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1 DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS. TALLER DE PROCESOS. Dra. Isabel Cristina Chaw Ortega.

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1 1 DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS. TALLER DE PROCESOS. Dra. Isabel Cristina Chaw Ortega

2 2 MAPA GLOBAL DE PROCESOS n Es la ilustración de cómo funciona un proceso dentro de una organización. n Un mapa ayuda a visualizar los pasos de un proceso y a identificar sus ineficiencias.

3 3 MAPA GLOBAL DE PROCESOS n En el mapa se deben identificar: n Los participantes del Proceso. n Los inputs y outputs de todo el proceso.

4 4 MAPA GLOBAL DE PROCESOS n Los pasos o actividades dentro de un proceso. n Las áreas que abastecen de inputs intermedios y que reciben outputs de cada paso.

5 5 PASOS PARA HACER UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS n 1) Determinar el inicio (input) y el fin del proceso (output). n 2) Identificar las actividades o pasos que generan el output. n 3) Identificar quienes participan o quien es el responsable de cada actividad.

6 6 PASOS PARA HACER UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS n 4) Identificar la secuencia de pasos. n 5) Precisar los inputs/proveedores y los outputs/destinatarios de cada paso.

7 7 Atención de quejas en ISE 15-X-99 Queja Admisión CalificaciónDistribución InvestigaciónReporteRegistroFin Registra la queja en el libro Califican la queja Distrib. * especialidad y carga de trab. Se reporta al asegurado Investiga- ción del caso Informe con recom. Y/o sanc. C/ copia al asegurado Secretaria y/o personal que recepc.la queja Jefes de Dep. Intendente. Jefes de Dep. Responsable de la queja Registro de los result. Queja registrada Queja calif. Q. Dist. Asegur. informado Q. Invest. Result. Registr. Informe

8 8 FLUJOGRAMAS n Son dibujos detallados de las actividades de un proceso. n Permiten identificar problemas potenciales del proceso. n Sirven como método estandarizado de comunicación, ya sea de procesos nuevos o ya existentes.

9 9 FLUJOGRAMAS n Los Flujogramas utilizan un conjunto estándar de símbolos, mostrando las actividades en secuencia y los puntos de decisión que ocurren en un proceso.

10 10 APLICACIONES DE LOS FLUJOGRAMAS n Sirven para identificar como se realiza una actividad existente. n Investigar la existencia de errores o cuellos de botella. n Ayudan a rediseñar un proceso.

11 11 DIFERENCIAS ENTRE UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS Y UN FLUJOGRAMA n Mapa Global de Procesos. n Enfoca los inputs y los outputs, y la interrelación entre organizaciones. n No detallan el flujo de trabajo en un paso. n No usa símbolos estándar. n Flujograma. n Enfoca la comprensión de un flujo secuencial de trabajo dentro de un PASO o de varios. n Muestra flujos físicos y de información. n Se usa simbología estándar.

12 12 n 1) Determinar el primero y último de los pasos del proceso. n 2) Anotar el primer paso en la parte superior de la hoja y dibujar una elipse alrededor de él. n 3) Escribir cada paso del proceso en secuencia. Usar rectángulos para las actividades PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA

13 13 n 4) Utilizar rombos para las decisiones. n 5) Señalar el sentido del diagrama de flujo, desde el inicio hasta el final, mediante flechas que indican la conección de todos los rectángulos y rombos. PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA

14 14 PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA n 6) Regresar al principio de la trayectoria y repetir el paso (4) (rombo de decisiones), para cualquier trayectoria que se ramifique de la principal. n 7) Anotar el último paso en la parte inferior de la página, y dibujar una elipse alrededor de él y conectar la trayectoria primaria con sus ramificaciones hasta el último paso.

15 15 OTROS SÍMBOLOS UTILIZADOS SON: n Almacenamiento o inventario. n Input o output de información n transmitida por escrito. n Espera de una persona o producto. n Desplazamiento del cliente o producto n Dirección del Flujo.

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17 17 DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS n Es el que muestra todas aquellas atenciones sucesivas que recibe un cliente, señalandose todos los hechos sujetos a exámenes mediante el símbolo que corresponde. n Permite identificar la actividad o atención al cliente que hace que el proceso sea considerado crítico

18 18 DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS n Se identifican: n Las actividades que se dan en un proceso. n El tiempo empleado en cada actividad. n La distancia que hay entre una actividad y otra.

19 19 DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS n Pasos para su elaboración: n 1) Identificar el servicio y el proceso a estudiar. n 2) Colocar la fecha y numerar la hoja. n 3) Identificar el inicio y el fin del proceso. n 4) Describa cada actividad en forma consecutiva, indicando duración, y distancia entre cada una.

20 20 DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS n 5) Identifique la actividad que hace que el proceso sea crítico, marcando con un aspa en cualquiera de las posibilidades: n Simplificar, mejorar o eliminar, e igualmente marcar el aspa en los items cambios, método, persona, formato o infraestructura.

21 21 DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS n 6) Totalice las distintas actividades: Operación, Inspección, Transporte y espera. n 7) Anote el tiempo, distancia y costo total por cliente atendido en el cuadro resumen.


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