-AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

Presentación del tema: "-AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN"— Transcripción de la presentación:

1 -AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO -AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN -SEGURIDAD INFORMATICA DE LA HISTORIA CLÍNICA SISTEMATIZADA - ADHERENCIA A GUÍA DE CARIES DENTAL Proceso MISIONAL Acciones intramurales CLAUDIA LEONOR BASTIDAS R. PRIMER SEMESTRE DE 2014

2 OBJETIVO Evaluar el cumplimiento del proceso de Promoción y Prevención y de Seguridad informática de la Historia Clínica Sistematizada de odontología en pacientes de la ESE SAN CRISTÓBAL (Fondo Financiero y Capitación) y adherencia a guía de Caries Dental

3 ALCANCE PERIODO AUDITADO : Enero a Julio de 2014
Cronograma Plan de auditoría durante los meses de Enero a Julio de Centros: CAMI Altamira, UPA Bello Horizonte, UPA La Victoria, UPA Alpes, y UPA Primero de Mayo. Auditados : 13 odontólogos, 1 Especialista (Endodoncista), 9 auxiliares de Higiene Oral y 10 Auxiliares de Consultorio Odontológico que ofrecen servicios en Salud Oral.

4 METODOLOGÍA Construcción y presentación del plan de auditoría y aprobación por parte del Asesor de la Oficina de Control Interno, Construcción del papel de trabajo Aplicación del papel de trabajo, por cada centro de atención Verificación de la información documentada y suministrada por los responsables del proceso. Observación de los procesos según criterios de análisis Entrevistas: dirigidas a la referente de Facturación, al auxiliar de estadística y los responsables de centro, con el fin de conocer su visión desde el campo diario de actuación, fundamentada en los criterios de calidad. Seguimiento al plan de mejoramiento de la auditoría anterior. Consolidación de la información documentada, de la observación directa y de la entrevista a los responsables del proceso en cada centro.

5 -AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -PROMOCIÒN Y PREVENCION EN ODONTOLOGÌA
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO -AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -PROMOCIÒN Y PREVENCION EN ODONTOLOGÌA Proceso MISIONAL Acciones intramurales CLAUDIA LEONOR BASTIDAS R. MAYO de 2014

6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Revisar aspectos relacionados con generalidades del Proceso frente a la normatividad vigente ( Norma técnica para la atención preventiva en salud oral (412) relacionadas. 2. Verificar el proceso de Facturación de actividades de P y P en Odontología. 3. Evaluar las evidencias resultantes de los soportes de las actividades realizadas con base en el proceso de facturación vs atención odontológica de FFDS y de Cápita

7 CRITERIOS Requisitos legales aplicables, NORMA TECNICA PARA LA ATENCIÓN PREVENTIVA EN SALUD ORAL RESOLUCION NUMERO de 2000 NORMA NTCGP: Requisitos aplicables y procedimientos y el MECI:2005. Los criterios a evaluar contemplan: Edad del paciente, Frecuencia de Uso, actividad realizada, Diligenciamiento de HCL (Análisis: por grupo etáreo, valoración del riesgo y otras complicaciones inmediatas y mediatas de los procedimientos y que las actividades tengan la frecuencia que impone la norma técnica) , Tipo de contrato ( FFD, EPSS) y facturación.

8 RESULTADOS

9 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 NORMA TECNICA PARA LA ATENCIÓN PREVENTIVA EN SALUD ORAL RESOLUCION NUMERO de 2000 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Subs. Control estratégico: planes y programas Numeral 7.1 Planeación de la realización del producto o prestación del servicio En la actividad "Mantener que el 30% de los usuarios de las EPSS atendidos se les realice control de placa y fluorización, Indicador Acumulativo, 7.5% Trimestral" se evidencio que con corte a primer trimestre de 2014 se ha logrado el 34,17%, luego la meta se esta cumpliendo. Sin embargo, La redacción del indicador es confusa y no es clara la información solicitada ni como se debe medir (30% o 7.5),

10 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Subs. Control estratégico: planes y programas Numeral 7.1 Planeación de la realización del producto o prestación del servicio El Indicador N° de usuario con controles de placa y/o fluorización en usuarios de EPSS del periodo/ Total de usuarios de EPSS atendidos en el periodo )*100 da lugar a diferentes interpretaciones y las tres fuentes donde se encuentran los datos registran valores no son congruentes( RIPS, Estatota, Facturación). y las dos dependencias que alimentan o utilizan el indicador toman el dato de diferente fuente y no coinciden Subs. Control estratégico: planes y programas Numeral 7.1 Planeación de la realización del producto o prestación del servicio En el Plan de Desarrollo Institucional no se observa la Meta "Incrementar un punto anual de la línea base la atención de primera vez en salud oral de los niños, niñas y jóvenes menores de 19 años". Lo anterior evidencia desarticulación y falta de armonización en el enfoque entre el Plan de Desarrollo Institucional, el plan táctico y POA del proceso,

11 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Subs. Control estratégico: planes y programas Numeral 7.1 Planeación de la realización del producto o prestación del servicio Revisado el indicador se observa que hay remisión del menos del 50% de los pacientes que ingresan a las actividades de promoción y prevención hacia las demás especialidades los cuales no son remitidos en su totalidad para las actividades de higiene oral, lo cual incumple la norma 412 de 2000, 4505 de 2012 Incumpliendo el objetivo institucional de brindar atención integral de los pacientes. Subs. Control estratégico: planes y programas Numeral 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio Norma 412 de 2000, Resolución 4505 de 2012 Se evidencia que en el mes de febrero en la Upa los Alpes se encuentra duplicidad en la facturación de los servicios de higiene oral y control de placa obteniendo un dato equivocado en la producción del servicio por incremento de actividades no realizadas.

12 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Subsistema: Control Estratégico Componente: Direccionamiento estratégico Numeral Planificación de la realización del producto o prestación del servicio En el análisis de las estadísticas institucionales de actividades de protección específica de salud oral, no coinciden los datos reportados en la base de facturación, Estatota y en el seguimiento del POA publicado en la intranet. La anterior imprecisión puede dar lugar a datos no confiables que podrían ser utilizados en la toma de decisiones. Subsistema: Control de gestión Componente: Actividades de Control Elemento: Políticas de Operación Numeral Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio El proceso de auditoría realizada evidencia la publicación en intranet del Subproceso de Odontología que contiene las actividades especificas de salud oral, documento denominado con Código: A02MA01 versión 4 de 2009

13 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Subs. Control estratégico. Componente Direccionamiento estratégico Numeral Requisitos generales Según la Resolución de RIPS de 2000 define que el control de placa no es una consulta por lo tanto no posee un Diagnóstico CIE 10, esto impide que se localice la inasistencia en el sistema por lo cual hay que revisar en físico los PRE RIPS para su evidencia y así realizar el tramite de anulación de las facturas de los usuarios que no asisten a las citas programadas. Subsistema: Control de Gestión Componente: actividad de Control Elemento: Controles Numeral Seguimiento y medición de los procesos En el modulo de facturación del sistema se controla el número de atenciones en salud oral por usuario de acuerdo a la frecuencia de uso por edad, definida por la Resolución 412 de No obstante, se adjunta reporte de pacientes con frecuencia de uso mayor al permitido debido a la no adherencia al procedimiento de reporte de inasistencias por parte del área de estadística y la no existencia de herramientas que verifiquen la atención de los usuarios en las citas de procedimientos asignadas. Se puede concluir que estamos reportando actividades que no se han prestado y si aumentan las estadísticas.

14 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Subsistema: Control de Gestión Componente: actividad de Control Elemento: Controles Numeral Seguimiento y medición de los procesos Al momento de realizar la auditoria se evidencio que los informes generados del sistema aproximan las edades de los pacientes, traen la edad actual del usuario y no la edad en el momento de la prestación de los servicio, con la dificultad de obtener información veraz, lo que implica confrontar la información del reporte con la historia clínica. En el análisis de las base de dato de facturación se identifico errores en el cargue de actividades de higiene Oral a los odontólogos, los cuales no realizan las actividades de P y P , en los centros Upa Primero de Mayo, Cami Altamira y Upa los alpes en el mismo sentido en los centro que existe mas de una higienista no se define cual de las dos realizo el tratamiento.

15 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Subsistema: Control de Evaluación Componente: Autoevaluación Elemento: Autoevaluacion de la gestión Numeral Seguimiento y medición del producto y/o servicio Cada semana los estadísticos deben enviar a la oficina de facturación el informe con el listado de los pacientes que no asisten para anular las facturas. Al revisar el proceso de Facturación se observan inconsistencias relacionadas con actividades en paciente que no asisten por la no revisión del Pre Rips en los centros de atención. Trimestralmente se entregan a la SDS indicadores de cumplimiento de la Gestión de P y P en odontología y mensualmente se diligencian indicadores de cumplimiento de acuerdo a los contratos con las EPSS y el FDS

16 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERA L MECI NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Subsistema: Control de Evaluación Componente: Autoevaluación Elemento: Autoevaluación de la gestión Numeral 7 7,5 reducción y prestación del servicio El proceso de Promoción y prevención no cuenta con mapa de Riesgos se encuentran inmersos en el mapa de acciones intramurales. Al analizar los 11 Riesgos, el R6 y R9 no aplica al proceso. El proceso de P y P no realiza control de los riesgos. Incumpliendo el numeral 7,5 que indica que el o los referentes de los procesos relacionados con la producción y prestación del servicio realizan seguimiento a estos procesos teniendo en cuenta la planificación, la gestión de los riesgos asociados y la implementación de los procedimientos. El coordinador de odontología verifica el R1 numeral 1 en informes presentados en reuniones de Odontólogos, el R4 en la actualidad se esta realizando auditoría Concurrente y el R7 se esta implementando formatos para dejar evidencia del proceso de Máximos y mínimos

17 CONCLUSIONES Se concluye que en el proceso de atención en salud no es conforme con los requisitos de los numerales: , 7.1, , 7.5, Y En general el proceso cuenta con fallas de manejo, disposición y análisis de las bases de datos por parte de los implicados en el proceso

18 REECOMENDACIONES Articular y Armonizar el enfoque entre el Plan de Desarrollo Institucional, el plan táctico y POA del proceso intramural. Dar cumplimiento a la norma 412 de 2000 Y Resolución 4505 de 2012 para garantizar la trazabilidad de los usuarios y la atención integral de los pacientes. Realizar capacitación permanente y seguimiento a los facturadores para evitar errores y garantizar la mejor prestación de los servicios. Unificar y socializar el procedimiento de toma de datos para los informes Actualizar el proceso relacionado con P y P en odontología en el instructivo versión y publicar en intranet

19 RECOMENDACIONES Revisar en físico los PRE RIPS para su evidencia y así realizar el tramite de anulación de las facturas de los usuarios que no asisten a las citas programadas. Solicitar a la oficina del sistemas la actualización de las bases de datos del cliente interno para que los estadísticos y el área de facturación de los centros realicen el respectivo procedimiento en el momento de facturar. Incluir en ITS los indicadores de P y P en odontología Identificar los riesgos relacionadas a P y P y evaluar los controles asociados y sí contribuir a minimizar la materialización de los mismos

20 -AUDITORÍA ODONTOLÓGICA–
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO -AUDITORÍA ODONTOLÓGICA– -SEGURIDAD DE LA HISTORIA CLINIUCA SISTEMATIZADA Proceso MISIONAL Acciones intramurales CLAUDIA LEONOR BASTIDAS R. JUNIO de 2014

21 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1 Identificar aspectos de la seguridad informática de la HC sistematizada en odontología que puedan afectar negativamente la Seguridad, Integralidad y confidencialidad de la información registrada frente a la normatividad vigente. 2 Identificar riesgos de seguridad, integridad o confidencialidad en el aplicativo y su uso 3 Identificar el grado de adherencia a los procedimientos institucionales establecidos, relacionados con la Seguridad Informática de la Historia Clínica Sistematizada en odontología. (plan de contingencia)

22 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
4. Verificar si se cumple con la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Norma NTCGP1000:2009 y el MECI:2014.(política de Gestión documental de Confidencialidad de la Información. 5. Evaluar la implementación del enfoque por procesos documentado en el mapa de procesos y caracterizaciones y la aplicación de los procedimientos, guías, instructivos y formatos de los procedimientos correspondientes, al sistema de seguridad informática de la Historia clínica sistematiza en odontología .

23 CRITERIOS Requisitos legales aplicables, PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PETIC código D61PL01, versión 2, MANUAL INSTITUCIONAL DE PLANES DE CONTINGENCIA versión 2 código, PROTOCOLO DE CONTINGENCIA EN LA GESTIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS, de fecha 31/01/2013, código AI-PT-1 Versión 1, NORMA NTCGP: , Requisitos aplicables, procedimientos y el MECI:2014. Los criterios a evaluar contemplan: Seguridad, Integralidad, Confidencialidad

24 RESULTADOS

25 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI 2014 NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PETIC código D61PL01, versión 2, MANUAL INSTITUCIONAL DE PLANES DE CONTINGENCIA versión 2 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Como fortaleza se destaca la buena disposición de la líder y su equipo de trabajo para atender esta auditoría. Modulo de Control de Planeación y Gestión componente adminsitración del riesgo Eje transversal Información y Comunicación 4.1 Requisitos Generales En el mapa de riesgos Institucionales, no se evidencia el análisis e identificación de los riesgos relacionados con SEGURIDAD INFORMÁTICA DE LA HC SISTEMATIZADA. El único riesgo relacionado está en el mapa del proceso de Gestión del Conocimiento y la Comunicación en el R6, "Falencias en la seguridad de la información, los sistemas de información y las TIC de la E.S.E" relacionado con el tema. En el Plan de contingencia "Migrar Dinámica Gerencial Hospitalaria" realizado el 14 de Junio de 2014, sin normalizar, se realizaron las acciones previstas en el plan, sin embargo el sistema colapso (pausa-critica), debido a la falta de espacio en el nodo central donde está alojada la máquina virtual, ya que esta presentaba 50MB de espacio libre en el disco Vol. Virtuales BELLO Z el día 16 de junio y el Ing. Danilo Ricaurte amplió la memoria en el servidor en horas de la madrugada del día 17/06/ El riesgo materializado fue Caída del sistema durante dos horas lo cual desencadenó una disminución en la oportunidad de la atención del servicio. Lo anterior significa que el plan no es efectivo en el control a los riesgos operacionales.

26 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI 2014 NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PETIC código D61PL01, versión 2, MANUAL INSTITUCIONAL DE PLANES DE CONTINGENCIA versión 2 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Modulo de Control de Planeación y Gestión componente administración del riesgo Eje transversal Información y Comunicación Numeral 4.1 Requisitos Generales Según el protocolo de contingencia en la gestión de historias clínicas, en los centros de atención, los referentes de estadísticas custodian las carpetas que incluyen la Historia clínica y demás documentos relacionados con la contingencia en Odontología, y la suministran a los profesionales cuando se activa la contingencia. En La UPA Primero de Mayo, en el consultorio de Odontología se encontró carpeta en físico con los documentos relacionados, no se encontró la HCL Unificada, no están foliadas ni tienen TRD. Los referentes de estadísticas, No conocen la ubicación de la carpeta en Excel en los computadores de los consultorios de los centros como lo establece el plan de contingencia. Se incumple con el protocolo de contingencia en la gestión de historias clínicas numerales y

27 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI 2014 NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PETIC código D61PL01, versión 2, MANUAL INSTITUCIONAL DE PLANES DE CONTINGENCIA versión 2 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Modulo de Control de Planeación y Gestión Eje transversal Información y Comunicación Numeral Control de documentos Manual Institucional de Planes de contingencia versión 2 El documento Manual Institucional de Planes de contingencia corresponde a la Versión 2 de fecha 15/04/2012 es un documento no controlado, lo que genera un incumplimiento al numeral Control de documentos de la norma NTC GP 1000:2009. El procedimiento referenciado en el Manual Institucional de planes de contingencia no se ha socializado, y no se logró evidenciar que se hayan realizado simulacros para las contingencias. El formato AI-FO-33 referenciado en el Protocolo de Contingencias en la Gestión de la Historia Clínica CÓDIGO AI-PT-1 VERSIÓN 1 FECHA 31/01/2013 no está publicado en intranet y no tienen Link en formatos, asociado a documentos relacionados. No obstante, el formato se encuentra en medio físico en el área de sistemas, luego, es un documento no controlado, lo que genera un incumplimiento al numeral Control de documentos de la norma NTC GP 1000:2009. El PLAN DE CONTINGENCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE HISTORIAS CLÍNICAS, CITAS MÉDICAS Y FACTURACIÓN .Código: A01PT , Versión: 01, No se encontró en intranet, la referente de Facturación lo suministro como evidencia y adicionalmente es permanentemente socializado a los facturadores y primera línea, sin embargo al realizar la búsqueda en Intranet se encontró el mismo documento con Código: D48PT , Versión: 01, normalizado y controlado, Lo anterior indica que esta siendo utilizado un documento obsoleto 4.2.4 Control de registros Las actas de capacitación custodiadas por el referente de sistemas están sin archivar, sin TRD y sin Foliar y no son de la vigencia 2014.

28 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI 2014 NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PETIC código D61PL01, versión 2, MANUAL INSTITUCIONAL DE PLANES DE CONTINGENCIA versión 2 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Modulo de Control de Planeación y Gestión Eje transversal Información y Comunicación 5.5.3 Comunicación interna Plan Estrategico de Tecnologias de la Información y la Comunicación PETIC Los 22 usuarios de Dinámica Gerencial auditados no conocen el PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PETIC, tampoco conocen la responsabilidad que tienen frente al uso de la contraseña, lo que es necesario para evitar riesgos de Seguridad por uso inadecuado de las contraseñas y por incumplimiento de requisitos aplicables al proceso. Modulo de Control de Planeación y Gestión y Gestión, Elemento Desarrollo del talento Humano Numeral Generalidades Procesos de seguridad informática de la Historia Clínica Sistematizada de la ESE San Cristóbal El 75% de los encuestados reportan NO haber firmado el acta de confidencialidad. El referente de sistemas reporta que solo le hace firmar acta a los administrativos y al equipo asistencial se le incluye una cláusula de confidencialidad en sus OPS y/o contratos de planta. Se revisó el acuerdo 27 del 14 de septiembre de 2005 "Manual especifico de Funciones y de competencias laborales", en la descripción de funciones esenciales no se encontró ninguna función relacionada con la confidencialidad de la Historia clínica odontológica, mientras que en las OPS se dejó la obligación en la actividad "9. Proteger y mantener en estricta reserva la información institucional confidencial que conozca por causa o con ocasión del contrato, así como, respetar la titulación de los derechos de autor, en relación con los documentos, obras y creaciones que se desarrollen en ejecución del contrato“.

29 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI 2014 NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PETIC código D61PL01, versión 2, MANUAL INSTITUCIONAL DE PLANES DE CONTINGENCIA versión 2 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Eje transversal Información y Comunicación Numeral Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o prestación del servicio El 62.5% de los usuarios califican el grado de Seguridad informática de la Historia Clínica Sistematizada de la ESE San Cristóbal como ALTA, siempre y cuando se cuente con la responsabilidad de los profesionales frente al uso de las claves y contraseñas de usuarios para garantizar la confidencialidad de la información Numeral Control de la producción y de la prestación del servicio No se encontró registro que evidencie la entrega de la clave o contraseña a los usuarios. El % de los encuestados refieren tener clave para acceder al Aplicativo Dinámica Gerencial, módulo historias Clínicas. El 93.75% reportan que no le han permitido su Clave a otros para acceder al Aplicativo y el 100% que nadie les ha permitido la Clave para acceder. El referente de sistemas informa que se les suministra clave a todos, equipo asistencial y a los administrativos del área de facturación o Auditoría. Lo que muestra que no hay un control en la entrega de claves a los usuarios.

30 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION
NUMERAL MECI 2014 NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2009 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PETIC código D61PL01, versión 2, MANUAL INSTITUCIONAL DE PLANES DE CONTINGENCIA versión 2 DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION Componente: Control de Evaluación Elemento: Autoevaluación del control y gestión Numeral Seguimiento y medición del producto y/o servicio Los Indicadores de Gestión de la Información, son conocidos por los responsables de sistemas tienen 7 Indicadores tres relacionados con el sistema y 4 con RIPS y los diligenciaron hasta Durante el 2014 no están reportando los datos en ITS, no saben ubicarlos, no saben por donde entrar, por lo tanto, los resultados no son tenidos en cuenta para la toma de decisiones.

31 CONCLUSIONES Se concluye que en el proceso de Seguridad de la Historia clínica sistematizada no es conforme con los requisitos de los numerales : 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, , , Y de la norma NTCGP 1000:2009 y componentes Talento Humano, administración del Riesgo y autoevaluación Institucional y los elementos políticas de administración del riesgo, Desarrollo del talento Humano, Autoevaluación Institucional del módulo de Control de Planeación y Gestión y comunicación e información del eje transversal del MECI 2014

32 CONCLUSIONES El proceso de auditoría realizado, permite identificar riesgos de la seguridad informática de la Historia Clínica sistematizada en odontología que pueden afectar negativamente la Seguridad, Integralidad y confidencialidad de la información registrada frente a la normatividad vigente, dado que se cuenta con fallas de normalización, conocimiento del procedimiento, protocolo, riesgos, manejo de Indicadores, planes de contingencia y análisis de la información propia del proceso.

33 RECOMENDACIONES Actualizar el Manual Institucional de Planes de contingencia publicado en Intranet y codificarlo. Realizar capacitación permanente y seguimiento a los usuarios sobre el Procesos de seguridad informática de la Historia Clínica Sistematizada de la ESE San Cristóbal su uso y diligenciamiento.  Definir los Riesgos relacionados con seguridad, integralidad y confidencialidad de la Historia Clínica sistematizada , formular e implementar las acciones de control para minimizar la materialización de los mismos  Actualizar y publicar el mapa de riesgos de Gestión de la Información en Intranet y socializarlo.

34 RECOMENDACIONES  Socializar a todos los usuarios de la Historia Clínica sistematizada el PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PETIC publicado en la intranet, de modo que conozcan y sepan como actuar en caso de materializarse un riesgo.  Socializar la importancia de las actas de Confidencialidad y actualizar las firmas de las mismas por los usuarios de planta.  Incluir en ITS los indicadores relacionado con Seguridad de la HCL sistematizada en odontología, diligenciarlos a la fecha y analizarlos de modo que sirvan para la toma de decisiones.

35 -AUDITORÍA – “ADHERENCIA CARIES DENTAL”
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO -AUDITORÍA – “ADHERENCIA CARIES DENTAL” Proceso MISIONAL Acciones intramurales CLAUDIA LEONOR BASTIDAS R. JULIO de 2014

36 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar aspectos de la consulta de primera vez de odontología relacionada con criterios de diagnóstico integral del estado de la dentición y riesgo individual de caries. Identificar la valoración del riesgo en lo relacionado al diagnóstico diferencial, registro de la visita al odontólogo e ingesta de carbohidratos. Identificar el grado de adherencia a los procedimientos institucionales establecidos, relacionados con el plan de tratamiento y diagnóstico reportado en la HCL Odontológica (completitud en el diligenciamiento y plan de contingencia). Con base en los hallazgos, generar recomendaciones institucionales, por proceso e individuales, que soporten la construcción de Planes de Mejora, cuando hubiere lugar.

37 ALCANCE La auditoría se realizará a los procesos Intramurales en odontología. Revisión de las actividades registradas en la historia clínica durante los meses de Enero a junio de 2014 por los 14 odontólogos, El tiempo estimado fue de 1 mes, con la participación de un ( 1) auditor. Se desarrollará en la sede administrativa, (4) UPAS Bello Horizonte, La Victoria, Alpes, 1o de Mayo, la UBA Cárcel Distrital aun que las historias clínicas de esta UBA no se encuentra sistematizada y el CAMI ALTAMIRA.

38 ALCANCE Los criterios a evaluar contemplan: Diagnóstico integral del estado de la dentición, riesgo individual de caries, plan de tratamiento y diagnóstico reportado en la HCL Odontológica (completitud en el diligenciamiento). Comparar datos con la auditoria de este mismo tema realizada en el 2013 y establecer trazabilidad en la evaluación y oportunidades de mejora del proceso. Marco teórico normativo (Guía de Caries Dental, Resolución 1995 de y Código de Ética del Odontólogo Colombiano, LEY 35 DE 1989) y la misma metodología definida en el periodo anterior.

39 PROCESO AUDITADO NOMBRE PROCESO DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
ÁREA AUDITADA TIEMPO DURACIÓN Macro proceso Misional, proceso Acciones intramurales Guía de Atención clínica en odontología 2007 procedimientos clínicos para manejo de caries dental Instructivo para el diligenciamiento de la Historia Clínica y documentos soportes. Guía rápida de uso de Historia Clínica .NET Odontología (Primera Vez y control). Todos los Centros de atención de la ESE San Cristóbal, incluso Cárcel Distrital 4 semanas IDENTIFICACIÓN DE LA AUDITORIA IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO FECHA DE ATENCIÓN HORA DE ATENCIÓN Evaluar la Adherencia a la Guía de Caries Dental Institucional versión 2007 ESE San Cristóbal Se observará características del I Semestre del 2014 N/A

40 METODOLOGÍA Muestreo aleatorio estratificado
Historias clínicas odontológicas seleccionadas de acuerdo con el código de diagnostico k 020 al k029 relacionados con Caries dental que a la fecha estaban implementados en el Aplicativo Dinámica Gerencial Historias Clínicas. Registro entre enero a junio de 2014, reportando un Universo de Historia clínicas odontológicas. Margen de error del 10% y un nivel de significación del 90%, el tamaño de la muestra (n) fue de 68 Odontólogos. 10 HCL seleccionadas aleatoriamente de la UBA Cárcel Distrital El período de la Auditoría fue en el mes de julio de 2014.

41 MUESTREO PROBABILISTICO ALEATORIO ESTRATIFICADO
Z = 1,64 1,96 2,24 2,58 n 90,0% 95,0% 97,5% 99,5% N Z² P Q 10% 68 95 124 194 n= 9% 83 118 153 239 N E² + Z² P Q 8% 105 148 193 301 N= 16468 <= Introducir tamaño de la población 7% 137 251 391 P= 0,5 <= Introducir valor de P 6% 185 261 339 526 Q= <= (1-P) 5,0% 265 373 483 745 E= 0,1 4% 410 574 740 1.128 Z= 1,645 2,81 3% 711 987 1.260 1.879 Nivel 0,9 0,95 0,975 0,995 2% 1.498 2.029 2.531 3.585 Z² 2,706025 3,8416 5,0176 7,8961 1% 4.462 5.543 6.410 7.877 E² 0,01 n= 95,3414 124,25 194,474

42 RESULTADOS ESTANDAR 2012 2013 2014 REGULAR 0-60 0-69.0 BUENO 61-80
70-89 EXCELENTE 80-100 90-100

43

44 ADHERENCIA GUÍA DE CARIES POR ODONTOLOGOS 2013 / 2014

45 CONSULTA DE PRIMERA VEZ : Para un total del criterio de CONSULTA DE PRIMERA VEZ DEL 97%
Radiografía coronales y se consigna su resultado N/A 100% El Diagnóstico integral del estado de la dentición 99% Diagnóstico BLACK 100% Utilización del criterio ICDAS 83% Realiza Profilaxis Dental Índice ceo. d / COP D. Valoración del riesgo individual de la caries del paciente Caries cavitacional y no cavitacional 97% Completitud el plan de tratamiento y las recomendaciones pertinentes 69%

46 VALORACIÓN DEL RIESGO Resultado promedio del criterio VALORACIÓN DEL RIESGO 58% nivel regular (Rojo)  
Falta registrar los diagnósticos diferenciales incluidas en la Guía de Caries: Hipoplasia, Hipomineralizaciones generalizadas y localizadas (fluorosis, manchas por tetraciclina) y otros. Se realizan diagnóstico diferencial entre varias patologías incluyendo: GINGIVITIS, CARIES DE LA DENTINA y MALPOSICIONES. La ingesta de carbohidratos se registra en el 33% Nivel regular (ROJO) de los casos como factor de riesgo en la aparición de caries, en comparación con el 2013 ha disminuido dado que en ese año era del 90% Se evidencia el registro de la frecuencia de visita al odontólogo en algunos casos en el ítem de antecedentes personales, o en la valoración del riesgo., falta registrar la información de la fecha aproximada de la última visita. Con un porcentaje de 41% en nivel regular (ROJO)

47 PLAN DE TRATAMIENTO VS DIAGNÓSTICO  Para un total del criterio de PLAN DE TRATAMIENTO VS DIAGNÓSTICO de 98% Se registra el diagnóstico de caries activa en la dentina. Falta registrar diagnóstico preventivo de lesiones cariosas. Con un porcentaje de 97% en nivel Excelente(verde) No se define el tratamiento para las caries detenida, como este ítem se evalúa en uno solo con el tratamiento para caries activa se calificó con un cumplimiento del 100%. El ítem relacionado con el uso de los biomateriales se califica con una ponderación del 5% menor que los demás, dado que esté no depende de los profesionales sino de la entrega de los insumos y de la disponibilidad de los mismos. Con un porcentaje de 99% en nivel Excelente(verde) En el 95% de los casos se cuenta con los materiales necesarios para realizar el tratamiento de acuerdo a la guía. El tratamiento operatorio de lesiones radiculares solo se realiza en los casos de caries radicular, falta incluir los tratamientos para erosiones, abrasiones y afracciones. Desde se incluyo el ítem de Plan de tratamiento en la Historia y su implementación es incipiente, los Odontólogos reportan que aun que ellos lo diligencias , no se observa en la historia clínica y se solicita a los Ingeniero responsable del aplicativo se revise revisar y solucionar lo relacionado con este reporte

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49 CONCLUSIONES El total de cumplimiento de de la adherencia a la guía de Caries en 2014 es de 87, se observa una variación POSITIVA del 6,6%, por ENCIMA del resultado del 2013 (80,60) Bueno con relacionado con el estándar 90. El comportamiento de los centros de atención muestra que en el 2014 un aporte, positivo la UPA Alpes (20.3) y Cami Altamira (13.6) y negativamente Upa Primero de Mayo. Con base en el incremento en el estándar se observa que en el 2014 las cinco Unidades de Atención cumplieron. Es importante resaltar que el estándar es el mismo del 2013.

50 CONCLUSIONES De los 14 odontólogos evaluados, 12 (el %) obtuvieron una calificación en el nivel Bueno del estándar institucional (amarillo) y 2 odontólogo 14,30% excelente (verde), en la auditoría anterior solo un profesional supero el estándar excelente (93.5). De acuerdo a los criterios estudiados se identifica el no cumplimiento de los ítems definidos en la valoración del riesgo en cuanto al registro de la frecuencia de visita al odontólogo al odontólogo y la ingesta de carbohidratos

51 RECOMENDACIONES Igual que en la auditoría realizada en el 2013 los resultados permiten recomendar lo siguiente: Actualizar la Guía de Atención clínica de odontología Código: A02GU02 -versión 2 del 16 de julio de 2007. Afianzar el seguimiento a los odontólogos para mejorar la adherencia a la guía. Realizar plan de mejora individual al odontólogo que está en el nivel bajo del estándar. Revisar LA GUÍA DE CARIES 2007 actualizando el índice de placa de Silness y Löe, retirar la recomendación de toma de radiografías” recomienda un registro de radiografías coronales a cualquier edad a partir de los 4 años. Realice diagnóstico radiográfico, antes de sentar al paciente para guiarse en el diagnóstico visual” toda vez que no se cuenta con disponibilidad de los servicios habilitados.

52 RECOMENDACIONES Se deben registrar en la Historia Clínica Odontológica los diagnósticos diferenciales incluidas en la Guía de Caries: Hipoplasia, Hipomineralizaciones generalizadas y localizadas (fluorosis, manchas por tetraciclina) y otros. Los odontólogos deben definir el tratamiento para las caries detenidas y registrarlo en las indicaciones médicas de forma específica para que pueda ser consultado por parte de la higienista. Realizar la socialización de los resultados de esta auditoría y detectar la necesidad de capacitaciones a los odontólogos en cuanto a la definición e inclusión de los Factores de riesgos en la Historia Clínica

53 RECOMENDACIONES Solicitar a la SDS la actualización de los criterios de evaluación de la Adherencia, toda vez que el papel de trabajo para evaluar la adherencia contiene criterios no contratados para la E.S.E como la toma de radiografías coronales y la profilaxis por odontólogo. Garantizar la inducción, re inducción y capacitación en puesto de trabajo de modo que los profesionales apliquen las guías y protocolos que se encuentran en intranet. En el diagnóstico de erosiones, abrasiones y afracciones incluir el tratamiento operatorio.