PROCESOS DE REVISION REMUNERACIONES MARZO 2015.

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1 PROCESOS DE REVISION REMUNERACIONES MARZO 2015

2 Servicio de Salud Maule
Datos de contexto. Dotación 6000 funcionarios aproximadamente. 14 Establecimientos. Remuneraciones se procesan en forma Centralizada. La Oficina de Remuneraciones está compuesta por 7 analistas de remuneraciones, Secretaria y Jefatura. La carga de trabajo está distribuida por Establecimientos, es decir cada analista tiene las competencias necesarias para realizar un reemplazo en ausencia de un compañero. El procedimiento de revisión se comenzó a partir del año 2008 aprox. y se ha ido perfeccionando a través del tiempo, con todas las situaciones que se nos presentan. El concepto de Mejora Continua, está presente en nuestro quehacer dado que cuando se produce un error se analizan las causas y se corrige el sistema para que no vuelva a ocurrir.

3 Principios que sustentan la metodología de Revisión.
Revisar los sueldos, como si fuera el mío. Corregir la causa del error y no solo los efectos. En la revisión de sueldos, lo que abunda no daña. Nunca dar por hecho algo que no se ha verificado. No dejar para después, lo que se puede hacer hoy. Tener una actitud proactiva y no reactiva.

4 Revisión del Proceso Pago Normal de Remuneraciones
Al comienzo del mes se confecciona un Calendario de Trabajo, que indica el día que los funcionarios de Personal concurrirán a Remuneraciones a realizar la Revisión. El día señalado de revisión, los funcionarios de Personal concurren a la Oficina de Remuneraciones con el traspaso revisado y documentación respaldatoria (resoluciones varias). El Analista de Remuneraciones genera por exportador de datos 3 archivos de haberes, uno por cada Ley ( y ), este archivo genera todos los haberes, aun los que no se usan, para verificar que están en 0. Se utilizan filtros para chequear que cada haber sea coherente con la planta, el grado, cargo, etc.

5 Remuneraciones Personal
Proceso Revisión Pago Normal Inicio Remuneraciones Calendario de Trabajo Proceso Revisión Personal - Remuneraciones Final Se termina con Cierre Remuneraciones Remuneraciones Personal Retroalimentación: envío de Observaciones Mensuales

6 Consideraciones Generales para tener presente en la revisión:
Todo pago debe tener una Resolución que lo respalde, en el caso de que esta Resolución sea informal, al menos debe venir con un Nº interno, firma y timbre del Jefe de Personal. Para bajar el % de error, es importante que exista un sistema de Revisión Cruzada, es decir yo le reviso a mi compañero y el me revisa a mi.

7 Para las 3 Leyes, Estatuto Administrativo y Médicos.
Los funcionarios que ingresan hoy y habían estado anteriormente en el Servicio, se revisan sus Haberes y Descuentos, dado que el sistema puede traer datos históricos que no están vigentes. Los cambios de Establecimientos, se revisan Haberes y Descuentos, por la misma razón anterior. Después de haber revisado las 3 leyes, se genera archivo que se llama Plano Gestión Minsal. Este archivo sirve para revisar las plantas, los cargos, calidad jurídica, art. 11 con Código 90 y 91 Previsión, etc.

8 Revisión de Ley : Se revisa haber por haber con filtros de Excel, revisando: Filtro Asignación Profesional igual a 0 y filtro la planta para verificar que no exista un profesional sin asignación profesional. Haber 47: ART.3 LEY , con filtros se chequea que todos tengan monto > que 0. Haber 48: ART.10 LEY , solo deberían estar en 0 los funcionarios que dejaron de cotizar, ello va señalado en la glosa. Haber 66: Z MONTO ASIGNACION DE ZONA, se filtra con haber mayor que 0 y se chequea que estén solamente los establecimientos que tienen zona, y al revés, los iguales a 0 deben corresponder a establecimientos sin derecho a zona. Haber 106: ASIG.LEY (ART.1) este haber es incompatible con la Asignación Profesional, por tanto se filtra los funcionarios con este haber mayor que 0, en el haber 25 deberían estar en 0. Haber 141: ALTA DIRECCION PUB. este haber aumenta con el reconocimiento de bienios, por tanto es importante revisarlo cuando algún haber varíe (reconocimiento de bienios) L-1

9 Revisión de Ley : Haber 178 BONIFIC.ASIG.TURNO:, si es = 0, el Haber 177 y 179 también deberá ser igual a 0. Haber 177 y 179 : ASIG.3er.TURNO 70% y ASIG.4to.TURNO 38%, si se filtran las unidades de trabajo, éstas deben corresponder a unidades en las que se realiza turnos rotativos. Cruzar archivo generado desde Hoja de Vida Informe 3er y 4to Turno / Pagos que se están realizando en Remuneraciones y la Resolución que reconoce la Asignación. Este cruce se realiza en Enero y en el resto del año, se va actualizando con los reconocimientos y ceses. Dos cruces: Resolución v/s Pago remuneraciones y Pago v/s Resolución. Todo lo anterior debe corresponder a los cupos disponibles. Haber 76 ASIGNACIÓN DE URGENCIA, en el mes de enero de cada año, se solicita a las Oficinas de Personal que envíen las Resoluciones de Word en archivo digital, para copiar y pegar en Excel y obtener una Base de Datos directamente de las Resoluciones, la que se cruza con lo pagado en modulo de remuneraciones. Se generan dos cruces, Resolución versus Pagado en remuneraciones y Pago Remuneraciones versus Resoluciones Haber 223 : BONIF.ART4.LEY20209 se filtran los cargos deberían corresponder a los que realizan la función de chofer de ambulancia L-2

10 Revisión de Ley : Subsidio Parental: Se revisa que antes del cierre de remuneraciones, los días a pago de sueldo sean los correctos. Se genera un archivo en Excel con la nomina de las funcionarias con Permiso Parental desde Hoja Vida , Licencias Medicas del Post Natal, donde se detalla el Nº de días con Subsidio y el Nº de días con sueldo. Se compara el Nº de días de este archivo con el archivo de haberes generado de remuneraciones. Descuentos de Contraloria: Al comienzo de un Descuento se ingresa la glosa indicando el Nº de Cuotas, ej: 36 cuotas de a 02-18, ello para revisar las glosas y suspender descuento cuando termine. Revisión de Cargas Familiares. Antes del cierre del Proceso Normal se genera archivo desde el Modulo de Suseso, Archivo Provisorio con detalle de las Cargas Familiares y se verifica que no existan causantes duplicados. Para ello se genera una tabla dinámica en Excel donde se arrastra rut de causante a las filas y también rut causante a los valores con la configuración del campo cuenta rut. Todos deberían aparecer con Nº 1, si existen algunos causantes con Nº 2 o mas, significa que un causante está reconocido mas de una vez por un mismo beneficiario o por mas de uno L-3

11 Revisión de Ley : Se genera un Archivo de Haberes por Exportador de Datos Se confecciona una tabla dinámica para sumar el Nº de horas por rut, ello para chequear que un medico contratado por 2 o mas establecimientos no sume mas de 44 horas. Haber 24 : EXPERIENCIA CALIF. se filtra con haber > a o y se compara con Nivel 1. Haber 25 : REFORZAMIENTO PROF. se filtra = o, Directivos y Becarios Primarios. Todos los demás cargos deben tener esta asignación, Reforzamiento Profesional. Haber 26 : RESPONSABILIDAD esta asignación la indicamos en la Observación de Remuneraciones, indicando el % y función por la que se otorga, por tanto se filtran las mayores a o y se revisa la glosa. Haber 28 : EST.JORNADAS PRIOR. Igual a la anterior. Haber 29 : EST.COMPET. PROFES. Igual a la anterior. L-4

12 Revisión de Ley : Haber 121 : EST.COND. ESPECIAL. Igual a la anterior. Haber 122 : EST.TURNO LLAMADA con los filtros se puede identificar los cargos (M-798) y que hospitales tienen esta asignación. Haber 123: EST.RESIDENCIA HOSP. Igual a la anterior. Haber 127: EST.LUGAR AISLADO Igual a la anterior. Haber 124 : EST.PROG.ESPECIALIZ. con los filtros se puede ver a que cargos se le esta otorgando esta asignación, solo debería ser al cargo M-787, Medicos en Programa de Especialización. Haber 34 : BONIF.COMP.LEY 3501 se filtra que todos los funcionarios les aparezca esta asignación. Haber 39 : ASIG. DE ZONA , se filtra con haber mayor que 0 y se chequea que estén solamente los establecimientos que tienen zona, y al revés, los iguales a 0 deben corresponder a establecimientos sin derecho a zona. Haber 96 : BON.COMP. LEY con filtros se chequea que todos tengan monto > que L-5

13 Revisión de Ley : Haber 97: B.C. LEY A10, solo deberían estar en 0 los funcionarios que dejaron de cotizar, ello va señalado en la glosa. Haber 126 : EST. RIESGO, para determinar si corresponde o no esta asignación se filtran las unidades y cargos. Haber 249: ART.8 QUATER L15076, en esta revisión se filtran los cargos y solo deberían tener Becarios Primarios y tener identificados que Becarios primarios no la tienen. Haber 255: Increm.Res , en esta revisión se filtran los cargos y solo deberían tener Becarios Primarios y tener identificados que Becarios primarios no la tienen. Chequeo de los Becarios Primarios: aquellos que realizan turnos de urgencias por algunos días, confirmar que el calculo de impuesto no considere el estipendio que recibe como Becario Primario.

14 Ley Haber 27-FALENCIAS, Con el filtro establecer que correspondan a las especialidades y en las unidades correspondientes. Haber 33-ASIGNACION ESTIMULO DE URGENCIA , Con el filtro chequear que todos los funcionarios tengan este haber. Haber 35-JEFATURA DE TURNO, con el filtro establecer que solo les aparezca a aquellos funcionarios que realizan la Jefatura de Turno. Haber 48-ART. 1 LEY 19112, Con el filtro chequear que todos los funcionarios tengan este haber. Haber 52-D.L INC. PREVISIONAL, con el filtro verificar que estén en 0 solo aquellos funcionarios que tengan suplencias. Haber 80-ART 65 LEY 18482, Con el filtro chequear que todos los funcionarios tengan este haber.

15 Ley Haber 81-ART 39 DL 3551, Con el filtro chequear que todos los funcionarios tengan este haber. Haber 90-ART 4 LEY 18717, con el filtro determinar que los funcionarios en 0 son reemplazos y que este haber está pagado en el cargo permanente. Haber 92-ART 19 LEY (CANAEMPU), verificar que estos funcionarios sean de IPS. Haber 96-ART 3 LEY 18566, con el filtro chequear que todos los funcionarios tengan este haber. Haber 97-ART 10 LEY 18675, solo deberían estar en 0 los funcionarios que dejaron de cotizar, ello va señalado en la glosa. Haber 101-SISTEMA 1 75 U 86 NDF, con el filtro chequear que los cargos en 0 sean solamente los 955_ADSCRITOS LIB. DE GUARDIAS, Médicos Liberados de Guardia, por tanto los que tengan este haber no correspondan a Médicos Liberados de Guardia.

16 Ley Haber 233-ART.10 LEY , con filtros verificar que solo se le pague a los cargos 955_ADSCRITOS LIB. DE GUARDIAS, Médicos Liberados de Guardia. Haber 262-Asig.art.10 L.20707, confeccionar listado en Excel de profesionales funcionarios con especialidad reconocida en la Superintendencia de Salud y que concuerde con Resolución emitida por el hospital. Comparar esta asignación con este haber. Haber 270-FALENCIAS URGENCIA, filtrar unidad y revisar que corresponda falencia. Haber 441-HNDYF. 75U86.ART.44, filtrar cargo que sean 955_ADSCRITOS LIB. DE GUARDIAS, Médicos Liberados de Guardia. Haber 442-EST.URG 150 ART.44, filtrar cargo que sean 955_ADSCRITOS LIB. DE GUARDIAS, Médicos Liberados de Guardia. Haber 443-A.FAL.ESP.ART.44, Con el filtro establecer que correspondan a las especialidades y en las unidades correspondientes. Haber 444-A.FAL.URG.50%ART.44, filtrar unidad y revisar que corresponda falencia.

17 Bonos Trimestrales Ley 19490:
Cuota Marzo: Generar Base de Datos de pagos del mes de diciembre del año anterior y comparar con los pagos de marzo, realizar dos cruces: Marzo v/s Diciembre y Diciembre v/s Marzo Analizar las diferencias que se pueden producir por: alejamientos, cambios de tramos y trienios, funcionarios sin calificación, funcionarias con Permiso Parental, funcionarios con medida disciplinaria, etc. Posteriormente se genera un archivo desde la conformación de los tramos ( se puede solicitar a Indra por medio de incidencia)y cruzarlo con el archivo del modulo de Pago Ley , chequear que los grados, tramos y trienios sean iguales, en caso de haber diferencias, éstas se analizan y se corrigen de acuerdo al motivo.

18 Ley Cuota Marzo: se genera desde Hoja de Vida un archivo con todos los contratos del año anterior y se determina el universo de funcionarios con derecho a la Ley Este archivo se cruza con los pagos de la ley Plantas Técnicas Administrativas y Auxiliares. Se filtran las plantas y se verifica que cada planta tenga el % que corresponda: Técnicos 21%, Administrativos y Auxiliares 22 %. Planta Profesional. La Resoluciones de Acreditación, se traspasan a archivo Excel para crear una Base de Datos que permita cruzarse con el archivo de pago Ley y se compara con los porcentajes de los meses del trimestre. En ambos Bonos, se revisan los cambios del trimestre: Funcionarios que cambiaron de establecimientos, Funcionarios que vienen de otros Servicios Alejamientos Funcionarios con Medida Disciplinarias Otros.

19 Revisión Cruzada Planillas Accesorias
Existe un sistema de revisión cruzada entre los Analistas de Remuneraciones, están organizados en parejas. Se verifica que el pago no esté realizado con anterioridad, generando del exportador de datos un archivo con los haberes desde el período que se está pagando. Se revisa que lo que se está pagando, esté documentado con Resolución. Se revisan las glosas que sean claras y precisas respecto de lo que se está pagando, ejemplo Contratos Cortos, indicando periodos, horas extras valorizadas en la Ley indicando el Nº de horas que se están pagando. Revisión de Horas Extras Ley y Revisión de calculo de pago retroactivo de Asignación Profesional en las plantas Técnica y Administrativa.

20 Revisión de Pago de Ascensos
Para revisar el calculo de los ascensos, se solicita a Indra mediante Incidencia archivo Excel con detalle mensual del pago retroactivo. Este archivo permite revisar panorámicamente los haberes por mes.

21 Para tener presente Revisión Permanente de las Fechas de Nacimiento de los funcionarios, nos afecta para el SIS (cotización indebida). Para el caso de los Contratos Nuevos, solo ingresar datos previsionales con documentos de respaldo, Certificado de Afiliación de AFP e Isapre. En el caso de los Contratos de Médicos, revisar el Nº de horas que tienen en otro establecimiento del Servicio, ejemplo medico con 33 horas y se contrata por 22 en otro establecimiento. Se solicita que el día de Revisión de Sueldos, exista una preparación previa de modo que facilite el proceso tanto para Personal como el analista de remuneraciones, en calidad y tiempo. No eliminar registro en Hoja de Vida al modificar un Contrato.

22 Bono Permanente Marzo 2015 Procedimiento Revisión:
Se genera un archivo con todos los Beneficiarios de Bono Permanente. Se compara con las Nominas que envíe la SUSESO. Se determina cuales Funcionarios no están en la Nomina recepcionada y se envía al Sr. Carlos Simons de la SUSESO para solicitar el motivo por el cual no se pagó. Se corrige en el SIAGF todas las observaciones, ello con el fin de que los funcionarios se paguen prontamente el Bono Marzo. Se revisa la Nomina de SUSESO, ello para ver que todos los funcionarios efectivamente tengan derecho.

23 Operación Renta 2015 Revisar los Becarios Primarios que no se incluyan en el F-1887 y que no tengan impuesto. Comparar los Impuestos Pagados con los Certificados Realizar Cuadratura

24 Bonos Trato Usuario Se genera un archivo con todos los Beneficiarios del Bono Trato Usuario en archivo Excel. Se revisan los funcionarios sin calificación y con ausencias injustificadas. Se realiza una comparación entre el archivo de Remuneraciones y el archivo con beneficiarios. Se analizan las diferencias

25 Gracias a todos por su atención !!!
En nombre de mi equipo, Gracias a todos por su atención !!!