¿Qué ES UNA BD?  Una base de datos es como un almacén en el que se guarda y organiza diferente tipo de información, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rápida y sencilla. Son tan útiles que es muy probable que te hayas topado con ellas a diario.

¿Para qué sirve una base de datos?  Todas las bases de datos, desde las más sencillas hasta las más complejas, están compuestas por listas de información. Imagina que eres el propietario de una pequeña pastelería y quieres tener una base de datos de todas las tortas que sabes hacer y de los clientes a quienes les gustan. Sencillo, porque la base de datos solo necesitaría la lista de clientes y la lista de tortas.

Relacionar bases de datos  La capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cómo los elementos registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequeña pastelería con la lista de clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocarás con los pedidos).

 ¿Viste cómo la lista de "Pedidos" contiene elementos de las dos listas anteriores? Una base de datos es capaz de entender que las palabras "Karla" y "Nueces", de la lista de pedidos, corresponden a la misma "Karla" de la lista de clientes y a la misma torta de "Nueces" en la lista de productos. Una relación fácil de comprender para nosotros, pero no para un libro de Excel.

Las tablas  En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen. Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrán celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de , etc.

 Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento. De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc (cada uno en una celda diferente).

 Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este corresponde al número de identificación de cada registro y no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario eliminar todo el registro.

Los Formularios  Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.

Las Consultas  Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes.

 Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla. Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.

Los Reportes  Son muy úliles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

INTERFAZ DE ACCESS 1. La barra de herramientas de acceso rápido 2. La Cinta de Opciones 3. El panel de navegación 4. Panel de objeto 5. Barra de navegación de registros 6. Barra de búsqueda

Panel de objeto  La mayor parte de la ventana de Access 2010 está conformada por el panel de objetos, ya que es allí donde se concentra la mayor parte del trabajo. En este espacio podrás visualizar cada uno de los objetos de tu base de datos e ingresar los datos en cada uno de ellos. En caso de que tengas abierto más de un objeto, estos se almacenarán en pestañas en la parte superior del panel. Haz clic en la X del extremo superior derecho para cerrar el objeto que estás trabajando.

Barra de navegación de registros  Esta barra te permite dirigirte rápidamente a la ubicación de un registro específico o habilitar los campos para agregar uno nuevo. Haz clic en las pequeñas flechas para moverte por los registros o escribe en el campo el ID del registro al que quieres saltar. Para agregar un nuevo campo, haz clic en la flecha con la estrella amarilla.

Barra de búsqueda  Puedes utilizar el cuadro de búsqueda de registros para buscar cualquier elemento del objeto en el que estés trabajando. El primer resultado que coincida con el término de búsqueda aparecerá resaltado en un recuadro amarillo. Para navegar los otros resultados, presiona la tecla Enter.

CREAR UNA TABLA  Paso 1:  Abre tu base de datos y localiza el Panel de navegación.  Paso 2:  En el Panel de navegación, ubica la tabla que deseas abrir. Las tablas están marcadas con el ícono.  Paso 3:  Haz doble clic en el nombre de la tabla. Se abrirá y aparecerá como una pestaña en la barra de documentos de tablas.

AÑADIR UN REGISTRO  Opción 1  En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haz clic en la opción Nuevo.  Opción 2  En la barra de navegación de registros, ubicada en la parte inferior de la ventana, haz clic en el botón Nuevo registro.  Opción 3  Simplemente comienza a escribir en la fila bajo el último registro agregado.

Editar registros  Paso 1:  Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupo Buscar.  Paso 2:  El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, aparecerá. Selecciona la opción Reemplazar.  Paso 3:  Haz clic en la caja Buscar y escribe el término que deseas buscar.  Paso 4:  Haz clic en la caja Reemplazar por y escribe la palabra por la cual deseas reemplazar el término original.  Paso 5:  Haz clic en la flecha desplegable de la opción Buscar en:, para seleccionar el área en el que deseas realizar la búsqueda. Allí encontrarás dos opciones principales:

 Campo actual Selecciónalo si deseas limitar tu búsqueda al campo seleccionado recientemente.  Documento actual Selecciónalo si deseas buscar en toda la tabla.  Paso 6:  Haz clic en la flecha desplegable de la opción Coincidir, para seleccionar el punto en el cual deseas que los resultados coincidan con tu búsqueda.  Cualquier parte del campo: Para buscar tu término de búsqueda en cualquier parte de la celda.  Hacer coincidir todo el campo: Para buscar solo las celdas que coinciden exactamente con tu término de búsqueda.  Comienzo del campo: Para buscar sólo las celdas que empiezan con tu término de búsqueda.

 Paso 7:  Haz clic en el botón Buscar siguiente, para buscar la siguiente aparición de tu término de búsqueda.  Paso 8:  Haz clic en Reemplazar para sustituir la palabra original con la nueva.  Aunque puedes usar la opción Reemplazar todos para reemplazar todas las instancias de un término, al sustituirlos uno a la vez, puedes estar completamente seguro de editar sólo los datos que deseas. Reemplazar los datos involuntariamente, puede tener un impacto negativo en tu base de datos.

Guardar y eliminar registros  Guardar un registro  Paso 1:  Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupo Registros.  Paso 2:  Haz clic en el comando Guardar.

 Eliminar un registro  Paso 1:  Selecciona el registro completo haciendo clic en el borde gris, en la parte izquierda del registro.  Paso 2:  Selecciona la ficha Inicio y busca el grupoRegistros. Paso 3:  Haz clic en la opción Eliminar. El registro se borrará de manera permanente.

ACTIVIDAD  LLENAR TABLA CON 30 REGISTROS