Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión.

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1 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Informe de Gestión. Primer semestre del año 2011. Dora Inés Villegas Londoño

2 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Avances del Plan de Acción 2006 - 2016 Digitalización repositorio institucional y bibliografía básica en red Microfilmación de prensa nacional Modernización tecnológica (223/70/7/7 e-Touchscreen) Programa Modernización de las TIC en Procesos y Servicios Proyecto Tesauros Gráficos para la Representación del Conocimiento en el OPAC: 30% Proyecto OPAC: Planificación de la actualización de la nueva versión en entorno web: para agosto de 2011. Caracterización de la información científica: Prueba piloto. Fase: recolección de información sobre 27 grupos de investigación. Proceso : Direccionamiento Estratégico.

3 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Programa de Mercadeo de Servicios: Está lista la identificación de servicios mercadeables y la propuesta metodológica (con la Facultad de Comunicaciones. Se está diseñando una propuesta de intercambio de servicios con la Facultad. Se está a la espera de la aprobación del proyecto por parte de las autoridades competentes. Programa Cultura Biblioteca: Está lista la propuesta de la campaña pedagógica - comunicacional, en apoyo con la empresa Márketing Logístico. Se está a la espera de la aprobación del proyecto por parte de las autoridades competentes. Se está diseñando una propuesta de intercambio de servicios con la Facultad de Artes. Por ahora se sigue trabajando con 9 Auxiliares Administrativos, haciendo un trabajo face to face. Servucción: Preparación de informe final y escritura de artículo para publicar Proceso : Direccionamiento Estratégico.

4 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Gestión de Recursos Inversiones: Material bibliográfico impreso:- 121.026.275 Renovación de Bases de Datos Bibliográficas: - 459.429.075 NO renovación de Bases de Datos Bibliográficas:+ 150.191.857 CIS fueron vinculados por 48 horas semanales Proceso : Direccionamiento Estratégico.

5 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Direccionamiento Estratégico. Infraestructura Física: Sistema de incendio y evacuación : $ 75.345.944. Ejecución de obras civiles, redes eléctricas, cielo falso, red eléctrica, buitrón técnico e iluminación en los cielos falsos

6 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Gestión Humana: Se cubrieron las plazas de: Jefatura del Área Administrativa y Secretaria I Gestión de plazas vacantes en la oficina de talento humano: Bibliotecólogo II (BNSP) / Bibliotecario Auxiliar I / Secretaria I. Evaluación del clima laboral Medición del clima laboral en el Sistema de Bibliotecas. Claudia Arredondo, gestora; Catalina Andrea Carmona, cogestora. Integración pedagógica. Día del Bibliotecólogo. Granja Ambiental Ciencia y Vida. Capacitación a Bibliotecólogos de las Bibliotecas Regionales. Programa: Alfabetización informacional para empleados. Seminario - taller “Formación de formadores en Alfin. Aspectos por mejorar: Vacantes del Sistema de Bibliotecas Proceso : Direccionamiento Estratégico.

7 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Otras actividades realizadas desde el Proceso de Planificación. Evaluación de los indicadores de gestión, operativos y los nuevos definidos para el seguimiento de los objetivos estratégicos del plan de acción, con la asesoría de la Oficina de Planeación. Realización de inventario en todas las Bibliotecas del Sistema ubicadas en Medellín (excepto EIB) Ejercicio pedagógico de evacuación. Participación en el Proceso de Transformación Organizacional. Participación en Expouniversidad 2011. Diseño tipo de Biblioteca de posgrados Proceso : Direccionamiento Estratégico.

8 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Gestión de Servicios En cuanto al personal: 5 Reuniones mensuales formativas e informativas. Un coloquio y un taller sobre comunicación verbal y no verbal. Propuesta de intervención sobre trabajo en equipo: Prueba Piloto Biblioteca Robledo Calificación Global de los servicios: Indicador de satisfacción: 2.819 calificaciones distribuidas así:

9 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Formación de Usuarios. 295 Cursos de Formación de Usuarios en todas las Bibliotecas del Sistema de Medellín. 4006 Usuarios formados. 16 Formadores Reconocimiento de la IFLA

10 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Búsqueda de Información: 315 Consultas en línea atendidas. 10 Visitas guiadas atendidas: 61 visitantes (de la Universidad de Antioquia, Universidad Nacional, U. Javeriana, U. Manizales, U. Perú, U. Manizales, U. Autónoma de Manizales, U. Valle. Nota: Este es un nuevo servicio, diseñado este año. Proceso : Búsqueda de información.

11 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. 2.105 Libros solicitados por los usuarios a través de la aplicación de selección de material bibliográfico. 346 libros evaluados. En total el Sistema de Bibliotecas tiene, a la fecha: 262.406 títulos impresos en las colecciones. Y 758.621 Volúmenes Proceso : Selección y Evaluación de Material Bibliográfico.

12 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Promoción y Difusión. Bibliocafé y promoción de servicios en las Bibliotecas de Ciudadela Robledo y Odontología Bases de Datos Bibliográficas Renovadas: 56 Servicio de D.S.I. 243 usuarios nuevos. 10.6% más que en el mismo periodo del 2010. 18 actualizaciones de perfil. Suministro de Documentos: Solicitudes Internas atendidas: 697 Solicitudes Externas atendidas: 321

13 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Gestión de la información Biblioteca Digital de la U. de A.: Se han revisado 5.043 libros patrimoniales editados en el siglo XVIII. Este año se han ingresado 10 registros. OLIB (holdings): Inclusión de 441 enlaces web al aplicativo. Migración automática de registros en el aplicativo OLIB: 491 Biblioteca de Andes: 443 Biblioteca de Santa Fe de Antioquia: 139 Biblioteca de Caucasia: 298 Biblioteca de Yarumal: 54. Libros encuadernados: 1.012 libros (contrato y bonos)

14 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Comité de Terminología: Reactivación de este equipo de trabajo, con la participación de los Centros de Documentación de la Universidad. Mesa de Trabajo de Autoridades de Materias: Proyecto liderado por la Biblioteca Luís Ángel Arango en el que participan las más reconocidas Bibliotecas tanto académicas como públicas de Bogotá. Su objetivo es analizar, normalizar y crear nuevos términos lingüísticos que vayan surgiendo en cada una de las áreas del conocimiento (encabezamientos de materia). Nuestro Sistema de Bibliotecas es la primera institución de una región diferente a Bogotá en unirse a este convenio, lo que nos convierte en pioneros para liderar este proyecto en la región. Proceso : Gestión de la información

15 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Obtención de Información. 58 Convenios de Préstamo Interbibliotecario activos. 25 servicios de préstamo de material bibliográfico a domicilio, atendidos (solo para la Biblioteca Central. Total de transacciones de préstamo en el semestre: 514.338 270.892 préstamos para consulta interna. 243.446 préstamos externos Usuarios de Préstamo Interbibliotecario que prestaron material bibliográfico en el Sistema de Bibliotecas: 822. 75% menos que en el mismo periodo del 2010, cuando hicimos 3.365 préstamos interbibliotecarios.

16 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. 1DESARROLLO DE SOFTWARE: 41% 1.1Reformas y creación de nuevas funcionalidades para la aplicación de ingreso de visitantes a la UDEA: 100% 1.2Diseño y desarrollo de aplicativos para proyectos de plan de acción (2 aplicativos): 40% 1.3Participación en proyecto "Biblioteca en Expo Universidad 2011“: 50% 1.4Generación de reportes trimestrales de SGC: 50% 1.5Implementación de una herramienta de administración y búsquedas para el Directorio de enlaces electrónicos: 50% 1.6Cambio de la Intranet.: 10% 1.7Mejoras en los reportes de la aplicación de Comunicación con el Usuario: 95% 1.8Redefinición del proyecto de una herramienta de gestión del conocimiento (WIKI) para el Sistema de bibliotecas: 0% 1.9Mejoras en la aplicación PNC: 0% 1.10Cambio de la aplicación de consulta en linea e integracion con el chat institucional: 5% 1.11Mejoras de la aplicación de selección de material bibliográfico.: 80% 1.12Mejoras en las aplicación ACPM.: 85% 1.13Apoyo al proyecto de red Audiovisual. : 0% 1.14Diseño de aplicaciones para migración de las estadísticas alojadas en archivos de Excel. (Estadísticas por proceso en servidor Sinifaná). : 0% 1.15Implementación de una herramienta para digitalización de materiales en evaluación.: 0% Proceso : Gestión Tecnológica.

17 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. 2OLIB: 48% 2.1Migración masiva al OLIB de los listados de las regionales: 98% 2.2Exportación de Registros a WorldCat: 40% 2.3Proyecto: Tesauro Gráfico: 40% 2.4Proyecto: Seguimiento al material Bibliográfico: 8% 2.5Proyecto: Reserva automática de material: 8% 2.6Notificaciones automáticas a morosos: 100% 2.7Inventarios de Material bibliográfico: 95% 2.8Mejoras y revisión de inconsistencias en "Reportes OLIB“: 15% 2.9Depuración en OLIB de material que no existe físicamente: 10% 2.10Implementación de Nuevas Adquisiciones Automáticas en OPAC: 100% 2.11Implementación de carátulas de libros y entregas de revista en OPAC: 90% 3INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA - SOPORTE TECNICO: 38% 3.1Seguridad informática: Definición de políticas: 30% 3.2Mantenimiento preventivo de los equipos de la biblioteca central y satélites: 90% 3.3Optimización del espacio de disco usado en los servidores: 20% 3.4Apoyo al proyecto de red Audiovisual - Montaje de servidores virtuales: 20% 3.5Elaboración del proyecto para el correo en la nube: 40% 3.6Modernización de las TIC en el Sistema de Bibliotecas: 40% Proceso : Gestión Tecnológica.

18 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. 4PROGRAMA DE CAPACITACIÓN: 0% 4.1Programa de Capacitación en el uso de las nuevas tecnologías de la información y la aplicaciones desarrolladas para el Sistema de Bibliotecas 5CONSOLIDACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN TECNOLÓGICA: 105% 5.1Definición de los procedimientos de desarrollo y actualizaciones de software: 80% 5.2Consolidación del Proceso de Gestión Tecnológica: Nivel 2: 25% Proceso : Gestión Tecnológica. Usuarios (registrados en la aplicación de ingreso): 375.144. Estos registros reportan un máximo de 119.467 usuarios en la Biblioteca Central, en el mes de febrero y un mínimo de 20.930 en el mes de junio. Lo anterior genera una variación muy alta en los datos de entrada que arroja un promedio diario de 3.908 registros, que puede aumentar hasta 6.500 registros en días atípicos. Novedades: Se diseñó el sistema de alerta a usuarios morosos, y el reporte de nuevas adquisiciones desde el OPAC.

19 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Publicaciones Medio de Comunicación Cantidad DependenciaTemas Periódico El Mundo 1Sistema de BibliotecasConferencia. 2Admisiones y Registro -Admisiones 2011 - 2 (2 notas) 1Educación FlexibleEducación Flexible, otra opción de estudio. Periódico El Colombiano 4Vicerrectoría de Docencia Reforma al reglamento. / Admisiones 2011 - 2 (2 notas) / Inclusión. Periódico ADN7Sistema de Bibliotecas Conferencias: 3 / Exposición (1) / Formación de Usuarios. / G8 Bibliotecas. / Inundación Planta Baja B.C. Emisora Cultural de la U de A. 3Sistema de Bibliotecas Exposición de libros raros. / Formación de Usuarios / Exposición de Luís Alberto Álvarez. Programa “La última vocal” 5Sistema de Bibliotecas Formación de Usuarios. / Exposición “Mi cuerpo mi prisión”. / Recomendado: Libro “Adiós a los Próceres “.. / Video Institucional. Versión corta. / Exposición “Luis Alberto Álvarez” 2Admisiones y RegistroAdmisiones 2011 - 2 (2 notas) Proceso : Comunicación Organizacional

20 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Consultas atendidas por Comunicación con el Usuario: 507. 64% más que en el mismo periodo del año anterior. Total de comunicaciones atendidas por el Chat Institucional: 308. 42% menos que en el mismo periodo del año 2010. Total de Consultas a las FAQ: 291 Publicaciones en la Intranet del Sistema de Bibliotecas: 130 Publicaciones en el Portal Web del Sistema de Bibliotecas: 102 Proceso : Comunicación Organizacional 636 fans en la Página Oficial del Sistema de Bibliotecas en Facebook. 306 miembros hacen parte de nuestro grupo. 326 % más que en todo el año 2010. Y 4.264 amigos en nuestro perfil. 550 % más que en todo el año 2010.

21 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Comunicación Organizacional Proceso : Comunicación Organizacional Portal Web del Sistema de Bibliotecas

22 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Comunicación Organizacional 312.842 visitas ¿de dónde? Nuestro Portal Web es visitado desde 74 diferentes países: Los principales, en orden descendente son: Colombia, México, Argentina, España, Perú y Venezuela.

23 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Comunicación Organizacional Apoyo a algunas actividades de la Vicerrectoría de Docencia: Apoyo en la difusión de la convocatoria de admisión 2011 / 2 Apoyo en la difusión de la convocatoria de los Programas de Educación Flexible y Semipresencial 2011 / 2. Apoyo al acto de bienvenida de los docentes nuevos de la U. de A. Apoyo en la correspondencia de cortesía de la oficina central de la Vicerrectoría de Docencia. Programa “El Sistema de Bibliotecas: un espacio para el conocimiento: 26 Conferencias. Con 1807 asistentes aproximadamente, en total.

24 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Proceso : Seguimiento y Control. Planificación de la Auditoría Interna, que será en agosto de este año. Planificación de la Auditoría Externa, que será en octubre de este año, con miras a la RECERTIFICACIÓN 2011 – 2014.

25 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Gestión Cultural 5 cineforos. 8 Sesiones del Taller de Iniciación en Literatura: Ciclo de Literatura Europea. 17 Exposiciones artísticas o bibliográficas. Presentación de un libro. 2 Concursos: 3er Concurso de Cuento Facultad de Enfermería, y Primer Concurso de Fotografía Animal. Un taller de redacción de cuento y poesía. 14 proyecciones de películas 10 Tertulias literarias Proyecto “Formación de escritores de la Región de Urabá” y publicación del libro con sus producciones literarias.

26 Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad Informe de Gestión. Primer semestre del 2011. Fin. Muchas gracias por su atención.