Angélica Ángeles Rodríguez

La preservación incluye todas las consideraciones administrativas y financieras, además de estipulaciones sobre almacenamiento, instalaciones, recursos humanos, políticas, técnicas y métodos tendientes a prolongar la vida de las colecciones y fondos albergadas en archivos así como la información contenida en ellos.

La preservación es un elemento integral de la misión de una institución cultural y la planificación para la preservación debe formar parte de su plan estratégico global.

MISIÓN INSTITUCIONAL Organizar Describir Preservar Difundir

Preservación Restauración Conservación preventiva

Conjunto de acciones destinadas a proteger y prolongar la vida material de los documentos mediante la intervención en el entorno inmediato

Medio ambiente Manipulación Almacenamiento Condiciones de exhibición

Condiciones medioambientales Humedad Luz Calidad del aire Temperatura

Conjunto de acciones aplicadas directamente sobre los documentos, a fin de recuperar sus valores estético, histórico, tecnológico y funcional y de este modo asegurar su transmisión al futuro en toda su potencialidad.

Restauración Intervención menor Intervención mayor

Todos los materiales documentales sufren con el tiempo una serie de modificaciones que alteran sus características originales. Cuando estas alteraciones suponen un riesgo para la estabilidad material, se dice que han padecido un deterioro, manifestándose en distintos niveles, desde una simple rotura, hasta la desintegración total de la obra

Intrínsecos Extrínsecos

1. Factores intrínsecos Técnica de manufactura : Encuadernación, escritura, etc. Materiales constitutivos: Características físicas y químicas

Papel  Papel de madera conlleva un proceso de factura muy agresivo  El la factura del papel se agregan sustancias que promueven la degradación del papel Elementos sustentados Lápiz de grafito: friable Anilinas: decoloran Tinta china: sangradas o corridas Tintas ferrogálicas: desintegra el sustrato

2. Factores extrínsecos Humanos: Manipulación, vandalismo y almacenamiento Medio ambientales: Humedad, temperatura, luz, partículas suspendidas y ataque biológico Desastres naturales : Terremotos, inundaciones, etc.

Causa Mecanismo Efecto

 Causa: oxígeno  Mecanismo: al ser mordida, la manzana entra en contacto con el oxígeno lo que provoca una reacción química llamada oxidación, causante del cambio de coloración.

Control del medio ambiente Retardar el deterioro de los fondos y colecciones

1. Humedad relativa 2. Temperatura 3. Luz 4. Calidad del aire

El control de la temperatura y la humedad relativa es de vital importancia para la preservación documental, debido a que los niveles inaceptables de estos valores contribuyen significativamente a la desintegración de estos materiales.

Calor Humedad relativa alta Acelera el deterioro Hongos e insectos

Humedad relativa baja Desecación Friabilidad Rigidez

Es recomendable registrar un perfil de fluctuaciones durante todo un año.

La instalación de controles adecuados de clima y su capacidad para mantener las normas estándar de conservación retardarán considerablemente el deterioro de las colecciones

Tipo de soporte documental Temperatura mínima Temperatura máxima Humedad relativa mínima Humedad relativa máxima Soporte de papel 15°C20°C45%60% Fotografía: blanco y negro 15°C20°C40%50% Fotografía: color Menos de 10°C25%35% Medios magnéticos 14°C18°C40%50% Discos ópticos16°C20°C35%45% Micro film17°C20°C30%40% Discos de surco20°C50°C40%50%

Mantener la temperatura y humedad relativa estables: Son interdependientes y deben ser reguladas de acuerdo con los niveles ambientales del lugar.

 Sistemas de control  Diseño del inmueble

El diseño arquitectónico depende de la zona en la que está ubicado el inmueble y de las condiciones climáticas:

 Diseñar o adaptar los espacios arquitectónicos para favorecer la preservación de la documentación.

 Techos  Debe resistente al calor y a la humedad y sólido y su superficie debe ser sometida a algún sistema efectivo de impermeabilización.  Debe tener una buena pendiente y tener una superficie mayor al e la construcción del edificio.  Emplear colores claros para su recubrimiento

 Muros  Externos: deben ser gruesos, de colores claros e impermeabilizados. No deben construirse superficies extensas de vidrio  Utilizar colores claros

 Ventanas:  Limitar a un máximo de 20% en las áreas de fachada  Evitar o minimizar ventanas orientadas hacia el lado de mayor aporte energético.  Evitar aberturas dirigidas a vientos húmedos y marinos.  Aleros para proteger de las lluvias

 Puertas:  Las de acceso al edificio deben ser sólidas y que cuenten con mecanismos que las mantengan cerradas permanentemente.  Aleros para proteger de las lluvias

 Tuberías  No deben pasar por las áreas de resguardo  Suficientes considerando la afluencia de agua pluvial

 Ventilación  Mantener constante la humedad y la temperatura:  Artificial o natural a través del edificio: ▪ Ventiladores ▪ Ductos ▪ Pasillos internos

 Ubicación:  El archivo no debe encontrarse cerca de fuentes naturales de agua: ríos, lagos o el mar.  El lugar destinado para el depósito debe encontrarse orientado hacia el lado de menor incidencia de luz natural.

Luz Acelera el deterioro El daño es acumulativo e irreversible

Espectro de luz UV IR

Recomendaciones:  Mantener un nivel de exposición bajo  Mantener el nivel de luz bajo

 Cubrir ventanas con persianas o cortinas  Colocar filtros UV en las ventanas

 Evitar el uso de focos incandescentes  Cubrir las lámparas y tubos fluorescentes con pantallas provistas de filtro UV  Utilizar lámparas fluorescentes con baja radiación UV  Recomendable utilizar luminarias de leds

Agentes contaminantes Partículas Gases

Dióxido de azufre Ozono Peróxidos Óxido de nitrógeno Formación de ácidos

Partículas Oleosas Causantes de deterioro Tierra Metálicas Esporas

Contaminantes gaseoso:  Filtros químicos  Extractores húmedos

Partículas contaminantes  Filtrarse mecánicamente

Mantenimiento Reemplazo de filtro

Eliminar las fuentes de contaminación  Fotocopiadoras  Pinturas, esmaltes y selladores  Soportes de almacenamiento y exhibición de madera  Sustancias limpiadoras  Uso de alfombras

Recomendaciones para los sistemas constructivos  El material deconstrucción de preferencia debe estar recubierto con materiales que faciliten la limpieza, no produzcan polvo y contar con aislantes de humedad.  Pisos  Techos  Muros

Actualmente se considera que resulta más eficaz construir depósitos sencillos que utilizan recursos naturales y de bajo costo para aprovechar las condiciones ambientales de preservación, los cuales exigen poco mantenimiento.

Tipo de soporte documental Temperatura mínima Temperatura máxima Humedad relativa mínima Humedad relativa máxima Soporte de papel 15°C20°C45%60% Fotografía: blanco y negro 15°C20°C40%50% Fotografía: color Menos de 10°C25%35% Medios magnéticos 14°C18°C40%50% Discos ópticos16°C20°C35%45% Micro film17°C20°C30%40% Discos de surco20°C50°C40%50%

 Los microorganismos se desarrollan y crecen cuando la humedad relativa alcanza o sobrepasa el 70% y se mantiene por un periodo prolongado.  Las condiciones de temperatura que oscilan entre 22 y 30°C son ideales para el crecimiento de hongos  Las altas temperaturas, las falta de circulación de aire, la escasez de luz y el polvo acumulado favorecen y aceleran el crecimiento del brote. Pero solo la HR alta y la humedad en el sustrato pueden iniciar y seguir generando su proliferación.

 Control de insectos y mamíferos  Instalar filtros en puertas y ventanas que prevengan la entrada de insectos.  Cuando se requiera de tener las puertas abiertas para mejorar la aireación, deben tener contrapuertas construidas con mallas.  Fumigar periódicamente  Establecer una rutina de higiene y monitoreo permanente

 Estantería  Contenedores

Guardas: Serie de barreras físicas que tienen como objetivo es proteger y aislar del medio ambiente.  Fluctuaciones o condiciones extremas de temperatura y humedad relativa  Contaminación  Luz

DOCUMENTO Primero Segundo Tercero Cuarto

OBJETO Guarda de 1er. nivel Conjunto de documentos dentro de guardas de 1er nivel Guarda de 2º nivel: caja Guarda de 3er. nivel: estantería Guarda de 4º nivel: local de archivo Guarda de 5º nivel: edificio Archivo General

 Las estanterías deben diseñarse de manera que proporcionen un apoyo seguro, limpio y conveniente.  Deben ser preferentemente de acero con un acabado de esmalte cocido al horno.  La documentación debe guardarse en las estanterías a un mínimo de 10 cm del suelo.  Se debe mantener una buena circulación de aire en las áreas de almacenamiento y alrededor de las estanterías.  Las estanterías deben estar separadas al menos 5 cm de los muro.

Guardas flexibles Guardas rígidas Deben ser de papel libre de ácido y de colores claros Los documentos deben estar sin dobleces por lo que los contenedores deben ser del tamaño adecuado Materiales: Cartón libre de ácido o polipropileno, es caso de utilizar cartón ácido colocar una barrera de papel libre de ácido Los documentos deben estar sin dobleces por lo que los contenedores deben ser del tamaño adecuado

 Inmueble  Instalaciones  Equipamiento

 Una buena inversión para la instalación es rentable.  Un archivo bien diseñado facilita la gestión y el ahorro de recursos.  En el momento de la construcción o remodelación del depósito se pueden asegurar óptimas condiciones ambientales.

La planeación:  Arquitectura  Instalaciones  Equipamiento  Capacitación y profesionalización del personal

Preservación Organización Descripción Difusión Servicios al público Preservación Organización Descripción Difusión Servicios al público Seguridad Funcionalidad

La adecuada planificación en la edificación, las instalaciones y el equipamiento, puede prolongar significativamente la vida de nuestros acervos y colecciones documentales.

Diagnóstico Control de las causas de deterioro Generación de una propuesta de preservación

DIAGNÓSTICO Inmueble Acervo

General Afuera Adentro Particular

Herramienta para levantar el diagnóstico Ficha técnica Inmueble Acervo Registro fotográfico

 Edificio  Medio ambiente  Almacenamient0  Manipulación  Estado de conservación de los fondos y colecciones

1. Tipo de inmueble y generalidades  Ubicación del edificio  Clima de la región  Características arquitectónicas  Descripción  Época  Materiales de construcción en muros, techos, pisos, ventanas y puertas

2. Condiciones del inmueble  Estado general del edificio  Muros  Techos  Pisos  Ventanas  Puertas

 Sistema de control ambiental  Calefacción  Aire acondicionado  Deshumidificadores  Sistema de medición de humedad y temperatura  Descripción  Ubicación  Estado

 Instalaciones eléctricas e hidráulicas  Descripción  Ubicación  Estado

 Seguridad del inmueble  Rejas  Cerraduras  Sistemas de vigilancia  Alarmas

 Protección contra incendios  Descripción  Ubicación  Estado

 Control de plagas

 Mantenimiento

1. Tipo de acervo y generalidades  Época  Lugar de origen  Cantidad de documentos, libros o cajas  Tipo de organización o clasificación  Materiales constitutivos  Generalidades:  Limpieza  Orden  No de personas que laboran  Condiciones de consulta, acceso y manipulación del material

2. Estantería y almacenamiento  Tipo de estantería  Contenedores  Estado  Observaciones

3. Estado de conservación  Principales deterioros  Presencia de polvo  Abrasión  Manchas  Roturas  Faltantes de material  Amarillamiento  Fragilidad  Rigidez  Daño por hongos  Daño por insectos  Daño estructural en encuadernaciones  Otros

Evaluación Identificarlas las necesidades específicas DIAGNÓSTICO

 Con la información registrada en la ficha técnica durante la inspección del inmueble y del acervo será posible generar un diagnóstico de ambos  La sección dedicada al edificio deberá estar relacionada con lo observado en el material documental. Ejemplo: Relacionar filtraciones en los muros con la presencia de hongos en los documentos

 Debe contener información que ayude a ubicar los acervos en sus distintos contextos o a reconocer sus valores.  El diagnóstico debe registrarse en un informe redactado en un lenguaje claro y directo, debe ser sencillo, preciso y efectivo.  El informe constituye la herramienta que nos dará la pauta para poder generar proyectos de conservación preventiva y restauración, es decir para planificar la preservación del acervo.

 Sobre el estado de conservación:  ¿Cuáles son los daños que presenta?  ¿Cuáles fueron las causas de dichos daños?

 Sobre el valor histórico  ¿Qué tipo de acervo es?  ¿De qué época es?  ¿Cuál es su origen?  ¿Dónde ha estado desde entonces?

 Sobre el valor estético  ¿Cuál es su significado?  ¿De qué estilo es?

 Sobre el valor funcional  ¿Cuál fue su función original?  ¿Cuál es su función actual?  ¿Dónde se encuentra?

 Sobre su valor tecnológico  ¿De qué está hecho?  ¿Cómo fue hecho?

 ¿De qué acervo se trata?  ¿Qué daños presenta?  ¿Cuál es la importancia de cada uno de sus valores?  ¿Qué valores se ven afectado por dichos daños y en qué grado?

 El inmueble  Descripción  Estado  El acervo  Descripción  Estado de conservación  Conclusiones  Recomendaciones  Registro fotográfico

Departamento de Conservación y Restauración Archivo General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo Teléfono: 01(771) , Extensión: 2729 Correo electrónico: