Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 Encontramos que era necesario: Permitir modificar.

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1 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 Encontramos que era necesario: Permitir modificar algunas solicitudes ya cerradas, pero que pasado algún tiempo podría adquirirse el material bibliográfico. Ajustar algunos detalles en cuanto al envío de los mensajes a los usuarios. Permitir modificar el mensaje para detallar las razones cuando el material no pueda ser adquirido. Limitar a 10 el número de solicitudes que un estudiante pueda registrar al semestre. Permitir a los coordinadores registrar solicitudes de bibliografía básica desde la plataforma administrativa. Incluir en las opciones de ‘estado’ una llamada “Aplazada”, a la cual puedan moverse las solicitudes de materiales bibliográficos que aun no hayan salido al mercado Qué motivó las mejoras…

2 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 Encontramos que era necesario: Ajustar la aplicación para generar reportes de las solicitudes adquiridas, cerradas sin adquirir, tiempos de adquisición, etc. Cambiar la apariencia de los formularios para reducir la ambigüedad en el uso de esta aplicación, y evitar confusiones de este servicio con otros como Suministro de Documentos. Validar con las bases de datos institucionales la información personal de los usuarios solicitantes, para minimizar errores en los datos registrados por los usuarios. Qué motivó las mejoras…

3 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 Antes: No estaba permitido pasar del estado “Solicitud Cerrada - No pudo ser adquirido el material” a estado “Solicitud Cerrada - Material adquirido” Ahora: Se puede pasar una solicitud del estado “Solicitud Cerrada - No pudo ser adquirido el material” a estado “Solicitud Cerrada - Material adquirido”. Nota: Se debe tener en cuenta que la restricción de llenar todos los campos del formulario sigue vigente. En cuanto a que se permita modificar algunas solicitudes ya cerradas, porque pasado algún tiempo pueda adquirirse el material bibliográfico.

4 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 Ahora: El campo del formulario denominado “Razón para no aceptar solicitud” podrá ser editado para evitar respuestas prototípicas, equivocadas o confusas para los usuarios. Nota: Hay que recordar que la primera parte del correo es automática, solo se debe colocar la explicación correspondiente al estado y la despedida. En cuanto a que se permita n editar las notificaciones a los usuarios cuando la solicitud no pueda ser aceptada.

5 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 Ahora: La aplicación verificara el vínculo institucional de quien solicita el material y en caso de ser un estudiante, verifica que no tenga mas de 10 solicitudes de adquisición de material bibliográfico en el semestre correspondiente al momento del registro de la solicitud. Esta modificación se hace porque a veces los estudiantes piden materiales que no son precisamente de apoyo académico. En cuanto a que se limite el numero de solicitudes que un estudiante pueda registrar al semestre.

6 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 En cuanto a que se p ermita a los coordinadores registrar solicitudes de bibliografía básica desde la plataforma administrativa. Formulario de registro de solicitudes de material bibliográfico interno. Ahora es más reducido porque gran parte de la información se obtiene de las bases de datos de la universidad, validando la cedula ingresada. Se accede a él mediante la opción “Registrar Solicitud” en el menú.

7 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 En cuanto a que se agregara el estado “Aplazada” Se incluyó en el listado de opciones de estado la de “Aplazada”, para prorrogar la adquisición de materiales bibliográficos que al momento de la solicitud, aún no estén en el mercado.

8 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 Ejemplo de correo que le llegará a los usuarios cuando su solicitud se ponga en estado ”Aplazada” En cuanto a que se agregara el estado “Aplazada”

9 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 En cuanto a los cambios en la apariencia de los formularios para reducir la ambigüedad en el uso de la aplicación, y evitar confusiones de este servicio con otros como Suministro de Documentos.

10 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011 Diagrama de estados - Solicitudes de material bibliográfico

11 Mejoras. Aplicación de selección de material bibliográfico Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011  La posibilidad de transferir las solicitudes de material bibliográfico que tienen que ver con revistas y capítulos de libros al servicio de Suministro de Documentos, NO se implementa debido a incompatibilidades entre los dos formularios de ingreso de solicitud, mas concretamente a la obligatoriedad de los campos “Volumen”, “Número” y “Páginas Solicitadas” en el caso de las revistas.  Permitir modificar la cédula del solicitante no es viable por razones de confiabilidad de la información. Para resolver los problemas que se presentan a la hora de solicitar materiales bibliográficos en nombre de los profesores se implementó el registro interno de solicitudes.registro interno de solicitudes.  Se activó la edición del campo "Tipo de Documento Solicitado", pero se recuerda que hasta el momento no se implementa la redirección de solicitudes al servicio de Suministro de Documentos. Observaciones