XXII CONGRESO ARCHIVÍSTICO NACIONAL DE COSTA RICA LA IMPORTANCIA DE LA CLASIFICACIÓN Y LA ORDENACIÓN EN LA DINÁMICA DOCUMENTAL MIGUEL ÁNGEL GACHO SANTAMARIA.

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1 XXII CONGRESO ARCHIVÍSTICO NACIONAL DE COSTA RICA LA IMPORTANCIA DE LA CLASIFICACIÓN Y LA ORDENACIÓN EN LA DINÁMICA DOCUMENTAL MIGUEL ÁNGEL GACHO SANTAMARIA. AYUNTAMIENTO DE GALAPAGAR MADRID (ESPAÑA) 22 DE JULIO DE 2010

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4 Real orden disponiendo que en todas las oficinas del Estado se admitan instancias y documentos hechos con máquinas de escribir. PARTE OFICIAL --- PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS ---- SS.MM. el Rey y la Reina Regente (Q.D.G.) y Augusta Real Familia continúan en esta Corte sin novedad en su importante salud. ------------ Real ORDEN Excmo. Sr.: Vista la petición formulada por Antonio Comyn en instancia fecha 1º del corriente solicitando que en todas las oficinas del Estado, de las provincias y de los Municipios se admitan las instancias y demás documentos hechos con máquinas de escribir, en los mismos términos y con los mismos efectos de los escrito o copiados a mano: Considerando que no existe ninguna razón administrativa ni de otra índole que aconseje no admitir en las oficinas anteriormente citadas las instancias y demás documentos que en ellas se presenten hechos con máquinas de escribir, siendo más clara y fácil su lectura que muchos de los escritos a mano y cuya legalidad consiste en la autenticidad de la firma que los suscribe y no en que estén hechos precisamente con letra manuscrita. S.M. el Rey (Q.D.G.), y en su nombre la Reina Regente del Reino, ha tenido a bien disponer que en todas las oficinas del Estado, provinciales y municipales se admitan cuantas instancias y documentos se presenten hechos con máquinas de escribir, en los mismos términos y con iguales efectos de los escritos o copiados a mano. De Real orden lo digo a V.S. para su conocimiento y efectos consiguientes. Dios guarde a V.S. muchos años. Madrid 12 de febrero de 1900. FRANCISCO SILVELA La Administración se moderniza …

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6 A lo largo de la historia hemos visto cambiar las fronteras... ¿Todas las fronteras?

7 Organización de Archivos

8 1983

9 1988 Gobierno Secretaría Intervención Depositaría Elecciones

10 1996 Gobierno Administración Servicios Hacienda

11 2002 Órganos de Gobierno Secretaría Hacienda

12 2008 Nuevos paradigmas de la era digital

13 2010 FONDO GENERAL DEL AYUNTAMIENTO SUBFONDO AYUNTAMIENTO Gobierno Administración Servicios Hacienda

14 14 Gestión Documental

15 Se entiende por gestión documental: el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

16 Documentos Técnicos

17 CONSTITUCIÓN ESPAÑOLA DE 1978 Artículo 1º. España se constituye como un estado social y democrático de derecho... LEY 11/2007

18 2010 FONDO GENERAL DEL AYUNTAMIENTO SUBFONDO AYUNTAMIENTO Gobierno Administración Servicios Hacienda

19 DIAGRAMACIÓN ANSI

20 Gestión Documental

21 Componentes de los documentos electrónicos Documento: Pieza de información que se trata como una unidad. Formada por: Uno o varios ficheros con un formato determinado que deben ir siempre unidos (no tienen entidad por separado) Un conjunto de metadatos descriptivos intrínsecos al documento (no modificables para documentos de archivo) Un conjunto de metadatos técnicos referentes a los ficheros y los procesos involucrados Un conjunto de metadatos de control de seguridad de los accesos Un conjunto de metadatos de trazabilidad (derivados de la aplicación de la LOPD) El documento debe tratarse como una unidad completa, asegurando la integridad del conjunto de datos y ficheros que la componen y protegiendo a los documentos de modificaciones, borrado o añadido de todo o parte de los documentos.

22 Un documento debe incluir información contextual que permita interpretarlo adecuadamente. Los metadatos serán de diverso tipo: – Identificativos: identificarán de forma única el documento – Descriptivos: Datos intrínsecamente ligados al documento y que comparten sus características (conservación, integridad, …) – Técnicos: Elementos de captura automática que ayudan a describir el elemento – Trazabilidad: Describirán los usos, transformaciones, transferencias y cualquier acción que se produzca en la vida de los documentos. – … Deberán seguir estándares públicos e interpretables Estándares: ISAD, DublinCore, EAD, … MoReq2 incluye una especificación completa de metadatos. Metadatos

23 FASES EN LA IMPLANTACIÓN Etapa 0: No existe web o no dispone de información relevante para la realización del trámite administrativo. Etapa 1: Información Existe una web con información básica para el inicio del trámite Etapa 2: Interacción unidireccional La web ofrece la documentación necesaria para iniciar el trámite (v.g. descarga de formularios, solicitar envío de documentos, etc) Etapa 3: Interacción Bidireccional La web permite iniciar un trámite de forma efectiva Implicaciones: mecanismos de identificación del ciudadano, mecanismos de certificación de la AP. Etapa 4: Tramitación totalmente electrónica del servicio Registro, tramitación, documentos válidos, pago electrónico

24 La Ley 11/2007 (LAECSP) Su razón de ser: mejorar el servicio a la ciudadanía Reconoce el derecho de los ciudadanos a realizar todas sus gestiones administrativas por medios electrónicos Es el elemento fundamental en los procesos de modernización administrativa Potencia la cooperación entre Administraciones Públicas (Interoperabilidad) pensando en todos

25 »Rapidez y comodidad: sin colas, desplazamientos y horarios »Acceso a la información más cómodo, fácil y rápido »Cercanía con la administración

26 pensando en todos Reducción de costes y tiempos de tramitación Mejor eficiencia y Productividad Menor uso de papel Mejora de las relaciones con el ciudadano y con otras administraciones Mayor transparencia

27 Fomentar la cooperación entre administraciones. Crear la sede electrónica de forma que tenga la misma garantía jurídica que una oficina. Fomentar el uso del eDNI y prácticas de identificación electrónica seguras. Crear registros electrónicos con la misma validez que una oficina presencial. Revisar y simplificar los procedimientos administrativos. Generalizar el uso de medios electrónicos en la tramitación de los procedimientos. Acometer la conservación de los documentos electrónicos creando el Archivo Electrónico. (Repositorio digital)

28 ¿UN CAMBIO EN LA METODOLOGÍA?

29 · Cat á logo de procedimientos: declaraci ó n de las caracter í sticas de los procedimientos y tr á mites que se publican en la sede electr ó nica. · Gestor de formularios: cubre la funcionalidad para crear y modificar los formularios web que inician cada uno de los procedimientos. · Gestor de contenidos: aporta facilidades para mantener viva la sede electr ó nica respecto a la informaci ó n que disponga a los ciudadanos.. Servicios horizontales: integraci ó n con los servicios troncales necesarios para cubrir muchos de los aspectos de la administraci ó n electr ó nica (firma electr ó nica, notificaciones telem á ticas, archivo electr ó nico, etc).

30 Un vistazo al futuro Trámite Electrónico: informará los datos requeridos y firmará su solicitud. Iniciando de esta forma el trámite deseado

31 Un vistazo al futuro Justificante: podrá descargarse un justificante firmado por el Ayuntamiento, o consultarlo a través de la carpeta de Atención al Ciudadano al igual que el estado de su expediente.

32 Un vistazo al futuro Sede Electrónica: será el punto de acceso del ciudadano para comunicarse con el Ayuntamiento, acceder a la información, iniciar trámites y realizar consultas.

33 Un vistazo al futuro Autenticación: el ciudadano se podrá identificar con un certificado digital válido como el DNIe.

34 REUTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO Directiva 2003/98 CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a la Reutilización de la Información del Sector Público Ley 37/2007 Sobre reutilización de la información del sector público.

35 MUCHAS GRACIAS MIGUEL ÁNGEL GACHO SANTAMARIA. e-mail: miguel_angel@yahoo.es Archivo Ayuntamiento de Galapagar archivo@ayuntamientodegalapagar.com