El propósito de esta presentación es mostrar el procedimiento para la realización del inventario físico y contraste del mismo en el SAGEB Aleph 500, un trabajo que implica la colaboración de cada una de las Unidades Académicas pertenecientes a la Red Institucional de Bibliotecas (RIB) en conjunto con esta Dirección, mismo que se realizará en 3 fases desarrolladas por ambas partes.

Reducir al mínimo el tiempo utilizado para el levantamiento del inventario físico y su posterior corrección en el catálogo electrónico. Identificar rápidamente los materiales en situaciones de extravío, préstamo y/o sin captura en el SAGEB. Contar con cifras exactas del acervo de la Biblioteca.

 Equipo de cómputo portátil o de escritorio (no es necesaria una conexión a internet)  Lector óptico de Códigos de Barras (preferentemente inalámbrico)  Software de hoja de calculo (comúnmente Microsoft Excel)

Ordenamiento de los estantes Levantamiento de Códigos de Barras Envío por oficio a la DB en CD Fase 1 Contraste de Inventario Físico en el SAGEB Generación de resultados Envío de respuesta a la UAA Fase 2 Análisis de resultados Corrección y ajustes del OPAC Fase 3 UAA´sDB UAA´s

Ordenar en la medida de lo posible los materiales en la estantería. Programar con tiempo suficiente, para restringir por cierto periodo el préstamo a domicilio, a fin de garantizar que la colección se encuentre en estantería. Etiquetar los estantes así como sus charolas con un número de control interno.

Realizar las lecturas en un archivo de Excel, con el siguiente formato:

Al final del proceso, se obtendrá un archivo similar a este:

 Errores comunes: a) Captura de información en columnas distintas b) No se captura la ubicación física del material

 Errores comunes: c) Captura innecesaria de información bibliográfica

 Errores comunes: d) Uso de formatos de archivo distintos al solicitado

 Errores comunes: e) Captura únicamente del número de adquisición

 Errores comunes: f) Envío de colecciones y materiales en archivos por separado y diferentes formatos.

Al finalizar el levantamiento físico, deberá realizarse el envío en un CD de los códigos de barras a través de un oficio dirigido al titular de la Dirección de Bibliotecas, solicitando se realice el contraste correspondiente con el SAGEB.

Se sugiere el uso de un lector de códigos de barras inalámbrico Escanear TODOS los materiales en la biblioteca El inventario puede realizarse en cualquier época del año, sin embargo se obtendrá un resultado más preciso si no hay materiales en préstamo

Es ampliamente recomendable el ordenamiento del acervo antes de efectuar el levantamiento de los códigos Es importante realizar el envío de la información lo más pronto posible, a fin de contrastar el inventario con datos actualizados

Corresponde al personal de la Dirección de Bibliotecas efectuar las tareas de contraste, con lo que se realizará una serie de procesos para elaborar la comparación entre el archivo recibido y la existencia de materiales de la Biblioteca cargados en el SAGEB Aleph 500

Listado de materiales no capturados en el SAGEB Al final de los procesos obtendremos los siguientes resultados, mismos que serán enviados a la brevedad a la Unidad Académica:

Listado de préstamos actuales

Listado de materiales extraviados (no encontrados en estantería, pero si en el SAGEB)

Listado de localizados (encontrados en estantería y en el SAGEB)

Corresponde al personal implicado el análisis de los resultados obtenidos, a fin de realizar las gestiones necesarias para corregir los errores detectados en el inventario: a)Dar de alta a la brevedad posible el acervo “no capturado” b) Asegurar la devolución de los materiales prestados, sobre todo aquellos que ya estén vencidos c) Investigar el paradero de los ítems extraviados d) Realizar las correcciones necesarias al “material localizado”

Obtención de: Ítems en estado “OK” Préstamos que no han sido devueltos, o registros con detalles en su captura que deben corregirse Materiales que deben ser ingresados al SAGEB lo más pronto posible así como la investigación de aquellos que se encuentren en situación de extravío Acervo candidato a descartarse Una vista real del acervo existente en la biblioteca