“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” MISION ES OBLIGACION DE ESTA DEPENDENCIA ESTABLECER LAS ACCIONES QUE PERMITAN GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES QUE EJECUTA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL, CON BASE EN EL MARCO LEGAL QUE LE ES APLICABLE. VELAR PORQUE TODAS LAS ACTIVIDADES Y RECURSOS DE LA ENTIDAD ESTÉN DIRIGIDOS HACIA EL CUMPLIMIENTO DE SU MISION. DISEÑAR LOS PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN QUE GARANTICEN EL CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL APLICABLE. GARANTIZAR LA EXISTENCIA DE MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS QUE PERMITAN EN TIEMPO REAL, REALIZAR SEGUIMIENTO A LA GESTION DE LA ENTIDAD PERMITIENDO ACCIONES OPORTUNAS DE CORRECCIÓN Y DE MEJORAMIENTO.

VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO FACILITA LA CONCENTRACION Y ORIENTACION DE LA GESTION HACIA EL CLIENTE. MEJORA LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA EN LA ENTIDAD. PRESENTA UNA VISION INTEGRAL DE LAS ACTIVIDADES. SUMINISTRA UNA VISION DEL COSTO DEL TRAMITE Y LA DURACION DEL MISMO.

EVITA LA IMPROVISACION EN EL TRABAJO. ES UNA HERRAMIENTA DEL CONTROL. “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” EVITA LA IMPROVISACION EN EL TRABAJO. ES UNA HERRAMIENTA DEL CONTROL. ES UN RECURSO CONTRA LA CORRUPCION Y LA BUROCRACIA. AYUDA A VOLVER REAL LA MISION Y LA VISION. CONSTITUYE UNA MEMORIA INSTITUCIONAL.

PERMITE LA REVISION E EVALUACION DE LAS PRACTICAS DE TRABAJO. “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” PERMITE LA REVISION E EVALUACION DE LAS PRACTICAS DE TRABAJO. LA CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS Y LA ELABORACION DE LOS PROCEDIMIENTOS, REPRESENTA UNA GUIA DE ENTRENAMIENTO. REFLEJA LA ORGANIZACIÓN DE LA ENTIDAD Y SU PREOCUPACION POR LAS COSAS BIEN HECHAS.

SECRETARIA DE CONTROL INTERNO “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” SECRETARIA DE CONTROL INTERNO ES RESPONSABLE DE REALIZAR LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, CON CRITERIO DE INDEPENDENCIA FRENTE A LA OPERACIÓN Y AUTONOMIA DE LA ADMINISTRACION, ES EL RESPONSABLE DE PRESENTAR LOS INFORMES EJECUTIVO ANUAL Y EL INFORME CONTABLE DE CONTROL INTERNO, ASI COMO EL COMITÉ DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” PERMITE ESTABLECER LOS MECANISMOS PARA DEFINIR LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO, LOS CUALES SE DEBEN DISEÑAR CONJUNTAMENTE CON LOS SERVIDORES PUBLICOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS QUE INVOLUCRADOS.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL COMITÉ DE COORDINACION DEBE OBSERVAR Y VERIFICAR LA EFECTIVIDAD DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS, PRINCIPIOS, ROLES, SUBSISTEMAS, RESPONSABILIDADES, COMPONENTES Y ELEMENTOS DEL NUEVO MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI: 1000: 2005, REVISANDO LAS DIRECTRICES FIJADAS POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y SU DELEGADO QUE FACILITEN LA SOCIALIZACION, IMPLEMENTACION Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA.

LA CALIDAD EN NUESTRO MUNICIPIO “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” LA CALIDAD EN NUESTRO MUNICIPIO 1.- ENFOQUE HACIA EL CLIENTE.- Nos esforzamos por comprender las necesidades actuales y potenciales del usuario, satisfacer sus requisitos y exceder sus expectativas. 2.- LIDERAZGO.- Los líderes establecen la unidad de propósito y orientación de la Alcaldía Municipal de Quinchía, manteniendo un ambiente interno que motiva al personal involucrarse totalmente en el logro de los objetivos.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” 3.- PARTICIPACION DEL PERSONAL.- El personal de todos los niveles, es la esencia de la Administración Municipal, y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la Administración.

4.- ENFOQUE BASADO EN PROCESOS.- “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” 4.- ENFOQUE BASADO EN PROCESOS.- Los resultados deseados los alcanzamos eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados los gestionamos como un proceso.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTION.- Contribuimos en la eficiencia y eficacia de la Administración Municipal en el logro de sus objetivos, disponemos de unos elementos funcionando en equipo para producir bienes y servicio a la comunidad.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” 5.- MEJORA CONTINUA.- La mejora continua del desempeño global de la Administración Municipal es nuestro objetivo permanente. 6.- ENFOQUE BASADO EN LA TOMA DE DECISIONES.- Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR.- “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR.- En la Administración Municipal establecemos relaciones mutuamente beneficiosas con nuestros proveedores, con el objeto de garantizar la calidad en nuestros servicios, aumentar la capacidad y crear valores en ellos.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE : AMBIENTE DE CONTROL. ELEMENTO : ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ETICOS FORTALEZAS: .- Se cuenta con un equipo de Gobierno de Educación Superior y con proyección en la Administración Pública.

.- Existe el Manual de Código de Ética y Valores ajustado. “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” .- Existe el Manual de Código de Ética y Valores ajustado. .- Existe el Comité de Ética el cual debe actualizarse.(***). .- Se realizaron las encuestas de gestión y ética con sus respectivos resultados y socializados con el personal de la Administración.

ELEMENTO: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” ELEMENTO: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO .- Se cuenta con el Manual de funciones por competencias de acuerdo con la normatividad. .- Se han desarrollado las encuestas del talento Humano y para medir el ambiente organizacional. .- Se han programado el plan anual de capacitación y bienestar social. Se ha tenido asistencia de Entidades como la Gobernación del Departamento y La Esap. Debe efectuarse la programación y asignación de recursos para la vigencia 2010.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” .- Existe el Plan de incentivos para los funcionarios. (Se han efectuado las apropiaciones presupuestales en cada vigencia pero no se cumplen por falta de recursos).

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” ESTILO DE DIRECCION .- Se encuentran conformados los equipos de trabajo y comités para el logro de las metas propuestas. .- Se realizan los Consejos de Gobierno en forma periódica y se efectúan el seguimiento a las metas y objetivos en cada una de las dependencias para dar cumplimiento a lo propuesto en los Consejos.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” Faltan recursos para implementación de los procesos de modernización del Estado especialmente en el área de sistemas y de equipos acordes a los programas establecidos. Falta planificar las reuniones a los cuales se asisten o deban asistir los Secretarios para que éstas no sean improductivas.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” PLANES Y PROGRAMAS .- Existen planes y programas concretados con la comunidad de acuerdo al Plan de Desarrollo. .- Existen Grupo de Veedores por parte de la comunidad. .- El Plan de Desarrollo fue concertado ampliamente con la comunidad-

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” .- Se debe mejorar el seguimiento a los planes y programas para el cumplimiento de las metas propuestas. .- Se debe revisar el Plan de Desarrollo vigente con el propósito de establecer las metas propuestas y las que se puedan cumplir.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” OPERACIÓN DE PROCESOS .- Existe asesoría y acompañamiento por parte de la Gobernación y de la Esap para el desarrollo de éstos. .- Se debe socializar y motivar más frecuentemente con los funcionarios, incluyendo el personal contratado mediante orden de prestación de servicios.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. .- Existe una estructura organizacional definida. .- Existe Manual de funciones definida por la Ley 900. .- Se cuenta con funcionarios de perfil profesional.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” .- Se debe revisar las cargas de trabajo para determinadas Secretarías de Despacho. .- Se debe definir las funciones del personal contratado como apoyo misional para los programas sociales.

ADMINISTRACION DEL RIESGO “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” ADMINISTRACION DEL RIESGO 1.- Existe el Mapa de riesgos por procesos. 2.- Hay participación activa de los funcionarios en la identificación de los riesgos. 3.- Se requiere de seguimiento permanente y efectivo a este proceso 4.- Es necesario fortalecer el área de sistemas con el propósito prevenir riesgos en el área financiera y en la información que se procesa.

ACTIVIDADES DE CONTROL “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” ACTIVIDADES DE CONTROL 1.- Existe una identificación participativa en cada dependencia de los procesos y procedimientos, como una política de autocontrol por parte de los funcionarios. 2.- Existen los documentos y actos administrativos actualizados que permiten ejercer las acciones en el cumplimiento del control.

ELEMENTO: INDICADORES “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” ELEMENTO: INDICADORES 1.- Existen los indicadores de gestión a cargo de la Dependencia de Planeación Municipal, el cual se constituye en una herramienta en la toma de decisiones. Se destaca en ellos el mejoramiento en el diseño, construcción y medición de gestión al interior de la entidad, así como la documentación de los procedimientos del sistema de gestión de calidad. 2.- Es necesario fortalecer e identificar de manera más amplia los indicadores generados en los programas sociales establecidos en el Municipio.

COMPONENTE: INFORMACION “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” COMPONENTE: INFORMACION 1.- INFORMACION PRIMARIA.- .- Existen encuestas de satisfacción de los usuarios. - Existen programas en los diferentes medios de comunicación para dar a conocer a las comunidades de las actividades y programas que adelanta la Administración Municipal en ejecución de su Plan de Gobierno.(Emisoras, Canal Local, Página WEB, Carteleras)

INFORMACION SECUNDARIA “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” INFORMACION SECUNDARIA 1.- Existe la información contable, financiera, presupuestal y administrativa actualizada. 2.- Cumplimiento oportuno en la elaboración y presentación de los informes a las diferentes instancias

AUTOEVALUACION ELEMENTO: AUTOEVALUACION DEL CONTROL. “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” AUTOEVALUACION ELEMENTO: AUTOEVALUACION DEL CONTROL. .- Existe motivación dirigida a los funcionarios por dependencias para el desarrollo del autocontrol. .- Se debe fortalecer las reuniones con el personal para efectos de las evaluaciones periódicas y análisis de los resultados

ELEMENTO: AUTOEVALUACION DE GESTION: “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” ELEMENTO: AUTOEVALUACION DE GESTION: .- Persistencia en la consecución de recursos por parte del representante legal. .- Presentación de proyectos a nivel regional y nacional. .- Acompañamiento a la clase dirigente en la socialización y consecución de recursos.

.- Acompañamiento a los gremios en la gestión e iniciativas. “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” .- Acompañamiento a los gremios en la gestión e iniciativas.

AUDITORIA INTERNA RECOMENDACIONES “Todos por Quinchía con Acción y Decisión” AUDITORIA INTERNA RECOMENDACIONES .- Fortalecer los grupos de trabajo por dependencias en la elaboración y seguimiento a los planes de mejoramiento. .- Aplicar los indicadores de gestión como herramienta gerencial para la toma de decisiones. .- Socializar la información contable, financiera, presupuestal y de Tesorería con todos los funcionarios de la Administración.

“Todos por Quinchía con Acción y Decisión” .- Enfocar esfuerzos de los procesos hacia la armonización práctica de MECI-CALIDAD. .- Garantizar los recursos tanto humano como financiero par lograr la sostenibilidad del Sistema Integral de Gestión, MECI-CALIDAD .- Cumplimiento en los planes de incentivos a los funcionarios y en los programas de bienestar social. .-