EVALUACIÓN COSTO – EFICIENCIA (Metodología Mideplan) Administración de Proyectos Informáticos

Aspectos Generales Teoría en la que se basa la metodología Evolución de los proyectos de informática Fundamentos para la adopción de un criterio de Costo/Eficiencia Criterios de aprobación o rechazo de proyectos informáticos

Aspectos Generales Estructura de la Metodología Ciclo de proyectos informáticos Tipología de proyectos

Evolución de los Proyectos de Informática Los P.I. han evolucionado junto con las organizaciones. Las organizaciones han pasado desde estructuras mecanicistas a flexibles. La informática ha evolucionado desde sistemas fuertemente centralizados, pasando por sistemas interactivos (terminales de usuarios), luego vino la computación personal (redes de PC’s), hasta llegar a Internet con aplicaciones multimedia, VC, realidad virtual, etc.

Evolución de los Proyectos de Informática Respecto a los criterios de inversión, han cambiado paralelamente a la evolución ya mencionada, de la siguiente forma: Primero, solo importaba la evaluación costo – beneficio. Luego se evaluaba además si se facilitaba la obtención de los objetivos de la organización y si es que las TI mejoraban la calidad de las inversiones. Posteriormente, cobró importancia como las TI podían mejorar la toma de decisiones y aumentar la participación de mercado. Finalmente, ahora se da mayor importancia a cómo las TI pueden aumentar la capacidad de la información e innovación (Datawarehouse, Internet, etc.).

Fundamentos para la adopción de un criterio de Costo/Eficiencia Metodología anterior (C-B): Existen beneficios difíciles de cuantificar, medir y valorar. Además, se presentan beneficios intangibles, tales como mejorar la calidad de la información, efecto modernizador, redes sociales que se pueden establecer por Internet, aprendizaje debido al contacto con la tecnología. El análisis se centraba sólo en aspectos tecnológicos, lo que producía que se perdiera de vista la administración de la información.

Fundamentos para la adopción de un criterio de Costo/Eficiencia El enfoque C – E plantea que la conveniencia de la ejecución de un proyecto se determina por la observación conjunta de dos factores: El costo: involucra la implentación de la solución informática, adquisición y puesta en marcha del sistema hardware / software y los costos de operación asociados. La eficiencia: la relación entre bienes y servicios finales (resultados) y los insumos requeridos para ello (esfuerzo). Así se trata de medir en que grado el gasto de recursos se justifica por los resultados, minimizando costos u optimizando insumos.

Criterios de aprobación o rechazo de proyectos informáticos Un elemento para aprobar o rechazar un proyecto, es la evaluación C-E. Sin embargo, no basta. Además: Tiene que estar bien justificado en términos de beneficios cualitativos o cuantitativos. Coherencia del proyecto con un Plan Informático. El cálculo de ponderadores debe responder a una estrategia. Ej. Si la organización privilegia la seguridad, entonces, no podría presentar un ponderador con un porcentaje bajo.

Estructura de la Metodología La metodología consta de dos partes: Preparación: Definición de atributos Calificación de los atributos de cada alternativa Asignación de un porcentaje a cada alternativa, en base a sus atributos. Cálculo del índice de eficiencia Evaluación del Proyecto

Ciclo de Proyectos Informáticos Diseño Lógico: qué sistemas administrativos se van a apoyar, que sistemas computacionales se desarrollarán, flujos de información relevantes, tipos de datos. Diseño Físico: se definen los aspectos computacionales del sistema: tipos de archivo, tipos de acceso a archivos, qué programas, qué lenguaje, configuración Hd/Sf. Construcción: Desarrollo de los programas anteriormente diseñados. Implantación: Pruebas, poblamiento de datos, marcha blanca y puesta en marcha definitiva. Operación y Mantención

Tipología de Proyectos Las tipologías relevantes para proyectos de informática son: Proyectos de desarrollo de aplicaciones: elaboración y puesta en marcha de programas i sistemas computacionales. Proyectos de equipamiento: adquisición por primera vez de equipos, incluyendo tanto hardware como software básico utilitario. Proyecto de mejoramiento, ampliación o reposición: aumento de capacidad y calidad de servicios de hardware y/o mejoramiento de software.

Criterios de Evaluación El método de evaluación de cada tipología, variará según el monto involucrado. Es así como para montos inferiores a US$ el análisis será cualitativo para el caso de montos mayores se aplicará costo – eficiencia o si se pueden medir y valorar los beneficios costo – beneficio.

Alcances de la Metodología en cada caso En esta metodología se usa una técnica de evaluación de alternativas aplicable a cada una de las tipologías. La técnica de evaluación está basada en tablas con ponderadores. Cada tipología tiene sus tablas pertinentes. Además, según cada tipología y la etapa en curso se determinan distintos requisitos de información que se debe presentar.

Alcances de la Metodología en cada caso a) Diseño Lógico, b) Evaluación de alternativas de solución, c) Elaboración de Términos de Referencia para la licitación de la etapa siguiente.

Técnica de Evaluación de Alternativas Evaluación de los atributos: Efectividad Plataforma tecnológica Calidad técnica de la solución Ahorro de costos operacionales

Dificultad del Modelo Definición de atributos y estimación de los ponderadores. Presupone claridad respecto de los requerimientos, de los problemas del actual sistema, de los objetivos del nuevo sistema y de las funciones y sistemas administrativos a ser apoyados por la configuración.

Dificultad del Modelo Si se dan las condiciones anteriores y se realiza un adecuado análisis, debería esperarse que los atributos y el valor asignado a los ponderadores refleje las reales necesidades de la institución con respecto al sistema computacional. Al no darse esas condiciones, queda abierta la posibilidad de que el evaluador "maneje" los ponderadores para "seleccionar" alguna alternativa preconcebida, lo que hace que la herramienta resulte inservible para los objetivos de acercarse a la selección de una buena configuración computacional.

Evaluación de los Atributos: Efectividad El objetivo de esta evaluación es calificar el nivel de satisfacción de las necesidades a ser cubiertas por el sistema en cuestión. Para ello, se deberán considerar todas aquellas funciones que debieran satisfacerse, tanto las de carácter operativo como las estratégicas y tácticas. Esta evaluación debe seguir los siguientes pasos: Definir funciones que debe satisfacer el sistema Clasificar dichas funciones en tres grupos: Imprescindibles, Muy deseables, Deseables Verificar que las alternativas satisfagan todas las funciones imprescindibles, descartando las que no lo hagan. Si existe más de una alternativa que cumpla el criterio anterior, generar la siguiente matriz (las funciones indicadas lo son a modo de ejemplo):

MATRIZ DE EFECTIVIDAD La evaluación de alternativas debe considerar atributos que hagan hincapié en la información, la cual es soportada por la tecnología.

Evaluación de los Atributos: Efectividad En cada celda, colocar un 1 (uno) si la alternativa cubre la función y un 0 (cero) en caso contrario. Posteriormente se calcula el % de cumplimiento para c/alternativa, como la suma de 1 (unos) divididos por el total de atributos dentro de c/categoría (deseable o muy deseable). Luego, obtener el puntaje de cada alternativa por grupo de función y calcular el promedio ponderado de ambas. Se utilizará un factor de 0.7 para las funciones “muy deseables” y de un 0.3 para las funciones “deseables”

Evaluación de los Atributos: Plataforma tecnológica En este factor se busca capturar que la solución esté basada en un conjunto de herramientas que permitan, con una alta probabilidad de éxito, la construcción de un sistema que satisfaga los siguientes criterios: Confidencialidad: debe evaluarse el nivel de protección que cada alternativa ofrece contra la divulgación no autorizada de la información. En ésta, deberán considerarse aspectos como: Sistema operativo Base de datos Conexión con otros sistemas de información (a través de Internet o localmente) Acceso a medios de respaldo Integridad: está relacionado con la precisión y suficiencia de la información. También con la validez de la información.

Evaluación de los Atributos: Plataforma tecnológica Disponibilidad: las alternativas de solución deben proveer: 1. Acceso a la información por parte de todos los usuarios autorizados, en el momento en que lo requieran 2. Tiempos de respuesta acordes con las necesidades de los procesos Confiabilidad de la información (Gestión): Esto tiene que ver con que la información obtenida debe ser apropiada para la gestión con el fin de operar la institución y para ejercer las responsabilidades de cumplimiento de las tareas institucionales. Información Externa: Esto tiene que ver con que la información obtenida debe ser apropiada para satisfacer los requerimientos de otras instituciones con respecto a la organización

MATRIZ DE EVALUACIÓN TECNOLÓGICA Si cumple totalmente:100 puntos Si cumple adecuadamente: 80 puntos Si cumple con restricciones: 60 puntos Cumple con muchas restricciones: 40 puntos Si no cumple: 0 puntos Si cumple totalmente:100 puntos Si cumple adecuadamente: 80 puntos Si cumple con restricciones: 60 puntos Cumple con muchas restricciones: 40 puntos Si no cumple: 0 puntos

Evaluación de los Atributos: Calidad Técnica El objetivo es asegurar que la implementación de las herramientas disponibles en la plataforma tecnológica seleccionada cumpla con los criterios deseados. Para estos efectos, se deberá crear una matriz con todos los aspectos técnicos evaluables de las alternativas, clasificándolos en los siguiente grupos: Seguridad : Da cuenta de la seguridad de la solución tanto en los ámbitos de hardware como de software Disponibilidad: Se refiere a la capacidad de la plataforma de no sufrir caídas dentro de un rango de tiempo determinado Portabilidad: Compatibilidad con otras plataformas, en cuanto a hardware y software Accesibilidad: Se refiere a la disposición de la plataforma, para ser accesada desde otra. Escalabilidad: Factibilidad de hacer crecer el sistema por etapas

MATRIZ DE EVALUACIÓN CALIDAD TÉCNICA Colocar un 1 si la alternativa cumple con el aspecto técnico y un 0 si no.

Evaluación de los Atributos: Costos Operacionales Una variable importante al tomar la decisión de cuál alternativa elegir, o si conviene implementar la solución, es el ahorro que producirá con respecto a los costos operacionales que tenía la institución antes de llevar a cabo el proyecto. Lo importante es que en este punto se incluyan los ahorros de costos operacionales que objetivamente son cuantificables. Se deberá usar la siguiente formula: ACj / COj Donde: AC j : Ahorro de costos operacionales con proyecto en la alternativa j CO j : costos operacionales para alternativa j Se considera que el máximo ahorro en costos operacionales puede llegar a ser del 10%. Para llevar esto a puntaje, se amplificará por 1000 el porcentaje obtenido. Así si el ahorro fuera del 10% el puntaje sería 100. Si el ahorro fuera del 4%, el puntaje sería de 40.

AHORRO DE COSTOS OPERACIONALES

EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS

Los puntajes se pueden interpretar de las siguiente forma: Cumple totalmente: 100 puntos Cumple adecuadamente: puntos Cumple con restricciones: puntos Cumple con muchas restricciones: puntos No cumple: 0-39 puntos

Detalle de la Inversión y cálculo del indicador Costo-Eficiencia Si todas las alternativas tuvieran costos similares, podría bastar con los puntajes para decidir una selección. En caso contrario, se deberá hacer un análisis en base al indicador costo – eficiencia, el que está definido como: RCj: Razón de costo - eficiencia de la alternativa j, (costo por unidad de cumplimiento de los objetivos) Cj : Costo Anual Equivalente de la Alternativa j P j : : Puntaje de la alternativa j

Detalle de la Inversión y cálculo del indicador Costo-Eficiencia Para calcular Cj, se calcula el Costo anual equivalente (CAE) del proyecto dentro de su vida útil considerando los costos de inversión, mantención y operación. El CAE se calcula como el producto del Factor de Recuperación del Capital (FR) por el Valor Actual de Costos de la alternativa j (VACj), donde:

Detalle de la Inversión y cálculo del indicador Costo-Eficiencia Con: r: tasa de descuento n: vida útil del sistema COtj: costo de operación de la alternativa j en el período t CMt: costo de mantención de la alternativa j en el período t Ij: costo de inversión de la alternativa j De forma que Cj = CAEj = VACj * FR

Detalle de la Inversión y cálculo del indicador Costo-Eficiencia Para los sistemas se considera generalmente una vida útil de 4 años y una tasa social de descuento del 10%, con lo cual se obtiene: Factor de Recuperación=0,3154 Para escoger la o las alternativas finales, se seleccionan aquellas con menor razón de costo-eficiencia y cuyo precio esté dentro de los rangos presupuestados. En el caso de que las alternativas tuvieran la misma razón C-E, hay que escoger la que cumpla al menos con restricciones.

Detalle de la Inversión y cálculo del indicador Costo-Eficiencia El resultado del análisis de alternativas es el siguiente: - Alternativa a: Cumple totalmente - Alternativa b: Cumple con restricciones - Alternativa c: Cumple adecuadamente Además, considerando el indicador costo- eficiencia:

Ej. Alternativa a r : tasa de descuento del 10% n : vida útil del sistema 4 años COt1: Costo Operación de alternativa a en el periodo t CMt: Costo de Mantención de la alternativa a en el periodo t Ij: Costo de la inversión de la alternativa a FR = r(1+r)^n = 0,1(1,1)^4 = 0,1*1,4641 = 0,14641 = 0,3155 (1+r)^n-1 ((1,1)^4)-1) 1, ,4641 VACa = ( ) ,1 1.1^2 1.1^ 3 1.1^4 VACa = Ca = CAEa = * 0,3155 = RCa=Ca/Pa = / 100 =

Ej. Alternativa b r : tasa de descuento del 10% n : vida útil del sistema 4 años COt1: Costo Operación de alternativa b en el periodo t CMt: Costo de Mantención de la alternativa b en el periodo t Ij: Costo de la inversión de la alternativa b FR = r(1+r)^n = 0,1(1,1)^4 = 0,1*1,4641 = 0,14641 = 0,3155 (1+r)^n-1 ((1,1)^4)-1) 1, ,4641 VACb = ( ) ,1 1.1^2 1.1^ 3 1.1^4 VACb = Cb = CAEb = * 0,3155 = RCb=Cb/Pb = / 63,88 =

Ej. Alternativa c r : tasa de descuento del 10% n : vida útil del sistema 4 años COt1: Costo Operación de alternativa c en el periodo t CMt: Costo de Mantención de la alternativa c en el periodo t Ij: Costo de la inversión de la alternativa c FR = r(1+r)^n = 0,1(1,1)^4 = 0,1*1,4641 = 0,14641 = 0,3155 (1+r)^n-1 ((1,1)^4)-1) 1, ,4641 VACc = ( ) ,1 1.1^2 1.1^ 3 1.1^4 VACc = Cc = CAEc = * 0,3155 = RCc=Cc/Pc = / =

Detalle de la Inversión y cálculo del indicador Costo-Eficiencia Por lo tanto: La alternativa a ofrece la mejor razón costo-eficiencia.