Actividad 1 Herramientas básicas.

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1 Actividad 1 Herramientas básicas

2 Objetivos: Repasar los conceptos básicos de Excel
Repasar los diferentes tipos de referencia y sus usos Trabajar con fórmulas y funciones sencillas Utilizar gráficos sencillos Estudiar las diferentes formas de ordenación de bases de datos

3 Utilizar el Filtros básicos para manejar la información de una base de datos
Trabajar la herramienta de validación de datos Estudiar las diferentes formas de resaltar datos a través de formatos Revisar los comandos de impresión

4 Temáticas: Referencias (Relativas, Absolutas y Mixtas)
Formulas y Funciones Gráficos Sencillos Ordenar y Filtrar Validación de Datos Formatos Condicionales Impresión

5 1. Tipos de referencias: Una referencia es el nombre con que se reconoce una celda determinada. Ej: Z50000 Excel utiliza tres tipos de referencias en sus cálculos, dependiendo de la forma como se comportan al momento de copiar la fórmula, a saber:

6 1.1 Referencias relativas:
B C 1 15 10 2 =A1 + B1 =B1 + C1 =C1 + D1 3 =A2 + B2 =B2 + C2 =C2 + D2 Si se copia hacia abajo aumenta el número de la fila Si se copia hacia la derecha aumenta la letra de la columna

7 1.2 Referencias absolutas:
15 10 2 =$A$1+B1 =$A$1+C1 =$A$1+D1 3 =$A$1+B2  =$A$1+C2 =$A$1+D2 No importa hacia dónde se copie la referencia no cambia Se antepone el signo $ a la columna y a la fila para convertir la referencia en absoluta

8 1.3 Referencias Mixtas: A B C 1 15 10 2 =$A1+B$1 =$A1+C$1 =$A1+D$1 3
2 =$A1+B$1 =$A1+C$1 =$A1+D$1 3 =$A2+B$1 =$A2+C$1 =$A2+D$1 Al copiar la fórmula una parte de la referencia cambia y la otra no cambia (la que tenga el signo $) Se antepone el signo $ a la columna o a la fila para convertir la referencia en mixta

9 2. Fórmulas y funciones: Matemáticas Fecha y Hora Texto Estadísticas
Lógicas

10 2.1 Matemáticas y estadísticas:
2.1.1 Suma() Suma todo los números en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas Sintaxis: = Suma(A1:H50)  Celdas continuas = Suma(A1;B5;H50)  Celdas discontinuas

11 2.1.2 Promedio() Promedia todos los números en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas. El promedio da un número que «más o menos» puede asignarse a todo el rango. Sintaxis: = Promedio(A1:H50)  Celdas continuas = Promedio(A1;B5;H50)  Celdas discontinuas

12 2.1.3 Contar() Cuenta todos los datos numéricos en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas. Sintaxis: = Contar(A1:H50)  Celdas continuas = Contar(A1;B5;H50)  Celdas discontinuas

13 2.1.4 Contara() Cuenta todas las celdas ocupadas en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas. Sintaxis: = Contara(A1:H50)  Celdas continuas = Contara(A1;B5;H50)  Celdas discontinuas

14 2.2 Fecha y hora: 2.2.1 Hoy() Inserta la fecha actual. Esta fecha se actualiza todos los días Sintaxis: = Hoy()

15 2.2.2 Ahora() Inserta la fecha y hora actuales. Este dato se actualiza automáticamente Sintaxis: = Ahora()

16 2.2.3 Dia() Extrae el día del mes a que corresponde una fecha
Sintaxis: = Dia(fecha)

17 2.2.4 Mes() Extrae el número correspondiente al mes de una fecha
Sintaxis: = Mes(fecha)

18 2.2.5 Año() Extrae el número correspondiente al Año de una fecha
Sintaxis: = Año(fecha)

19 2.3 Texto: 2.3.1 Izquierda() Extrae los n primeros caracteres de una celda Sintaxis: = Izquierda(texto; cantidad de caracteres)

20 2.3.2 Derecha() Extrae los n últimos caracteres de una celda Sintaxis:
= Derecha(texto; cantidad de caracteres)

21 2.3.3 Extrae o Med() Extrae los n caracteres de una celda en cualquier posición Sintaxis: = Extrae(texto; posición desde la que se inicia la extracción; número de caracteres a extraer)

22 2.3.4 Minusc() Convierte todo el texto de una celda en minúsculas
Sintaxis: = Minusc(celda o texto)

23 2.3.5 Mayusc() Convierte todo el texto de una celda en mayúsculas
Sintaxis: = Mayusc(celda o texto)

24 2.3.6 Nompropio() Convierte la primera letra de cada palabra del texto de una celda en mayúsculas Sintaxis: = Nompropio(celda o texto)

25 2.3.7 Concatenar() Une los textos de varias celdas Sintaxis:
= Concatenar(celda o texto1; celda o texto2; celda o texto3; …) Nota: también se puede unir textos con el carácter &

26 2.4 Lógicas: 2.4.1 Y() El resultado es verdadero solo si TODAS las condiciones son verdaderas Sintaxis: = Y(Condición1; Condición2; …)

27 2.4.2 O() El resultado es verdadero si por lo menos UNA de las condiciones es verdadera Sintaxis: = O(Condición1; Condición2; …)

28 2.4.3 SI() Evalúa una o varias condiciones y realiza una tarea si el resultado es VERDADERO y otra tarea si el resultado es FALSO Sintaxis: = SI(Condición(es); tarea si resultado verdadero; tarea si resultado falso)

29 3. Gráficos sencillos: Tipo de gráfico Utilidad Columnas
Comparar grupos de datos Barras Líneas Mostrar tendencias en el tiempo Circular Calcular la contribución o participación de cada dato en el total Áreas Enfatizar diferencias entre conjuntos de datos Dispersión Mostrar la relación entre dos variables

30 3.1 elementos componentes de un gráfico:

31 DESCRIPCIÓN DE CADA ELEMENTO
1 El área del gráfico 2 El área de trazado del gráfico. 3 Los puntos de datos de la serie de datos Puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico excepto en los gráficos circulares que sólo tienen una serie de datos.

32 DESCRIPCIÓN DE CADA ELEMENTO
4 Ejes horizontal (categorías) y vertical (valores) El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje X suele ser el eje horizontal y contener categorías. 5 Leyenda Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico. 6 Títulos de eje y de gráfico 7 Etiqueta de datos Etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos.

33 3.2 Procedimiento para realizar un gráfico sencillo:
Establecer el objetivo del gráfico: comparar datos, medir participación, mostrar tendencias… Seleccionar los datos a graficar Ir a Menú insertar – Grupo gráficos Elegir el tipo y subtipo de gráfico de acuerdo con el objetivo Resaltar datos importantes Colocar información adicional: títulos, etiquetas…

34 4.1 Para un ordenamiento simple:
4. Ordenar: Ubicarse en la columna por la que se desea ordenar Ir al menú datos – Grupo ordenar y filtrar – clic en el botón ordenar ascendente u ordenar descendente 4.1 Para un ordenamiento simple:

35 4.2 Para un ordenamiento compuesto o personalizado:
Ubicarse en cualquier parte de la tabla Ir al menú datos – Grupo ordenar y filtrar – clic en el botón ordenar En ordenar por elegir la primera columna por la que se desea ordenar Agregar niveles según se necesite 4.2 Para un ordenamiento compuesto o personalizado:

36 5. FILTROS: Definición Filtrar permite concentrar la atención en un conjunto de datos de interés ocultando las filas que, de momento, no son necesarias

37 Procedimientos para filtrar:
Revisar que todas las columnas estén rotuladas Ubicarse en la tabla Ir al menú Datos – Grupo ordenar y filtrar – Clic en filtro Ir a la columna por la que se desea filtrar y hacer clic en la flecha Activar la casilla correspondiente al dato que se desea filtrar o Ir a la opción filtros de número, texto o fecha Elegir la comparación necesaria Llenar el cuadro Repetir el proceso para cada filtro que se desee Procedimientos para filtrar:

38 6. Validación de datos: Validar datos es restringir el tipo y tamaño de los datos que se ingresarán a la celda de Excel

39 6.1 Procedimiento para validar:
Ubicarse en la celda Ir a menú datos – Grupo herramientas de datos – Validación de datos En la ficha configuración: Elegir el tipo de datos que se va a permitir Seleccionar los límites (igual a, mayor que, mayor o igual que, menor que, menor o igual que, no igual a, entre, etc.), escribir los datos o el rango que servirá de origen a la lista, escribir la fórmula que restringirá la validación

40 En la ficha configuración (continua)
Elegir el tipo de datos que se va a permitir Seleccionar los límites, escribir los datos o el rango que servirá de origen a la lista, escribir la fórmula que restringirá la validación En la ficha Mensaje de entrada: Escriba mensajes o instrucciones que se deban tomar en cuenta al llenar la celda En la ficha Mensaje de error: Escriba el mensaje que aparecerá en caso de que se ingrese un dato erróneo, dicho mensaje debe permitir al usuario identificar el error cometido y corregirlo

41 6.2 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR
Es el valor por defecto de la validación Implica que el usuario puede escribir lo que desee en la celda 1. Cualquier valor Restringe el ingreso de datos a la celda a sólo NÚMEROS Dichos números NO pueden tener decimales Ej: puede restringir el salario que se ingresará a una celda a un valor entero entre uno y 10 millones 2. Número entero

42 Ej: número entero

43 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (continua)
Restringe el ingreso de datos a la celda a sólo NÚMEROS Dichos números deben ser DECIMALES Ej: puede restringir el valor del IVA de un producto a un número menor o igual que 0,35 (35%) 3. Decimal

44 Ej: número decimal

45 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (continua)
Restringe el valor a ingresar a la celda a un conjunto de datos La celda muestra un listado con los datos posibles que puede tomar la celda Los valores que componen la lista pueden tomarse de un rango (nombrado o no) o escribirse directamente en la configuración 4. Lista

46 Ej: lista seleccionando un rango

47 Ej: lista escribiendo los datos

48 Ej: lista tomando un nombre de rango

49 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (continua)
Restringe el valor a ingresar a la celda a una fecha válida El dato se restringe a un período de tiempo También se puede escribir en la configuración una fórmula que devuelva como resultado una fecha Ej: sólo se reciben fechas de nacimiento para niños que den una edad menor o igual a 7 años 5. Fecha

50 Ej: fecha para edades menores o iguales a 7 años

51 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (continua)
Restringe el valor a ingresar a la celda a una hora válida El dato se restringe a un período de tiempo También se puede escribir en la configuración una fórmula que devuelva como resultado una hora Ej: Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno a las 8 de la mañana. 6. Hora

52 Ej: Hora

53 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (continua)
Restringe el valor a ingresar a la celda a un dato con un número determinado de caracteres Ej: Por ejemplo, se puede exigir que el número de la cédula no contenga menos de 8 ni más de 10 caracteres. 7. Longitud de texto

54 Ej: longitud de texto

55 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (continua)
Restringe el valor a ingresar a la celda a aquellos donde determinada comparación o fórmula de como resultado VERDADERO Ej: Por ejemplo, se puede exigir que los datos ingresados sean mayores a 2 veces el valor de otra celda. 8. Personalizada

56 Ej: personalizada El crédito solicitado no debe exceder a 5 veces el excedente (ingresos menos egresos)

57 7. Formatos condicionales:
Sirven para resaltar datos importantes o poco frecuentes en la base de datos. Procedimiento: Seleccionar las celdas que llevarán el formato Ir a menú inicio – grupo estilos – formato condicional.

58 Opciones de formato condicional:
7.1 Resaltar reglas de celdas: el formato se aplica de acuerdo a los datos seleccionados. Para números están «es mayor que», «es menor que», etc. Para textos están «es igual a» y «texto que contiene». Para fechas se pueden utilizar los mismos numéricos o «una fecha»

59 se utiliza para resaltar los datos más altos o mas bajos de la selección.
7.2 Reglas superiores e inferiores: Coloca en las celdas seleccionadas una gráfica de barras donde el tamaño de la barra lo da el valor de la celda. 7.3 Barras de datos:

60 7.4 Escalas de color: 7.5 Conjuntos de íconos:
Coloca en las celdas seleccionadas un color degradado donde el color y el tipo de degradado lo da el valor de la celda. 7.4 Escalas de color: asigna un dibujo (ícono) de acuerdo con el valor de la celda. Normalmente debe editarse (por la opción administrar reglas) para asignar los valores a cada ícono. 7.5 Conjuntos de íconos:

61 Procedimiento Utilizar una fórmula para aplicar el formato condicional
Seleccionar el rango a formatear Menú inicio Grupo estilos Formato condicional Nueva regla Elegir "Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato«

62 Procedimiento Utilizar una fórmula para aplicar el formato condicional
En el cuadro "Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera" Escribir la fórmula. Ej: =MES(D2)=mes(HOY()) (Es decir, que el mes del cumpleaños sea el mes correspondiente a la fecha actual) Hacer clic en formato Elegir los formatos deseados Aceptar

63 Ejemplos de fórmulas para formatos condicionales
Ejemplos con fecha Fórmula Quienes cumplen años en septiembre =MES(D2)=9 Quienes cumplen años en el mes actual =MES(D2)=MES(HOY()) Quienes cumplen años hoy =y(MES(D2)=mes(hoy());dia(D2)=dia(hoy())) Quienes cumplen años el mes entrante =MES(D2)=MES(HOY())+1 Fecha actual =HOY() Días festivos - hay varias formas de hacerlo =NO( ESERROR( COINCIDIR( B8; "nombre del rango donde están las fechas de los festivos"; 0 ) ) )

64 8. Impresión: Las opciones de impresión se encuentran en el menú diseño de Página. Principales opciones de impresión: Área de impresión: debe seleccionarse lo que se quiere imprimir y establecer el área de impresión, de lo contrario Excel imprimirá todo lo que encuentre en la hoja activa Tamaño de papel

65 Orientación: Horizontal o vertical
Márgenes Saltos: para establecer qué información debe ir en otra página Imprimir títulos: permite seleccionar las filas y/o columnas que se repetirán en todas las hojas impresas

66 Botón configurar página: Muestra opciones adicionales como encabezados y pies de página

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