Metodología para la investigación e identificación de oportunidades de negocio en la CCSS y proceso de compra consolidada. Gerencia de Logística MARZO, 2013 .

Documentos relacionados: Objetivo : Identificar las oportunidades de negocio para materializar compras consolidadas, bajo sistemas flexibles de entrega orientados al JIT bajo la figura del convenio marco o traslado a categoría almacenable. Responsables: Comisiones técnicas y administrativas conformadas por funcionarios de las distintas unidades que conforman la red de servicios institucional y de la Gerencia de Logística u otro que se considere necesario. Documentos relacionados: Planes anuales de compra, reportes del Sistema Integrado de Actividad Contractual (SIAC), reportes del Sistema de Gestión de Suministros (SIGES), carteles de compra, fichas técnicas, demanda, consumo, matriz de proyección de necesidades, normativa institucional. 2

Plan Integral de la Cadena de Abastecimiento Busca consolidar las compras, de insumos de uso común en la Red de Servicios, a través de las distintas herramientas jurídicas establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento. artículo 23 de la sesión No. 8566, celebrada el 8 de marzo de 2012 “ (…) la Gerencia de Logística coordine con las demás Gerencias la estrategia de normalización y estandarización de las fichas técnicas para la adquisición de medicamentos e insumos categoría TRANSITO y NO LOM, con el fin de lograr economías de escala y procesal en la gestión de bienes y servicios (…)” 4 de junio de 2012 “ (…) instruir  a los hospitales concentrados y desconcentrados, áreas de salud y demás unidades autorizadas para realizar actividad contractual, en el sentido de que las siguientes   disposiciones, así como cualquier otra que al efecto defina la Gerencia de Logística son de acatamiento obligatorio: La implementación y desarrollo del Plan Integral de Fortalecimiento de la Cadena de Abastecimiento liderado  por la Gerencia de Logística, en coordinación con las Gerencias Médica y de Infraestructura,  para la consolidación, normalización y homologación de los insumos de uso común, en concordancia con las modalidades de contratación establecidas por la normativa que regula la materia, entre las que destaca el convenio marco, entregas según demanda y consignación, entre otros. 3

Conformando una Comisión: Estrategias de Contratación Marco Normativo ¿Cómo iniciamos? Conformando una Comisión: Técnicos, Administrativos, Financieros, y otros según la naturaleza del objeto a contratar. Compras Consolidadas Contratos Marco Ofertas Subsecuentes de Descuentos

Proyecto compra consolidada Marco Normativo Como se inicia? 3. Se envía la matriz “Demanda del bien o servicio” a los centros. 4. Se recopila la información anterior y se construye la matriz “ Consolidación de insumos comunes de la Red de Servicios” 5. El coordinador de la comisión elabora un cronograma de trabajo y asigna funciones a los integrantes de la comisión. Se nombra un equipo de trabajo para la investigación de oportunidades de negocio y un coordinador. 2. Se analizan los documentos, bases de datos, sistemas u otros insumos necesarios para la identificación de bienes o servicios de uso común.

Proyecto compra consolidada Marco Normativo Como se desarrolla? 8. Se selecciona la unidad que realizará la compra consolidad, valorando criterios de consumo, recurso humano, infraestructura, tecnología, organización, ubicación, clasificación según presupuesto, entre otros. 6. Se estudian las fichas técnicas de cada unidad y se consensuan, se elabora una ficha técnica única por bien o servicio. 7- Se le solicita al operador de CGBS la designación de los nuevos códigos a utilizar con la FT correspondiente.

Proyecto compra consolidada Marco Normativo Como funciona? 9. Se valora en conjunto la forma de realizar la compra electrónica o tradicional, en caso de ser electrónica se negocia los requerimientos necesarios para su implementación. 10. Se convoca a reunión a los funcionarios de las unidades participantes para informar del trabajo realizado y escuchar observaciones. 11. Se elabora el pliego de condiciones, con acompañamiento de los funcionarios que tramitarán la compra. 12. Se solicita a las unidades participantes los requisitos previos (art 7 LCA): -Previsión de verificación -Anuencia de participación -Compromiso o certificación presupuestaria.

Proyecto compra consolidada Marco Normativo Como Finaliza? 13. Luego se le traslada toda la documentación a la unidad que tramitará la compra. 14. En todo momento se brindará acompañamiento por parte de la comisión al centro que tramita la compra, además de realizar la recomendación técnica y el estudio de razonabilidad de precios. 15. El coordinador llevará el monitoreo de la compra y una vez finalizada la compra remitirá el informe final del proyecto. 16. Se trabajará en conjunto la etapa de ejecución contractual, con los protocolos previos establecidos.

Criterios Sustentables COMPRA CONSOLIDADA= Trabajo en equipo Fases Recursivas Licitación Pública Ofertas Criterios Sustentables Admisibilidad Requisitos Factores evaluación Adjudicación Opciones de Negocio Cartel Formalización Contractual Refrendo

Eficiencia CM Contratos Marco-Compra consolidada Marco Normativo Objetivo Contratos Marco Antes Después CM Eficiencia

Cada unidad solicita según a sus necesidades y a su presupuesto. El funcionario emite la preorden a favor del proveedor que ofrece la mejor opción de negocio Unidad de compras Selecciona los bienes y servicios que requiere del catálogo electrónico El proveedor entrega los bienes o servicios solicitados La institución recibe y tramita el pago al contratista El proveedor recibe y acepta electrónicamente la preorden Unidad de compras El AGBS o quien se designe emite la orden de compra Proveedor Proveedor

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