Microsoft Office Excel 2007

Presentación del tema: "Microsoft Office Excel 2007"— Transcripción de la presentación:

1 Microsoft Office Excel 2007
MBA. Lida Loor Macías

2 Comenzar Excel 2007 Excel es un programa de aplicaciones que modifica tus habilidades para grabar data y luego extraer resultados de la misma. Con Excel puedes entrar marbetes de texto y valores numéricos en una hoja electrónica, es una plantilla de columnas y filas. Excel remplaza; los libros de contabilidad con los que posiblemente usted está familiarizado.

3 Trabajar con Excel Windows
Poder trabajar con éste programa le ayudará profesional y personalmente. Proveyendo una organización estructurada para trabajar en Excel puede incrementar la eficiencia con la que puede conducir negocios. La habilidad para desempeñar automáticamente cálculos le ahorra tiempo y disminuye la posibilidad de errar.

4 Tiene dos opciones para comenzar a trabajar:
1.- Apuntar y pulsar con el botón izquierdo del mouse el ícono de Excel que aparece en el “Desktop”.

5 2.- Presionar el botón inicio, ir a todos los programas, y pulsar sobre Microsoft Excel 2007.

6 Usar las Herramientas en Pantalla
La pantalla de Excel muestra varias funciones que le ayudarán a ejecutar sus tareas eficientemente. Al entrar a Excel debe aparecer una pantalla como la siguiente:

7 Barra de herramientas de acceso rápido
maximizar o restaurar Botón de Office Barra de opciones Barra de Título minimizar cerrar Barra de formula

8 1 2 4 3 5 7 6 8 9 10 11 13 12

9 7. Encabezado de fila. Cuadro con el nombre de referencia activa.
Celda activa Muestra un borde grueso. Para digitar datos. 3. Celda El área donde una fila y una columna se unen. 4. Encabezado de columna. 5. Fila - Una línea horizontal de celdas. Un número identifica cada fila.  6. Columna - Una línea vertical de celdas. Una letra identifica cada columna. 7. Encabezado de fila. 8. Barras de desplazamiento.

10 10. Botones de desplazamiento. 11. Barra de estado.
9. Etiquetas de la hoja de cálculo. A un archivo de Excel se le llama Hoja de Trabajo. Cada libro de trabajo está dividido en muchas hojas de cálculo. Excel asigna una etiqueta a cada uno. Un libro de trabajo es similar a un libro de trabajo que contiene muchas hojas de papel. 10. Botones de desplazamiento. 11. Barra de estado. Opciones de despliegue del documento. Ajuste del tamaño del documento en ventana.

11 Barra de estado Listo “Ready” Salto de página de vista previa
Indicador de modo Botones de presentación Salto de página de vista previa Permite visualizar cuando rompemos la página. Diseño de página Permite ver la hoja en forma de tabla. Vista normal Muestra el formato del texto, simplifica el diseño de la página, de forma que se puede escribir y modificar rápidamente. Ajuste del tamaño del documento en ventana “zoom”

12 Botón de barra de herramientas
Estas bandas muestran las opciones que se pueden ejecutar. Contienen los comandos más importantes y aquellos que el usuario va utilizando. Muestran un comportamiento inteligente.

13 Botón de barra de herramientas: HOME
Inicio “Home” Esta banda contiene grupos de operaciones: portapapeles, formato de texto, alineación, números, estilos, celdas y edición.

14 Botón de barra de herramientas: INSERT
Insertar “Insert” Al pulsar esta pestaña se encuentran las herramientas de acceso rápido que permiten trabajar con tablas, ilustraciones, gráficas, enlaces y texto.

15 Botón de barra de herramientas: PAGE LAYOUT
Disposición de la página “Page layout” En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con el diseño de la página, tales como: temas-fondos,-“themes”, configuración de la página, escala de ajuste, opciones de hoja y arreglos.

16 Botón de barra de herramientas: FORMULAS
Fórmula “Formulas” En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con la librería de funciones, definir los nombres, auditar las fórmulas, cálculo.

17 Botón de barra de herramientas: DATA
En esta banda se encuentran las opciones obtener datos externos, ordenar y filtrar, herramientas de datos, bosquejo.

18 Botón de barra de herramientas: REVIEW
Revisar “Review” Las funciones que aparecen en la banda permiten trabajar con la revisión de los documentos. Entre las funciones se encuentran: edición, comentarios y cambios.

19 Botón de barra de herramientas: VIEW
Vista “View” La banda de vista permite trabajar con las siguientes funciones: vista de la hoja de trabajo, mostrar /ocultar, acercar “zoom”, ventanas y macros.

20 Botón de barra de herramientas: ADD INS
Añadir “Add ins” Las funciones que aparecen en esta banda permiten trabajar con el menú de comandos y personalización de barras.

21 Botón de barra de herramientas: PDF
PDF - Portable Document Format La función permite almacenar el documento en formato de PDF.

22 Usar el Botón de Office  Barra de acceso rápido se encuentran cuatro funciones: guardar, deshacer, repetir y abrir. Si se posiciona en la flechita del extremo derecho, se abrirá el menú para poder personalizar esta barra de acceso rápido como el usuario guste.

23 BotónOffice, al ubicarse sobre él se abrirá el menú principal
BotónOffice, al ubicarse sobre él se abrirá el menú principal. En los cuales se encuentran los comandos importantes que permiten desde abrir y crear un Libro de Trabajo Nuevo:hasta imprimirlo.

24 Cambiar la Vista de Excel
Ficha Vista del grupo Vistas de libro, 1.-Clic en Pantalla completa. Para volver a la vista de pantalla normal, 2.-Clic con el botón secundario en cualquier parte de la hoja de cálculo 3.-Clic en Cerrar pantalla completa. Método abreviado de teclado.   También puede presionar la tecla ESC.

25 Trabajar con un Libro de Trabajo Existente
Una hoja de cálculo en blanco en un libro nuevo El primer libro que abre se denomina Libro1. Este título aparece en la barra de título situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio título. 1   Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro 2

26 Ingresar Datos en una Hoja de Trabajo
Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad y, a continuación, haga clic en la opción Suma de la ficha Inicio. Presione ENTER para ver el resultado de la fórmula.

27 Para Insertar un Texto. Dé clic izquierdo a una celda para seleccionarla. Cada rectángulo en la hoja de cálculo es llamada celda. Cuando selecciona la celda, la dirección de la celda aparece en el Cuadro de Nombres . Escribir texto en la celda usando su teclado. El texto aparece en la celda y la barra de fórmulas.

28 Cada celda tiene un nombre, o una dirección de celda basada en la columna y línea en el que está. Por ejemplo, esta celda es C3, pues están donde la columna C y la fila 3 se cruzan.

29 Seleccionar, editar y borrar el contenido de Una celda

30 Guardar un libro de trabajo editado
Dé clic izquierdo en el Botón de Microsoft Office . Seleccione Guardar o Guardar Como. Guardar Como permite escogerle un nombre al archivo y escoger un lugar para guardar la hoja. Escoja Guardar Como si usted va a guardar el archivo por primera vez o si quiere guardar el archivo con un nombre diferente. Seleccione Guardar si el archivo ya ha sido nombrado. Usted puede guardar un libro de diferentes maneras, pero las dos maneras más comunes Excel file extension, an Excel saves the file in a compatible

31 Abrir un Libro de Trabajo Existente
Haga clic en el botón de Microsoft Office      . Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee. Tenga en cuenta que también puede hacer clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú, para definir las opciones del programa.

32 Abrir una Pantalla Nueva
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo. teclas CTRL+U. En el cuadro que aparecerá deberás seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

33 Cerrar un libro de trabajo
La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.

34 Sitio de Trabajo Listo Para Editar o Borrar Texto:
Seleccionar la celda. Presionar la tecla "Backspace" en su teclado para borrar el texto y realizar una corrección. Presionar la tecla "Delete" en su teclado para borrar todo el contenido de una celda. Usted también puede realizar cambios y borrar texto de la barra de fórmulas. Sólo seleccionando la celda y ubicando el cursor en la barra de fórmulas.

35 Para Moverse por una Hoja de Trabajo Usando el Teclado:
Presione la tecla "Tab" para moverse hacia la derecha de la celda seleccionada. Presione la tecla "Shift" y al tiempo la otra tecla "Tab" para moverse hacia la izquierda de la celda seleccionada. Use las teclas "Page Up" y "Page Down" de su teclado para navegar en su hoja de trabajo. También puede usar las teclas con flechas en su teclado para moverse en la hoja.

36 Navegar por una Hoja de Trabajo
Cuando la tabla de datos es muy grande, necesitamos movernos por la cuadrícula sin dejar de ver cuales son los datos con los que estamos trabajando. Con Inmovilizar paneles. De la ficha Vista y dentro de la Cinta de opciones

37 Las filas que se encuentren por encima de la celda activa, las columnas que se encuentran a la izquierda de la celda activa o las filas y columnas a la vez, podemos desplazarnos por la hoja utilizando las barras de desplazamiento sin perder la noción de que contiene cada fila/columna. .

38 Podemos utilizar la opción de dividir la hoja en 2 ó 4 por paneles.
Dividir una Pantalla Podemos utilizar la opción de dividir la hoja en 2 ó 4 por paneles. 1.-Clic en el botón Nueva Ventana en la pestaña Vista y automáticamente nos aparecen dos barras, vertical u horizontal, podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto hacia arriba y hacia abajo.

39 Impresión rápida de una hoja de trabajo
a) Desde el menú Imprimir del Botón Office. b) Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P) Botón Office , clic en la flecha de la derecha del comando Imprimir seleccionamos la opción Impresión rápida. En este caso se imprimen todas las páginas del documento.

40 Imprimir una hoja de trabajo
Es hora de imprimir el informe. En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Así es como se utiliza la vista Diseño de página: Haga clic en la ficha Diseño de página . En el grupo Configurar página , haga clic en Orientación y, después, seleccione Vertical u Horizontal. En la vista Diseño de página, verá el cambio en la orientación y cómo quedan los datos de ambas formas. Aún en el grupo Configurar página , haga clic en Tamaño para seleccionar el tamaño de papel. Verá los resultados de las opciones seleccionadas conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá).

41 Para Modificar Márgenes, Ancho de Columnas, o Altura de Filas en Vista Preliminar:
Dé clic en botón de Vista Preliminar en la barra de Acceso Rápido, o seleccione Vista Preliminar del Botón de Microsoft Office. La hoja de cálculo abre en el modo de vista preliminar. Pase su cursor sobre una de las marcas de márgenes negras hasta que una flecha doble aparezca. Dé clic izquierdo y arrastre el marcador a la ubicación deseada. Los cambios se verán reflejados en la hoja de cálculo.

42 Para Modificar Márgenes:
Seleccione la pestaña Diseño de Página. Dé clic izquierdo en el botón de Márgenes. Escoja una de las opciones predefinidas o escriba una margen personal.

43 Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión
Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc...

44 Ingresar Etiquetas   -Ingresar Datos    -Ingresar Valores

45 Formatear Contenidos Cuando ya haya ingresado información a una hoja de cálculo, necesitará formatearla. En esta lección, aprenderá a usar los botones de negrilla, cursiva y subrayado; modificar el estilo de fuente, tamaño y color; y aplicar bordes y colores de relleno.

46 Para Formatear Texto en Negrilla o Cursiva:
Dé clic izquierdo a la celda para seleccionarla o arrastre su cursor sobre el texto que esta en la barra de formulas para seleccionarlo. Dé clic en los botones de Negrilla o Cursiva.

47 Usted puede seleccionar columnas y filas completas, o celdas específicas. para seleccionar una columna completa, solamente dé clic izquierdo al encabezado de la columna y toda la columna aparecerá seleccionada. Para seleccionar celdas específicas, sólo de clic izquierdo a la celda y arrastre su mouse para seleccionar otras celdas. Entonces, libere el botón del mouse.

48 Para Cambiar el Estilo de la Fuente
Seleccione la celda o celdas que desea formatear. Dé clic izquierdo a la flecha desplegable al lado del Estilo de Fuente en la pestaña de Inicio. Seleccione un estilo de fuente de la lista. A medida que va moviéndose en la lista de fuentes, la Previsualización le va mostrando como quedaría su texto con cada estilo.

49 Para Cambiar el Color del Texto:
Seleccione la celda o las celdas que desea formatear. Dé clic en la flecha desplegable al lado del botón de Color de Texto y una paleta de colores aparecerá. Seleccione un color de la paleta. Seleccione Más colores una ventana aparecerá. Seleccione un color. Dé clic en Aceptar.

50 Para Añadir un Borde: Seleccione la celda o celdas que desea formatear. Dé clic en la flecha desplegable al lado del botón de Bordes en la pestaña de Inicio. Un menú aparecerá con las opciones de borde. Dé clic izquierdo en cualquier opción de la lista para seleccionarla.

51 Para Formatear Números y Fechas:
Seleccione la celda o celdas que desea formatear. Dé clic izquierdo en la flecha desplegable al lado de la casilla de Formato de Número de Contabilidad. Seleccione una de las opciones para formatear números. Predeterminadamente, los números aparecen en la categoría General, lo cual significa que no hay ninguna configuración especial. En el grupo Número, usted tiene otras opciones. Por ejemplo, usted puede cambiar el signo de Dólares por el de otra moneda, porcentajes, añadir comandos y cambiar los decimales.

52 Para Crear una Simple Fórmula para Sumar Dos Números:
Dé clic en la celda donde desea realizar la fórmula (C5, por ejemplo). Escriba el signo de igual (=) para indicar a Excel la fórmula a realizar. Escriba el primer número que desea sumar (ejemplo, 1500) Escriba el símbolo de suma (+) para indicar a Excel la operación a realizar. Escriba el segundo número a sumar (ejemplo, 200) Presione Enter o dé clic en el Botón Introducir en la barra de Fórmulas para completar la operación

53 hipervínculo Un hipervínculo es un vínculo de un documento que abre otra página u otro., puede ser una imagen, una dirección de correo electrónico o un programa. El hipervínculo mismo puede ser un texto o una imagen.

54 Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro
1.-Para usar un nombre, debe asignar un nombre a las celdas de destino del libro de destino . 2.-En una hoja de cálculo del libro de origen haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo. 3.-En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo. Nota: puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la celda o el objeto y después elegir Hipervínculo en el menú contextual, o bien, presionar CTRL+ALT+K.

55 Comenzar un reporte de ventas o presupuesto desde el principio
EJERCICIOS DE APLICACIÒN

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