Seguimiento a los portafolios nacionales y evaluación de resultados Taller subregional para Puntos Focales del FMAM Ciudad de México, 1 y 2 de octubre 2008

¿Qué es el Seguimiento & Evaluación? Seguimiento provee a la gestión con una base para la toma de decisiones sobre la marcha y al FMAM con información sobre los avances hacia resultados. Comprende: Recolección sistemática de información cualitativa y cuantitativa respecto al avance hacia los objetivos. Identificación de riesgos y problemas en la implementación y acciones propuestas para resolverlos Evaluación constata logros e identifica lecciones aprendidas y recomendaciones para futuros proyectos, políticas y portafolios. Comprende: Diferentes tipos: productos, impactos, temáticas Criterios: relevancia, efectividad, eficiencia y sustentabilidad

Relevancia del Seguimiento & Evaluación para Puntos Focales: Informe anual sobre el avance en la implementación del proyecto. Monitoreo del Portafolio (dependiendo del país) → Evaluación: Evaluación (revisión) de medio termino del proyecto. Evaluación Final – de todos los proyectos Evaluación del Portafolio por país (p. Ej. Vietnam, China)

Rol de los Puntos Focales en el S&E

Rol del Punto Focal del FMAM en el M&E Rol depende de las circunstancias específicas de cada país... Contexto institucional y Capacidad del país Tamaño y dimensión del portafolio (número de proyectos) ¿Cuáles son algunos de sus roles y responsabilidades potenciales en S&E? Dar seguimiento al apoyo del FMAM a nivel nacional Mantener informados a los interesados y consultarlos sobre planes, implementación y resultados de actividades de M&E del FMAM en el país Difundir información sobre M&E del FMAM, promoviendo el uso de de las recomendaciones de la evaluación y las lecciones aprendidas, particularmente en las nuevas propuestas de proyectos Apoyar la Oficina de Evaluación, siendo el primer punto de entrada al país, durante las evaluaciones: identificando a los interesados más relevantes, apoyando con las agendas, así como coordinando las respuestas del país a estas las evaluaciones ¿Otros ejemplos? A number of entities in GEF participating countries are involved in monitoring and evaluation in different ways. Many countries are undertaking efforts to establish or improve national monitoring, evaluation and assessment systems on local and global environmental benefits. This may include efforts to improve basic census and other data in partner countries; establishing national and project baselines; using national communications and inventories of global environmental benefits; participating in various global initiatives such as the Global Reporting Initiative and monitoring of the Millennium Development Goals, with the support of development partners as appropriate. In line with the GEF Operational Principles, GEF M&E activities shall be country-driven and provide for consultation and participation. Staff members of the cooperating governments or institutions will be expected to support evaluations by responding promptly and fully to evaluation office requests for information relating to GEF projects, portfolio or policies, and for sharing relevant experiences. 5

Mensaje Clave 1: Es sumamente importante que los Puntos Focales participen en y se informen sobre Seguimiento y Evaluación en sus países.

Mensaje Clave 2: No existe un rol prescrito para los Puntos Focales en el Seguimiento y la Evaluación – depende del contexto institucional, la capacidad y el tamaño y la magnitud del portafolio.

Seguimiento al Portafolio: Herramientas y Enfoques

Seguimiento al Portafolio: herramientas y enfoques S&E del portafolio: Crear un sistema de seguimiento simple para los proyectos del FMAM (ver próxima lámina). Incluir el Apoyo del FMAM en el sistema de seguimiento nacional de préstamos y donaciones internacionales. Reportar los logros del FMAM en relación a las metas y los objetivos de desarrollo nacional (¿Los ODMs? ¿Reportar a las Convenciones?). Establecer una colaboración cercana con el oficial de M&E de las Agencias del FMAM y los directores de proyectos. Intercambiar experiencias e información en los talleres, tanto subregionales como nacionales. Apoyar talleres para discutir la implementación de proyectos, las experiencias y las lecciones y resultados con los actores claves del FMAM en el país.

Seguimiento al Portafolio - un ejemplo Información Básica – por ejemplo: Datos del Proyecto (nombre, agencia, área focal, etc.) Información financiera: donación del FMAM y cofinanciamiento Fechas del ciclo de proyectos (inicio del trámite, aprobación, inicio de implementación) Información básica se encuentra en el “PMIS” Información Sustantiva – por ejemplo: Objetivo (s), Resultado (s) Esperado (s), Rangos: avance en la implementación y probabilidad de lograr objetivos Una vez concluido: logros alcanzados y lecciones aprendidas, . Es importante ser consistente y solamente recolectar y registrar la información que será utilizada

Fuentes de información para el seguimiento y evaluación del portafolio nacional? Informes de ejecución de los proyectos elaborados anualmente por los proyectos y las Agencias del FMAM (autoevaluaciones) Informes de supervisión de las Agencias del FMAM Evaluaciones de medio termino de proyectos Evaluaciones finales de proyectos Verificaciones de Evaluaciones por la Oficina de Ev. Evaluaciones de portafolio (para algunos países) PMIS (sistema de información sobre gestión de proyectos del FMAM) Evaluaciones corporativas del FMAM y lecciones aprendidas

Seguimiento al Portafolio: ¿Por qué es útil? Permite dar seguimiento a los objetivos nacionales, los ODMs y los objetivos estratégicos y el mandato del FMAM Contribuye a la buena la coordinación instituciones: Para fortalecer la coordinación nacional del portafolio del FMAM: entre ministerios, agencias del FMAM, sociedad civil, etcétera Para nutrir las decisiones nacionales sobre el apoyo del FMAM. Para la armonización, a fin de prevenir que se traslapen donantes, agencias, políticas gubernamentales y demás Mejorar la implementación de proyectos: Para tener una visión más completa del portafolio del FMAM implementado en el país en la actualidad Para estar informado sobre el avance del proyecto e identificar y resolver problemas en la implementación (inicio, final, eventos principales y demoras) Para poder identificar y enfrentar problemas recurrentes en el portafolio Para integrar lecciones, difundir experiencias valiosas y dar recomendaciones para trabajos futuros y propuestas de proyectos From Policy: 2.8 Stakeholders A number of locally and internationally-based stakeholders are involved in GEF monitoring and evaluation activities. Stakeholders are the individuals, groups, or institutions that have an interest or stake in the outcome of a GEF-financed project, including those potentially affected by a project. Stakeholders may include recipient country governments, implementing agencies, project executing agencies, groups contracted to conduct project activities at various stages of the project, and other groups in the civil society which may have an interest in the project. Their involvement in M&E depends on the project and the role of the stakeholder. For example, academic institutions or private sector companies that are involved with the project may support monitoring activities directly and provide outside perspectives and expertise. Non-governmental organizations and civil-society organizations may play an important role in monitoring local level project activities, as well as providing feedback as beneficiaries or as representatives of community groups. Consistent with provisions in the GEF Instrument, there should be transparency in the preparation, conduct, reporting, and evaluation of public involvement activities in all projects, including for monitoring and evaluation. This ensures full disclosure of all non-confidential information, and consultation with major groups and local communities in monitoring and evaluation. Monitoring and evaluation in the GEF shall involve project stakeholders and beneficiaries, both as participants and contributors and as users and beneficiaries as appropriate. Stakeholder participation and participatory approaches to M&E are particularly necessary in projects which impact the incomes and livelihoods of local groups, especially disadvantaged populations in and around project sites (for example, indigenous communities, women, and poor households). The stakeholders have a particular responsibility in providing their views and perspectives. They use monitoring and evaluation to assess progress, raise issues or confirm the achievement of results, to improve performance and learning. In the design of monitoring systems and in the terms of reference for evaluations, the specific possibilities for interaction with stakeholders and participation of the various groups of stakeholders will be identified, taking account of conditions such as cultural, political, and project-specific factors. Any budgetary requirements will be addressed in the relevant project proposals.

Monitoreo: Temas para la discusión ¿Cómo trabajan juntos los socios en el monitoreo? (Punto Focal, Agencia, equipo del proyecto, ministerio técnico o departamento, beneficiarios, interesados…) ¿Quién hace qué? ¿Cómo circula la información? ¿Cómo se apoya el Punto Focal en los interesados? Herramientas para dar seguimiento a los portafolios. Que herramientas utilizan? Como usan la información disponible? The Agencies are responsible for developing M&E plans and performance and results indicators for projects, and for adequately monitoring the project activities, the production of outputs and the progress towards outcomes. Through their internal monitoring systems, the relevant Agency operational departments ensure periodic assessment of trends and issues in their GEF Agency portfolio, and periodic reporting (at least annually) to the GEF Secretariat on project implementation and performance. They also work with the GEF Secretariat in developing program indicators in focal areas where operational policies and programs have been endorsed.

Más información…. Evaluaciones corporativas del FMAM y lecciones aprendidas: www.thegef.org, bajo Publicación o Evaluaciones en Marcha La Política de S&E del FMAM: www.thegef.org, bajo Políticas y Procedimientos Evaluaciones de proyectos (161 evaluaciones terminales): www.thegef.org, ver Base de Datos de Proyectos, y para una búsqueda hacer clic en Documentos de Evaluación Correo electrónico: gefevaluation@theGEF.org