Gestión del Alcance e Involucrados

Presentación del tema: "Gestión del Alcance e Involucrados"— Transcripción de la presentación:

1 Gestión del Alcance e Involucrados

2 Administración APP Administración Tradicional Chamoun, 2002 PMBOK 2008
Chamoun diferente administración profesional de proyectos de la administación tradicional, también conocida como administración por ocurrencia. Chamoun, 2002 PMBOK 2008

3 Planificación Do I really look like a guy with a plan? You know what I am? I'm a dog chasing cars. I wouldn't know what to do with one if I caught it. You know, I just do things Joker Recuerdan al Guazón en el Caballero de la Noche. ¡Yo con un plan jamás! PMBOK 2008

4 ¿Qué es Alcance? ¿Proyecto? ¿Producto? ¿Programa? ¿Necesidades?
¿Expectativas? ¿Involucrados? Para algunos tal vez será la primera vez que escuchan utilizar esta palabra con este significado. Deben acostumbrarse, de ahora en adelante es probable que la escuchen frecuentemente, en los próximos cursos el alcance será el punto de partida. Es importante tener claro que un proyecto tenemos dos alcances: el del proyecto y el del producto. PMBOK 2008

5 Gestión del Alcance Procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. Su objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Definición de Gestión del Alcance de acuerdo con el PMI. El capítulo 5 del PMBoK está dedicado a la gestión del alcance. PMI, 2013 PMBOK 2008

6 Alcance Proyecto Producto
Trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Los dos tipos de alcance presentes en todo proyecto. PMI, 2013 PMBOK 2008

7 Procesos Alcance Planificación Monitoreo y Control
Planificar la gestión del alcance Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT Validar el Alcance Controlar el Alcance La gestión del alcance tiene 5 procesos distribuidos en 2 grupos de procesos. En este curso nos centramos en los procesos de planificación exclusivamente. PMI, 2013 PMBOK 2008

8 ¿Por qué gestionar el Alcance?
Si alguien coloca Project Management en google, y van a la cejilla de imágenes, está sera una de las primeras imágenes en la busqueda. Probablemente la hayan visto antes, pero deben analizarla el concepto alcance esta intrínseco. PMBOK 2008

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10 Herramientas Gestión Alcance(Línea Base)
Declaración del Alcance EDT Diccionario EDT Plan de Gestión del Alcance La línea base del alcance está conformada por estos documentos. PMI, 2013 PMBOK 2008

11 Gestión Alcance (Esquema)
Planificar gestión del alcance Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT Validar el Alcance Controlar el Alcance Representación esquemática. Recuerden que las relaciones no son secuenciales son iterativas. PMI, 2013 PMBOK 2008

12 Planificar la gestión del alcance
Es el proceso de crear el plan de gestión del alcance que documenta como el alcance del proyecto será definido, validado y controlado. Primer proceso de gestión del alcance. PMI, 2013 PMBOK 2008

13 Planificar la gestión del alcance
Entradas Plan de gestión de proyecto Chárter Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización T & H Juicio de expertos Reuniones Salidas Plan de gestión del alcance Plan de gestión de los requisitos Representación esquemática del primer proceso de gestión del alcance. PMI, 2013 PMBOK 2008

14 Plan de Gestión de Requisitos
Documenta la manera en que se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos a lo largo del proyecto. Esto significa que tenemos un documento que nos guía a través del proceso de recopilación de requisitos, lo que incluye desde la identificación hasta el monitoreo. Si a pesar de que estamos hablando de un proceso de planificación debemos de monitorear constantemente. PMI, 2013 PMBOK 2008

15 Recopilar Requisitos Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto. Primer proceso de gestión del alcance. PMI, 2013 PMBOK 2008

16 Recopilar Requisitos PMI, 2013 Entradas Plan de gestión del alcance
Plan de gestión de requisitos Chárter Plan de gestión de Involucrados Registro de involucrados T & H Entrevistas Focus Groups Talleres Técnicas de Creatividad Técnicas de Toma de Decisiones Cuestionarios Observaciones Prototipos … Salidas Documentación de Requisitos Matriz de Trazabilidad de Requisitos Representación esquemática del primer proceso de gestión del alcance. PMI, 2013 PMBOK 2008

17 Documentación de Requisitos
Describe como los requisitos individuales cumplen con las necesidades del proyecto. Pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtiéndose gradualmente en requisitos más detallados, conforme se va conociendo más. Requisitos deben ser claros (medibles y comprobables), rastreables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave. Primero debemos identificar las expectativas de los involucrados, para posteriormente ir generando los requisitos del proyecto. Los requisitos deben ser categorizados. PMI, 2013 PMBOK 2008

18 ¿Qué características deben tener los requisitos?
¿Cómo deberíamos redactar nuestros requisitos? Requerimos de información clara. PMBOK 2008

19 S.M.A.R.T. eSpecífico Specific Medible Measurable Alcanzable
Realista Tiempo establecido Specific Measurable Achievable Relevant Time based Chamoun, 2002 PMBOK 2008

20 S.M.A.R.T.E.R. Specific Measurable Achievable Relevant Time based
Ethical Rewarding eSpecífico Medible Alcanzable Realista Tiempo establecido Ético Reconocimiento PMBOK 2008

21 Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Busca asegurar que cada requisito agrega valor a la empresa, vinculándolo con objetivos de la empresa y del proyecto. Permite monitorear los requisitos a lo largo del ciclo de vida, ayuda a asegurar que al final del proyecto se entreguen los requisitos aprobados en la documentación de requisitos. Proporciona una estructura para gestionar los cambios al alcance del producto. Está es una de las herramientas más novedosas de la última edición del PMBoK. Consiste en generar una matriz para el registro de los requisitos y sus atributos. Como mencionamos anteriormente debe realizar un esfuerzo por ser claros al redactar requisitos. PMI, 2013 PMBOK 2008

22 Matriz de Trazabilidad de Requisitos

23 Requirement Information Relationship Traceability
ID Requirement Priority Category Source Relates to Objective Manifests in WBS Deliverable Verification Validation Ejemplo de matriz de trazabilidad de requisitos.

24 Definir el Alcance Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando mayor información acerca del proyecto. Segundo proceso de gestión del alcance. PMI, 2008 PMBOK 2008

25 Definir el Alcance Entradas Chárter Documentación de Requisitos
Activos Organizacionales T & H Juicio Experto Análisis de Producto Identificación de Alternativas (Ingeniería de Valor) Talleres Salidas Declaración del Alcance del Proyecto Actualización de los documentos del Proyecto Representación esquemática del segundo proceso de gestión del alcance. PMI, 2008 PMBOK 2008

26 Declaración del Alcance del Proyecto
Ejemplo de formulario para la declaratoria del alcance. A diferencia del chárter el alcance documentado no es preliminar es definitivo (aunque puede modificarse), tiene un nivel de detalle importante. PMBOK 2008

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28 CO-DEPENDENCIA Representación de la relación de codependencia entre diversas áreas de conocimiento. No se puede modificar un vértice sin afectar los otros dos.

29 ¿Por qué pasa esto? Quien no sabe a donde va, cualquier camino lo llevará al lugar equivocado. Proverbio Árabe Debemos planificar no para saber como se va ejecutar por adelantado, sino para tener una guía contra que comparar la ejecución.

30 Bibliografía Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008. Chamoun, Y. Administración Profesional de Proyectos. La Guía. México: Edit. McGraw-Hill, 2002.

31 Presentación elaborada Por la cátedra del curso
Bajo la compilación de los profesores: Ing. William Ernest Mondol, MAP, PMP Ing. Carlos Brenes, MAP, PMP. 2013