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1 Av. 12 de Octubre y Coruña Ed. Urban Plaza, Piso 5 www.delfosconsultancy.com C O N S U L T A N C Y

2 PRESENTACIÓN DE AVANCE REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO LEGAL BAJO UN MODELO ESPECIALIZADO DE FÁBRICA Cliente: URIBE & SCHWARZKOPF Abril 2012

3 CONTENIDO I. Status del ProyectoII. ProblemáticaIII. SoluciónIV. Puntos CríticosV. Próximos Pasos

4 STATUS DEL PROYECTO % de Avance: 55% Desvío: 0% Fecha Inicio: 5/Marzo/2012 Fecha Fin: 1/Junio/2012 6 Semanas 3 Semanas 100% 5-Mar 4 Semana s 07-May1-Jun Etapa 1: Diagnóstico Situación Actual del Proceso Legal Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal Procesos y Políticas Estructura, roles y personas Layout Acuerdos de Servicio Indicadores de Gestión (Productividad, Eficiencia) Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal Procesos y Políticas Estructura, roles y personas Layout Acuerdos de Servicio Indicadores de Gestión (Productividad, Eficiencia) Etapa 3: Implementación del Modelo 23-Mar26-Mar04-May 66%

5 PROBLEMÁTICA  Falta de Seguimiento y Control  Falta de conocimiento de estado actual de trámites  Inexistencia de información por Proyectos  Información y documentación no compartida entre Departamentos  Doble digitación de información  Agendamiento de Citas a la misma hora, generando colas y esperas  Atendimiento no personalizado  Cliente desinformado

6 SOLUCIÓN DEPARTAMENTO LEGAL  Generación automática de minutas y ordenes de entrega  Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero  Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto  Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad)  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Agenda Electrónica Desarrollo para importación de datos MÓDULOS DE VENTAS, SERVICIO AL CLIENTE Y CARTERA (HYSI): Información de Proyectos, Ventas y Clientes Selección y configuración de herramienta

7 SOLUCIÓN DEPARTAMENTO LEGAL  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad)  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Agenda Electrónica Desarrollo para importación de datos MÓDULOS DE VENTAS, SERVICIO AL CLIENTE Y CARTERA (HYSI): Información de Proyectos, Ventas y Clientes Selección y configuración de herramienta  Generación automática de minutas y ordenes de entrega  Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero  Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto  Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas Escenario 1:Desarrollo

8 SOLUCIÓN DEPARTAMENTO LEGAL  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad)  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados Calidad en Atención al Cliente  Generación automática de minutas y ordenes de entrega  Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero  Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto  Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas Escenario 2: Sin Desarrollo

9 PUNTOS CRÍTICOS  Incorporación personal y salida personal actual  Estructura Financiera  Fecha traslado nueva ubicación física

10 PRÓXIMAS ACTIVIDADES  Envío de Manuales, Formatos y Documentos para Aprobación de Uribe&Schwarzkopf y Lexvalor (semana 30 de abril)  Aprobación y cierre de Acuerdos de Servicio  Presentación Final Etapa de Rediseño (semana 30 de abril)  Capacitación Personal (7 de mayo)  Implementación y acompañamiento (7 de mayo al 4 de junio)

11 www.delfosconsultancy.com Av. 12 de Octubre y Coruña Edificio Urban Plaza, Piso 5 Quito - Ecuador C O N S U L T A N C Y