Novedades del Reglamento de desarrollo de la LOPD Seguridad en tratamientos en soporte no automatizado V Encuentro de Agencias Autonómicas Protección de Datos Madrid, 28 de octubre de 2008 Emilio Aced Félez Subdirector General de Registro de Ficheros y Consultoría Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid
2 Obligaciones Ficheros Manuales Obligaciones similares a automatizados en –Alcance –Niveles de seguridad –Encargado de tratamiento –Prestaciones sin acceso a datos personales –Delegación de autorizaciones –Régimen del trabajo fuera de los locales del responsable o encargado –Copias de trabajo de documentos –Documento de seguridad –Funciones y obligaciones del personal –Registro de incidencias –Control de acceso –Gestión de soportes
3 Ficheros Manuales – Nivel Básico Criterios de archivo –Según legislación aplicable –Si no, establecidos por responsable –Garantizarán Correcta conservación de los documentos Localización y consulta de la información Ejercicio de los derechos
4 Ficheros Manuales – Nivel Básico Dispositivos de almacenamiento –Mecanismos que obstaculicen apertura –Si no fuera posible Medidas impidan acceso personas no autorizadas Custodia de los soportes fuera de los dispositivos de almacenamiento –Responsabilidad: quien los tenga a cargo –Impedir acceso personas no autorizadas
5 Ficheros Manuales – Nivel Medio Obligación de designar –Responsable(s) de seguridad Auditoría bienal
6 Ficheros Manuales – Nivel Alto Zonas de archivadores –Protegidas por puertas con llave o equivalente –Cerradas cuando no sea preciso acceso a documentos –Si no fuera posible Medidas alternativas Documentadas y justificadas en DS Copia o reproducción –Bajo control de personal autorizado en DS –Destrucción copias desechadas
7 Ficheros Manuales – Nivel Alto Acceso a la documentación –Exclusivamente por personal autorizado –Si documentos utilizados por múltiples usuarios Mecanismos de identificación de cada acceso –Acceso de personas no autorizadas Registrado según procedimiento establecido en DS Traslado de documentos: –Medidas para impedir acceso o manipulación de la información