JORNADAS DE MOVILIDAD ERASMUS Gestión eficiente de fondos para acciones de movilidad: un ejemplo de buenas prácticas 22 Octubre 2013

Índice El sistema en línea de la UA Gestión de Movilidad de Estudiantes en estudios (SMS y EILC) Gestión de Movilidad de Estudiantes en Prácticas (SMP) Gestión de Movilidad e Personal (STA y STT) Gestión de Incoming Students (SMS)

Movilidad en la Universidad de Alicante Número de estudiantes: UA: ~ 30,000 SMS: ~ 450 SMP: ~ 40 Número de personal en movilidad: UA: ~ 2,500 STA: ~ 80 STT: ~ 20

El Servicio de Relaciones Internacionales La Oficina de Movilidad gestiona tanto los programas nacionales como internacionales con el objetivo de promover la movilidad en la Universidad de Alicante. http://sri.ua.es/movilidad

El Servicio de Informática Da apoyo técnico tanto a la administración como a la docencia de la Universidad de Alicante http://si.ua.es

Programa Informático de Movilidad El sistema en línea de la UA El sistema en línea de la UA Programa Informático de Movilidad Universitas XXI Campus Virtual

Gestión de SMS 1ª Selección de Estudiantes Diciembre-Febrero Informe Inicial Marzo 2ª Selección de Estudiantes Septiembre-Octubre 1S Pago Inicial 1S y AN Octubre Convocatoria de Prórrogas Noviembre-Enero Pago Intermedio AN Enero Pago Inicial 2S Febrero-Marzo 2S Pago Final 1S Informe Intermedio Abril Pago Final 2S y AN Junio-Septiembre Informe Final

1ª Selección de Estudiantes Formulario de Solicitud – Campus Virtual de Estudiantes Gestión de SMS 1ª Selección de Estudiantes

1ª Selección de Estudiantes Ficha del Estudiante – Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS 1ª Selección de Estudiantes

1ª Selección de Estudiantes Puntuación de los Centros – Campus Virtual de Coordinadores Gestión de SMS 1ª Selección de Estudiantes

Relacion Definitiva Asignacion Erasmus 2012-13 1ª Selección de Estudiantes Asignación de Plazas – Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS 1ª Selección de Estudiantes Relacion Definitiva Asignacion Erasmus 2012-13 Primera Convocatoria Arquitectura Nombre Universidad Área Periodo ///////////////////////////////// RO BUCURES07 02.0 Anual ///////////////////////////////// HU BUDAPES02 02.1 1S ///////////////////////////////// I ROMA01 02.1 Anual ///////////////////////////////// PL KRAKOW03 02.1 1S ///////////////////////////////// NL AMSTERD05 02.0 Annual ///////////////////////////////// UK BRISTOL02 02.0 Anual ///////////////////////////////// SI LJUBLJA01 02.1 Anual ///////////////////////////////// D BERLIN04 02.0 2S ///////////////////////////////// D AACHEN01 02.0 Anual ///////////////////////////////// I MILANO02 02.0 1S ///////////////////////////////// SI LJUBLJA01 02.1 Anual ///////////////////////////////// I FIRENZE01 02.1 Anual ///////////////////////////////// D KAISERS01 02.0 Anual ///////////////////////////////// F PARIS190 02.0 Anual ///////////////////////////////// CZ BRNO01 02.0 Anual ///////////////////////////////// I MILANO01 02.1 1S ///////////////////////////////// NL AMSTERD05 02.0 Anual ///////////////////////////////// PL KRAKOW03 02.1 2S ///////////////////////////////// F PARIS319 02.0 Anual ///////////////////////////////// TR ISTANBU07 02.0 Anual ///////////////////////////////// CH LAUSANN06 02.0 Anual 11/03/2012 Página 1 de 16  

1ª Selección de Estudiantes Nominaciones – Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS 1ª Selección de Estudiantes -------- Mensaje original -------- Asunto: IRLDUBLIN27 Erasmus students from Alicante Fecha: 15 March 2012 De: student.mobility@ua.es Para: erasmus@dit.ie Dear Erasmus Coordinator, I am pleased to send you the list of students from the University of Alicante selected to go to your institution as Erasmus students for the academic year 2012/13. Subject Area Surname, Name Period E-Mail Postal Address 04.1 /////////////////////// Full year /////@alu.ua.es Cl/ Enric Valor Nº16, 03540 Alicante 09.4 /////////////////////// 1 S /////@alu.ua.es Cl/ Quevedo 15, 03420 Alicante We would be very grateful if you could provide us with the details of the procedure to follow (application and deadlines, academic calendar, housing and other relevant information) and the course descriptions for the coming academic year. If this information is available on the internet, please indicate the website where the students can obtain it. Thank you for your help and co-operation, Israel Cortés/ María J. Sánchez Mobility Office University of Alicante Apdo. 99, E-03080 Alicante,Spain Web: http://sri.ua.es/en/movilidad E-mail:student.mobility@ua.es Tel.: +34 965 90 95 58 Fax: +34 965 90 98 46

Informe Inicial Se calcula en base a la siguiente información: Número total de movilidades: Número real de estudiantes seleccionados Duración media en meses: Meses totales / Número de estudiantes Meses totales teóricos: Estancias semestrales (S) = 5 meses Estancias anuales (AN) = 9 meses Gestión de SMS Informe Inicial

2ª Selección de Estudiantes Previamente (marzo-septiembre), se actualiza en el sistema: Renuncias Reducciones / Ampliaciones de estancia Se ofrecen las plazas vacantes al inicio del curso (septiembre) Intercambiar el 2S Gestión de SMS 2ª Selección de Estudiantes

Convocatoria de Prórrogas Está abierta de noviembre a enero Los estudiantes de estancia semestral solicitan: Prórroga de Estancia Prórroga de la Ayuda Económica Las prórrogas de estancia compensan las renuncias La prórroga de la ayuda se da si ha habido igual o más renuncias Gestión de SMS Convocatoria de Prórrogas

Pago Inicial Consta de 3 mensualidades Cantidad mensual (según previsión de fondos): 300 Euros Fondos europeos MECD UA Documentación: Convenio de Subvención Propuesta del Learning Agreement Confirmación de Llegada Compromiso del Beneficiario Empadronamiento Gestión de SMS Pago Inicial

Pago Inicial Reclamación de documentos – Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS -------- Mensaje original -------- Asunto: FD(primer pago 1, 1+2) Fecha: Tue, 8 Nov 2012 De: <s.mobilitat@ua.es> Para: /////////////////////////////////////////////////////////// Estimada/o alumna/o,   En relación con tu participación en el programa Erasmus, durante el curso académico 2012-13 no hemos recibido la siguiente documentación:   Nombre del/la estudiante: ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 40 Llegada Real 20 Acuerdo Aprendizaje 510 Municipio Empadronamiento debes hacernos llegar dichos impresos lo antes posible. Te recuerdo que la recepción de estos impresos es indispensable para realizar el primer pago de la ayuda económica. Un saludo , Negociado Movilidad de Estudiantes Universidad de Alicante Apdo. 99, E-03080 Alicante Web: http://sri.ua.es/es/movilidad/ E-mail: s.mbilitat@ua.es Tel.: +34 965 90 95 58 Fax: +34 965 90 94 41 Pago Inicial

Pago Inicial Control de Documentos – Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS Faltan Documentos Periodo: 1 Curso: 2012-13 Código Nombre Periodo 29007 ///////////////////////////////// Anual Acuerdo de Aprendizaje 28562 ///////////////////////////////// 1S Llegada real 28728 ///////////////////////////////// Anual Convenio de Subvención 28876 ///////////////////////////////// Anual Compromiso Empadronamiento 28739 ///////////////////////////////// Anual 28893 ///////////////////////////////// Anual 05/10/2012 Página 1 de 7   Pago Inicial

Pago Inicial La reclamación y el control de documentos sirven: Detectar renuncias Actualizar el número de estudiantes y meses La nómina se emite desde el Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS Pago Inicial

Pago Intermedio Exclusivamente a los estudiantes AN Consta de 3 mensualidades Se evitan las incidencias con los estudiantes que finalmente reducen su estancia a un único semestre La nómina se emite desde el Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS Pago Intermedio

Pago Intermedio Pagos – Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS Pago Intermedio

Nómina de pago Alumnos Erasmus Pago Intermedio Nómina – Programa Informático de Movilidad Gestión de SMS Nómina de pago Alumnos Erasmus Pago Intermedio Erasmus 2012-13 Centro de Gasto: Clave Presupuestaria: DNI Nombre Cuenta Bancaria Importe //////////////// ///////////////////////////////// ///////////////////////////////// ///// 900 Total nómina 9000 Alicante, 15 de enero de 2013 La Directora del Servicio de Relaciones Internacioanles   Pago Intermedio

Informe Intermedio Se calcula de la siguiente forma: Número total de movilidades Número real de estudiantes de intercambio: 1S y AN actualizado 2S prácticamente actualizado Duración media en meses Meses totales / Número de estudiantes Cálculo teórico de meses totales: Estancias semestrales (S) = 5 meses Estancias anuales (AN) = 9 meses Gestión de SMS Informe Intermedio

Pago Final Mensualidades restantes (en función de meses reales según la Confirmación de Estancia) Documentos: Confirmación de Estancia Acuerdo de Aprendizaje Definitivo Informe del Estudiante Se realizan controles sobre documentación: Reclamación por e-mail Informes Gestión de SMS Pago Final

Pago Final Se realizan controles sobre: Fecha llegada y salida (número de meses reales) Periodos EILC Créditos ECTS Se reclaman los documentos que no cumplen los estándares a instituciones socias Gestión de SMS Pago Final

Pago Final Control Nº Meses y EILC – Prog. Informático de Movilidad Gestión de SMS Control de pagos Erasmus 2012-13 Nombre Llegada Salida M. Pago M. Reales EILC ////////////////////// 20/09/2012 11/09/2013 11.25 11.25 N ////////////////////// 31/08/2012 30/07/2013 12 12 N ////////////////////// 06/09/2012 17/09/2013 12 12.75 N ////////////////////// 03/09/2012 29/05/2013 9 9 N ////////////////////// 18/09/2012 10/07/2013 10 10 S ////////////////////// 17/09/2012 19/07/2013 10.25 10.25 N ////////////////////// 28/01/2013 25/06/2013 5.25 5.25 N ////////////////////// 26/01/2013 05/06/2013 4.5 4.5 N ////////////////////// 20/09/2012 24/06/2013 9.5 9.5 N ////////////////////// 01/09/2012 17/09/2013 12 12.75 N ////////////////////// 03/09/2012 20/09/2013 12 12.75 N ////////////////////// 01/10/2012 05/09/2013 11.25 11.25 N ////////////////////// 06/03/2013 19/07/2013 4.75 4.75 N 15/07/2013 Página 1 de 9   Pago Final

Control de créditos ECTS Pago Final Control ECTS – Prog. Informático de Movilidad Gestión de SMS Control de créditos ECTS Erasmus 2012-13 Nombre ECTS /////////////////////////////////// 54 /////////////////////////////////// 50 /////////////////////////////////// 33 /////////////////////////////////// 35 /////////////////////////////////// 84 /////////////////////////////////// 29 /////////////////////////////////// 17 /////////////////////////////////// 22.5 /////////////////////////////////// 30 /////////////////////////////////// 25.5 /////////////////////////////////// 26 /////////////////////////////////// 36 15/07/2013 Página 1 de 8   Pago Final

Pago Final Resumen de Pagos – Prog. Informático de Movilidad Gestión de SMS Resumen de Pagos Erasmus 2012-13 Nombre Meses Reales Pagado Importe Beca /////////////////////////////////// 11.25 3.375 3.375 /////////////////////////////////// 4.5 1.350 1.350 /////////////////////////////////// 10.25 3.075 3.075 /////////////////////////////////// 8.25 2475 2.475 /////////////////////////////////// 9 2.700 2.700 /////////////////////////////////// 0 1.800 0 /////////////////////////////////// 5.25 1.575 1.575 /////////////////////////////////// 12 3.600 3.600 /////////////////////////////////// 8.75 2.625 2.625 /////////////////////////////////// 3.5 10.50 10.50 /////////////////////////////////// 10.75 3.225 3.225 /////////////////////////////////// 4.25 1.275 1.275 /////////////////////////////////// 5.5 1.650 1.650 15/10/2013 Página 1 de 8   Pago Final 1.800

Informe Final Número total de movilidades: Número real de estudiantes de intercambio: 1S, AN y 2S actualizado Duración media en meses Meses totales / Número de estudiantes Cálculo real de meses totales Participación en EILC: 21 estudiantes Gestión de SMS Informe Final

Informe Final El Programa Informático de Movilidad genera un Excel: Contiene todos los campos que requiere el Informe Final Se vuelca en el excel que facilita la OAPEE Variación de 1 estudiantes menos con respecto al Intermedio Nº Movilidades: 461 inicial; 435 intermedio; 434 final Variación de 75 meses más con respecto al Intermedio Nº Meses: 3277,75 inicial; 3215 intermedio; 3290,25 final Gestión de SMS Informe Final

Gestión de SMP Informe Inicial Marzo Selección de Estudiantes y Constitución de Lista de Reserva Julio-Diciembre 1S Pago Inicial Con 1 mes de antelación Informe Intermedio Abril 2S Pago Final Finalizada la movilidad Informe Final Octubre Gestión de SMP

Informe Inicial Se calcula en base a la siguiente información: Número de movilidades: Se hace una estimación en función de las movilidades del curso anterior Teniendo en cuenta la previsión presupuestaria de la UA Duración media en meses: Estancia media resultante del curso anterior: 4,25 Gestión de SMP Informe Inicial

Selección de Estudiantes Solicitud mediante formulario en papel Adjudicación y Lista de Reserva Si se produce alguna renuncia a lo largo del curso, se llama a la siguiente persona en lista de reserva Gestión de SMP Selección de Estudiantes

Pagos Cantidad mensual: 650 Euros Fondos europeos MECD UA Control de documentación y reclamación de documentos individualizada dependiendo de las fechas previstas de viaje El pago se gestiona individualizadamente a través del Programa de Gestión Económica de la Universidad de Alicante Gestión de SMP Pagos

Pagos Duración de la Estancia < 4 meses Al comienzo de la estancia: primer pago del 80% de la beca Erasmus + ayuda Ministerio + 90% de la ayuda UA Al finalizar la estancia: segundo pago del 20% Erasmus + 10% ayuda UA Duración de Estancia > 4 meses: Al comienzo de la estancia: primer pago del 80% de la beca Erasmus + 50% de la ayuda UA A mitad de estancia: ayuda Ministerio + 50% de la ayuda UA Al finalizar la estancia: 20% ayuda Erasmus Gestión de SMP Pagos

Informe Intermedio Se obtiene de la siguiente forma: Número de movilidades: Número real de estudiantes Duración media en meses: Se calcula como media de las estancias reales Gestión de SMP Informe Intermedio

Informe Final Número total de movilidades: Número real de estudiantes en prácticas Duración media en meses Estancia media real Variación de 2 estudiante menos respecto al Intermedio Nº Movilidades: 40 inicial; 37 intermedio; 35 final Variación de 0,25 meses menos Nº Meses: 170 inicial; 170 intermedio; 169,75 final Gestión de SMP Informe Final

Gestión de STA y STT Informe Inicial Marzo Selección de Personal y Constitución de Lista de Reserva Octubre 1S Pago Inicial Con 1 mes de antelación Informe Intermedio Abril 2S Pago Final Finalizada la movilidad Informe Final Gestión de STA y STT

Informe Inicial Se calcula en base a la siguiente información: Número de movilidades: Se estima en función a la demanda del curso anterior Siempre y cuando no suponga un incremento de más de 5 plazas respecto a las adjudicadas en el curso anterior Estancias medias teóricas: STA: 4 días STT: 5 días Gestión de STA y STT Informe Inicial

Selección de Personal Solicitud a través de Campus Virtual o formulario al efecto Adjudicación y Lista de Reserva Si se produce alguna renuncia a lo largo del curso, se llama a la siguiente persona en lista de reserva Gestión de STA y STT Selección de Personal

Pagos Cantidad diaria: Fondos europeos UA Control de documentación y reclamación de documentos individualizada dependiendo de las fechas previstas de viaje El pago se gestiona individualizadamente a través del Programa de Gestión Económica de la Universidad de Alicante Gestión de STA y STT 1 día 2 días 3 días 4 días 5 días Europa 120 240 360 480 600 UA máx. 70 140 210 280 350 Ayuda máxima 190 380 570 760 950 Pagos

Pagos Pago Inicial: Se tramita generalmente 1 mes antes de marcharse Cantidad de 100 € por día de docencia/formación previsto (máximo 5 días) Pago Final: Se liquida la cantidad que marca la Comisión Europea, en función de los días completos de docencia/formación Si los gastos superan esta cantidad, la UA compensa con una cantidad que no superará los 70 Euros por día Los gastos reales se obtienen al sumar los costes de viaje, alojamiento y manutención, seguros, visado y transportes locales Gestión de STA y STT Pagos

Informe Intermedio Previamente a elaborar el informe, se contacta con el personal que aún no ha viajado para que confirme su intención de hacerlo Si se produce alguna renuncia se llama a la siguiente persona en lista de reserva Si se agota la lista de reserva, se ajusta el número de movilidades en el informe intermedio Gestión de STA y STT Informe Intermedio

Informe Final STA: Variación de 6 personas y 46 días respecto al Intermedio Nº Movilidades: 80 inicial; 85 intermedio; 79 final Nº Días: 320 inicial; 408 intermedio; 362 final Fondos: 11% STT: Variación de 1 persona y 6 días respecto al intermedio Nº Movilidades: 20 inicial; 20 intermedio; 19 final Nº Días: 100 inicial; 100 intermedio; 94 final Fondos: 6% Gestión de STA y STT Informe Final

Online Learning Agreement Perfil de Estudiante – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS

Gestión de ‘Incoming students’ SMS Número de estudiantes: Incoming international students: 1500 Programas Internacionales: Intercambio: LLP / Erasmus Movilidad No Europea Santander Iberoamérica No intercambio: Estudiantes Visitantes Santander Fórmula Gestión de ‘Incoming students’ SMS

Virtual Campus Gestión de ‘Incoming students’ SMS

Online Learning Agreement Perfil de Estudiante – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Estudiante – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Estudiante – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Estudiante – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Estudiante – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Coordinador – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Coordinador – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Coordinador – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Estudiante – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement Perfil de Estudiante – Campus Virtual Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement

Online Learning Agreement ECTS - EUROPEAN CREDIT TRANSFER SYSTEM ECTS - SISTEMA EUROPEO DE TRANSFERENCIA DE CRÉDITOS LEARNING AGREEMENT / ACUERDO DE APRENDIZAJE Academic year / Curso académico 2012-13 Field of study / Estudios: 04.0 - Business and administration/Ciencias empresariales Name of student / Nombre del estudiante: /////////////////////////////////////////// Sending institution / Universidad de origen: D AACHEN02 - FACHHOCHSCHULE AACHEN Country / País: ALEMANIA/GERMANY Exchange period / Periodo de intercambio: Año académico completo/ Whole academic YEAR (September-July) DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT PROGRAMA DE ESTUDIOS PROPUESTO PARA EL EXTRANJERO Receiving institution / Universidad de acogida: E ALICANT01 - UNIVERSIDAD DE ALICANTE Country / País: ESPAÑA Name of Faculty Coordinator / Coordinador de Centro: Consuelo Díaz Payá Course unit code / Course unit title/Nombre de la asignatura ECTS credits/ Código asignatura créditos ECTS 22000 Mathematics 1 / Matemáticas I 6 22002 Introduction to Marketing / Introducción al Marketing 6 22004 Corporate Law / Derecho de la Empresa 6 ---- Curso de Lengua Español /Spanish Language Course Semestral - 1er semestre / Semester C. - 1st Semester 4 Student's signature / Firma del estudiante Date / Fecha: SENDING INSTITUTION / UNIVERSIDAD DE ORIGEN We confirm that the proposed programme of study/learning agreement is aproved. Departmental coordinator's signature/ Institutional coordinator's signature/ Firma del coordinador de centro Firma del coordinador institucional Date / Fecha: Date / Fecha: RECEIVING INSTITUTION / UNIVERSIDAD DE ACOGIDA We confirm that the proposed programme of study/learning agreement is aproved. / Confirmamos la aprobación del programa de estudios propuesto / acuerdo de aprendizaje. Departmental coordinator's electronic signature/ Institutional coordinator's signature/ Firma electrónica del coordinador de centro Firma del coordinador institucional jVQwNdHINGvc3Wfd6PRFrjAac6QNOTXZS1KLgyQW5fw= Date / Fecha: 11/07/2012 12:47:28 Date / Fecha: 11/07/2012 12:47:28 Gestión de ‘Incoming students’ SMS Online Learning Agreement