Subvenciones Globales y Distritales Proceso y Administración de las Subvenciones Ing. Rafael Plancarte Elizondo 22 de Marzo de 2014.

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1 Subvenciones Globales y Distritales Proceso y Administración de las Subvenciones Ing. Rafael Plancarte Elizondo 22 de Marzo de 2014

2 TITLE | 2 Tipos de Subvenciones Plan de Visión Futura 12 Programas  3 Programas  Subvenciones Globales  Subvenciones Distritales  Subvenciones Globales Prediseñadas

3 TITLE | 3 Subvenciones Globales

4 TITLE | 4 Proceso PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE SUBVENCIONES GLOBALES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CAPACITACIÓN CERTIFICACIÓN BUSCAR EL PROYECTO DETALLES DEL PROYECTO Y APORTACIONES BUSCAR CLUB HERMANO LLENAR SOLICITUD Y PEDIR AUTORIZACIÓN ENVIAR LA SOLICITUD A LFR YA APROBADA, MANDAR APORTACIONES ESPERAR DEPÓSITO EJECUCIÓN DEL PROYECTO ENTREGA DEL PROYECTO INFORME CUSTODIA Y SUSTENTABILIDAD

5 TITLE | 5 Administración de Subvenciones 1. Certificación del Club 2. Responsabilidades de los Funcionarios 3. Plan de Gestión Financiera 4. Cuentas Bancarias 5. Informes Sobre el Uso de Fondos 6. Conservación de Documentos 7. Notificación del Uso Indebido de Fondos 8. Otros Compromisos 9. Aportaciones 10. Sustentabilidad.

6 TITLE | 6 Certificación del Club CURSO DE ADMINISTRACIÓN DE SUBVENCIONES OBTENER EL MDA (MEMORÁNDUM DE ACUERDO) EXPEDIDO POR EL DISTRITO EL MDA TIENE VALIDEZ DE 1 AÑO EL CLUB SE COMPROMETE A SEGUIR LOS LINEAMIENTOS DE LFR.

7 TITLE | 7 Certificación del Club EL CLUB SERÁ RESPONSABLE DEL USO DE LOS FONDOS SE PODRÁ SUSPENDER O REVOCAR LA CERTIFICACIÓN DEL CLUB POR USO INDEBIDO DE LOS FONDOS COOPERAR CON TODA AUDITORÍA FINANCIERA ENVIAR A MÁS DE UN SOCIO AL SEMINARIO ACCESAR www.rotary.org con IE9 ó Google Chrome DARSE DE ALTA EN: www.rotary.org: e-mail, password, # ID rotario USAR ACROBAT READER VERSIÓN XI.

8 TITLE | 8 Certificación del Club

9 TITLE | 9 Certificación del Club

10 TITLE | 10 Responsabilidades de los Funcionarios EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL MDA ES DE LOS PRESIDENTES Y PRESIDENTES ELECTOS EL USO INDEBIDO DE FONDOS ES PRODUCTO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS.

11 TITLE | 11 Responsabilidades de los Funcionarios SE ENTIENDE POR CONFLICTO DE INTERÉS TODA RELACIÓN MEDIANTE LA CUAL UN ROTARIO O UNA PERSONA ALLEGADA SE BENEFICIA PERSONAL O FINANCIERAMENTE DE LOS FONDOS O LAS ACTIVIDADES DE UNA SUBVENCIÓN - BENEFICIOS ECONÓMICOS - BENEFICIOS PERSONALES.

12 TITLE | 12 Plan de Gestión Financiera PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA SÓLO RECURRIR AL USO DE EFECTIVO CUANDO NO EXISTA OTRA ALTERNATIVA DE PAGO UNA PERSONA APRUEBA LOS GASTOS Y OTRAS DOS FIRMAN Y GIRAN LOS CHEQUES.

13 TITLE | 13 Plan de Gestión Financiera HACER CONCILIACIONES BANCARIAS MENSUALMENTE MANTENER CONTROL DEL INVENTARIO NOMBRAR A UNA PERSONA PARA VERIFICAR TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA SUBVENCIÓN vs EL MDA.

14 TITLE | 14 Cuentas Bancarias UNA CUENTA BANCARIA EXCLUSIVA PARA EL PROYECTO FIRMAN DOS SOCIOS DEL CLUB, COMO MÍNIMO (firmas mancomunada) DEVENGAR INTERESES BAJOS O NULOS SI UNA PERSONA REALIZA PAGOS ELECTRÓNICOS, HAY QUE DEJAR CONSTANCIA DE QUE EL PAGO FUE APROBADO POR, AL MENOS, OTRO DE LOS SIGNATARIOS.

15 TITLE | 15 Informe Sobre el Uso de Fondos INFORMES PARCIALES CADA 12 MESES MANDAR EL INFORME FINAL MÁXIMO A LOS DOS MESES DE CONCLUIDO EL PROYECTO SI NO SE PRESENTAN, EL CLUB PODRÍA QUEDAR INHABILITADO SI NO SE PRESENTAN INHABILITAMOS AL CLUB HERMANO.

16 TITLE | 16 Conservación de Documentos INFORMACIÓN BANCARIA CERTIFICACIÓN DEL CLUB, MDA PLANES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS COTIZACIONES, COMPROBANTES DE PAGO Y FACTURAS DE LAS COMPRAS, ETC.

17 TITLE | 17 Conservación de Documentos REGISTROS ACCESIBLES PARA AUDITORÍAS CONSERVARLOS DURANTE UN MÍNIMO DE 5 AÑOS ARCHIVOS IMPRESOS EN UN SOLO LUGAR GUARDAR COPIAS ELECTRÓNICAS.

18 TITLE | 18 Conservación de Documentos HACER COPIAS DE SEGURIDAD GUARDAR COPIA DE LOS DOCUMENTOS EN UN LUGAR DISTINTO USAR UN SERVICIO GRATUITO DE ALMACENAMIENTO SE DEBE ENTREGAR AL DISTRITO UNA COPIA FÍSICA Y UNA ELECTRÓNICA.

19 TITLE | 19 Notificación de Uso Indebido de Fondos TODO CASO O PRESUNTO CASO DE MALVERSACIÓN O USO INDEBIDO DE LOS FONDOS DE LA SUBVENCIÓN DEBE SER COMUNICADO AL DISTRITO LOS DISTRITOS DEBERÁN INFORMAR A LA FUNDACIÓN ROTARIA SOBRE TODO CASO DE MALVERSACIÓN O USO INDEBIDO DE LOS FONDOS.

20 TITLE | 20 Notificación de Uso Indebido de Fondos LA FUNDACIÓN COLABORARÁ CON EL CLUB Y EL DISTRITO PARA RESOLVER EL CASO PARA ASEGURAR LA TRANSPARENCIA, DISTRIBUYA LAS RESPONSABILIDADES EN VARIOS SOCIOS DEL CLUB.

21 TITLE | 21 Otros Compromisos El proyecto debe de venir de la comunidad Los Rotarios deben participar activamente Mucha comunicación entre Rotarios y la Comunidad Asegurar los fondos que aportará el club Las Sub. Globales deben ser ≥ $30,000 USD La parte Internacional debe aportar al menos el 30% Se le debe pedir a LFR entre $15,000 - $200,000 USD Concursar las compras, 3 cotizaciones El llenado, seguimiento y autorización son en línea.

22 TITLE | 22 Áreas de Interés Fomento de la paz y prevención/ resolución de conflictos Prevención y tratamiento de enfermedades Suministro de agua y saneamiento Salud materno-infantil Educación básica y alfabetización Desarrollo económico y cívico

23 TITLE | 23 Otros Compromisos Apoyar al menos una de las 6 áreas de interés de LFR Las aportaciones no deben venir del beneficiario No tener subvenciones vencidas de reporte No comenzar el proyecto antes de que lleguen los fondos Las aportaciones de los clubes no pueden ser en especie Visitar el proyecto después de entregado Se pueden tener hasta 10 Sub. Globales abiertas Demostrar la sustentabilidad del proyecto.

24 TITLE | 24 MEZCLA DE FONDOS PARA UNA SUBVENCIÓN GLOBAL CONTRIBUCIONES CLUB/DIST LFR DLS CLUB LOCAL $ 12,400.00 50% $ 6,200.00 DISTRITO LOCAL $ 7,000.00 100% $ 7,000.00$19,400.0049.87% $19,500.0050.13% CLUB INTERNACIONAL (1) $ 14,500.00 50% $ 7,250.00Aportación Internacional CLUB INTERNACIONAL (2) $ - 50% $ -50.13% DISTRITO INTERNACIONAL $ 5,000.00 100% $ 5,000.00Al menos debe ser del 30% $ 38,900.00 $ 25,450.00 Pedir al menos $15,000 dls TOTAL DE APORTACIONES $ 64,350.00 Costo total del proyecto al menos de $30,000 dls. ¿ Costo del Proyecto ? $ 64,350.00 CONTRIBUCIÓN CLUB LOCAL $ 12,400.00

25 TITLE | 25 Aportaciones APORTACIONES VÁLIDAS PARA MATCH DE LFR: DE UN ROTARIO FONDOS DEL CLUB ACTIVIDAD DE RECAUDACIÓN DEL CLUB FDD DEL DISTRITO UNIRSE VARIOS CLUBES DE PERSONAS AJENAS A ROTARY APORTACIONES NO VÁLIDAS PARA MATCH:  DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO  DE OTRAS ORGANIZACIONES O GOBIERNO Cash $1.00  $0.50 FDD $1.00  $1.00 Cash $1.00  $0.00 FDD $1.00  $0.00 LFR

26 TITLE | 26 Sustentabilidad 1.- Involucrarse 2.- Trabajar juntos: Rotarios Y Beneficiados 3.- El proyecto debe ser de la comunidad 4.- Entrenar a los beneficiados 5.- Demostrar el impacto del proyecto 6.- Utilizar los recursos locales: materiales y humanos 7.- Cuidado con las cuotas de recuperación 8.- Demostrar transparencia 9.- Custodia de los bienes de los fondos.

27 TITLE | 27 Subvenciones Distritales

28 TITLE | 28 Propiedades y Restricciones 1.- La hace el club y el Distrito 2.- El club debe tener FDD (o hacer aportaciones a LFR) 3.- El Distrito empata con FDD lo aportado por el club 4.- Se limita a aportaciones entre $1,000 y $3,000 dls. 5.- El total del proyecto es de $6,000 dls + otras aportaciones 6.- No se requiere club hermano, pero puede participar 7.- Una SD por club 8.- Pueden participar varios clubes 9.- Llenar una solicitud de Subvención Distrital 10.-Hacer un reporte final del proyecto.

29 TITLE | 29 Proceso Subvención Distrital Revisa su FDD Aporta a LFR Define Proyecto Invita otros clubes Presenta Solicitud Club / Proy / FDD Revisa Reglas Hasta 50% FDD total 1

30 TITLE | 30 Proceso Subvención Distrital Enviar a LFR LFR Autoriza LFR deposita en Distrito Clubes depositan su parte al Distrito Los clubes dicen a qué prov pagar Entregan copias de fact y edo cta. Entrega del proyecto Reporte FINAL Fact Edo. Cta. 1 Fin

31 TITLE | 31 Ing. Rafael Plancarte Elizondo Tel: 811-4138-071 rafaelplancarte51@gmail.com Comité Distrital de LFR Dist 4130