buena y debida forma, por lo que es necesario preverlo en el último Presupuesto-Programa. Se cederán los mismos se cederán, en principio, al ON o Autoridad Contratante, de acuerdo con el JdD. Podrán destinarlos igualmente a otros proyectos financiados por el FED (previas actas de transferencias firmadas por el Administrador, el Contable y los beneficiarios).

CIERRES de CG Excepcionalmente, podrán venderse a terceros, previo acuerdo del ON y del JdD, debiendo ser contabilizados los fondos obtenidos como recursos propios del Proyecto. Las condiciones de cesión o venta deben especificarse en las DTA del último PP.

GUÍAS DE CONSULTAS Guía de Procedimientos Financieros del 10º FED (versión 2.0) Guía Práctica de Gestión de Contratos en Régimen de Gestión Administrativa y de PP (versión 2.0) Nota de Referencia No.3, firmada por la JdD (Ref.162/2011 del 07.04.2011).

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